Книга регистрации трудовых договоров. Соглашение к трудовому договору

ЛЕКЦИЯ 23. КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ. СОГЛАШЕНИЕ К ТРУДОВОМУ ДОГОВОРУ 1. Книга регистрации трудовых договоров Регистрация трудовых договоров, заключаемых с работниками организации, ведется с помощью реестра трудовых договоров - специальной книги или журнала регистраций. Записи в книгу регистрации сотрудник кадровой службы вносит последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в графе 5 книги, а другой - включается в личное дело работника или в отдельное дело, если в организации не ведутся личные дела. В графе «Примечание» указывают причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.). 1 1 2.Соглашение к трудовому договору Подход к составлению дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении условий трудового договора определяется культурой договорной работы и традициями оформления юридических документов, сложившимися, в организации. С точки зрения юридической техники понятием «изменениям» обозначается не только замена положений, слов, цифр, но и дополнение текста соответствующими структурными единицами (статьями, пунктами, подпунктами) или словами, цифрами, а также исключение отдельных положений, слов, цифр. Поэтому, если 2 соглашению присваивается заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», то в нем не нужно писать «об изменении и дополнении». Правильно будет использовать только слово «изменением», например: «Об изменении условий трудового договора», «О внесении изменений в трудовой договор». Нужно отметить, что на практике более распространенным является присвоение документу, которым в трудовой договор вносятся изменения, названия «Дополнительное соглашение» и заголовка «К трудовому договору». Однако если документ назвать «Соглашение» и озаглавить «Об изменении условий трудового договора» или «О внесении изменений в трудовой договор», то с точки зрения делопроизводства это не будет являться ошибкой. Отражение связи дополнительного соглашения и трудового договора. В идеале структура и стиль изложения дополнительного соглашения к трудовому договору должны повторять структуру и стиль изложения самого трудового договора. Так, считается хорошим тоном, если преамбула соглашения сформулирована по тем же принципам, что и преамбула договора. Даже если в организации внедряются новые стандарты ведения договорного делопроизводства и вводится новая структура преамбулы для всех договоров и соглашений (например, устанавливается жесткая очередность указания сторон, порядок приведения идентификационных признаков и т.д.), желательно сделать соответствующие оговорки в отношении ранее заключенных договоров и соглашений. Если в трудовом договоре преамбула сформулирована по классическим правилам, то она дословно воспроизводится в соглашении, например: 3 Преамбула также может следующему образцу: ¶ быть сформулирована по В тексте соглашения должна быть определена связь с трудовым договором, в который данным соглашением вносятся изменения. Как правило, такая связь выражается в заголовочных реквизитах (в названии соглашения, отметке о приложении) или в преамбуле соглашения, например; 4 В соглашении к трудовому договору крайне желательно отразить, по какой причине стороны вносят изменения в трудовой договор; по инициативе работника или по инициативе работодателя либо по другим причинам. Отразить эту информацию можно как в преамбуле соглашения, так и непосредственно в тексте. Например, то, что условия трудового договора изменяются по инициативе работника, можно зафиксировать в преамбуле соглашения следующим образом:¶ 5 Таким же способом в преамбуле соглашения можно зафиксировать, что инициатива по изменению условий трудового договора исходила от работодателя: Причины, по которым стороны заключают соглашение об 6 изменении условий трудового договора, можно указать непосредственно в первом условии соглашения, например: Юридическо-технические правила описания изменений. При изложении изменений, вносимых и трудовой договор, необходимо руководствоваться следующими правилами юридической техники. 1, Вносимые в трудовой договор изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы (статьи, пункта, подпункта), в которую они вносятся. 