Как правильно собирать и анализировать информацию

ЛЕКЦИЯ №12 « КАК ПРАВИЛЬНО СОБИРАТЬ И АНАЛИЗИРОВАТЬ ИНФОРМАЦИЮ» Профессор Карнаухов Николай Николаевич Дата презентации При проект ировании машин приходится обрабаты ват ь большие объемы инф ормации, так как необходимо создать конкурентно-способную машину которая будет работать в будущие 10-15 лет. Конкурент ны е преимущест ва оцениваются ценой машины, затратами на эксплуатацию, производительностью, безопасностью, удобством обслуживания, качеством выполняемых работ, надежностью и другими показателями. Для этого необходимо: Собрать наиболее полные сведения об аналогичных машинах выпускаемых в мире. Изучить опыт их эксплуатации, выявить достоинства и недостатки. Проанализировать современные научные и технические разработки профильных заводов, проектных институтов, фирм и кампаний. Определить тенденции развития узлов и агрегатов машин. Изучить и проанализировать патентную информацию. Собрать сведения о лучших новых материалах . ИТД В современном мире, объем производимой инф ормации растет большими темпами. Это очень затрудняет поиск необходимой информации. Еще и потому, что большой объем накопленного человечеством опыта находится в традиционном (бумажном) виде и большой пласт мусорной информации находится в интернете. Работа с информацией на бумажных носителях предполагает одну технологию, а работа в интернете другую. Важным фактором является и то, что все компании, соблюдая свои коммерческие и технологические интересы, засекречивают свою инф ормацию. И на бумаге и в цифровом виде ее получить крайне сложно. В связи с этим появляется еще один вид получения информации это ее покупка, но сложность в том, что необходимо знать, у кого она имеется. И какого она качества. Пока не заплатишь ее не покажут. Поэтому сегодня ценится не столько сама инф ормация, а умение ее искать и обрабат ы вать. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ 1-й эт ап Поиск данны х Существует огромное количество источников, из которых можно черпать информацию. Это интернет, базы данных кампаний, НИИ, конструкторских бюро, заводов, университетов, экспертов, различные исследования, научные публикации и прочее. Самое главное — не растекаться и не хватат ься за каж дое слово. Если перефразировать закон Парето, «20 % усилий дают 80 % результата». Этот закон, как никакой другой, применим к работе с данными. Заранее обдумайте, какая именно инф ормация будет для вас ключевой, и сконцентрируйтесь на ее поиске. Существует давний спор о том, как соотносятся качественные и количественные методы при поиске и анализе данных. Какие нужно применять в начале, а какие в конце? Чаще всего сначала лучше использовать качественные методы (этап построения гипотезы о возможных путях решения проблемы), АЛГОРИМ ПОИСКА Общая схема поиска инф ормации довольно проста: начат ь с самы х прост ы х и свеж их источников и постепенно перейт и к более т рудоемким: ​ Перед тем как начать поиск, надо знать, что именно вы ищете. Так что постарайтесь найти аналогичные проекты и вникнуть в тему. Изучите общую картину и сформулируйте вопросы. Пространство для поиска может быть слишком широким, поэтому установите границы. Организуйте первую встречу с экспертом, чтобы определить направление работы. Соберите подробную информацию в открытых источниках. Это самая важная и объемная часть работы. Проведите вторую встречу с экспертом, проясните накопившиеся вопросы.​ Готово: вы получили релевантную картину проблемы. Самый РАБОТА доступный источник информации — это интернет. Но С ОТКРЫТЫМИ ИСТОЧНИКАМИ на просторах Сет и нуж но бы т ь аккуратны м и не доверять всему, что находите. Используя поисковики, старайтесь тщательно фильтровать информацию и учитесь писать лаконичные запросы, используя именно те ключевые слова, которые выведут вас на нужные ресурсы. Можно также использовать новостные сервисы. В консалтинге часто используются собственные базы данных, например Press Search в BCG. Базы данны х крупны х университетов и меж дународны х организаций тож е могут бы т ь полезны . Этот источник полезнее поисковиков, потому что т ам собрана только проверенная и авторитетная инф ормация. Сайты с презентациями, например Slideshare или Scribd, тоже иногда помогают. Еще обратите внимание на отчеты компаний, разные статистические ресурсы, маркетинговые исследования (они позволят быстро погрузиться в отрасль) и Наиболее распространенная ошибка — вводится первый запрос, который приходит в голову, и принимается первый выпавший ответ. Легко поверить результатам поиска, которые играют на нашей предвзятости Двойная проверка и углубленное изучение — это те навы ки, которы е приходят только с большой практикой Поэтому хорошие искатели ищут информацию, которая может противоречить их предвзятым представлениям. Они ищут дополнительны е источники подтверж дения, вы полняя второй или т ретий запрос, чтобы получит ь другие взгляды на свой вопрос и встречают любы е ответ ы со здоровы м скептицизмом. Поисковые системы являются мощными инструментами, и могут быть невероятно полезными, но требуют старания, чтобы найти нужную информацию. Небольшие изменения в поисковом запросе могут иметь большое значение для получения лучших результатов. Поисковы е системы создают иллюзию, что вы КАК ФОРМИРОВАТЬ ЗАПРОС 1.Нужно сделать запрос более точным, ограничив область поиска специальными операторами. Самыми мощными из них являются двойные кавычки — если ограничить ими фразу, то Google найдет документы, которые содержат именно эту фразу без всяких изменений. Два других используемых оператора поиска — это site: и fi letype:. Они позволяют выполнять поиск только на одном веб-сайте (например, site:iguides.ru) или для определенного типа файла, такого как PDF (например: filetype:pdf Экскаватор). 2.Используйте поиск текста на странице (команда Command+F на Mac и Ctrl+F на Windows). Google выяснил, что большинство пользователей интернета прибегают к медленному визуальному сканированию (чтению) текста на веб-сайте. Умение использовать команды поиска текста на странице, ускоряет ваше время поиска. 3. Используйте свои навыки критического мышления. ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В WIKIPEDIA .ORG, Wikipedia.org, сегодня считается наиболее популярной энциклопедией в Интернете. Добавление к тексту запроса слова "wiki" позволит сделать так, что ссылка на Wikipedia.org будет на первом месте в результатах поиска. Еще одна полезная функция поисковиков - "поиск цитаты". Другая возможность поисковиков в том, что вы можете ограничить круг поисков определенным интернет-сайтом. Наконец, еще одна возможность, поисковиков "перекрестный" поиск. Чтобы ограничить область поиска безопасными сайтами, достаточно настроить фильтр. В случае с Google ссылка на настройки расположена справа от поисковой строки, на сайте "Яндекса" раздел "Настройки" находится в правом верхнем углу страницы. КАК все ПОЛУЧИТЬ ИНФОРМАЦИЮ ОТпридется ЭКСПЕРТА Здесь чуть сложнее: все же работать с человеком, а не с машиной. Перед встречей обязательно проведите самостоятельный ликбез, чтобы чувствовать себя уверенно и как минимум не задавать глупых вопросов. Если кто-то из ваших коллег уже встречался с этим человеком, узнайте, какие вопросы они обсуждали. Эксперты не любят, когда у них по сто раз спрашивают об одних и тех же вещах. Впрочем, убедиться в том, что ваш эксперт действительно разбирается в теме, тоже не помешает. Почитайте о нем, пробегитесь по его работам. Самый важный вопрос лучше оставить напоследок. В самом конце, когда эксперт расслабился, застаньте его врасплох важным вопросом. В таком состоянии он или автоматически ответит честно, или вы легко поймете, что вам недоговаривают. Впрочем можно завершить разговор открытым вопросом: «Есть ли что-то важное, о чем я не спросил?» Это вполне нормальная практика. Помните, что всегда лучше задавать открытые ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛАЙДА Рассаж иваясь на вст рече, всегда оставляйте эксперт у самое комф орт ное и почетное место, чтобы продемонстрировать уважение. Часто люди инстинктивно садятся друг напротив друга, но такое положение напоминает бой «стенка на стенку», и вы автоматически становитесь соперниками. Если формат встречи не один на один, член вашей команды может сесть на сторону эксперта, чтобы разрядить обстановку. Будьте т акт ичны , действуйте в зависимости от сит уации. Всегда спросите разрешения делать заметки. Диктофон лучше не использовать. Это может насторожить человека: он начнет говорить менее уверено, стараясь не сболтнуть лишнего. В любом случае держите контакт с собеседником и не слишком увлекайтесь записями. Со временем вы научитесь фиксировать всю информацию, используя минимум заметок. Заведите собственны е ключевы е слова, сокращения и другие приемы , ОБРАБОТКА ДАННЫХ Этап состоит из двух частей: проверка