Бюджет на персонал с нуля:как составить и защитить перед руководством компании

Бюджет на персонал с нуля: как составить и защитить перед руководством компании Тематическое приложение к журналу сентябрь 2012 06 Что включать в ФОТ кроме зарплаты 12 Какими будут расходы на социальные льготы 19 Сколько заплатим за обучение сотрудников 26 Как рассчитать затраты на подбор персонала Учитываем доплаты и надбавки, закладываем расходы на новые должности Включаем в расчеты налоги и минимизируем их законными способами реклама Планируем, кого будем развивать профессионально и личностно Составляем прогноз: сколько новичков придется подбирать и каким образом реклама реклама Составляя бюджет на персонал, Вы планируете работу HR-службы Ведь чтобы рассчитать, сколько придется тратить на работу с персоналом в следующем году, Вы должны сначала понять, а чем, собственно, возглавляемая Вами служба будет заниматься, какие задачи решать. Иначе говоря, Вам нужно по сути составить план ее работы по всем направлениям (подбор, обучение, материальная мотивация – ФОТ) и только после этого приступать к экономическим расчетам – определять, сколько все это будет стоить компании. Но и это еще не все. Есть риск, что, увидев Ваши расчеты, первые лица компании посчитают расходы слишком высокими. Но Вы-то знаете, что это не так! Поэтому подготовьтесь к защите бюджета, попробуйте предвидеть вопросы членов совета директоров, подготовить аргументы (непременно с цифрами!), убедительно доказывающие, что HR-расходы оправданны. Помня обо всем этом, мы готовили это приложение. Каждой статье расходов бюджета посвящен отдельный раздел. В нем есть все необходимые подсказки: что спланировать или спрогнозировать, как делать расчеты, какие показатели использовать, как представить бюджет на персонал руководству и обосновать затраты. В конце каждого раздела – итоговые расчеты по конк­ ретной статье расходов, а в конце приложения – образец всего бюджета на персонал. Хороших Вам планов и достойного бюджета на их реализацию! И помните: проделав эту сложную работу по составлению HR-бюджета, Вы систематизируете свои знания о персонале компании, четче осознаете задачи HR-службы и будете чувствовать себя увереннее, так как получите ясное представление, что делать, какие проблемы решить. Редакция журнала «Директор по персоналу» Содержание Бюджет на персонал с нуля общие рекомендации 4 Что учесть, составляя бюджет на персонал. Несколько простых, но важных советов Фонд оплаты труда 6 Сколько выплатим за год сотрудникам компании? Считаем оклады и доплаты, оцениваем уровень зарплат Что в принципе включать в раздел Уточните, не появились ли новые цели у компании, не собирается ли она расширяться Составьте первичный прогноз бюджета на год, выделив ФОТ Проверяем (а если компания новая – составляем) перечень должностных единиц Как обосновать расходы на ФОТ руководителю компании социальные льготы 12 Чем побаловать персонал? Рассчитайте расходы на соцпакет, используйте законные способы сэкономить на налогах Узнаем о планах: будет ли что-то меняться в работе компании Выясняем, какие льготы наиболее востребованы сотрудниками Прикидываем общую сумму расходов на соцпакет Какие налоги придется платить и как их минимизировать Готовимся обосновать расходы перед руководством Обучение и развитие 19 Планируем затраты на профобучение и личностный рост. Выявите, кого из сотрудников чему конкретно и где учить Определяем, чему именно обучать Решаем, кого обучать Прикидываем расходы Составляем сводную таблицу расходов на обучение Защищаем бюджет на обучение перед руководством Подбор персонала 26 Во что обойдется поиск новых сотрудников. Прикидываем, сколько новичков и как будем подбирать Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать Рассчитываем, как долго придется подбирать разные категории персонала Выбираем подходящие методы поиска Содержание Бюджет на персонал с нуля Считаем расходы на менеджеров по подбору персонала Суммируем все расходы на подбор персонала и формируем бюджет на подбор Защита бюджета перед руководством Корпоративные мероприятия 34 Праздники