Финансовый учет. Расчет с персоналом по оплате труда. Часть 1

НВУЗ АНО «Региональный финансово-экономический институт» УЧЕТ И АНАЛИЗ (Первая лекция) ___________________________ http://elearning.rfei.ru Содержание ВВЕДЕНИЕ ..........................................................................................3 РАЗДЕЛ 1. ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ. РАСЧЕТ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА...........................................................................5 Глава 1.1. Коротко о главном.....................................................5 Глава 1.2. Заключение трудового договора ..............................8 Глава 1.3. Виды и системы оплаты труда .................................9 Глава 1.4. Удержания из зарплаты ..........................................39 Глава 1.5. Начисления на заработную плату ..........................54 2 Введение Для того чтобы постоянно держать руку на пульсе организации, контролировать все, что в ней происходит, понимать в чем ее сильные и слабые стороны каждому менеджеру необходимо знать как на предприятии ведется учет и уметь проводить экономический анализ. Это нужно для принятия решений, разработки стратегии развития организации, планирования и прогнозирования. С особенностями финансового и управленческого учета, экономическим анализом, его задачами и возможностями вы познакомитесь в курсе «Учет и анализ». Данный курс состоит из четырех частей. Скажем вкратце о каждой из них. 1. «Финансовый учет. Расчет с персоналом по оплате труда» Знание трудового законодательства и порядка расчета заработной платы позволит руководителю установить на предприятии такую систему оплаты труда, которая позволит мотивировать персонал на качественную работу, удержать наиболее ценных сотрудников и привлечь новых, а также сэкономить фонд заработной платы. Эта часть курса научит вас грамотно вести учет расчетов с персоналом по оплате труда, что позволит избежать проблем с контролирующими органами. 2. «Управленческий учет» Наверное, руководителей всех предприятий волнует вопрос: «Как сделать работу организации более прибыльной?» Универсальной формулы успеха не существует. Каждый руководитель должен вывести такую формулу самостоятельно. Специальную информацию, методы и способы, которые помогут любому руководителю создать свою формулу успеха, содержит управленческий учет. Он нужен для того, чтобы правильно задать курс движения организации и в дальнейшем грамотно корректировать его на основе внешних и внутренних факторов. 3. «Теория экономического анализа» Любая организация — это живой организм. Для того чтобы этот организм процветал и благополучно функционировал, необ- 3 ходимо постоянно проверять его состояние здоровья. На экономическом «языке» состояние здоровья фирмы называется финансовым состоянием. Важнейшим инструментом определения финансового состояния организации является экономический анализ. Теория экономического анализа должна стать для вас своеобразным букварем. Из нее вы узнаете о буквах и буквосочетаниях, выучите язык, который применяют финансовые аналитики и финансовые менеджеры. Одним словом вы познакомитесь с экономическим анализом. 4. «Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности» В данной части курса речь пойдет об экономическом анализе, а точнее сказать, об одной из его составляющих — анализе хозяйственной деятельности. Мы познакомим Вас c анализом хозяйственной деятельности, его основными задачами и возможностями. Вы не просто будете изучать экономический анализ, вы будете его делать самым реальным образом по нашим заданиям и под нашим управлением. Мы твердо уверены, что изучив все четыре части курса «Учет и анализ» вы откроете для себя много новой и необходимой в работе информации. Желаем успехов! 4 РАЗДЕЛ 1. ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ. РАСЧЕТ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА Вы приступаете к изучению первой части курса «Учет и анализ». Она посвящена правилам расчета, начисления и налогообложения заработной платы. Просим вас подойти к ее изучению с максимальной ответственностью, ведь знания в этой области пригодятся вам в будущем. Дело в том, что заработная плата является одной из основных форм мотивации персонала и вам (как будущему управленцу) будет полезно знать правила, по которым ее нужно рассчитывать. Так что приступим. Глава 1.1. Коротко о главном Деятельность каждой организации неразрывно связана с сотрудниками, благодаря которым она работает. Но просто так, за одно «спасибо», никто из персонала ничего делать не будет. Поэтому любая организация должна вознаграждать своих служащих за труд. Иначе говоря, регулярно выплачивать им заработную плату. Для ясности дадим краткое определение этому понятию. Зарплата — это денежная сумма, которая выдается работнику тем предприятием, где он работает. Ее начисляют все организации без исключения! Сразу отметим, что заниматься расчетом заработной платой может как один работник организации, так и целый отдел. Все будет зависеть от размеров предприятия и количества рабочего персонала. Согласитесь, что если в вашей компании работает двадцать человек, а на соседнем предприятии их две тысячи, то и объемы работы у бухгалтерии будут совершенно разные. В данной части курса мы будем рассматривать работу бухгалтерии крупного коммерческого1 предприятия. Как правило, в организациях такого типа существует специальный отдел, который занимается всем, что каким-либо образом связано с расчетом заработной платы. У него даже есть свое название — «расчетный». 1 Подчеркиваем, что все, о чем мы будем говорить в курсе, относится к коммерческим организациям. Расчеты с работниками федеральных бюджетных учреждений будут иметь некоторые особенности. 5 Этот отдел в административном звене предприятия обычно САМЫЙ большой и САМЫЙ нервный. Сначала разберемся с тем, почему же он самый большой? Все очень просто. Для этого посмотрим на работу других подразделений бухгалтерии. Для ведения кассовых операций достаточно одного человека — бухгалтера-кассира, для работы с расчетным счетом — бухгалтера по денежным средствам, так же дела обстоят и с бухгалтерами по материалам, основным средствам и т. д. А вот в расчетном отделе крупного предприятия одним человеком никак не обойтись. Для этой работы понадобятся 2-3 специалиста. Назовем тех, кто может входить в состав этого отдела. 1. Нормировщик Это сотрудник, который необходим организации не менее чем бухгалтеры. Кто это такой и чем он занимается? Сейчас разберем. Как вы понимаете, нормировщика не просто так прозвали нормировщиком, а из-за обязанностей, которые он должен выполнять. Нормирование труда — это определение минимального объема продукции, который производит сотрудник или бригада за единицу времени (час, смену, месяц). Обязанность нормировщика заключается в том, чтобы снимать такие нормы труда. Что значит «снять норму»? То есть придти на производство и записать, сколько продукции изготавливается за час по определенному виду работы. Обычно нормы снимаются не часто: один-два раза за полмесяца. Снимать норму, как вы уже догадались, можно за различные промежутки времени: за час, за день и т. п. Это нужно для корректировки расценок. Но также нормы необходимо снять, если предприятие начинает выпускать какой-то новый вид продукции. Например, организация запускает производство по выпуску линолеума. Нормировщик приходит в цех, берет секундомер и высчитывает: сколько времени нужно сотрудникам на производство одного рулона линолеума, с какой скоростью машины ткут напольное покрытие, какое количество рулонов удается упаковать за час. 6 На основании всех этих данных устанавливаются расценки по каждому виду работы. В дальнейшем эти расценки будут нужны для расчета заработной платы рабочим. Для этого их следует указать в специальном документе — «Наряде»1. Этот документ в конце месяца нормировщику передаст мастер. В нем уже будут записаны данные о работе сотрудника (когда и какую работу он выполнял, в каком объеме). В «Наряде» нормировщик напротив каждого вида работы укажет установленную на эту работу расценку, а затем передаст «Наряд» бухгалтеру по расчетам. На некоторых предприятиях нормировщики сами вводят данные в компьютерную программу, и уже она высчитывает размер заработной платы. Отметим, что такая должность как «нормировщик», вводится в основном на производственных предприятиях, то есть там, где труд рабочих оценивается с учетом норм и количества произведенной продукции. Если же организация не нормирует труд своих рабочих, то необходимости в нормировщике у нее не будет. 2. Бухгалтер по расчетам Чем занимается этот работник понятно из названия его должности — он рассчитывает размер заработной платы, премий и т. п. для каждого сотрудника. Помимо этого он еще определяет сумму удержаний из зарплаты, размер налога на доходы физических лиц и страховых взносов во внебюджетные фонды. 3. Бухгалтер по оплате труда В обязанности этого бухгалтера входит обобщение всех данных, которые подготовлены бухгалтером по расчетам. На их основании он заполняет документы, необходимые для выдачи заработной платы. 1 В приложении N 1 на странице 3 мы привели один из вариантов того, как может выглядеть «Наряд». Но вы должны понимать, что каждое предприятие разрабатывает форму этого документа в зависимости от своего вида деятельности, от работ, которые выполняются на его территории. Поэтому в разных организациях «Наряды» могут меняться до неузнаваемости. Так что заучивать наш образец не стоит. Слишком мала вероятность того, что вы встретитесь с ним на том предприятии, куда пойдете работать. 7 К приведенному нами списку может прибавляться еще пара-тройка помощников. Таким образом, получается, что «самым большим» расчетный отдел называют не по той причине, что в нем 100 человек, а потому что в нем работает больше сотрудников, чем в других отделах бухгалтерии. Указанный нами состав служащих расчетного отдела не является обязательным или общеустановленным. На каждом предприятии он может быть различным. Мы предлагаем вам рассматривать его как один из возможных вариантов. Теперь поговорим о том, почему же этот отдел называют самым нервным. Для этого есть две причины. Во-первых, нормы и порядок расчета заработной платы меняются чуть ли не каждые полгода. Во-вторых, работа с расчетом, начислением и выплатой заработной платы постоянно требует повышенного внимания и чрезмерной точности. Ведь стоит ошибиться при подсчете хотя бы на сто рублей, как тут же в дверях у бухгалтера появится «обиженный» работник и без промедления сообщит, что ему «недоначислили» заработную плату. Подобные моменты малоприятны и бухгалтеру, и сотруднику. Из всего вышесказанного следует, что работа расчетного отдела не из легких. Поэтому уделите данному курсу должное внимание. Глава 1.2. Заключение трудового договора Когда человек (будущий сотрудник) приходит устраиваться на работу, первым делом он «попадает» в отдел кадров. Именно в этом отделе на предприятиях занимаются набором новых работников организации1. Напомним, что мы говорим о крупных предприятиях, которые могут себе позволить грамотного работника отдела кадров. В небольших организациях вся эта работа будет входить в обязанности бухгалтера. Итак, работник отдела кадров, в простонародье «кадровик», должен выполнить большую работу по оформлению «новичка». 1 В работу отдела кадров входит также учет рабочего времени персонала, распределение отпусков, отслеживание больничных листов и т. п. 8 Первым и наиболее важным ее пунктом будет — заключение Трудового договора. Четкой формы этого документа ни одним нормативным актом не предусмотрено, но при этом Трудовой кодекс точно указывает пункты, которые обязательно должны быть в Трудовом договоре (статья 57 ). Сокращать количество этих пунктов не рекомендуется. А вот добавлять свои разрешено, если у организации есть в этом необходимость. Здесь же отметим, что разработать единый Трудовой договор на все случаи жизни невозможно, так как для каждого случая будут использоваться различные реквизиты. По этой причине существует множество различных договоров. Например, Трудовой договор с генеральным директором, Трудовой договор с иностранным гражданином, временно (или постоянно) проживающим в Российской Федерации, Трудовой договор с работником (бессрочный, с условием об испытании, по совместительству) и т. д. В Приложении N 1 на страницах 4–5 мы привели примерный текст Трудового договора. Познакомьтесь с ним. Трудовой договор составляется в двух экземплярах. Один выдается на руки новому сотруднику, второй — остается у организации. В договоре содержится информация, которую необходимо знать и работнику, и работодателю. Например, сотрудник должен иметь представление о том, где и в каких условиях он будет трудиться, когда и сколько отдыхать, как будет оплачиваться его труд. Все это он узнает из своего экземпляра договора. В то же время организация из своего экземпляра получит информацию о том, как рассчитывать и начислять заработную плату этому работнику. В данном курсе из всего текста Трудового договора нас с вами будет интересовать только та информация, которая понадобится для расчета заработной платы. И в первую очередь — это вид и форма оплаты труда. О них мы сейчас и поговорим. Глава 1.3. Виды и системы оплаты труда Существует два вида оплаты труда: основная оплата и дополнительная. Разобраться с ними для вас не составит никакого труда. Ведь из их названия практически все понятно. 9 Основная оплата — это плата, которую сотрудник получает регулярно. Она начисляется исключительно за отработанное время, количество и качество выполненных работ. В пример основной оплаты можно привести: • Оклад (должностной оклад)1 — ежемесячный размер оплаты труда работника. Он зависит от занимаемой должности, требований к квалификации, деловых качеств сотрудника. • Тарифная ставка — фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда за единицу времени (час, день, месяц). К примеру, за час работы определенного вида рабочий получает 500 рублей. Как видите, все предельно просто. Зарплата, которую получает сотрудник, и есть та самая основная оплата. Дополнительная заработная плата тоже не нуждается в особом представлении. Нетрудно догадаться, что она является дополнением к основной, и в отличие от нее не постоянна. Дополнительная плата включает в себя: • выплаты за получение дополнительных результатов труда, то есть за перевыполнение нормативов (разовые премии, надбавки и доплаты к тарифным ставкам и должностным окладам); • выплаты, не связанные с фактически отработанным работником временем, и иные выплаты, предусмотренные действующим законодательством (оплата очередного и дополнительного отпуска, вознаграждение за выслугу лет, выплата выходных пособий и т. п.). Итак, получается, что основная оплата — это вознаграждение сотруднику за его труд, то есть непосредственно за ту работу, которую он делает. А дополнительная оплата — это различные прибавки и компенсации, выплачиваемые в связи с какими-то событиями (отпуском, увольнением, простоем и т. п.). С видами оплаты труда разобрались. Теперь сделаем небольшое отступление и скажем вот о чем. Не путайте должностной оклад с базовым должностным окладом (или базовой ставкой), последний относится к работникам муниципальных и государственных учреждений. 