Документация по командировкам

ЛЕКЦИЯ 26. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО КОМАНДИРОВКАМ Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. 1. Командировочное удостоверение Документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них), является командировочное удостоверение. На данный момент командировочное удостоверение в большинстве организаций отменено. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в удостоверении, поэтому во избежание споров, например, с налоговыми органами, командировочное удостоверение все же следует оформлять. По отметкам в удостоверении (о дне прибытия и дне выбытия) определяется фактическое время пребывания в командировке. Если работник командирован в разные населенные пункты, указанные отметки должны быть сделаны в каждом пункте, а также заверены подписью ответственного должностного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. 1 1 Командировочное удостоверение составляется работником кадровой службы в едином экземпляре по унифицированной форме №Т-10 на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. 2 2 3 3 2. Журнал учета командировочных удостоверений Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. 4 4 Окончание Фамилия, отчество и должность 6 имя, Дата фактическо фактическо го го выбытия прибытия 7 8 Подпись лица, получивше го командировоч 9 3.Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки Согласно Порядку учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в специальном журнале по форме, утвержденной тем же приказом Мииздравсоцразвития России. В нем должны приводиться сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется работник, пункте назначения. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, форма которого утверждена вышеназванным приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. В нем фиксируются сведения о фамилии, имени и отчестве 5 5 работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журналов, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Журналы должны храниться в организации в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. 6 6 4.Предписание о командировании (вызов) Командировки работников в вышестоящие в порядке подчиненности организации осуществляются по предписанию (вызову) руководителя этой организации или по согласованию с ним. 7 7 5. Служебная записка Направление в командировку может основываться на приглашениях независимых и неподчиненных организаций. Это, например, приглашения для участия в семинарах, конференциях, выставках и т. д. Приглашение, как правило, имеет обезличенный характер (фамилия руководителя может быть неизвестна отправителю, директор может быть сменен и т.д.) и предназначается организации в целом. Для дальнейшего (после получения) движения приглашении внутри организации ведется внутренняя служебная переписка: лицо, ответственное за прочтение и анализ поступающей корреспонденции, направляет руководителю организации или руководителю структурного подразделения служебную записку с предложением рассмотреть поступившую информацию и 8 8 принять решение или предложить уже готовое решение на согласование (утверждение). Если приглашение поступило руководителю структурного подразделения, он самостоятельно обращается к руководителю организации с просьбой о направлении работников подразделении на указанное в приглашении предприятие. 6. Служебное задание на командировку Как правило, цель командировки в приказе о направлении в командировку не расписывается. Вместо этого дается отсылка к служебному заданию на командировку. Этот документ составляется по унифицированной форме № Т-10а и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Цель командировки в служебном задании должна быть обозначена наиболее полно. Так, при определении содержания задания (цели) следует определить: особо важные вопросы, которые предстоит решить 9 9 работнику по месту командировки и на которые работник должен обратить первоочередное внимание; конкретные поручения по всем основным вопросам, подлежащим рассмотрению или решению во время встречи; компетенцию каждого работника по решению того или иного вопроса (если заранее известна «повестка дня»); перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, памятная записка, пр.); пределы «раскрытия» и объем информации, разрешенной к передаче во время командировки; перечень объектов, которые подлежат посещению, осмотру командируемым работником; др. Форма № Т-10а содержит поле для отчета о выполнении служебного задания. 10 10 7.Отчет о результатах командировки ОДНОЙ ИЗ целей командировок являются изучение опыта, накопленного в различных сферах деятельности, обобщение этого опыта и внесение обоснованных предложений по возможному ею использованию в практической деятельности организации. Если в командировку направляется группа работников, а задание у них, одно, может составляться коллективный отчет о результатах командировки. Он должен содержать ответы на следующие вопросы; 1) цель командировки; 2) сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в(на) каждом из них); 3) конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки; 4) перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов; 5) реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов; 6) оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов); 7) выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта; 8) другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки. Отчет о результатах командировки коллективным или индивидуальным. может быть За время командировки, при обсуждении технологических вопросов вступали В контакт: с заместителем генерального директора ОАО «Заря» Частиным О. В. главным технологом Семеновой Д.Я., начальником экспериментальной лаборатории Вольным Е.Л., заместителем начальника цеха Панкратовым И.В. Подробно были изучены технологические карты и чертежи продукции, рассмотрены сертификаты качества на поставляемый материал, режимы хранения готовой продукции. Копии документов прилагаются. К технологии производства с нашей стороны претензии не высказывались, однако есть вероятность нарушения режима и условий хранения готовой продукции. В то же время был выявлен конструкторский дефект - не учитывались конструктивные особенности используемого для выпуска продукции оборудования. Внесены изменения в чертежи прибора «Квант», однако выявленные причины не объясняют появление дефекта. Предлагается в кратчайшие сроки провести совместное расследование путем создания двусторонней комиссии в расширенной составе. Необходимо отметить, что со стороны руководства ОАО «Заря» было найдено полнее понимание в необходимости разрешить проблему, Была оказана всесторонняя помощь в работе специалистов.