для всей компании. За какие деньги? Определяем, как часто стоит проводить, на чем сэкономить Подсчитаем, сколько раз будем устраивать праздники и по какому поводу Устанавливаем цели, которые хотим достичь с помощью корпоративных мероприятий Определяем, кто организует мероприятия – HR-служба или сторонние агентства Утверждаем бюджет у руководства образец документа 42 Бюджет на персонал Тематическое приложение к журналу «Директор по персоналу» № 9, 2012 «Бюджет на персонал с нуля» Главный редактор: Леонид Мазурик Редакция: Ольга Богомолова, Ольга Дичева, Людмила Кремнева, Анна Ламонова, Сергей Мошков Дизайнер: Александр Кислов Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-23553 от 03.03.06. Адрес редакции: 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8 Адрес для писем: 127015, г. Москва, а/я 100, «Актион» Учредитель: ЗАО «Актион-Медиа» Генеральный директор: Алексей Стариков Издатель: Анна Васенина Сотрудничество с журналом: заместитель директора по маркетингу Дмитрий Горбачев Размещение рекламы: 8 (495) 660-17-18 Менеджер по печати: Надежда Устинова Оформление подписки: по тел.: 8 (495) 775-77-65, 785-01-13; по факсу: 8 (495) 783-59-90; на сайте: www.HR-director.ru Подписано в печать 27.07.12 Тираж 10 200 экз. Заказ № 13668 Отпечатано в ООО ПО «Периодика» 105005, г. Москва, Гарднеровский пер., д. 3, стр. 4 © «Актион-Медиа», 2012 HR-бюджет Общие рекомендации Что учесть, составляя бюджет на персонал Несколько простых, но важных советов Чтобы планировать будущее, надо знать прошлое. Это фигуральное выражение вполне применимо и к бюджету на персонал, вернее, к самому процессу по его составлению. Совет1. Соберите данные: сколько сотрудников в среднем подбирала компания в предыдущие один-два года. Это нужно для того, чтобы прикинуть, к примеру, сколько Вы потратите на подбор персонала в следующем году. Имея перед глазами сведения за прошлые годы, Вы поймете, когда (в какие периоды или сезоны) наблюдались всплески увольнений и приема персонала, чем они были вызваны. Это поможет Вам прогнозировать, насколько вероятны в будущем ситуации, аналогичные происходившим ранее. Зная это, Вы предусмотрите в бюджете суммы, необходимые для того, чтобы решить возникшие проблемы. Совет 2. Не забывайте закладывать некую сумму на тот случай, если возникнут задачи, о которых ни Вы, ни руководство компании еще не знаете. Предпо- ложим, генеральный директор говорил, что расширять производство и, соответственно, штат не предполагается, а потом вдруг срочно открыл филиал в регионе и HR-служба должна быстро укомплектовать его сотрудниками. А это дополнительные расходы. Совет 3. Внимательно изучите бюджет на персонал за прошлый год. С позиций сегодняшнего дня (когда год, на который составлялся предыдущий бюджет, прошел) оцените, насколько точным был этот документ, в чем отмечались расхождения между планами и реальностью, какие расходы, предусмотренные в нем, устарели или теперь будут неуместными, а какие, напротив, надо добавить. Словом, поработайте над ошибками – составляйте бюджет с учетом тех неудач и недоработок, которые были в прошлом. Совет 4. Взаимодействуйте с бухгалтерией или финансовой службой. Сотруд- ники этих подразделений предоставят Вам данные о прибыли компании (это нужно, чтобы соотнести с ней расходы на персонал, а также планировать систему премирования и доплат), а также точные данные о затратах на ФОТ с учетом налогов. Кроме того, специалисты этих подразделений посоветуют Вам, как минимизировать налоги. 