1 10 В самом начале курса мы дали вам краткое понятие термина «зарплата». Но на самом деле его определение намного шире. В ст. 129 Трудового кодекса РФ сказано, что «Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)». Квалификация — это профессиональный уровень работника, степень его подготовленности к выполнению конкретных видов работ, которые определяются наличием знаний, умений, профессиональных навыков, опыта. Соответственно, уровни квалификации работника влияют на его заработную плату. Чем выше квалификация, тем больше оплата. Примерно такое же влияние на размер зарплаты имеют сложность выполняемой работы, ее объем и качество. Все эти факты будут формировать большую часть заработной платы работника. Согласно определению к этой сумме могут быть добавлены еще и выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Продолжим знакомство с курсом и поговорим о формах и системах оплаты труда. Для начала скажем, что заработная плата работнику устанавливается Трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты. Система оплаты труда — это способ, которым исчисляется размер вознаграждения за труд. Все системы заработной платы принято подразделять на две группы, так называемые формы заработной платы: • ПОВРЕМЕННУЮ, где за основу берется отработанное время и тарифная ставка за единицу времени или оклад; • СДЕЛЬНУЮ, где за основу принимается объем работы и расценка за единицу продукции. 11 Следует сказать, что любая из них может дополняться ПРЕМИАЛЬНОЙ системой. Рассмотрим их более детально. Повременная форма оплаты труда Для повременной формы основным показателем при расчете заработной платы является отработанное время. Именно от этого будет зависеть размер заработка. То есть, чем больше отработает работник, тем выше будет его зарплата. Отсюда и название формы — «повременная», то есть оплачиваемая по времени. Повременная форма оплаты труда включает в себя простую повременную систему оплаты труда и повременно-премиальную. Скажем о каждой из них. При простой повременной оплате для расчета зарплаты необходимо знать: • количество отработанного времени; • тарифную ставку за единицу времени или должностной оклад. Напомним, что оклад — это некая постоянная сумма заработка ЗА МЕСЯЦ, а тарифная ставка — это сумма за небольшой «отрезок» времени — ЗА ЧАС, ЗА ДЕНЬ. В зависимости от того, какой из этих показателей (оклад или ставка) установлен работнику, будет отличаться и порядок расчета заработной платы. Если сотруднику установлен оклад, то зарплату нужно рассчитывать по следующей формуле: где «Должностной оклад» — это фиксированный размер оплаты труда за месяц; «Количество рабочих дней в месяце» — это общее число дней, которые работник по графику должен отработать в конкретном месяце; «Количество фактически отработанных дней» — это те дни, которые он отработал в действительности. 12 Таким образом, получается, что если работник находился на работе все рабочее время, то количество рабочих дней «по графику» у него совпадет с фактически отработанными днями, и формула расчета его заработка будет простой: ЗАРПЛАТА = Должностной оклад Если сотрудник отработал меньше положенных рабочих дней, к примеру, был на больничном, то тогда его основная заработная плата уменьшится в зависимости от числа неотработанных дней. Рассмотрим числовой пример. ПРИМЕР 1 Сотруднику отдела кадров Чижову П.И. установлен должностной оклад, который составляет 7 500 рублей. В октябре 2011 года он отработал 15 рабочих дней из 23-х возможных. Для того чтобы рассчитать его заработок, бухгалтеру нужно воспользоваться формулой «для оклада»: Таким образом, за октябрь Чижову П.И. будет начислена заработная плата в размере 4 891,3 рубль. С должностным окладом теперь все понятно, поэтому перейдем к рассмотрению второго случая — с тарифными ставками. Если сотруднику установлена тарифная ставка, то его зарплату следует рассчитывать следующим образом: Как видите, порядок расчета заработка в этом случае отличается от предыдущего. ПРИМЕР 2 Врач — лаборант хирургического центра в июле 2011 года отработал 60 часов. Его тарифная ставка за час, указанная в Трудовом договоре, равна — 100 рублей. Воспользовавшись последней формулой, можно легко высчитать зарплату врача- лаборанта: 100 х 60 = 6 000 рублей. 13 Сейчас расчет зарплаты с использованием тарифных ставок широко распространен. Их применяют и в маленьких компаниях, и на больших предприятиях. Весьма часто их можно встретить и в сфере обслуживания (услуги связи, торговли). Наглядным примером использования тарифной ставки может быть почасовая работа няни или оплата труда педагогических работников за дополнительные занятия. Примером поденной оплаты является оплата охраны. Итак, простую повременную систему оплаты труда мы разобрали. Теперь перейдем к повременно-премиальной. Повременно-премиальная оплата предусматривает оплату не только отработанного времени, но и выплату премии за качество работы и ее количество. Премия обычно устанавливается в процентах от должностного оклада (тарифной ставки). Начисление этих выплат должно осуществляться на основании документа о премировании работников, который организация разрабатывает самостоятельно. Обратимся к примеру. ПРИМЕР 3 Бухгалтеру организации нужно рассчитать зарплату и премию за август 2011 года начальнику химического цеха (Слесаренко Г.П.). При этом известно, что в августе из 21-го рабочего дня Слесаренко отработал только 19. Его должностной оклад равен 15 000 рублей. А размер премии, согласно «Положению о премировании», составляет 15% от должностного оклада. Итак, для начала бухгалтеру нужно рассчитать заработную плату. Как это сделать, вам уже известно из примера 1. Зарплата будет равна: Теперь необходимо найти 15% от оклада, то есть высчитать размер премии. 15 000 х 0,15 = 2 250 рублей В завершение нужно сложить две полученные суммы: 13 57 1,43 + 2 250 = 15 821,43 рублей Это и будет заработок за август. 14 В заключение скажем, что повременная форма оплаты труда, как правило, применяется при оплате труда руководящего персонала организации, работников вспомогательных и обслуживающих производств, а также лиц, работающих по совместительству. Это все, что мы хотели сообщить вам о повременной оплате. Настал черед уделить внимание другой форме — сдельной. Сдельная форма оплаты труда Сдельная оплата труда — это форма заработной платы, при которой заработок сотрудника зависит от количества изготовленной продукции. То есть, сколько сделал — столько получил. Использование такой системы повышает производительность труда персонала. Почему? Ответ очевиден. Каждый работник заинтересован в том, чтобы получить больше денег, а для этого нужно произвести больше продукции. Но в погоне за количеством не стоит забывать о качестве. А то может получиться, что из 1 000 выпущенных кукол — 600 окажутся бракованными и в лучшем случае оплачены не будут, а в худшем их стоимость еще вычтут из заработка. При сдельной оплате труда, кроме количества изготовленной продукции нужно также знать сдельную расценку. Сдельная расценка представляет собой размер вознаграждения, который организация заплатит своему работнику за единицу продукции или за выполнение какой-то определенной операции. Например, за полную сборку одного компьютера работник получит 800 рублей. Для расчета заработной платы (при сдельной форме) нужно перемножить сдельную расценку на количество произведенной продукции: Сдельная форма применяется в том случае, если предприятие занимается такой деятельностью, в результате которой можно фиксировать результат труда. Например, производство стеклянных 15 тар или компакт дисков. Иначе говоря, если предприятие имеет возможность установить норму выработки и норму времени. В зависимости от способа расчета заработка сдельная форма оплаты труда подразделяется на: прямую сдельную, сдельно-премиальную, аккордную, сдельно-прогрессивную и косвенно-сдельную. Разберем каждую из них по очереди. При прямой сдельной системе оплаты труда зарплата сотруднику начисляется за фактически изготовленную продукцию по установленным сдельным расценкам. Здесь все просто: мастер смены считает количество готовой продукции и передает эти данные нормировщику. Тот проставляет сдельные расценки, которые присвоены данному виду продукцию. Затем бухгалтер умножает количество продукции на указанную расценку. ПРИМЕР 4 Ткачиха за месяц работы соткала 1 613 метров ткани. Сдельная расценка за 1 метр равна — 8 рублей. При расчете заработной платы по прямой сдельной системе ее заработок составит: 1 613 х 8 = 12 904 рубля. Сдельно-премиальная система оплаты труда. Название говорит само за себя «сдельная + премиальная». То есть эта система помимо сдельной оплаты труда включает в себя выплату премий. Размер премий устанавливается в процентах от сдельного заработка. Премии могут быть начислены за перевыполнение норм или за конкретные показатели производственной деятельности (предположим, отсутствие брака), за дисциплину сотрудника (вовремя пришел, вовремя ушел). Условия выплаты премии должны быть указаны в «Положении о премировании». Расчет заработной платы с использованием сдельно-премиальной системы состоит из трех небольших этапов. Сначала нужно рассчитать заработок без премии. Затем определить размер премии. И в завершение сложить эти две суммы. Рассмотрим указанные действия на примере. 16 ПРИМЕР 5 На заводе по производству глиняной посуды, один из сотрудников перевыполнил месячную норму. Он изготовил 100 шт. цветочных горшков, а норма — 80 шт. За такое достижение ему начислили премию в размере 25% от сдельной заработной платы за месяц. За 1 горшок ему платят 60 рублей. Для начала высчитаем его заработок без премии: 100 х 60 = 6 000 рублей. Теперь определим размер премии: 6 000 х 0,25 = 1 500 рублей. Общая сумма заработка гончара за месяц составит: 6 000 + 1 500 = 7 500 рублей. Аккордная форма оплаты труда — это система, при которой размер вознаграждения работника (или бригады работников) устанавливается за целый комплекс работ, а не за одну выполненную операцию. В то же время эта система отличается от прочих разновидностей сдельной оплаты тем, что общая сумма заработка за выполнение задания объявляется рабочим заранее, до начала работы. Если аккордная форма используется для оплаты работы целой бригады, то тогда заработная плата может распределяться пропорционально отработанному времени, затраченному труду, сложности выполненных работ и т. п. Чаще всего аккордную систему оплаты труда можно встретить в строительстве. Наверняка вы не раз слышали, что строительные бригады часто стараются сдать (завершить) свои объекты к концу года. Это неспроста. Только в этом случае они получат обещанную сумму денег. Поэтому еще одна особенность аккордной системы в том, что она применяется с целью материально заинтересовать рабочих и, как следствие, повысить производительность труда. ПРИМЕР 6 Бригада строителей получила задание выстроить три этажа жилого дома к окончанию календарного года. 17 Если они успевают в сроки, то получают 3 000 000 рублей. Если нет, то тогда работа будет оплачиваться за каждый «сданный» этаж, но уже в меньшем размере: 7 00 000 рублей за этаж. Бригада не успела уложиться в сроки и поэтому получила 1 400 000 рублей = 7 00 000 рублей х 2 (за 2 сданных этажа). Эту сумму работники бригады поделят между собой. Следующей системой, о которой мы поговорим, будет сдельно-прогрессивная система. Эта форма оплаты рассчитывается следующим образом. Если продукция изготовлена в пределах установленной нормы, то оплачиваться она будет по неизменным расценкам. Если изделия произведены сверх нормы, то оплачиваться они будут уже по повышенным расценкам согласно установленной шкале. Расчет заработка при этой системе тоже состоит из трех этапов. Первым делом определяется размер зарплаты в пределах нормы, затем высчитывается сумма за перевыполнение плана. В завершение эти две суммы складываются. И снова обратимся к примеру. ПРИМЕР 7 Организация «Засов» занимается производством дверных замков. Для работников цеха, в котором замки собираются в готовые изделия, заработок рассчитывается по сдельно-прогрессивной системе. Каждый сотрудник знает, что сдельная расценка за единицу продукции (один собранный замок) составляет: • до 120 единиц — 20 рублей (норма); • от 120 — до 250 единиц– 30 рублей; • более 250 единиц — 40 рублей. Разберем расчет зарплаты одного сотрудника из сборочного цеха — Лугового А.К. Он за месяц собрал 230 замков. Для начала высчитаем сумму за продукцию, изготовленную в пределах нормы: 120 х 20 = 2 400 рублей Все остальные расчеты будут исходить из сверх установленных норм. Луговой собрал на 110 замков (230–120) больше, чем указано в нормативе. 18 Теперь высчитаем сумму за превышение нормы: 110 х 30 = = 3 300 рублей Итого, заработная плата у Лугового А.К. составит: 2 400 + 3 300 = 5 700 рублей. Последняя разновидность сдельной оплаты труда — это косвенная сдельная система. Как правило, она применяется для вспомогательных работников, которые обслуживают основные производства или рабочие места. К таким работникам относятся наладчики оборудования, ремонтники. Их зарплата будет напрямую зависеть от результатов труда основных рабочих. Данная система основана на том, что размер заработной платы вспомогательного рабочего определяется в процентах от зарплаты рабочих того производства, которое они обслуживают. Это позволяет, например, заинтересовать наладчиков и ремонтников оборудования в его надежной работе. Поскольку в результате на этом оборудовании будет произведено больше продукции. ПРИМЕР 8 Некифоров П.