качества и анализ. Сначала нужно оценить, насколько информация соответствует критериям: Полнот а. Проверьте, есть ли у вас все необходимые данные. Акт уальност ь. Убедитесь, что вся найденная информация свежая. Достоверност ь. Сопоставьте информацию из нескольких источников. Используйте только правильные данные. Если сомневаетесь, посоветуйтесь с экспертом. Релевант ност ь. Трезво оцените найденную информацию и посмотрите, нет ли в ней лишних данных. Проверьте данны е на здравы й смы сл – проведите так называемый Sanity Check. Это простой тест, который позволяет быстро оценить решение, вывод или предпосылку. Его смысл в том, чтобы сразу отследить очевидно ложный результат. Бы ст ры е расчет ы на основе допущений часто дают ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛАЙДА После проверки данны х, нуж но их обработ ать и провест и анализ инф ормации: разобраться во взаимосвязях и построить выводы. Начнем с банального: приступая к анализу, следует твердо обозначить, что, как и зачем вы будете анализировать. К работе с инф ормацией всегда нуж но подходить с готовы ми гипотезами и четким предст авлением о том, что эта инф ормация вам даст. Анализ заключается в проверке гипотез и их дальнейшем подтверждении или опровержении. Остерегайтесь data paralysis («информационного паралича»), при котором недостаток информации или ее избыток могут дезориентировать команду. Во время работы обращайте внимание на ограничения и по количеству информации, и по времени, чтобы успеть сделать Sanity Check перед тем, как переходить к использованию результатов анализа. Для облегчения обработки информации существует три типа ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛАЙДА Некоторые эксперты любят, объясняя что-то, рисовать схемы или писать тезисы. Попросите после интервью воспользоват ься их записями. Это может пригодиться, это также своего рода знак уважения. Если эксперт отходит от темы, можно его тактично перебить. В конце крат ко пробегитесь по пунктам, которы е вы обсудили, чтобы собеседник в случае ошибки вас поправил. После вст речи не забудьте написать эксперт у благодарст венное письмо, чтобы укрепить контакт. Возможно, вам еще не раз понадобится его помощь. МЕТОДЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ Общие подходы — это ранж ирование (иначе приорит изация), матрицы , сценарны й подход, инвестиционны й анализ, сегментирование и рисканализ. Первые три способа применяются практически при любом типе анализа, поэтому владеть ими обязательно. Оставшиеся три используются при решении специфичных задач. Например, сегментирование помогает разделить компании по категориям, а инвестиционный анализ применяется для сопоставления затрат с предполагаемым доходом. К фреймворкам относятся, например, пять сил Портера, SWOT-анализ и анализ рентабельности задействованного капитала. Они помогают понять ключевую идею стратегических решений. Граф ики- это лучший инструмент для наглядного представления больших объемов данных. Помните, что анализ — не самоцель. Вам нуж но ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ Для того чтобы сделать качественную презентацию своего исследования, нужно лишь овладеть одним принципом — пирамидой Минто. Этот инструмент заключается в группировке идей в кластеры, поддерживающие и раскрывающие основной тезис. Начинаем с ключевой проблемы (цель), переходим к поддерживающим аргументам(главная мысль), заканчиваем деталями. (Излагаем эту мысль в словах или письменно). ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ Используйте специальны е техники чтения. Углубленное чтение и чтение-сканирование хоть раз в жизни практиковал каждый, здесь проблем быть не должно. Насчет скорочтения взгляды расходятся. Практика показывает, что без него можно обойтись, но для увеличения своего КПД попробуйте освоить и этот метод. Вам помогут специализированные приложения, основанные на технологиях spritz (слова выводятся на экран по одному за раз, чтобы сократить время на переход глазами по строчкам) и Blankist (программа дробит тексты на части, в каждой заключена основная мысль, которую вы сможете прочитать всего за пару минут). Для ускорения работ ы научитесь бы ст ро печатать. Сущест вует много программ для развития этого навы ка: « Соло на клавиат уре» — для Windows, KeyKey — для Mac OS или онлайн-т ренаж ер « Все10» . И последнее напутствие: всегда рассматривайте не ВОПРОСЫ? ПРИЛОЖЕНИЕ