Хранение кадровой документации

ЛЕКЦИЯ 36. ДОКУМЕНТАЦИИ ХРАНЕНИЕ КАДРОВОЙ 1.Номенклатура дел структурного подразделения Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Она используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в центральном архиве организации, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Составляется службой документационного обеспечения управления на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях организации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнем доку- ментов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации за прошлые годы. При этой работе также изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды и состав. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, документы и т.д. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. Разделы 1 1 располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы документационного обеспечения управления.¶ После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 11-07, где 11 - обозначение структурного подразделения, 07 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен, четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки 2 2 дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения; краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); названием территории, с которой связано содержание документов дела; - датами (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; - указаниями на наличие копий документа дела (если в деле подшиты копии) и др. Цифра 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с Росархивом срок хранения. В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о 3 3 лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. При наличии в организации вычислительной техники утвержденная номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки. Большая часть документов входит в номенклатуру дел отдела кадров. Исключение составляют только документы по охране труда и специальной оценке условий труда (аттестации рабочих мест). Перечислим основные документы, входящие в номенклатуру дел отдела кадров: 1. Руководящие нормативные документы организации по вопросам работы с кадрами. 2. Штатные расписания, 3. Приказы по кадрам (по личному составу). 4. Иные приказы по кадрам (о командировании, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий и пр.). 5. Выписки из приказов по основной деятельности в части решения кадровых вопросов, 6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии). 7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых начальником отдела кадров, а также выписки из протоколов совещаний, проводимых руководителем организации по кадровым вопросам, 8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции работников отдела, 9. Отчеты отдела о работе с кадрами. 10, Материалы по дисциплине труда и трудовому распорядку, 11, Материалы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке работников организации. 4 Внутренняя и внешняя переписка по кадровым вопросам (комплектование и использование кадров и пр.), 13, Документы по аттестации работников, 11. Документы по назначению пенсий. 15. Список резерва кадров на выдвижение. 1 б. График отпусков работников организации, 17, Описи личных дел работников, передаваемых в архив, 18, Картотека трудовых книжек. 19, Акты приема-передачи дел при смене сотрудников отдела кадров, 20, Другие документы. 12, ¶ 5 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения Для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности используются показатели объема документооборота, под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных структурными подразделениями организации за выбранный отрезок времени (год, месяц). Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Подсчет объема документооборота проводится по категориям и количеству дел в структурном подразделении. Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы документационного обеспечения управления. 6 3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации. Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, 7 черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. ¶ 8 ¶ 9 4. Лист-заверитель дела и внутренняя опись документов дела Дела, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по кадрам подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи; составление в необходимых случаях внутренней описи документов, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия организации, индекса, заголовка, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить документы в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. 10 5. Обложка дела постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых 11 случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).¶ 6. Годовой раздел постоянного хранения сводной описи дел для На завершенные дела постоянного, временного (свыше 12 10 лет) хранения и по кадрам, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в установленном порядке, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.¶ Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по кадрам, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). В организации в каждом структурном подразделений описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: 1. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. 2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), 3. Порядок нумерации в описи валовый, за несколько лет. Порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом. 4. Графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 5. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми 13 заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 6. Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п. По общему правилу описи дел составляются по нижеприведенной форме в 3-х экземплярах.¶ 14 15 7. Опись дел по кадрам В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем он изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается се составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись. Примерный перечень которых ставится печать 8. документов, на Печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организации), не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными актами. Организации необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. И хотя не все из документов, подлежащих заверению печатью, относятся к документам по кадрам, рассмотрим примерный перечень документов, на которых ставится печать.¶ ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списаний; экспертизы и т.д.). 2, Архивные справки, 3, Архивные копии. 4, Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.). 5, Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно- техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.). 6, Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 7, Заключения и отзывы. 8, заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). 9, Исполнительные листы. 10. Командировочные удостоверения. 11. Нормы расхода. 12. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 13. представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). 14. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.), 15. Поручения (бюджетные банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.), 16. Положения об организациях, 17. Реестры (чеков; бюджетных поручай, представляемых в банк), 1, Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.), 19. Соглашения, 20. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). 21. Спецификации (изделий, продукции и т.д.), 22. Титульные списки, 23. Удостоверения, 24. Штатные расписания. 16. 9.Примерный перечень документов с грифом утверждения Утверждению подлежат только некоторые документы по кадрам (положения, инструкции, соглашения и пр.). Перечень документов организации, на которых ставится гриф Утверждения определяется в табеле унифицированных форм документов или в инструкции по делопроизводству организаций. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов с грифом утверждения 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Архивные копии. 4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.). 5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно- техническом сотрудничестве, аренде помещений, с производстве работ и т.д.) 6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 7. Заключения и отзывы. 8. Заявлений (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). 9. Исполнительные листы. 10. Командировочные удостоверения. 11. Нормы расхода. 12. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовохозяйственных операций, 13. Представления м ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.), 14. Гарантийные письма (на выполнение работ/ услуг и т.д.). 15. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.), 16. Положения об организациях, 17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк), 18. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.), 19. Соглашения, 20. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.), 21. Спецификации (изделий, продукции и т.п.), 22. Титульные списки, 23. Удостоверения, 24. Штатные расписания.¶