И. занят на вспомогательных работах на предприятии «Гросмаш». В соответствии с договором его заработная плата будет составлять 25% от заработка сотрудников основного производства. А заработок работников за август месяц составил 15 500 рублей. Исходя из этих данных работник, участвующий во вспомогательных работах, получит за свой труд вознаграждение в размере: 15 500 х 0,25 = 3 87 5 рублей. Вот мы и разобрали все сдельные системы оплаты труда. Как вы уже, наверное, догадались, сдельная оплата может быть как индивидуальной, так и коллективной. При индивидуальной оплате сумма заработка будет зависеть исключительно от самого работника, а именно, от количества произведенной им продукции, ее качества и сдельной расценки. А при коллективной — от работы всей бригады в целом и количества труда работника в общем объеме работ. Все системы оплаты труда, о которых мы говорили выше, можно объединить в одну большую группу. Она будет называться «ТАРИФНАЯ СИСТЕМА». Но существует еще несколько систем: 19 бестарифная, система оплаты труда на комиссионной основе и система плавающих окладов. Скажем о них всего пару слов. Бестарифная система — это форма оплаты труда, в которой не используются конкретные тарифные ставки и должностные оклады. Ее смысл основывается на делении заработанных коллективом денег между работниками. Распределение происходит в соответствии с установленными коэффициентами. Например, если у Иванова квалификация выше, чем у Петрова, то он получит большую долю. ПРИМЕР 9 Бригада рабочих из 3-х человек произвела замену окон на предприятии «Платина». Общая стоимость данных работ составила 60 000 рублей. Распределять эту сумму между собой члены бригады будут по бестарифной системе с учетом квалификации каждого работника. У бригадира квалификация выше, чем у двух других рабочих, поэтому он получит 40% от общей суммы, а каждый из его помощников — по 30%. Таким образом, заработок бригадира составит: 60 000 х 0,4 = 24 000 рублей. Оставшуюся сумму (60 000 — 24 000 = 36 000) два помощника поделят между собой (в равных частях). Каждый из них получит: 36 000 / 2 = 18 000 рублей. Отметим, что бестарифную систему удобно применять в ситуациях, когда нельзя точно определить вклад каждого сотрудника в общее дело. Система оплаты труда на комиссионной основе, или бонусная система. Сейчас она очень распространена в фирмах, которые занимаются сбытом продукции среди населения. Например, различные косметические фирмы. Смысл комиссионной системы в том, что работник получает заработок в виде фиксированного процента от объема продаж (выручки). 20 ПРИМЕР 10 Петрова М.И. работает в фирме, которая занимается розничной торговлей бытовой техники. В ее Трудовом договоре написано, что она получает 10% от выручки. Таким образом, если Петрова за месяц продаст техники на 150 000 рублей, то ее заработок составит: 150 000 х 0,1 = 15 000 рублей. Система плавающих окладов заключается в том, что зарплата работника зависит от прибыли, полученной организацией по итогам месяца. Исходя из размера прибыли, определяется сумма, которую организация сможет выделить на выплату зарплаты. После чего руководитель сравнивает эту сумму с фондом оплаты труда прошлого месяца, и в зависимости от того, повысилась она или понизилась, принимает решение об увеличении или уменьшении окладов работникам на определенный коэффициент. Рассчитать коэффициент можно по следующей формуле: 1 Коэффициент повышения или понижения зарплаты руководитель должен утвердить приказом. После этого расчет заработной платы сотрудника будет осуществляться по формуле: Оплата работы руководителей и специалистов может рассчитываться в процентах от фактической прибыли. Как видите, система плавающих окладов позволяет постоянно корректировать размер заработка и улучшать результаты труда. Правила начисления заработной платы таким способом должны быть указаны в Трудовом договоре каждого работника. 1 Штатное расписание – это внутренний документ, в котором указаны оклады каждого сотрудника и фонд оплаты труда в целом. 21 Порядок использования системы плавающих окладов не урегулирован законодательством, но, несмотря на это, встретить ее в организациях можно весьма часто. ПРИМЕР 11 В Штатном расписании ЗАО «Стекляшка» фонд оплаты труда установлен в размере 100 000 рублей. А у всех сотрудников в Трудовом договоре указано, что расчет ежемесячной заработной платы осуществляется по системе плавающих окладов. В связи с тем, что в ноябре организация показала хорошие результаты работы и получила неплохую прибыль, руководитель повысил фонд оплаты труда до 120 000 рублей. Следовательно, коэффициент повышения составил: 120 000/100 000 = 1,2. Этот показатель руководитель утвердил приказом. А раз так, то в следующем месяце (в декабре) организации нужно будет рассчитывать должностной оклад каждого сотрудника с учетом данного коэффициента. Например, если по Штатному расписанию Галушкину установлен оклад в размере 9 696 рублей, то в декабре ему будет начислено: 9 696 х 1,2 = 11 635,2 рублей. Теперь представим, что в декабре организация отработала с убытком, и директор издал приказ о понижении фонда оплаты труда до 85 000 рублей. В этом случае коэффициент будет понижающий: 85 000/120 000= 0,7 Поэтому в январе Галушкину будет начислено: 9 696х0,7 = 6 7 87 ,2 рублей. Таким образом, размер оклада каждого сотрудника будет «плавать» из месяца в месяц. На этом, пожалуй, закончим разговор о формах и системах оплаты. Теперь вы знаете, что видов оплаты труда всего два: ОСНОВНАЯ и ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ. Разновидностей форм оплаты немного больше, но самых распространенных тоже две: ПОВРЕМЕННАЯ и СДЕЛЬНАЯ. Надеемся, что вы хорошо ус22 воили этот материал и в будущем без труда сможете не только отличить одну систему труда от другой, но и выбрать для своей организации наиболее подходящую. А для того чтобы вы меньше путались с формами и система оплаты, мы предлагаем вам небольшую таблицу, которая будет вашим помощником в будущем. Она расположена на следующей странице. Ну а сейчас давайте поговорим о том, без чего финансовый учет существовать не может — это проводки и документы. Проводки по начислению заработной платы В Плане счетов имеется специальный счет, который используется для отображения начисления и выплаты заработной платы. Это счет 7 0 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Суммы начисленной заработной платы, которая причитается работникам, отражаются по кредиту 7 0-го счета и вливаются в дебет счетов по учету затрат на производство или расходов на продажу. Наиболее распространенной проводкой является: Кредит 7 0 — Дебет 20 «Основное производство» Но ее вторая часть может меняться. Счет, на который попадет стоимость, будет зависеть: 1. от того, чем занимается организация. Например, если организация занимается исключительно перепродажей товаров, то сумма начисленного заработка будет списываться в дебет 44-го счета «Расходы на продажу», так как 20-го счета у предприятия просто не будет. 2. от подразделения, в котором занят сотрудник. Если это вспомогательное производство, то начисленная сумма должна быть отражена в дебете одноименного 23-го счета. Отметим, что всПОМОГАТельные производства — это не предприятия со стороны, это производства, которые принадлежат самой организации. Они ПОМОГАЮТ ей в ведении основной деятельности. Как правило, такие производства ответственные за техническое (ремонт основных средств, изготовление запасных частей) и производственное (заготовка и поставка материалов, зарплата рабочим) оснащение основного производства. С их участием осуществляется выпуск продукции. Поэтому зарплату сотрудникам, занятых на этих работах, нужно списывать на 23-й счет. 23 Формы и системы оплаты труда Заработная плата определяется исходя из часовой или дневной тарифной ставки (окПростая лада) рабочего определенного повременная квалификационного разряда и количества отработанного времени (часов или дней). Дополнительно к заработной плате рабочему выплачивается Повременпремия, которая устанавливаная ется в процентах к заработку, (оплачиваетначисленному за фактически Повременнося то время, премиальная отработанное время. Размер которое премии устанавливается «Посотрудник ложением об оплате труда», фактически «Положением о премироваотработал) нии». Заработная плата определяется умножением уставленной расценки на объем выполненПрямая ной работы или количество сдельная единиц (товаров) изготовленной продукции. Рабочим дополнительно к заработной плате начисляется премия за перевыполнение усСдельнопремиальная тановленных норм выработки, качество работы, срочность выполнения работы и др. Сдельная Применяется в случаях, когда (оплачиваетразмер оплаты выполненных ся то количеработ устанавливается в целом ство продукза весь комплекс работ, а не за ции, которое каждую производственную работник операцию в отдельности. Эта Аккордная изготовил) система может предусматривать также премирование за сокращение сроков выполненных работ и за качество выполненных работ. Система оплаты труда Тарифная ФОРМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА Таблица 1.1 24 Премиальная Бестарифная Комиссионная Система плавающих окладов Система оплаты труда Тарифная ФОРМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА Сдельная Продолжение таблицы 1.1 Заработная плата работника за изготовление продукции в пределах установленной нормы определяется по твердым сдельным расценСдельнокам, а за изготовление пропрогрессивная дукции сверх нормы — по более высоким расценкам. То есть, чем больше сотрудник проделает работы, тем выше будет расценка. Применяется для оплаты труда работников, выполняющих вспомогательные работы при обслуживании основного производства. КосвенноРазмер зарплаты вспомогасдельная тельного рабочего определяется в процентах от общего заработка основных работников. Дополнительная система оплаты труда, которая применяется совместно с повременной и сдельной. Она предполагает выплату премий на основании установленных показателей труда и условий премирования. Оплачивается трудовой вклад работника в общую деятельность предприятия. При этом никакие тарифы и ставки не используются. Зарплата определяется в виде фиксированного процента от общей стоимости проданной продукции (выручки). Применяется к работникам, осуществляющим сбыт и продажу продукции (товаров, услуг). Оплата зависит от суммы денежных средств, которую предприятие может направить на выплату зарплаты (учитывается полученная организацией прибыль за данный период). То есть чем лучше работал сотрудник, чем больше он принес организации прибыли, и тем больше будет его заработок. Если работник трудится на обслуживающем производстве, то тогда сумма начисленного заработка должна вливаться в дебет 25 счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Деятельность таких производств не связана с изготовлением продукции. Примером обслуживающего производства может быть чистка спецодежды рабочих. В данном случае обслуживающим производством будет являться прачечная, созданная в стенах предприятия. Если вы начисляете заработную плату сотрудникам, которые обслуживают основное (вспомогательное) производство, то это должно быть отражено проводкой Кредит 70 — Дебет 25 «Общепроизводственные расходы». Если заработок начисляется управленческому персоналу, то тогда его сумма должна быть направлена в дебет 26-го счета «Общехозяйственные расходы». В том случае, если ваша организация осуществляет строительство для собственных нужд (например, строит помещение под новый цех) или проводит реконструкцию основных средств, то начисленная заработная плата сотрудникам, занятым на этих работах, должна попадать в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Если же работник или группа работников занимаются исправлением брака, то тогда сумма начисленной заработной платы будет вливаться в счет 28 «Брак в производстве». Подведем итог. Из всего вышесказанного очевидно, что сумма начисленной заработной платы ВСЕГДА будет отражаться по кредиту 70-го счета, вне зависимости от того, кому и за что она начисляется. Информация об этом будет отражена во второй части проводки — в дебете. Если объединить все приведенные проводки в одну, то получим: Кредит 70 — Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 28, 29,44) По этой проводке будет проходить стоимость начисленной заработной платы (иначе ее еще называют «грязной1»). Но данную проводку организация сможет сделать только после того, как подготовит первичные документы с необходимыми расчетами. Об этих документах мы сейчас и поговорим. 1 «Грязной» заработную плату называют из-за того, что она пока еще включает в себя налог на доходы физических лиц. Как только сумма этого налога будет удержана, зарплата станет «чистой». 26 Документы по расчету заработной платы Замечали ли вы ранее, что в номерах унифицированных форм первичных документов тоже есть своя логика? Например, все документы, которые относятся к основным средствам, содержат в номере формы буквы ОС (N ОС-4а, ОС-16). Номер формы для нематериальных активов начинается с НМА (N НМА-1), а для капитального строительства — с КС (N КС-3). Документы, которые содержат в номере формы букву «Т», относятся к документам по оплате Труда. Все они указаны в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Эти документы мы перечислили в Приложении N 1 на страницах 6-7. Просмотрите их. Как видите, таких форм много. Естественно, каждую из них мы рассматривать не будем. Мы затронем лишь самые основные. Итак, приступим. Для начисления заработной платы бухгалтер может использовать либо Расчетную ведомость по форме N Т-51, либо Расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49. В нашем курсе мы рассмотрим только Расчетную ведомость. Следует отметить, что ведомость, которую организация выберет для начисления заработной платы, нужно закрепить в специальном документе — «Графике документооборота»1. В нем же будет указано, кто должен заполнять ведомость. В данном случае это будет бухгалтер по расчетам. В приложении N 1 на страницах 21–22 мы поместили образец Расчетной ведомости. Ознакомьтесь с формой этого документа. Для заполнения Расчетной ведомости понадобится много различных данных: фамилия и инициалы работников, размер их оклада или тарифной ставки, количество отработанных часов и т. д. Всю эту информацию можно получить из следующих документов: 1 График документооборота – это внутренний документ организации. В нем описывается порядок движения документов на предприятии, начиная с момента их появления или создания до завершения исполнения или отправки. В графике также записываются сроки и очередность обработки документов. 27 • «Положение об оплате труда и материальном стимулировании»; • «Информационное письмо о присвоении кодов статистики»; • «Штатное расписание»; • «Личные карточки работников»; • «Табель учета рабочего времени». Нужно сказать, что сейчас мы разбираем те документы, которые потребуются для заполнения первых 12 граф Расчетной ведомости (см. образец). Именно в них идет речь о начислении «грязной» заработной платы. Об остальных документах (по удержаниям) вы узнаете позже, во время изучения главы 1.4 данной части курса. Список документов, который мы привели, в ряде случаев может дополняться. Например, если сотрудник некоторое время не ходил на работу из-за болезни, то тогда для расчета выплат понадобится еще «Листок нетрудоспособности». Если сотрудник собирается в отпуск, то нужна будет «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Давайте вкратце разберем каждый из указанных в списке документов. Выясним, какая информация в них содержится, и где можно взять эти документы. Положение об оплате труда и материальном стимулировании. Данное Положение, наверное, для вас в новинку. До этого момента мы ни разу не рассказывали про него. Но, тем не менее, такое Положение существует, и вам нужно знать, что оно из себя представляет. «Положение об оплате труда и материальном стимулировании» — это документ, который разрабатывается внутри организации. В нем записываются условия и способы вознаграждения сотрудников, система заработной платы, премиальная система и система социальных льгот. Иначе говоря, данное Положение — это незаменимая шпаргалка-помощник при расчете заработной платы. На некоторых предприятиях этот документ разбивают на несколько мелких: «Положение об оплате труда», «Положение о премировании», «Положение о стимулировании» и т. д. Это не запрещено. 