2, Внесение изменений в обобщенной форме без конкретизации структурных единиц («по тексту договора») нежелательно. Каждое изменение должно оформляться отдельно с указанием структурной единицы договора, которая изменяется. В обобщенной форме изменения могут вноситься в одну структурную единицу договора тогда, когда заменяемое слово или слова употребляются в одном и том же числе и падеже. В этом случае изменение может быть оформлено следующим образом; «В пункте 1 слово «ММРОТ» заменить словом «МРОТ». Если же слова, которые необходимо изменить, употребляются в одной структурной единице трудового 7 договора в разных числах и (или) падежах, то может использоваться следующая формулировка; «В пункте 2 слова «оплата труда» заменить словами «заработная плата» в соответствующем падеже». В том случае, когда необходимо изменить цифровые обозначения, в соглашении употребляется термин «цифры», а не «числа» или «число», например; 3, «В пункте 5 цифры «4500» заменить цифрами «5600»; «В подпункте «д» пункта 3 цифры «10,12» заменить цифрами «11, 12». Для замены сочетаний цифр и букв используется термин «слова, например: «В подпункте 4.3 слова «50 процентов» заменить словами «40 процентов»; «В абзаце третьем пункта 4 слово «в 3 раза» заменить словами «в 5 раз». При внесении изменения в договор сначала указывается, какая структурная единица договора изменяется (обозначение начинается с наименьшей структурной единицы), а затем - характер изменений: дополнение, замена или исключение. 5, Если трудовой договор в основном сохраняет свое содержание и требуется только дополнение его новыми условиями, то в этом случае в соглашении приводится новая редакция изменяемых структурных единиц (статей, пунктов, подпунктов, абзацев)или излагаются структурные единицы (статьи, пункты, подпункты, абзацы), которым и должен быть дополнен договор. При этом используются следующие юридико-технические формы: 4. «Подпункт «б пункта 5 дополнить абзацем третьим 8 следующего содержания: «Абзац третий пункта 2.1 дополнить предложением следующего содержания: «Дополнить трудовой договор пунктом 101 следующего содержания: «101…» «Дополнить статью 3 пунктом 10 следующего содержания: «10...» Пункты 10 и 11 считать соответственно пунктами 11 и 12». Изменение нумерации пунктов в договоре в связи с включением дополнений (последний пример) крайне нежелательно. Такой подход может себе позволить кадровая служба небольшой организации, хорошо знающая «историю работы каждого работника» и которая может вспомнить, какое условие под каким номером было изначально в трудовом договоре. Для дополнения трудового договора от дельными положениями лучше воспользоваться предпоследним вариантом, когда в текст договора включается пункт, обозначаемый дополнительной цифрой, помещаемой над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например: «101», «б1». Если в пункте, не было нумерованных подпунктов, тоновый пункт, например 10, можно пронумеровать следующим образом: «10.1». Если дополнения вносятся в конец договора, то нумерация пунктов или подпунктов внутри договора продолжается. Например, если последним в трудовом договоре был пункт 17, то в соглашении указывается:¶ «дополнить трудовой договор пунктом 16 следующего содержания: «16...». Если трудовой договор структурирован на статьи и в каждой статье своя нумерация пунктов, а дополнения 9 вносятся в конец статьи, то нумерация пунктов внутри статьи также продолжается. В том случае, если дополнения не требуют изложения условия трудового договора заново, в соглашении должны указываться не только структурные единицы, в которые вносятся дополнения, но и слова, после которых эти дополнения должны находиться, например: -Абзац пятый пункта 3 после слова «…» дополнить словами «…» «в первое предложение пункта 3,2 после слова «…» Включить слово «…» Если дополнение должно находиться в конце предложения, то используются следующие формулировки; «Пункт 5 дополнить словами «…»; «Дополнить подпункт «а» пункта 3 следующими словами «…» 6. Для такого вида изменения, как замена, используются следующие конструкции: «В подпункте «а» пункта 3 слова «..» заменить словами «…» в соответствующем падеже»; «В пункте 4 слово «…» заменить словом «…» «В подпункте 4.3 текст после слова «…» и до конца предложении заменить словами «…». В том случае, если требуется внести существенные изменения в структурную единицу договора, то она излагается в новой редакции. Изложить условие договора в новой редакции целесообразно и в том случае, если в структурную единицу договора изменения вносятся не первый раз. 10 Для замены используются следующие формулировки: «Пункт 3.2 изложить в следующей редакции; «3.2…» «Пункт 4 изложить в редакции следующего содержания: «4…» «Внести в пункт 4 изменение, изложив его в следующей редакции…» Изложение подпункта, пункта, статьи договора в новой редакции не означает автоматическое признание утратившими силу всех промежуточных редакций: вопервых, частично они могут быть отражены в новой редакции, и во-вторых, каждая из них будет действительной на тот период времени, на который распространялось действие каждого дополнительного соглашения к трудовому договору. 