4 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Общие рекомендации Схема. Алгоритм Ваших действий Уточните у руководителя, не планирует ли компания расширяться. Если планирует, определите, сколько новых сотрудников предполагается набрать, и подправьте штатное расписание, заложите расходы на их подбор и адаптацию, учтите их зарплаты в статье бюджета «Фонд оплаты труда», при необходимости – в «Обучении и развитии персонала», а также прибавьте соответствующие суммы в статью расходов «Корпоративные мероприятия». Если расширяться компания не планирует, будут ли какие-либо новые задачи для сотрудников? Например, руководитель компании потребует повысить производительность или эффективность труда. Тогда предстоит пересмотреть систему оплаты, возможно, ввести премии, установить квалификационные разряды и доплаты за них, а специалистам по продажам – гибкую и справедливую систему бонусов. Если на работу компании влияет фактор сезонности, просчитайте, сколько временных сотрудников Вам придется набирать, и запланируйте методы поиска. Сделайте расчет нагрузки на одного менеджера по подбору, чтобы понять, нужно ли вводить еще вакансии рекрутера. Прикиньте сумму расходов на соцпакет. Обязательно учитывайте правила уплаты налога на прибыль, НДФЛ, взносов в Пенсионный фонд, соцстрах и фонд обязательного медицинского страхования. Попросите работников финансовой службы и бухгалтерии помочь Вам в расчетах. Как минимизировать налоги, читайте далее на стр. 12. Определите, каких сотрудников и чему нужно обучать. Если с профессионализмом у них все в норме, то, возможно, есть смысл обучить кого-то работе в команде, умению эффективно использовать рабочее время, а руководителей – лидерству и методам эффективного управления. Подумайте, как сэкономить: заключать договор не с фирмой, а с преподавателем, обзавестить внутренними тренерами из числа специалистов. Если планируете заключать договор с обучающей организацией, выбирайте такую, у которой есть лицензия. Тогда снизите налоги. Подумайте, сколько корпоративных мероприятий организовать. Каким вопросам они будут посвящены, во что они обойдутся компании. Прикиньте, как сэкономить. Например, заказывать event-агентству организацию не всего вечера полностью, а лишь частично. Остальное поручить HR-менеджерам. Составьте смету каждого мероприятия. Предварительно попросите своих подчиненных составить бюджет по направлениям их работы. Ведь Ваши HR-менеджеры отлично знают все тонкости и нюансы, проблемы, которые нужно решить. Затем Вы изучите те варианты бюджета, которые составили Ваши подчиненные, обсудите с ними, внесете необходимые коррективы и сможете собирать данные воедино в один документ. Обязательно предупредите подчиненных, что суммы, которые они предложат заложить в бюджет на персонал, могут быть изменены (исходя из возможностей компании), чтобы это не вызвало у них сильного негатива. www.HR-director.ru 5 HR-бюджет Фонд оплаты труда Сколько выплатим за год сотрудникам компании? Считаем оклады и доплаты, оцениваем уровень зарплат Легко ли выпросить у генерального директора хотя бы одну новую ставку? Вопрос для Вас, конечно же, риторический. Даже если открывается новое подразделение, скажем филиал, и кажется очевидным, что надо выделять деньги на зарплаты сотрудникам, деньги на обслуживающий персонал (водителю, уборщицам) приходится порой просто выбивать. Но подобной проблемы можно избежать, если грамотно составить и утвердить HR-бюджет. Тогда расходы на сотрудников филиала (включая обслуживающий персонал), заранее внесенные в бюджет и утвержденные у руководства, не нужно будет обосновывать, подбирая веские аргументы. Таким образом, статья в бюджете на персонал под названием «Фонд оплаты труда» – это не просто раздел, из которого видно, во сколько обходятся компании ее сотрудники, но и реальный инструмент, облегчающий вашу работу. Что в принципе включать в раздел В понятие «Фонд оплаты труда» входит не только собственно сама зарплата (то, что является ее постоянной частью), но и другие выплаты – например, бонусы или премии по итогам года, переменная часть зарплаты, а также налоги, отчисляемые с этих выплат. 