28 Решение о том, в каком количестве документов описывать систему оплаты труда (в одном или нескольких), каждая организация принимает самостоятельно. При разработке Положения, как правило, создается специальная комиссия. В нее входят руководители структурных подразделений, специалисты отдела по оплате труда, отдела кадров, юридического отдела. Возглавляет комиссию начальник отдела кадров. Если в организации существует представительный орган1 сотрудников, то разработанное «Положение об оплате труда» необходимо согласовать еще и с ним. Образец «Положения об оплате труда и материальном стимулировании» расположен в Приложении на страницах 8-14. Ознакомьтесь с ним и подумайте, какие разделы понадобятся для расчета заработной платы. Оригинал «Положения об оплате труда», как правило, находится в отделе кадров. Но копии его могут быть в структурных подразделениях. Обращаем ваше внимание, что на первой странице Положения обязательно должна стоять печать предприятия и подпись руководителя. Если их нет, то документ считается недействительным. Поэтому прежде, чем делать копию, проверьте наличие этих данных. Информационное письмо. Этот документ организации выдает Государственный комитет статистики сразу после регистрации. В нем указываются коды статистики, которые присваиваются организации. Образец этого документа в нашем курсе мы приводить не будем. Из всего множества кодов перечисленных в нем для заполнения Расчетной ведомости понадобится только один — ОКПО (Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций). Оригинал Информационного письма хранится в юридическом отделе, а копии могут быть у каждого сотрудника, которому необходимо пользоваться кодами. Штатное расписание. Это документ, который создается внутри каждой организации. В нем отражают численность отде1 Представительный орган работников – это выборный орган, который представляет интересы работников и принимает решения от их имени. 29 лов, сотрудников, наименование должностей и профессий, размеры окладов. Помимо этого документ включает в себя графы для дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т. д. В Постановлении Госкомстата имеется унифицированная форма Штатного расписания (N Т-3). В Приложении на страницах 15-16 вы можете увидеть заполненный образец Штатного расписания. Там мы привели небольшую часть расписания. Но знайте, если предприятие крупное и структурных подразделений в нем много, то тогда этот документ существенно увеличится в размерах. Особое внимание хотим обратить на графу 4 «Количество штатных единиц». В нашем образце по этой графе указаны только целые числа (1, 5, 7 ). Обычно это означает, что организации для выполнения работы требуется ровно 5 или ровно 7 человек конкретной должности. А в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» говорится, что количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям) может быть выражено в долях: 0,25; 0,5; 2,7 5. Как такое может быть? Дело в том, что в деятельности организации могут встречаться разные ситуации. Например, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один — на полставки (то есть неполный рабочий день). В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатной единицы. Или другой пример, по просьбе беременной женщины работодатель обязан установить ей неполный рабочий день. Предположим, что он будет равен 0,7 5 ставки. А для выполнения оставшейся работы работодатель может принять на эту должность «человека со стороны» на 0,5 ставки. В этом случае в Штатном расписании будет записано — 1,25 штатной единицы. Готовое Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и хранится, как правило, в отделе кадров. Вам вполне достаточно будет знать, как выглядит этот документ и чем он может быть полезен при расчете зарплаты. 30 Личная карточка работника. Прочитав название этого документа, сразу становится ясно его предназначение. Эта карточка содержит в себе личные данные сотрудника. На предприятиях такие карточки ведутся по унифицированной форме N Т-2. Заполняет Личную карточку кадровик при приеме «новичка» на работу. И хранится она тоже у него — в отделе кадров. Образец карточки мы разместили в Приложении на страницах 17-20. Ознакомьтесь с ним. Из Личной карточки вы узнаете данные, которые необходимы для заполнения Расчетной ведомости: • табельный номер; • фамилию и инициалы сотрудника; • состав семьи (это нужно для расчета налога на доходы физических лиц, о котором мы будем говорить далее); • и еще много полезной информации: вид работы, стаж, год рождения сотрудника (для расчета взносов в Пенсионный фонд). Как правило, Личные карточки требуются только один раз — для составления ПЕРВОЙ Расчетной ведомости. А затем данные просто переносятся из одной ведомости в другую. В случае если личные данные сотрудника меняются, например, он переходит из одного отдела в другой, то работник отдела кадров сразу сообщает об этом бухгалтерии. Так же дела обстоят и с новыми сотрудниками. Отдел кадров предоставляет необходимые данные, а бухгалтер вносит новые записи в Расчетную ведомость. Если вы еще раз посмотрите Приложение на странице 6, то заметите, что там есть еще одна форма Личной карточки N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». Она используется для учета лиц, которые замещают государственные (муниципальные) должности государственной службы. Но так как мы рассматриваем деятельность коммерческих предприятий, то с данным документом в курсе работать не будем. Табель учета рабочего времени. Чтобы понять, для чего предназначен Табель учета рабочего времени, сначала нужно выяснить, что такое «рабочее время». Трудовой кодекс (ст. 91) говорит, что «это время, в течение которого работник в соответ- 31 ствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями Трудового договора должен исполнять трудовые обязанности...». В этой же статье Кодекса сказано, что работодатель ОБЯЗАН вести учет времени, которое отработал каждый сотрудник. Для этого в организации используют Табель. Табель учета рабочего времени — это документ, который применяется организациями для учета времени, которое фактически отработал или не отработал каждый сотрудник предприятия. Благодаря ему руководитель легко может следить за тем, как сотрудники соблюдают установленный режим рабочего времени, контролировать, вовремя ли они приходят на работу и уходят с нее. Если работник заболел или ушел в отпуск, то это тоже будет отмечено в Табеле. Если вы посмотрите в Приложение на страницу 7, то увидите, что Госкомстат утвердил две формы табеля. Это N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени». В чем разница между ними? Во-первых, форма N Т-12 применяется в том случае, если Табель ведется «по старинке», то есть заполняется вручную в конце каждого рабочего дня на основании реальных показателей. По этой причине N Т-12 считается универсальным вариантом. Форма N Т-13 используется, если в организации применяется автоматизированная обработка данных. Что это значит? Это значит, что все показатели в Табель заносятся на основании данных, полученных с помощью электронных систем. Ярким примером использования автоматического контроля может быть турникет, который самостоятельно фиксирует время появления сотрудника на работе. Во-вторых, судя по названию, в форме N Т-12 помимо учета времени можно еще рассчитывать заработную плату. В форме N Т-13 этого делать нельзя. Таким образом, получается, что, выбрав форму N Т-12, организации не нужно будет заполнять Расчетную ведомость. Все необходимые подсчеты она сможет выполнить в Табеле. А вот при использовании формы N Т-13 для расчета заработка оформлять Расчетную (или Расчетно-платежную) ведомость нужно будет обязательно. 32 Но в реальной жизни организации обычно не используют форму N Т-12 в полном объеме. Как правило, они заполняют только первую часть документа, посвященную учету рабочего времени, а с разделом по расчету заработной платы не работают вовсе. Вместо него они применяют Расчетную ведомость (как в случае c формой N Т-13). Такая «вольность» официально разрешена Госкомстатом РФ в Постановлении от 05.01.2004 N 1. Итак, отличия двух форм Табеля выяснили. Теперь скажем, как проходит работа с Табелем. Согласно Трудовому кодексу в Табеле нужно фиксировать время, фактически отработанное каждым работником. Из-за большой численности сотрудников Табель может «разрастись» до огромных размеров. А это крайне неудобно. Поэтому крупные организации оформляют Табель не по всему предприятию в целом, а по структурным подразделениям. Кто же должен вести Табель? Крупные организации специально для этих целей могут «выделять» отдельного сотрудника — табельщика. Но в последнее время эта должность встречается на предприятиях редко. Организациям просто невыгодно «держать» специалиста столь узкого профиля. По этой причине все чаще и чаще работа по ведению Табелей дается другим специалистам как довесок к основной работе (например, кадровым работникам, руководителям структурных подразделений). Открывается Табель обычно ежемесячно за 2–3 дня до начала расчетного периода. Оформляется уполномоченным сотрудником в одном экземпляре. Затем Табель подписывается у руководителя структурного подразделения, работника кадровой службы и передается в бухгалтерию для проведения расчетов по зарплате. Именно там он и будет храниться. Зачем бухгалтеру понадобится Табель? Для того чтобы узнать, кому нужно выплатить больничные, кому доплатить за работу в ночное время, а кому пересчитать сумму заработка из-за прогула. Образец Табеля учета рабочего времени вы найдете в Приложении на страницах 21-24. Посмотрите его внимательно. 33 Как видите, Табель (форма N Т-12) состоит из титульного листа и двух разделов: «1. Учет рабочего времени», «2. Расчет с персоналом по оплате труда». Если на предприятии ведется раздельный учет рабочего времени и оплаты труда, то тогда Госкомстат разрешает применение первого раздела как отдельного документа без заполнения раздела 2. Как мы уже говорили выше, на крупных предприятиях обычно так и поступают. Мы с вами рассматриваем крупные организации, поэтому из данного документа нас будет интересовать только раздел 1 «Учет рабочего времени». Что касается раздела 2, то он останется незаполненным, так как для расчета заработной платы будет использоваться Расчетная ведомость. Вам (как будущему руководителю) достаточно уметь «читать» данные Табеля. Посмотрите на первый раздел Табеля. Как видите, в нем по каждому сотруднику указаны буквенные коды в соответствии с теми, которые записаны на титульном листе Табеля. Они показывают явку или неявку сотрудника на работу, а также причины, по которым работник не вышел. Например, буква «В» обозначает, что сотрудник не пришел на работу, так как у него выходной день, а «К» — не вышел по причине нахождения в командировке и т. д. Обратите внимание, что на каждого сотрудника в форме N Т-12 выделено по две строки. В первой указывается код (например, «Я»), во второй — количество отработанных часов («8»). В случае отсутствия сотрудника на работе нижнее поле можно оставить пустым или вписать в него «0». Со всеми остальными графами Табеля вы сможете разобраться и без нашей инструкции — там все понятно. Просмотрите их и подумайте, что, куда и по какой причине записано. Еще один «интересный» момент в работе с Табелем, на котором стоит остановиться, — это его закрытие. Табель считается закрытым, когда в нем подведены итоги о явках, неявках каждого сотрудника в отчетном периоде, и когда на нем стоят все необходимые подписи. На первый взгляд, кажется, что все довольно очевидно: открыл Табель до наступления нового месяца и закрыл в конце месяца. Так, да не так. 34 Вся сложность заключается в том, что Трудовой кодекс обязывает работодателя выплачивать заработную плату два раза в месяц (не реже чем каждые полмесяца). Как быть в такой ситуации с Табелем? Возможно два варианта развития событий. Первый способ. Организация выплачивает первую часть заработной платы в твердой сумме (например, 8 000 рублей) или в процентах от оклада (например, 50%). В этом случае Табель действительно будет закрываться один раз — в конце месяца. Почему? Объясняем. Согласно Письму Роструда от 08.09.2006 N 1557 –6 первая часть заработной платы (за первую половину месяца) называется авансом и представляет собой некую условную величину, расчет которой производится без учета количества и качества труда. То есть, для того чтобы рассчитать аванс, организации не нужно будет в середине месяца закрывать Табель, с целью подсчитать отработанное время. А вот деньги, которые будут выплачены работнику за вторую половину месяца, в соответствии с Письмом Роструда являются зарплатой, которую нужно рассчитывать на основе показателей Табеля за весь месяц. А для этого по окончании месяца его необходимо закрыть. Посмотрите на рис. 1.1. На нем отображены выплаты сотрудникам ЗАО «Эверест» в течение месяца. В «Положении об оплате труда и материальном стимулировании» (страница 10 Приложения) сказано, что эта организация 10-го числа выплачивает заработную плату за предыдущий месяц, а 25-го — аванс за текущий. С учетом того, что наша организация делит выплаты на аванс и зарплату, Табель она будет закрывать один раз в месяц. Рисунок 1.1. Распределение месячного вознаграждения (Роструд) 35 При этом нужно отметить, что размер аванса, то есть выплат за первую половину месяца, должен быть не ниже половины причитающейся работнику основной части зарплаты (без учета премий). В ЗАО «Эверест» он равен 50% от оклада. Все логично: за полмесяца — ползарплаты. Второй способ основывается на мнении инспекции труда1. Оно заключается в следующем. В ст. 136 ТК РФ четко сказано, что заработную плату нужно выплачивать не меньше двух раз в месяц. Исходя из текста данной статьи, получается, что за каждые полмесяца организация должна платить именно зарплату, а не аванс. А в соответствии со ст. 129 ТК под заработной платой понимается вознаграждение за труд. То есть, расчет «полумесячной» зарплаты должен осуществляться исходя из фактически отработанного времени (или выполненной работы). Получается, что в этом случае организации придется закрывать Табель два раза в месяц, что при наличии большого штата сотрудников весьма трудоемко. Рисунок 1.2. Распределение месячного вознаграждения (Трудинспекция) Однако отметим, что данная точка зрения не широко распространена и ее придерживаются только слишком придирчивые инспекторы. На сегодняшний день практически все организации делят выплаты за труд на аванс и заработную плату. А проверяющие службы смотрят исключительно на то, чтобы зарплата в организации выплачивалась не реже двух раз в месяц. Поэтому давайте договоримся, что с этого момента и до окончания курса мы будем считать, что за первую половину месяца выплачивается аванс, а по итогам месяца — зарплата. А если 1 Инспекция труда - единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства… (ст. 354 ТК РФ). 