7. При исключении из текста трудового договора словосочетаний или слов в соглашении указывается конкретная структурная единица, в которую вносятся эти изменения. Для этого используются следующие юридикотехнические формы: «В пункте 1 исключить слово «…» «В подпункта 7.11 исключить слова «…» Если требуется исключить слова в конце предложения, то указывается, начиная с каких слов производится исключение, например: «В подпункте 5,4 пункта 5 после слова «…» исключить текст до конца предложения». В том случае, если из текста трудового договора требуется исключить целые структурные единицы - статьи, пункты, подпункты, абзацы, то они четко определяются в соглашении. При этом крайне нежелательно признавать их утратившими 11 силу, если только они изначально не носили временный характер. Для исключения отдельных структурных единиц используются следующие формулировки: «Пункт 3 исключить»; «Исключить из статьи 6 пункт 6.2», Как и в случае с дополнениями, при исключении из текста договора отдельных положений нежелательно изменять нумерацию (цифровую или буквенную) пунктов, подпунктов и других структурных единиц договора - в его тексте должен оставаться «след», по которому можно восстановить изначальные условия трудового договора и определить, какие из условий договора изменились. 8. В том случае, если текст трудового договора не структурирован и в нем отсутствует нумерация положений, внесение изменений затруднено, но возможно, например, с помощью следующих формулировок; «Абзац, начинающийся словами «…» после слов «…» дополнить словами «…» «Исключить из пятнадцатого абзаца договора предложенье, начинающееся со слов «…» «Дополнить абзац пятый следующим предложением: «…». 12 Если для лучшего понимания текста требуется его структурирование, то такая техническая правка может быть выражена следующей формулировкой: Выделите в отдельный абзац предложение, начинающееся словами «…» Заключительные условия соглашения. В тексте дополнительного соглашения к трудовому договору желательно сделать необходимые оговорки о неизменности остальных условий трудового договора, о порядке вступления данного соглашения в силу, о количестве экземпляров соглашения (оно должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора), например: Отражение изменений в тексте трудового договора. Изменения всегда вносятся только в основной документ, то есть в трудовой договор. Вносить изменения в трудовой договор путем внесения изменений в изменяющее его дополнительное соглашение недопустимо. В некоторых случаях изменение отдельных существенных условий трудового договора затрагивает почти все его содержание. Например, в связи с изменением трудовой функции меняются наименование должности (профессии, специальности),права и обязанности работника, обусловленные трудовой функцией, условия оплаты труда и т.д. в результате внесения изменений почти в каждый пункт договора понимание его содержания становится 13 Текст трудового договора с новыми положениями печатается с пометкой о том, что он изложен в новой редакции. Например: затруднительным не только для работника, но и для сотрудников кадровых служб. Для того чтобы все действующие на текущий момент условия трудового договора были легко читаемы и понятны, в тексте дополнительного соглашения отражаются все изменения, а в последнем пункте соглашения устанавливается, что стороны в своей работе будут использовать текст трудового договора с отраженными изменениями, например: «Для облегчения понимания условий трудового договора последний печатается в виде отдельного документа с изменениями, внесенными настоящим соглашением».¶ На экземпляре условно «старого» трудового договора делается пометка о том, что на текущий момент используется текст договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением, например: «С 22 января 2013 г. используется текст трудового договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением от 22 января 2013 г, № 1» Такое оформление способствует правильному пониманию условий трудового договора и позволяет без особых затруднений внести очередные изменения. Что касается новой редакции трудового договора в целом, то такой подход практикуется крайне редко, обычно в случаях, когда перерабатывается более 70% текста. 3. Книга регистрации дополнительных соглашений к трудовому договору Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в том же количестве экземпляров, в котором составлен трудовой договор. Полагающийся работнику экземпляр должен быть выдан ему под расписку в книге (журнале, ином документе) учета дополнительных соглашений к трудовому договору. Поскольку утвержденной формы такого учетного документа нет, кадровая служба разрабатывает ее самостоятельно.