6 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Фонд оплаты труда Чтобы составить раздел, Вам понадобится штатное расписание (чтобы вывести общую сумму зарплаты), а также сведения из бухгалтерии или финансового отдела (о тех же суммах налогов). Уточните, не появились ли новые цели у компании, не собирается ли она расширяться Ведь смысл Ваших расчетов не только в том, чтобы получить представление о размерах затрат на персонал, но и в том, чтобы с помощью оплаты труда направить усилия сотрудников на достижение стратегических целей компании. Узнайте, есть ли четко сформулированные и согласованные внутри компании цели на ближайшее время. Куда следует направить человеческие и временные ресурсы? Побеседуйте с генеральным директором и линейными менеджерами. Если, к примеру, Вы узнаете, что компания собирается расширяться (открыть новые подразделения под новые проекты, филиалы), то это означает для вас, что в разделе «Фонд оплаты труда» нужно предусмотреть дополнительные расходы на зарплату тем, кто займет новые вакансии. Кроме того, придется включить в бюджет и расходы на найм, адаптацию и обучение (при необходимости) новых сотрудников, мероприятия по командообразованию, а для менеджеров – бонусы за успешно реализованные новые проекты, за увеличение прибыли. Чем ниже рейтинг компании, тем выше должны быть зарплаты Не забывайте, что зарплатные претензии сотрудников формируются в совокупности с таким фактором как бренд компании. Чем ниже рейтинг компании, тем выше ей нужно устанавливать зарплату, когда речь идет о привлечении действительно профессиональных сотрудников. Если же у компании хороший бренд, то ей не обязательно предлагать оклады, сопоставимые с самой высокой планкой на рынке. Пример Руководство компании говорит о том, что нужно увеличить объем работ подразделения на 20 %. В переводе на персонал (исходя из производительности имеющихся сотрудников) это означает, что нужно будет ввести пять новых должностей в штат, а соответственно, запланировать выплаты в разделе ФОТ. Но специфика работы компании такова, что возникает цепочка: для привлечения заказчиков нужен хороший менеджер проектов, которому понадобится один инженер, а инженеру в свою очередь – три монтажника. Итоговую цифру выплат этим специалистам лучше всего обсудить с экономистом или главным бухгалтером, так как в году еще может быть индексация зарплаты (примерно на 6 %). Так вы получите фактические цифры, которые можно представить генеральному директору. Если же компания не планирует расширяться, но намерена добиваться повышения эффективности труда, то HR-службе придется сосредоточиться на вопросах, связанных с механизмами повышения зарплат, оценкой персонала, программами по развитию профессиональных навыков, оптимизации бизнес-процессов. Предусмотрите доплаты сотрудникам за степень, квалификацию, разряд. Раздел ФОТ вы формируете еще и для того, чтобы видеть, насколько высоки или низки доходы у ваших сотрудников, соответствуют ли уровню, диктуемому рынком. Выплаты сотрудникам – часть системы материальной мотивации. Возможно, вы поймете, что пора индексировать зарплаты. А если пора, то как – всем www.HR-director.ru 7 HR-бюджет Фонд оплаты труда Внимание! Социальные пособия, полученные работающими из государственных и негосударственных внебюджетных фондов, не включаются в фонд оплаты труда. сотрудникам, применяя усредненный процент, либо выборочно только самым результативным? Решать этот вопрос нужно, об­ щаясь с руководством компании и линейными менеджерами. Иначе говоря, в процессе составления HR-бюджета Вы выявите те вопросы, которые требуют решения, и начнете вырабатывать эти решения. Составьте первичный прогноз бюджета на год, выделив ФОТ Речь идет о приблизительном прогнозировании общей суммы расходов на персонал. Надо понимать, сколько вообще вы можете тратить, и придерживаться разумной суммы, формируя бюджет. Превышать эту сумму не рекомендуется, иначе руководство компании негативно отнесется к представленной вами структуре расходов на персонал. Есть три способа прогнозирования их общей суммы. Прямой расчет. Исходим из того, что есть и что планируется изменить. Например, компания планирует открыть филиал в городе, значит, потребуется принять новых сотрудников. Рассчитываем, сколько именно, и прикидываем затраты на оплату их труда. По остаточному принципу. После того как руководство распределило все расходы на год, выявляется остаток, который и отдают службе по персоналу. Иначе говоря, Вам называют конкретную сумму, которой Вы можете распоряжаться как хотите. Посмотрите, какой эта сумма была в позапрошлом и прошлом году, проследите, есть ли зависимость от