36 вдруг у инспекции возникнут какие-то претензии, то вы всегда можете сослаться на Письмо Роструда, в котором говорится, что зарплата за первую половину месяца именуется авансом и размер этого аванса ТК РФ не предусмотрен. Также настоятельно рекомендуем вам установить размер аванса равным половине основной части зарплаты или немного выше. Но ни в коем случае не ниже. В этом случае инспекции не за что будет «зацепиться». Исходя из наших рассуждений, получаем, что большинство организаций закрывают Табель учета рабочего времени по итогам целого месяца. Исключением являются организации, использующие сдельную и почасовую оплату труда. Для них установить фиксированный размер аванса будет сложно, так как при расчете необходимо учитывать объем и качество выполненной работы, а они каждый месяц будут изменяться. Таким организациям придется за один месяц заполнять два Табеля. Первый — с 1-го по 15-е число включительно, а второй — с 16-го по 30-е (31-е) число месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число). Это исключение зачастую остается всего лишь словами. В практической деятельности никто не хочет делать двойную работу и рассчитывать зарплату дважды. Поэтому даже сдельщики идут на хитрость и за первую половину месяца выплачивают аванс в виде фиксированной величины, а не считают его по Табелю. Возможно, вы спросите: а как же внезапно нагрянувшая проверка? Неужели она не накажет организацию за нарушение? Конечно, «Кодексом об административных правонарушениях» предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства: • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Но проверяющие органы прибегают к наложению штрафов весьма редко. Как правило, они делают только замечания или выносят предупреждение. 37 На этом давайте завершим обсуждение Табеля и перейдем к самому главному документу этого раздела. Расчетная ведомость. Это документ, в котором высчитывается, кому, а главное, СКОЛЬКО полагается выдать денег за работу. Проще говоря, этот документ применяется для расчета заработной платы, поэтому и называется расчетным. Заполнение ведомости входит в обязанности бухгалтера по расчетам. Готовый образец Расчетной ведомости мы разместили в Приложении на страницах 25-26. Форма Расчетной ведомости (N Т-51) едина для всех организаций. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года N 1. Если у предприятия есть желание дополнить эту ведомость своими полями, то она может это сделать. НО удалять уже имеющие в документе реквизиты запрещается. При необходимости можно менять высоту и ширину строк (граф)1. Любое вносимое изменение должно быть оформлено организационно-распорядительным документом. Если говорить конкретнее, то любое изменение унифицированной формы Расчетной ведомости должно быть отражено в Учетной политике организации. Как часто нужно составлять расчетную ведомость? Ответ на этот вопрос вытекает из того, сколько раз в месяц вам придется рассчитывать зарплату. То есть, если за первую половину месяца вы будете платить аванс, который не нужно рассчитывать (в виде какой-то определенной суммы), а за вторую половину — остаток заработной платы, то Расчетную ведомость нужно составлять ЕЖЕМЕСЯЧНО. Именно так и поступают практически все предприятия. Теперь давайте выясним, сколько ведомостей нужно составлять за месяц. Маленькие организации обычно обходятся одной ведомостью на всех сотрудников. А вот на крупных предприятиях это сделать сложнее, да и работать с общим документом будет крайне неудобно. Поэтому крупные организации на каждое структурное подразделение заполняют отдельную ведомость. Иначе говоря, количество ведомостей на больших предприятиях 1 Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». 38 будет зависеть от числа подразделений. Например, если в компании 20 подразделений, то и ведомостей у нее может быть 20. Вне зависимости от того, сколько Расчетных ведомостей будет заполняться в организации, каждая из них составляется в ОДНОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ. Заполнять Расчетную ведомость разрешается шариковой ручкой или на компьютере. Простой карандаш использовать нельзя. В нашем образце Расчетная ведомость поместилась на две страницы: первая — титульный лист, вторая — Расчетный лист. В реальной жизни ведомость может состоять из большего количества листов — трех, четырех и т. д. Все будет зависеть от количества сотрудников на предприятии (в подразделении). Глава 1.4. Удержания из зарплаты Начнем с налога. В рамках данной части курса нас будет интересовать лишь один налог, который неразрывно связан с заработной платой. Это налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Этот налог уменьшает размер заработка сотрудника, поэтому и называется удержанием из зарплаты. Поговорим о нем подробнее. Налог на доходы физических лиц В Налоговом Кодексе Российской Федерации есть глава 23, которая так и называется «Налог на доходы физических лиц». Она нам и поможет разобраться со всеми тонкостями этого налога. Первым делом ответим на вопрос: «С кого нужно удерживать налог на доходы физических лиц?». В статье 207 НК сказано, что «налогоплательщиками … признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации». Давайте разберем это определение по частям. Для начала выясним, кто же такие налоговые резиденты? Это граждане, которые находятся на территории России не менее 183 календарных дней (то есть не менее полугода) в течение 39 12 месяцев подряд1. Кроме того, налоговыми резидентами признаются российские военнослужащие, проходящие службу за границей, а также сотрудники органов государственной власти, которые уехали в командировку за пределы России. Во второй части определения сказано, что налог на доходы физических лиц должны платить лица, которые не являются налоговыми резидентами, но получают доход на территории России. Например, гражданин Латвии работает вахтовым методом: месяц в России, месяц — в Латвии. Получая заработок от российской организации, он должен будет платить НДФЛ. Надеемся, что теперь вам стало понятно, кто является плательщиком налога на доходы физических лиц. Теперь нужно выяснить, кто обязан перечислять этот налог государству? Согласно статье 226 НК уплачивать налог на доходы физических лиц должны налоговые агенты. Налоговый агент — это лицо, в обязанности которого входит исчисление, удержание и перечисление налогов. К таким агентам Налоговый кодекс относит: • российские организации; • индивидуальных предпринимателей; • нотариусов, занимающихся частной практикой; • адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты; • а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы. Обратите еще раз внимание на первого налогового агента, указанного в списке. Это российские организации. Как видите, согласно Налоговому кодексу именно организация (а не сам работник) должна высчитать размер налога, вычесть его из заработка сотрудника и перечислить в бюджет, не требуя при этом участия сотрудника. А вот предпринимателям, частным нотариусам и адвокатам придется делать это самостоятельно. 1 Этот период не прерывается на время выезда физического лица за пределы Российской Федерации для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения. 40 Основная ставка налога на доходы физических лиц на сегодняшний день равна 13%1. Это значит, именно на этот процент должна быть уменьшена «грязная» заработная плата каждого сотрудника. Или, иначе говоря, 13% от заработной платы забирает себе государство. Таким образом, получается, что для того, чтобы определить чистый заработок сотрудника, организация должна вычесть из начисленной суммы 13%. Но на самом деле не все так просто, как кажется на первый взгляд. При расчете налога на доходы физических лиц возникает такое понятие как «налоговая база». Что это такое? Сейчас разберем. Налоговая база — это та сумма зарплаты, исходя из которой нужно рассчитывать налог на доходы физических лиц. Чтобы определить налоговую базу нужно зарплату работника уменьшить на так называемые налоговые вычеты. Выделяют четыре вида налоговых вычетов: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные. На налоговых агентов возложена обязанность по предоставлению стандартных, имущественных, частично профессиональных и частично социальных налоговых вычетов. За остальными вычетами граждане должны обращаться в налоговые органы. В данном курсе мы затронем лишь самые «популярные» вычеты, те которые на предприятиях применяются чаще всего — это СТАНДАРТНЫЕ НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ. Стандартные вычеты позволяют уменьшать налогооблагаемую сумму заработной платы на какую-то определенную сумму. Всего таких сумм четыре (ст. 218 НК РФ): 3 000 рублей, 500 рублей, 400 рублей и 1 000 рублей. Первые два вычета встречаются не так уж и часто. Они предоставляются инвалидам Великой Отечественной войны, героям Советского Союза, лицам, награжденным орденом Славы трех степеней, инвалидам Чернобыльской АЭС, инвалидам, получившим или перенесшим лучевую болезнь, лицам, непосредственно участвовавшим в ликвидации радиационных аварий и т. д. Весь список этих категорий налогоплательщиков указан в п. 1, пп. 1, 2 ст. 218 НК РФ «Стандартные налоговые вычеты». 1 Всего существует пять ставок налога на доходы физических лиц: 9, 13, 15, 30 и 35%. Каждая из них применяется в определенных условиях. 41 Все работники, которые не входят в эти категории, имеют право получать иной стандартный вычет размером в 400 рублей. Этот вычет предоставляется сотруднику ежемесячно. Но использовать его можно лишь ДО ТОГО месяца, в котором доход сотрудника, высчитанный нарастающим итогом с начала года, превысит 40 000 рублей. В последующие месяцы применять этот вычет запрещается. Таким образом, получается, что если Иванову в январе месяце будет начислено, например, 15 000 рублей, то налог на доходы физических лиц следует высчитывать от суммы 14 600 (15 000– 400), а 400 рублей налогом облагать не нужно. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что вычеты в размере 400 рублей будут применяться совсем недолго — три-четыре первых месяца, а потом доход уже превысит 40 000 рублей. Последний вычет, который указан в Налоговом Кодексе — это вычет в размере 1 000 рублей. Иначе его еще называют вычетом на ребенка. Право на него имеют только те сотрудники, у которых есть дети1. Этот вычет производится для каждого ребенка, возраст которого не превышает 18 лет. А также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет. Из этого следует, что если у работника два ребенка, то ему будет предоставлен вычет в размере 2 000 рублей. Право на такой вычет работник получает с месяца рождения ребенка (детей), или с месяца, в котором установлена опека (попечительство). Причем использовать вычет могут оба родителя: и мать, и отец. Вычет в размере 1 000 рублей может применяться ДО ТОГО месяца, в котором доход сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысит 280 000 рублей. То есть если в ноябре общая сумма начисленной заработной платы работника превысит 280 000 рублей, то, начиная с этого месяца — ноября, данный вычет предоставляться не будет. Пунктом 2 ст. 218 Налогового кодекса установлено, что налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется МАКСИМАЛЬНЫЙ из соответствующих вычетов. В данном случае речь идет только о суммах 1 В том числе опекуны, попечители, приемные родители, а также супруг (или супруга) приемного родителя. 42 вычетов, которые применяются в отношении самого работника — это 3 000 рублей, 500 рублей и 400 рублей. На «детские» вычеты данное правило не распространяется. Приведем пример. Якушев Р.П. является участником боевых действий в Чечне, за это ему положен вычет в размере 500 рублей. Помимо этого у него есть право на получение вычета в размере 400 рублей на себя и 1 000 рублей на сына. Согласно НК РФ Якушев может рассчитывать на максимальный из стандартных вычетов. А так как вычет на детей в расчет не берется (его работник получит в любом случае), то из двух оставшихся ему предоставляется вычет в размере 500 рублей. Таким образом, общая сумма вычетов у Якушева составит 1 500 рублей (1 000 рублей на сына и 500 рублей на себя). Теперь расскажем о том, что нужно сделать, для того чтобы получить стандартный вычет. Сотрудник должен предоставить в организацию заявление и документы, которые подтверждают его право на вычет. Мы предлагаем вам примерный образец такого заявления (см. рис. 1.3). В том случае, если сотрудник работает на двух работах, то он сам решает, в какую организацию подавать заявление о предоставлении вычета. Но, как правило, стандартный налоговый вычет предоставляется по основному месту работы. Рисунок 1.3. Образец заявления о предоставлении стандартного налогового вычета 43 Если работник принес в бухгалтерию подобное заявление со всеми необходимыми документами, то работодатель не имеет права отказать в предоставлении стандартных налоговых вычетов. Нужно сказать, что оформление заявления о предоставлении вычетов не является обязанностью работника. То есть, если работник хочет получать вычеты, то он пишет заявление, а если не хочет, то никто из организации не будет уговаривать его сделать это. Заметим, что часть работников предприятий, к сожалению, не знают своих прав, и зачастую даже не слышали о стандартных вычетах. Поэтому добросовестные работодатели, как правило, еще при устройстве на работу сообщают им о такой возможности и помогают составить заявление. А затем в начале каждого года напоминают о том, что необходимо написать заявление на новый год. В случае если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты налогоплательщику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, то по окончании налогового периода (года) на основании налоговой декларации и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговая инспекция произведет перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов в размерах, предусмотренных статьей ст. 218 НК РФ. Стоит отметить, что согласно Налоговому кодексу в ряде случаев стандартный вычет на ребенка может производиться в ДВОЙНОМ размере (то есть в сумме 2 000 рублей). Право на такой вычет получает родитель, чей ребенок в возрасте до 18 лет является инвалидом, а также в случае, если учащийся очной формы обучения, аспирант, ординатор, студент в возрасте до 24-х лет является инвалидом I или II группы. Кроме этого, налоговый вычет в двойном размере предоставляется единственному родителю (опекуну, попечителю). Ни налоговое, ни семейное законодательство не содержат определения «единственный родитель», а следовательно, нет информации о том, в каких случаях родители признаются единственными. 44 Согласно Письму ФНС РФ от 17 .09.2009 N ШС-22-3/7 21 понятие «единственный родитель» означает отсутствие второго родителя у ребенка. Таким образом, право на получение стандартного налогового вычета в двойном размере имеют родители, признаваемые единственными в следующих случаях: • мать, если ребенок рожден вне брака и отцовство не установлено (т.е. в свидетельстве о рождении ребенка отсутствует запись об отце); • приемный отец, который на момент усыновления (удочерения) не состоит в браке; • опекун, попечитель, воспитывающий детей без матери; • один из родителей умер; • один из родителей признан безвестно отсутствующим. Заметим, что отсутствие зарегистрированного брака между родителями, а также лишение одного из родителей родительских прав не означает отсутствие у ребенка второго родителя. Поэтому в этом случае двойной вычет не используется. Двойной вычет предоставляется на основании письменного заявления и документов, которые будут подтверждать право на данный вычет. Если единственный родитель вступит в брак, то он теряет право на двойной вычет, и со следующего месяца вычет ему будет предоставляться в одинарном размере (1000 рублей). Последний случай, при котором вычет на ребенка может производиться в двойном размере — это отказ от вычета одного родителя в пользу другого. Например, мать может получать вычет в размере 2 000 рублей, если отец откажется от получения своего вычета на основании заявления. На этом закончим говорить о вычетах. Напомним, что при расчете налоговой базы по НДФЛ их нужно вычитать из доходов работника: 45 После того как налоговая база будет определена, можно рассчитать размер налога. Для этого надо налогооблагаемую сумму зарплаты умножить на 13%. Сейчас мы привели элементарный расчет суммы НДФЛ. Такая формула будет применяться только в первом месяце календарного года (январе). А вот во всех остальных месяцах расчет будет немного объемнее. Это связано с тем, что согласно п. 3 ст. 226 Налогового кодекса организации должны рассчитывать сумму НДФЛ нарастающим итогом с начала года (по итогам каждого месяца). То есть с учетом налога, удержанного в предыдущие месяцы. Давайте поэтапно рассмотрим, как это надо делать. 1 ЭТАП. В конце месяца нужно определить налоговую базу нарастающим итогом с начала года. 2 ЭТАП. Исходя из размера налоговой базы, полученной с начала года, надо рассчитать общую сумму налога, которую организация должна уплатить с начала года. 3 ЭТАП. Определить сумму налога на доходы физических лиц, которую необходимо удержать в соответствующем месяце. При этом учтите, что сумма налога на доходы физических лиц определяется в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля (п. 4 ст. 225 НК РФ). 46 Вот три этапа, которые необходимо выполнить для расчета суммы НДФЛ. Все эти действия нужно делать ежемесячно и по каждому сотруднику в отдельности. ПРИМЕР 12 С начала 2011 года по апрель этого же года (включительно) главный инженер Иванов получил доход в размере: - за январь — 25 000 рублей; - за февраль — 23 000 рублей; - за март — 22 000 рублей; - за апрель — 24 500 рублей. Иванов имеет одного ребенка в возрасте 4-х лет. В начале года он предоставил в бухгалтерию заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов и копию свидетельства о рождении ребенка. Необходимо рассчитать сумму НДФЛ за апрель нарастающим итогом с начала года. 1. Первым делом бухгалтер суммирует доход сотрудника за все прошедшие месяцы (с января по апрель включительно). В нашем случае он равен 94 500 рублей. После этого необходимо разобраться с вычетами. У Иванова их два: один — на себя в размере 400 рублей, второй — на ребенка в размере 1 000 рублей. Вычет в 400 рублей может быть использован только один раз (в январе), так как в следующем месяце доход сотрудника уже превысит 40 000 рублей, а вот вычет на ребенка должен применяться в течение всех четырех месяцев. Используя эти данные, рассчитаем налоговую базу с января по апрель включительно: 94 500 — 400 — (1 000 х 4) = 90 100 рублей 2. Далее нужно определить общий размер налога на доходы физических лиц за четыре месяца (январь, февраль, март, апрель). Эта сумма рассчитывается исходя из налоговой базы, исчисленной на этапе 1. 90 100 х 13% = 11 7 13 рублей 47 3. Завершающим шагом является определение суммы налога, которую нужно удержать за расчетный месяц (апрель). Для этого нужно из суммы НДФЛ, рассчитанной за четыре месяца (с января по апрель), вычесть сумму, которая на данный момент фактически удержана (с января по март включительно). Первое значение нам уже известно. Это 11 7 13 рублей. А второе сейчас рассчитаем. Налоговая база (январь — март) = 7 0 000 — 400 — (1 000 х 3) = 66 600 рублей НДФЛ (январь — март) = 66 600 х 13% = 8 658 рублей Обращаем внимание, что организации не нужно будет каждый раз рассчитывать размер НДФЛ с начала года по месяц, предшествующий расчетному. Эту сумму она будет брать из специальных документов. Теперь все необходимые данные для определения размера НДФЛ за апрель есть, поэтому можно приступать к расчету. НДФЛ (апрель) = 11 7 13 — 8 658 = 3 055 рублей Именно эту сумму нужно удержать из зарплаты сотрудника. Надеемся, что вы разобрались с правилами расчета НДФЛ нарастающим итогом с начала года. В них нет ничего сложного. Далее на страницах нашего курса мы не будем в каждом примере рассчитывать НДФЛ с начала года — это займет слишком много времени. Во всех примерах мы будем считать налог только за один конкретный месяц (то есть просто умножать налоговую базу на 13%), что с точки зрения законодательства не очень правильно, но в учебных целях мы позволим себе такую вольность. Тем более, принцип расчета очень похож. В обоих случаях нужно определять доход сотрудника и размер налоговых вычетов, рассчитывать налоговую базу, умножать ее на ставку налога. Только в одном случае расчеты следует вести по всем месяцам с начала года, а в другом — за один конкретный месяц. Но для себя запомните, в реальной жизни организации придется рас48 считывать НДФЛ исключительно нарастающим итогом с начала года, то есть так, как мы показали в примере12. Прочие удержания Удержанием называют сумму, которая уменьшает заработок сотрудника. Налог — это всего один вид удержаний, который может встречаться в организации. В Трудовом кодексе предусмотрено много других удержаний. Давайте поговорим о них. На практике часто бывают ситуации, когда у работника имеется задолженность перед предприятием. В некоторых случаях данная задолженность может быть удержана из заработка сотрудника. Согласно статье 137 ТК РФ к таким случаям относятся удержания: • для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; • для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность; • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае невыполнения работником норм труда; • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска1. Удержать суммы неотработанного аванса, невозвращенного аванса или излишне перечисленной заработной платы предприятие может при условии, что работник не оспаривает эту сумму. Причем решение об удержании должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. Именно этот срок отводится для добровольного возврата сотрудником суммы задолженности. В противном случае работодатель не имеет права 1 Об отпусках мы подробно поговорим в лекции 2 на странице 37. 49 самостоятельно взыскать эти суммы, и данный вопрос нужно будет решать уже с привлечением судебных органов. Но помимо тех удержаний, которые перечислены в статье 137 ТК РФ, имеются и другие. Это: • удержания за материальный ущерб, который причинил работник; • удержания алиментов1. Отдельно нужно отметить такой вид материального ущерба, как брак. Браком считается продукция, технические показатели которой не соответствуют установленным стандартам или техническим условиям и которая не может быть использована по своему прямому назначению. Если брак произошел по вине работника, то сумма полученного ущерба также может быть удержана у него из зарплаты. Заметьте, все удержания, которые нужно вычесть из заработка работника должны быть отражены в Расчетной ведомости. Для указания этих сумм в ведомости отведены графы 13–15. Они объединены общим заголовком «Удержано и зачтено, руб.» (см. страницу 26 Приложения). Итак, мы вкратце ознакомили вас с основными видами удержаний из заработной платы. Теперь давайте перейдем к проводкам, которыми нужно отражать такие удержания. Проводки по удержаниям из заработной платы Начнем, пожалуй, с проводки по начислению налога на доходы физических лиц. Она вам должна быть уже знакома. Выглядит эта проводка так: Кредит 68/1 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — Дебет 7 0 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Данная проводка делается ежемесячно в обязательном порядке. Первичным документом для нее будет Налоговая карточка. 1 Алименты – это денежные средства, которые один из родителей должен регулярно выплачивать на содержание несовершеннолетних детей или совершеннолетних нетрудоспособных членов семьи. 50 Если НДФЛ удерживается из заработной платы сотрудника, который не числится в штате организации, то проводка будет: Кредит 68/1 — Дебет 7 6. Для отражения уплаты налога на доходы физических лиц нужно использовать проводку: Кредит 51 — Дебет 68/1. Первичным документом в этом случае будет Платежное поручение. Но как мы уже говорили, помимо налога есть другие виды удержаний. Они могут быть, а могут и не быть. То есть проводки для таких удержаний будут делаться не периодически, а только в тот момент, когда они будут возникать. Если сотрудник причинит организации какой-то материальный ущерб, то сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным работником, нужно отразить проводкой: Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Дебет 7 3 субсчет «Расчеты за материальный ущерб». Удержание суммы материального ущерба из заработной платы будет производиться записью: Кредит 7 3 субсчет «Расчеты за материальный ущерб» — Дебет 7 0. Следующее, о чем мы скажем — это удержания за произведенный работником брак. На счетах такое удержание следует отражать проводкой: Кредит 28 «Брак в производстве» — Дебет 7 0. Основанием для составления данной проводки будет Приказ руководителя и Бухгалтерская справка-расчет. Последний вид удержаний — это алименты. Они удерживаются из зарплаты работника проводкой: Кредит 7 6 субсчет «Расчеты по алиментам» — Дебет 7 0. Основанием для этой проводки является Бухгалтерская справка-расчет и исполнительный лист. После того как вы сделаете все необходимые удержания, на счете 70 у вас сформируется чистая заработная плата сотрудников. То есть та сумма, которую нужно выплатить работникам. 51 В завершение скажем, что все удержанные из зарплаты суммы организация помимо Расчетной ведомости должна указать еще в одном документе — Расчетном листке. Расскажем о нем подробнее. Расчетный листок В Трудовом кодексе РФ (ст. 136) сказано: «работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате». А раз это утверждено законом как строгое правило, то ослушаться организации не имеют права. В случае если это требование не будет выполняться, организация может быть привлечена в административной ответственности в соответствии с ч. 1, ст. 5.27 КоАП РФ. Для того чтобы сообщать работнику о размере его заработка, предприятия используют специальный документ — Расчетный листок. Стандартной формы этого документа нет. Согласно части 2 статьи 136 Трудового кодекса форму Расчетного листка утверждает работодатель. При этом он должен принимать во внимание мнение представительного органа работников (при наличии такого)1. Если представительный орган в организации есть, то в документе об утверждении формы Расчетного листка указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол N... от...». Если представительный орган не создан, то делается следующая запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан». 1 Им может быть как профсоюзная организация (часть 3 статьи 37 ТК РФ), так и другие выбранные работниками представители (часть 2 статьи 31 ТК РФ). Профсоюз - добровольное общественное объединение граждан, связанных общими производственными, профессиональными интересами по роду их деятельности, создаваемое в целях представительства и защиты их социально-трудовых прав и интересов. 52 Обычно форма Расчетного листка утверждается внутренними распорядительными документами — Приказом, Распоряжением руководителя. Несмотря на вседозволенность в разработке формы Расчетного листа, Трудовой кодекс дает работодателю подсказку о том, что должно быть отражено в Расчетном листке: • составные части зарплаты; • размер зарплаты и основания удержаний; • общая сумма, подлежащая выплате. • Помимо этого в Расчетном листке обычно указывают: • фамилию, имя, отчество работника; • табельный номер; • наименование структурного подразделения; • должность; • расчетный период; • отметку о наличии задолженности по зарплате работодателя перед работником за предыдущий период; • размер выплаченного аванса и т. п. Как правило, Расчетный листок составляется в виде таблицы. Примерный образец Расчетного листка мы привели в качестве приложения к «Положению об оплате труда и материальном стимулировании» на странице 14. Внимательно посмотрите его и проанализируйте каждую цифру, разберитесь, откуда она появилась в той или иной строке. Как вы уже догадались, Расчетным листок называется по той причине, что в нем содержатся все расчеты, связанные с заработком сотрудника. Как часто работодатель должен выдавать Расчетные листки? Согласно ст. 136 ТК РФ это необходимо делать при выплате зарплаты. Иначе говоря, один раз в месяц, после того, как будет произведен окончательный расчет заработка. Ради справедливости, отметим, что Расчетный листок можно выдавать и чаще, например, два раза месяц. Как правило, это происходит в тех случаях, когда в организации не установлен аванс в фиксированном размере, и его каждый раз приходится рассчитывать. В этом случае бухгалтеру придется делать в два раза больше работы. 53 Но на наш взгляд, наиболее рационально составлять Расчетный лист один раз по итогам месяца. Это сэкономит время и облегчит работу. Для удобства организация может завести Журнал выдачи Расчетных листков. В нем она будет под роспись регистрировать все листки, выданные работникам. Глава 1.5. Начисления на заработную плату В предыдущей главе «Удержания из зарплаты» мы говорили о налоге на доходы физических лиц, то есть о налоге, который уменьшает размер заработной платы. Этот налог платится за счет средств самого сотрудника. Сейчас мы уделим внимание совсем другим платежам. Их работодатель перечисляет за счет собственных средств. Это страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. Такие отчисления, также как и НДФЛ, являются обязательными при выплате заработной платы. Страховые взносы во внебюджетные фонды Основным документом, регулирующим порядок исчисления и уплаты страховых взносов, является Федеральный закон от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», вступивший в силу с 1 января 2010 г. Согласно статье 5 этого закона платить страховые взносы должны: • лица, производящие выплаты физическим лицам. К ним относятся организации, индивидуальные предприниматели, физические лица; • лица, не производящие выплаты физическим лицам. Это индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой. Из всех плательщиков нас будут интересовать только организации. 54 Что же они должны облагать страховыми взносами? Начисленную заработную плату своих работников и иные вознаграждения. Но не все подряд. Например, не нужно облагать страховыми взносами пособия по безработице; компенсационные выплаты, связанные с оплатой коммунальных услуг; материальную помощь родителям при рождении ребенка и т. д. Перечень таких исключений весьма велик. Ознакомиться с ним можно в статье 9 Федерального закона от 24.07 .2009 г. N 212-ФЗ. Теперь поговорим о размерах страховых взносов. Осуществлять отчисления организации придется сразу по трем направлениям: в Пенсионный фонд (ПФ), в Фонд социального страхования (ФСС РФ) и в Фонд обязательного медицинского страхования (ОМС). Для каждого из этих фондов законодательством установлен определенный тариф, исходя из которого рассчитывается сумма взноса. Так, в 2011 году страховые взносы должны уплачиваться в следующих размерах: Таблица 1.2. Тарифы страховых взносов на 2011 год Фонды обязательного медицинского страхования Фонд Федеральный Пенсионный социального Территориальные фонды фонд фонд РФ страхования обязательного обязательного РФ медицинского медицинского страхования страхования 26% 2,9% 3,1% 2% Общая сумма страховых взносов, которую организация должна перечислить в фонды в 2011 году, составляет 34%. Статьей 12 закона N 212-ФЗ так же утверждены тарифы по страховым взносам на 2012 год. В будущем году их общая сумма по-прежнему составит 34%, а вот порядок распределения этих процентов между фондами будет немного иной. Таблица 1.3. Тарифы страховых взносов на 2012 год Фонды обязательного медицинского страхования Фонд Федеральный Пенсионный социального фонд Территориальные фонды фонд РФ страхования обязательного обязательного РФ медицинского страхования медицинского страхования 26% 2,9% 5,1% 0% 55 Как видите, начиная с 2012 года, из страховых взносов в фонды медицинского страхования останутся только взносы в ФФОМС. Это изменит механизм финансирования нашей медицины. Отдельно нужно отметить тариф страховых взносов в Пенсионный фонд. И в 2011, и в 2012 годах он составляет 26%. В зависимости от возраста сотрудника, на доходы которого начисляются взносы, этот тариф может делиться на две части: страховую (20%) и накопительную (6%). Таблица 1.4. Деление пенсионных отчислений в 2011, 2012 годах На финансирование Тариф страховой части страхового трудовой пенсии взноса для лиц для лиц в Пенсионный 1966 г. 1967 г. фонд РФ рождения рождения и старше и моложе 26% 26% 20% На финансирование накопительной части трудовой пенсии для лиц 1967 г. рождения и моложе 6% Например, если сотрудник был рожден в 1969 году, то в Пенсионный фонд организации придется платить два отчисления в размере 20% и 6%. Если же год рождения работника, предположим, 1965, то платеж будет один — в размере 26%. Теперь давайте выясним, как нужно рассчитывать сумму платежа в каждый фонд. Сразу скажем, что исчислять страховые взносы надо ЕЖЕМЕСЯЧНО нарастающим итогом с начала года. Сумма, которая получится по итогам месяца, будет называться обязательным ежемесячным платежом. Рассчитывать размер таких платежей нужно отдельно по каждому сотруднику. Рассмотрим пошагово, как это правильно делать. 1 ЭТАП. По итогам месяца надо определить базу для исчисления страховых взносов с начала года по месяц, за который производится расчет взносов. 56 Обратите внимание, базу для каждого фонда необходимо рассчитывать отдельно. Это связано с тем, что некоторые выплаты могут не облагаться каким-либо видом страховых взносов. Например, вознаграждения по договору авторского заказа не облагаются взносами в ФСС, в то время как при расчете базы в ФОМС и ПФ такие вознаграждения подлежат обложению. По этой причине базы по страховым взносам для каждого фонда могут различаться. 2 ЭТАП. Исходя из размера базы, рассчитанной на первом этапе, нужно определить сумму взносов, которую организация должна уплатить за период с начала года до конца расчетного месяца. Согласно действующему законодательству сумму взносов тоже надо рассчитывать отдельно в каждый внебюджетный фонд: ПФ, ФСС, ФФОМС, ТФОМС. При этом в формулу следует подставлять тариф того фонда, для которого ведется расчет. 3 ЭТАП. Рассчитать размер ежемесячного обязательного платежа, который необходимо по итогам месяца уплатить в бюджет соответствующего внебюджетного фонда. Вот и все расчеты. Проделывать их нужно в конце каждого месяца. ПРИМЕР 12 (продолжение) Продолжим рассматривать пример 12 со страницы 47. Только в этот раз нарастающим итогом с начала года будем рассчитывать не НДФЛ, а сумму страховых взносов. Напомним условие примера. С начала 2011 года по апрель этого же года (включительно) главный инженер Иванов получал доход в размере: - за январь — 25 000 рублей; - за февраль — 23 000 рублей; - за март — 22 000 рублей; - за апрель — 24 500 рублей. 57 Нам необходимо рассчитать сумму взносов за апрель. 1. Определяем сумму выплат сотруднику с начала года до конца месяца, за который будет производиться расчет (январь — апрель включительно). Для этого нужно сложить доход работника за указанные месяцы. Он равен 94 500 рублей. Предположим, что в составе выплат Иванову нет сумм, которые не облагаются взносами. Следовательно, размер базы для исчисления страховых взносов с начала года по апрель составит 94 500 рублей (94 500 — 0). В нашем случае база для каждого из фондов будет оставаться одинаковой. 2. Теперь рассчитаем размер взносов в каждый фонд. При этом отметим, что сумма, подлежащая перечислению в государственные внебюджетные фонды, определяется в полных рублях. Сумма взносов менее 50 копеек отбрасывается, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля. • в Фонд социального страхования (ФСС): 94 500 х 2,9% = 2 741 рубль; • в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС): 94 500 х 3,1% = 2 930 рублей; • в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования (ТФОМС): 94 500 х 2% = 1 890 рублей. Что касается Пенсионного фонда, то прежде чем рассчитать сумму платежа нужно сначала решить: делить отчисления на 6% и 20% или они в полном объеме (26%) будут отнесены на финансирование страховой части трудовой пенсии. Для этого нужно знать год рождения сотрудника. Предположим, что у Иванова это 1965 год. Следовательно, распределять взносы на трудовую и накопительную части пенсии не нужно (см. таблицу 1.4). Размер отчислений составит 26%: • в Пенсионный фонд (ПФ): 94 500 х 26% = 24 57 0 рублей. Все полученные суммы — это отчисления во внебюджетные фонды, рассчитанные нарастающим итогом с начала года. Иначе говоря, это суммы, которые организация должна уплатить в фонды с января по апрель (включительно). 58 3. Далее нужно из полученных сумм вычесть отчисления, которые уже были фактически уплачены в фонды. Это суммы за период с января по март. Эти данные можно взять из специального документа — Индивидуальной карточки (о ней мы расскажем далее). Но так как сейчас у нас нет такой карточки, давайте сами определим размер уже уплаченных отчислений за предыдущие месяцы (с января по март включительно). База (январь — март) равна 7 0 000 рублей для всех фондов. ФСС (январь — март) = 7 0 000 х 2,9% = 2 030 рублей; ФФОМС (январь — март) = 7 0 000 х 3,1% = 2 17 0 рублей; ТФОМС (январь — март) = 7 0 000 х 2% = 1 400 рублей. ПФ (январь — март) = 7 0 000 х 26% = 18 200 рублей. Теперь все необходимые данные для расчета ежемесячного обязательно платежа (за апрель) у нас есть, поэтому можно определить сумму, которая по итогам месяца должна быть уплачена в каждый из фондов. Обязательный платеж в ФСС: 2 7 41 — 2 030 = 7 11 рублей Обязательный платеж в ФФОМС: 2 930 — 2 17 0 = 7 60 рублей Обязательный платеж в ТФОМС: 1 890 — 1 400 = 490 рублей Обязательный платеж в ПФ (26%): 24 57 0 — 18 200 = 6 37 0 рублей На этом расчет отчислений завершен. Подобные вычисления нужно будет проделать по каждому сотруднику организации. В дальнейшем на страницах курса мы не станем так подробно рассчитывать суммы отчислений по страховым взносам. В последующих примерах мы будем определять размер взносов не с начала года, а за один месяц. То есть путем умножения зарплаты работника на тариф. Так будет и быстрее, и понятнее. Но запомните, что в реальной жизни организации каждый ме59 сяц нужно будет определять сумму нарастающим итогом сначала года. Это закон и с ним не поспоришь. Следующее что, вам необходимо знать при расчете отчислений в фонды — это то, что база для исчисления страховых взносов имеет определенный предел. Согласно ст. 8 закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ общая сумма базы в отношении каждого работника не должна превышать 415 000 рублей нарастающим итогом с начала расчетного периода. Если база окажется больше установленной величины, то сумма, превышающая 415 000 рублей, не будет облагаться страховыми взносами. Однако в той же статье закона говорится, что указанный размер базы не постоянен. С 1 января каждого года он должен индексироваться с учетом роста средней заработной платы в Российской Федерации. Определять и устанавливать «новый» предел будет Правительство РФ. 1 января 2011 года величина базы уже была проиндексирована и в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.11.2010 N 933 составила 463 000 рублей. Таким образом, получается, что пока сумма заработка у работника в 2011 году не превысит 463 000 рублей, сумма отчислений будет составлять 34%, а начиная с месяца, следующего за месяцем превышения — 0%. Рассмотрим это на примере. ПРИМЕР 12 (продолжение) Продолжим рассматривать пример с работником Ивановым, доходы которого мы облагали страховыми взносами. Напомним, что за четыре месяца (с января по апрель включительно) база для исчисления страховых взносов с начала года составила 94 500 рублей: Месяц январь февраль март апрель Зарплата 25 000 23 000 22 000 24 500 60 База с начала года 25 000 40 000 7 0 000 94 500 За это время размер базы ни в одном месяце не превысил порог в 463 000 рублей, поэтому мы в предыдущем примере производили расчет страховых взносов в обычном порядке. Если в следующих месяцах Иванов будет получать примерно такую же зарплату, то до конца года база для начисления страховых взносов так и не превысит установленный предел, и бухгалтеру организации придется ежемесячно рассчитывать отчисления в фонды. Теперь давайте представим, что с мая зарплата Иванова существенно увеличилась. Как в таком случае будут рассчитываться страховые взносы? Давайте посмотрим. Месяц май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь Зарплата 60 000 65 500 61 000 65 000 68 000 66 000 62 000 60 500 База с начала года 150 500 220 000 281 000 346 000 414 000 480 000 542 000 602 500 По данным таблицы видно, что с мая по сентябрь включительно база для исчисления страховых взносов не превысила 463 000 рублей. В эти месяцы расчет страховых взносов нужно вести по стандартной схеме. А вот в октябре база стала больше установленного предела на 17 000 рублей (480 000 > 463 000). Согласно действующему законодательству в этом месяце придется рассчитывать размер страховых взносов не со всей суммы, а только с той ее части, которая не превышает установленный предел, то есть исходя из 463 000 рублей. Что касается суммы превышения (17 000), то она облагаться взносами не будет. В оставшиеся месяцы (в ноябре и декабре) начислять страховые взносы Иванову не нужно. Обратите внимание, если в течение календарного года работник трудится в нескольких организациях, то база для начисления страховых взносов для него должна определяться отдельно каждой организацией. То есть без учета выплат, полученных сотрудником в других организациях. 61 Теперь скажем несколько слов об уплате страховых взносов. Суммы ежемесячных платежей по таким взносам нужно перечислять отдельными платежными поручениями, которые направляются в каждый из фондов: в ПФ, в ФСС, ФФОМС и ТФОМС. Таким образом, получается, что для уплаты страховых взносов бухгалтеру нужно будет оформить четыре платежных поручения. А в случае, когда взносы в Пенсионный фонд осуществляются в двух направлениях (на страховую и накопительную части трудовой пенсии), то пять поручений. Вот мы и познакомили вас со страховыми взносами. Ну, а сейчас давайте поговорим о еще одном виде начислений на заработную плату. Это взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Страховые взносы от несчастных случаев и профессиональных заболеваний Взносы от несчастных случаев организация должна перечислять в Фонд социального страхования. Делать это она будет, как и в предыдущем случае, за счет собственных средств. Однако сразу отметим, что действие Федерального закона N 212-ФЗ, который регламентирует правила работы со страховыми взносами, не распространяется на взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Эти взносы начисляются обособленно и порядок работы с ними прописан в другом законодательном акте — это Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». В статье 5 данного закона сказано, что «обязательному социальному страхованию от несчастных случаев… подлежат физические лица, выполняющие работу на основании Трудового договора». А это значит, что любое предприятие, которое заключает со своими рабочими Трудовой договор, должно будет перечислять взносы от несчастных случаев. Платить такие взносы нужно и за тех работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Но делать это 62 нужно только в том случае, если согласно данному договору организация уплачивает на этих сотрудников страховые взносы1. Исходя из сказанного выше, получаем, что если с работником не заключен Трудовой или гражданско-правовой договор, то платить взносы от несчастных случаев за него не нужно. Теперь определимся, с какой суммы должны высчитываться страховые взносы. Согласно статье 20.1 закона N 125-ФЗ базой для начисления страховых взносов является сумма начисленной работникам заработной платы и иных вознаграждений за исключением тех сумм, которые не подлежат обложению. Так, например, не облагаются взносами от несчастных случаев пособия по безработице; компенсационные выплаты, связанные с бесплатным предоставлением жилых помещений; материальная помощь в связи со стихийным бедствием. Весь список таких сумм приведен в ст. 20.2 указанного закона. Что касается размера ежемесячного страхового взноса, то он будет зависеть от того, чем занимается предприятие. Дело в том, что все виды деятельности организаций в зависимости от их уровня опасности распределены по классам профессионального риска. Всего таких классов 32. Для каждого из них установлен специальный страховой тариф, размер которого определяется Правительством РФ. На 2011 год такие тарифы утверждены Федеральным законом от 08.12.2010 N 331-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов». Текст данного закона мы разместили в Приложении на страницах 28-30. Следом за ним расположен закон, содержащий перечень всех классов профессионального риска. Ознакомьтесь с этими двумя документами. 1 Гражданско-правовой договор – это соглашение двух или нескольких лиц (как правило, работодателя и работника) об установлении определенных прав и обязанностей. Обычно такой договор заключается при выполнении работником какого-то разового задания. Особенностью гражданско-правового договора является то, что в зависимости от условий, прописанных в нем, организация может либо оплачивать, либо не оплачивать время простоя, отпуск, страховые взносы и т. п. 63 Как видите, в приведенных законах не сообщается о том, какие виды деятельности, к какому классу относятся. Эта информация указана в «Классификации видов экономической деятельности по классам профессионального риска», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 18.12.2006 N 857 . Данная классификация весьма объемна (примерно 70 страниц), поэтому в рамках нашего курса мы не можем привести ее полностью. Да и незачем. В реальной жизни вам не нужно будет постоянно иметь под рукой весь этот перечень. Достаточно всего один раз посмотреть в него, и потом вы уже будете знать, к какой группе профессионального риска относится деятельность вашей организации. Однако самостоятельно присвоить себе класс профессионального риска организация не может. Это должен сделать Фонд социального страхования. Свое решение фонд оформит в виде Уведомления, в котором и укажет установленный организации класс профриска, а также величину страхового тарифа. Такое Уведомление организация будет получать в начале каждого года. На основании установленного тарифа организация в течение года будет рассчитывать сумму ежемесячных взносов: Обратите внимание, что данный вид страхового взноса организация рассчитывает исходя из общей суммы заработной платы, которая была начислена работникам за месяц (за исключением выплат, которые не подлежат обложению), а не из зарплаты каждого сотрудника. Причем в расчет нужно брать заработок только тех работников, с которыми заключен Трудовой договор или гражданско-правовой договор (в соответствии с которым организация должна уплачивать страховые взносы). Например, если за месяц начисленная зарплата всех сотрудников составит 800 000 рублей, то взносы в Фонд соцстраха при тарифе 0,5% будут равны: 800 000 х 0,005 = 4 000 рублей. 64 Отдельно нужно сказать о том, что Фондом социального страхования может быть принято решение о назначении скидки или надбавки к установленному страховому тарифу. Например, в связи с уменьшением (или увеличением) числа несчастных случаев. Скидка будет делать размер тарифа меньше, а надбавка, наоборот, увеличивать его. Размер скидки (или надбавки) устанавливается в процентах и не может превышать 40% страхового тарифа, утвержденного для соответствующего класса профессионального риска. В случае, когда организации установлен такой «особый» тариф, его необходимо учитывать при расчете взноса. При этом размер скидки нужно вычесть из основного тарифа, а размер надбавки — прибавить. Рассмотрим небольшой пример. ПРИМЕР 13 ОАО «Колпак» занимается розничной торговлей головными уборами. Этот вид деятельности относится к I классу профессионального риска, которому соответствует страховой тариф в размере 0,2%. За март организация начислила своим работникам зарплату на сумму 1 500 000 рублей. Нужно рассчитать ежемесячный страховой взнос в ФСС, при условии, что к страховому тарифу установлена скидка в размере 20%. Для начала надо определить «новую» ставку с учетом скидки. Она составит: 0,2% — 0,2% х 20% = 0,16% Теперь расчет страхового взноса нужно вести исходя из ставки со скидкой: 1 500 000 х 0,16% = 2 400 рублей. Полученная сумма — это и есть размер платежа в Фонд соцстраха, который организация должна будет уплатить по итогам месяца. 65 Перечислять страховой взнос от несчастных случаев нужно отдельным платежным поручением. Теперь, когда вы знаете, как начисляются страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, давайте выясним, для чего их уплачивают. Делается это для того, чтобы немного защитить своего сотрудника. Например, в связи с несчастным случаем работник организации Носов поломал руку. По этой причине он не может работать, то есть является временно нетрудоспособным. Так как авария произошла на производстве, то организация должна будет выплачивать Носову пособие по временной нетрудоспособности. Осуществлять данные платежи придется в течение всего периода болезни до полного выздоровления работника (ст. 9 закона N 125-ФЗ). Размер пособия по нетрудоспособности должен составлять 100% от среднего заработка Носова. Выплата таких пособий будет полностью компенсироваться организации за счет средств Фонда социального страхования. На этом мы закончим разбираться со страховыми взносами от несчастных случаев. Надеемся, что теперь у вас не возникнет вопросов по их исчислению. Проводки по страховым взносам, начисленным на зарплату Для отражения сумм страховых взносов в Плане счетов предназначен счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». В инструкции к Плану счетов сообщается, что указанный счет используется для обобщения данных о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации. На схеме Аксенова 69-й счет у нас разбит на 3 субсчета: • 69/1 «Расчеты по социальному страхованию»; • 69/2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»; • 69/3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию». Каждый из субсчетов разделен на несколько аналитических счетов (см. рис. 1.4). 66 Рисунок 1.4. Фрагмент схемы Аксенова При наличии у организации расчетов по другим видам социального страхования и обеспечения к счету 69 могут быть открыты дополнительные субсчета. Начисление страховых взносов ВСЕГДА будет отражаться по кредиту счета 69. А вот попадать эта стоимость может в дебет различных счетов. Чаще всего это счет 20 «Основное производство». На схеме Аксенова именно к нему подведены трубки корреспонденции по страховым взносам. На 20-й счет следует относить взносы тех работников, которые непосредственно участвуют в производстве продукции. Если же работник занят выполнением какой-то другой работы, то дебетовая часть проводки для начисления страховых взносов будет иной. Например, когда сотрудник выполняет работы, связанные с приобретением основных средств, взносы нужно списывать на счет 08, а если он занят на вспомогательном производстве, то на счет 23. Обратите внимание на одну закономерность. Сумма страховых взносов вливается в дебет того счета, куда попала сумма начисленной заработной платы. 67 Сумма взносов на страхование от несчастных случаев тоже начисляется из кредита 69-го счета. На схеме Аксенова эту сумму мы отражаем в кредите счета 69/1/2 «Страховые взносы от несчастных случаев». Но при желании организация может открыть дополнительный субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Каким из способов пользоваться не принципиально. Каждая организация отражает эти взносы так, как будет удобно ей. Вливается стоимость взносов на профессиональное страхование на те же счета затрат, что и суммы взносов во внебюджетные фонды: 20 (07 , 08, 10, 20, 23, 25, 26, 29, 44…). Уплата страховых взносов отражается проводкой: Кредит 51 — Дебет 69 — перечислены страховые взносы на заработную плату работников. Это все, что мы хотели сказать о проводках. Думаем, что сложностей с отражением начислений на зарплату у вас возникнуть не должно. Документы по страховым взносам Первым документом, с которым придется столкнуться бухгалтеру при расчете страховых взносов, будет «Карточка индивидуального учета». Именно с нее мы и начнем. Индивидуальная карточка. В статье 15 Федерального закона от 24.07 .2009 N 212-ФЗ сообщается, что организации «обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты». Для этих целей организации используют Карточки индивидуального учета. Унифицированной формы этого документа нет. Но по многочисленным просьбам предприятий Пенсионным фондом и Фондом соцстраха была разработана рекомендуемая форма Карточки. Она приведена в Письме ПФ РФ от 26.01.2010 N АД-30–24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02–03– 08/08–56П. Еще раз подчеркнем, что данная форма носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению. То 68 есть при желании организация вправе вносить в нее изменения. В частности, добавлять, объединять или удалять отдельные графы либо вообще вести учет в иной форме, то есть при помощи самостоятельно разработанного документа. Полное название Карточки, о которой мы говорим, звучит так: «Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых вносов за ___ год». Первое что нужно сказать об этой Карточке — это то, что она оформляется отдельно на каждого сотрудника организации, который получает вознаграждение. Именно поэтому Карточка и называется «индивидуальной». Во-вторых, заводится такая Карточка на один календарный год. В начале следующего года на работника будет оформлена новая Карточка, а прошлогоднюю организации придется хранить в течение 6 лет. Обязанность по заполнению Карточек индивидуального учета лежит на бухгалтере. По итогам каждого месяца он должен отражать во всех Карточках следующую информацию: • суммы всех выплат, начисленных конкретному сотруднику; • суммы, не облагаемые взносами; • базы страховых взносов по всем фондам; • суммы ежемесячных платежей в каждый фонд: в ПФР, ФФОМС ТФОМС, ФСС. Обратите внимание, что все суммы в Карточках указываются сначала помесячно, а затем нарастающим итогом с начала года. Записывать их нужно в рублях и копейках. Заполненный образец Карточки индивидуального учета мы привели в Приложении на странице 31. Ознакомьтесь с ним. Как видите, в нашей Карточке заполнена только часть граф: за октябрь, ноябрь и декабрь. Это связано с тем, что ЗАО «Эверест» начало работать с 1 октября 2011 года и до этого месяца никаких вознаграждений в пользу работника не производило. А раз так, то графы с января по сентябрь в 2011 году должны остаться незаполненными. 69 Напоследок скажем, что взносы от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в Карточке индивидуального учета не учитываются. Однако при желании организация вправе самостоятельно дополнить ее строками для расчета взносов «на травматизм». Отчетность по страховым взносам. Согласно п. 9 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ организации ежеквартально должны предоставлять в органы контроля документы, подтверждающие правильность начисления, полноту и своевременность уплаты страховых взносов. Органами контроля в данном случае является: • Пенсионный фонд в отношении не только пенсионных взносов, но и взносов на обязательное медицинское страхование; • Фонд социального страхования в отношении взносов на обязательное социальное страхование. Отчитываться перед этими фондами предприятиям нужно при помощи специально разработанных для этих целей документов. Для отчета в Пенсионный фонд организация должна использовать Расчет по форме РСВ-1 ПФР1. Форма этого документа утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.11.2009 N 894н. В Фонд соцстраха нужно сдавать другой документ — Расчет по форме 4-ФСС2, который утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 N 156н. В этом же документе организация будет указывать информацию о начисленных страховых взносах от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. 1 Полное название формы РСВ-1 ПФР: «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам». 2 Полное название формы 4-ФСС: «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения». 70 Таким образом, получается, что каждый из указанных Расчетов предназначен для отчетности по двум направлениям: Форма РСВ-1 для: • взносов на обязательное пенсионное страхование; • взносов на обязательное медицинское страхование; • Форма 4-ФСС для: • взносов на обязательное социальное страхование; • взносов на страхование от несчастных случаев. Сразу скажем, что на страницах этого курса мы укажем только общую информацию о формах, предоставляемых в ПФ и ФСС. Начнем с того, что оформлять формы РСВ-1 ПФР и 4-ФСС бухгалтер будет на основании данных из Карточек индивидуального учета. Однако обращаем внимание, что в Карточках суммы страховых взносов указаны в рублях и копейках, а в отчетности их нужно отражать в полных рублях. Округлить суммы взносов бухгалтер может только после того, как будут сложены показатели из всех Карточек. Отдельно данные каждой Карточки округлять нельзя, так как это может привести к искажению информации. При «переводе» в полные рубли сумму страховых взносов менее 50 копеек следует отбрасывать, а сумму 50 копеек и более округлять до полного рубля. Теперь давайте поговорим о сроках сдачи отчетности. Документы по формам РСВ-1 и 4-ФСС следует передавать в фонды 4 раза в год — по итогам каждого квартала. При этом законодательством установлены конкретные даты, до наступления которых это нужно сделать. Так, в Пенсионный фонд организация должна предоставить Расчет не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Иначе говоря, в течение одного месяца и 15 дней после отчетного квартала (см. табл. 1.5). Таблица 1.5. Сроки предоставления отчетности в ПФР в 2011 году Отчетный период Срок предоставления I квартал До 15 мая Полугодие До 15 августа 9 месяцев До 15 ноября Год До 15 февраля следующего года 71 А вот для Фонда социального страхования установлены иные сроки. В этот фонд нужно передать Расчет не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. То есть через 15 дней после окончания квартала (см. табл. 1.6). Таблица 1.6. Сроки предоставления отчетности в ФСС в 2011 году Отчетный период I квартал Полугодие 9 месяцев Год Срок предоставления До 15 апреля До 15 июля До 15 октября До 15 января следующего года Причем, если 15-е число приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то Расчеты в ПФР и ФСС нужно предоставлять не позднее первого рабочего дня, который следует за прошедшим выходным днем. Сравните сроки сдачи отчетности в двух таблицах. Как видите, Расчет в ФСС нужно сдавать на месяц раньше, чем Расчет в ПФР. Почему? Объясняем. Дело в том, что в Фонд социального страхования организации нужно заполнить всего лишь один документ (4-ФСС), а в Пенсионный фонд одновременно с Расчетом (РСВ-1) нужно предоставить еще и сведения отдельно по каждому работнику. Эта информация нужна Пенсионному фонду для ведения так называемого персонифицированного учета. Предоставлять эти сведения нужно по специально разработанным формам: СЗВ-6-1, СЗВ-6–2, АДВ-6–3, АДВ-6–2. На основании данных, указанных в них, Пенсионный фонд в дальнейшем будет рассчитывать размер пенсий работникам. В связи с таким количеством документов, подлежащих сдаче в ПФР, организации отводится больше времени на их оформление. Это все, что мы хотели сказать о документах. Конец первой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: feedback@rfei.ru 72