размера прибыли, и попытайтесь предположить, сколько выделят на следующий год. Процент от общего бюджета компании. О размере этого процента вы договариваетесь с генеральным директором, отстаивая каждую цифру. Пример В строительной фирме директор по персоналу и гендиректор договорились, что расходы на персонал не должны превышать 25 % от общего бюджета всей фирмы. Директор по персоналу распределил эту сумму так: 17 % – фонд оплаты труда, 4 % – расходы на обучение, 2 % – прочие расходы, 2 % – на службу по управлению персоналом. Таблица 1. Оклады и надбавки разных категорий сотрудников Структурное подразделение Должность Разряд Квалификация Количество штатных единиц Тарифная ставка (оклад), руб. Надбавки, руб. Производственный отдел Механик 1,2 Высшее образование 23 12 000 10 500 Плотник - Среднеспециальное 14 10 000 9400 8 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Фонд оплаты труда Проверяем (а для новой компании – составляем) перечень должностных единиц Зарплаты сотрудникам, как правило, начисляются в соответствии со штатным расписанием. Проверьте, все ли там в порядке, все ли данные актуальны (отражены ли последние увольнения и вновь принятые сотрудники), добавлены ли новые вакансии. Особое внимание обращайте на оклад, премии, предусмотренные для каждой штатной единицы (см. таблицу 1 на стр. 8) – соизмеримы ли они с рыночными показателями. В некоторых компаниях не устанавливают окладную и премиальную части зарплаты, а определяют для каждого специалиста вилку. Она состоит из трех возможных размеров оплаты труда: минимум, медиана, максимум. Проверьте, как соотносятся размер медианы нижестоящего сотрудника с минимум ближайшего к нему вышестоящего (как при оплате труда по системе грейдов). В идеале эти значения должны быть приблизительно одинаковыми (см. таблицу 2 ниже). Штатное расписание включите в раздел ФОТ бюджета на персонал, чтобы наглядно показать, откуда взяты цифры. Не забудьте включить и другие выплаты – премии, доплаты. Пример таб­лицы по ФОТ показан в таблице 3 на стр. 10. Ради зарплаты сотрудники готовы терпеть странности руководства Признанный HR-аналитик Жак Фитц-Енц однажды написал: «Люди понимают, какова ценность денег в их жизни. Когда речь заходит о зарплате, они смирятся со многими проявлениями неадекватности руководства». Как обосновать расходы на ФОТ руководителю компании Начнем с того, что руководитель предприятия убежден: решать, кому и сколько платить, его прерогатива (и собственника бизнеса). Поэтому разговор о возможном повышении или индексации зарплат сотрудникам начинайте очень аккуратно, подготовив все необходимые обоснования. Не говорите «для персонала будет лучше, если…». Говорите о планах, которые стоят перед бизнесом, и в этой плоскости рассматривайте вопросы расходов на персонал. Используйте фразу «для компании будет лучше, если…». Обосновывая необходимость корректировки зарплат в сторону повышения, упирайте на факты и цифры, используя все четыре вида бенчмаркинга: Таблица 2. Сводный перечень должностей и выплат по грейдам Должность Грейд Границы вознаграждений, руб. в месяц Минимум Медиана Максимум Директор Д2 100 000 130 000 150 000 Заместитель директора Д1 90 000 110 000 135 000 Руководитель подразделения Д0 80 000 95 000 115 000 Старший менеджер М2 70 000 85 000 90 000 Менеджер М1 60 000 75 000 85 000 Младший менеджер М0 50 000 65 000 75 000 www.HR-director.ru 9 HR-бюджет Фонд оплаты труда Не включайте в ФОТ косвенные расходы Например, затраты на покупку бумаги для принтера, ручек, картриджей для принтеров, новых мониторов для компьютеров. Скорее всего это учтут хозяйственные службы в своих расходах. Кроме того, если вы прибавите к своим расчетам и косвенные затраты, получится очень существенная сумма. Увидев ее, руководство может прийти в ужас и потребовать немедленно сократить расходы. Причем не на бумагу или мониторы, а именно на зарплату, что негативно скажется на ситуации с персоналом. В бюджет включайте только прямые расходы на персонал – оплату труда, затраты на обучение и адаптацию, выплату премий, корпоративные мероприятия. – внутренний – сравнивайте оклады сотрудников внутри вашей компании. Если Вы заметили, что у сотрудников с приблизительно одинаковыми нагрузками и задачами в разных подразделениях очень отличаются зарплаты, используйте это как повод для разговора о повышении выплат тем, кто получал меньше; – общий – посмотрите, сколько платят сотрудникам ваши непрямые конкуренты, и сверьте цифры со своими. Если у вас меньше, это Ваш козырь, помогающий требовать повышения зарплат; – конкурентный – сопоставляйте оплату труда в вашей фирме с зарплатами в фирмах-конкурентах. Сколько платят своим специалистам конкуренты, можно узнать, посмотрев их объявления о вакансиях, размещенные в Интернете; – функциональный – Вы смотрите, как вообще оплачивают труд специалистов с функциями, похожими на те, что и у ваших сотрудников (не привязываясь к отрасли и не делая акцент на том, являются фирмы конкурентами вам или нет). Словом, определите, соответствуют ли зарплаты в вашей компании средним показателям на рынке труда. Данные по рынку труда можно найти в различных исследованиях, проводимых крупными кадровыми агентствами и консалтинговыми компаниями. Предложите руководству компании наиболее привлекательный способ повышения зарплаты. Например, скажите, что не надо повышать оклад, а можно ввести переменную часть (если ее не было, если была – повысить именно ее). Выплачивать эту часть только в том случае, если сотрудник качественно и в срок выполняет все задачи. Иначе говоря, успокойте гендиректора, объяснив, что речь идет не о безосновательном и поголовном повышении зарплаты. Суть вашего предложения – доплаты, которые получат лишь достойные. Вполне возможно, вашу инициативу одобрят. Таблица 3. Бюджет на персонал: фонд оплаты труда Категория персонала Статья бюджета (в рублях на штатную Сумма единицу) выплат за год., Оклад, Проекты Премия Разовые руб. руб. выплаты в месяц КолиИтого, чество руб. человек Страховые взносы, руб. Административный персонал 15 000 5% от оклада 10 % от оклада 190 500 209 39 814 500 11 944 350 Специалисты 35 000 0,5 % от прибыли 10 % от оклада 15 % от оклада 509 750 24 12 234 000 3 670 200 Менеджеры 65 000 0,7 % от прибыли 15 % от оклада 20 % от оклада 957 050 8 7 656 400 2 296 920 Руководители 80 000 2% от прибыли 20 % от оклада 39 % от оклада 1 288 000 5 6 440 000 1 932 000 66 144 900 19 843 470 Всего ИТОГО ФОТ с учетом страховых взносов 10 85 988 370 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Фонд оплаты труда Сформируйте три варианта бюджета Для пущей убедительности увяжите факт начисления премиальной части сотруднику (а возможно, и вопрос о повышении зарплаты в конце года) с результатами оценки персонала. Этот вариант подходит для компаний со штатом до 100 человек. Правда, если такая оценка никогда ранее не проводилась, до того как идти защищать HR-бюджет, разработайте ключевые показатели эффективности и критерии оценки, чтобы продемонстрировать руководству, как все это работает. Если нет возможности самостоятельно рассчитать ключевые показатели эффективности, то обратитесь к внешним консультантам, а потом воспользуйтесь демоверсией одной из специализированных программ, с помощью которой можно обрабатывать показатели. Если понравится Вам и руководству, позднее сможете приобрести полноценную версию программы и внедрить ее у себя. Правда, имейте в виду, что это тоже стоит денег. Это поможет Вам, если, к примеру, руководство посчитает, что указанные Вами цифры слишком велики и бюджет не может быть принят. Тогда Вы предложите другой вариант бюджета – один из трех: максимальный (самый оптимистический вариант), оптимальный (без излишеств, только то, что нужно) и минимальный» (Вы планируете только самые значимые затраты, отказываться от которых нельзя). Так Вы продемонстрируете гибкость подхода, и Вам не придется спешно менять или сокращать бюджет после совета директоров, а позже снова выносить на обсуждение. Пример В компании разработали показатели эффективности для групп сотрудников (коммерческий отдел, инженерный отдел, проектировщики и монтажники). И теперь исчисление оплаты труда поменялось. Раньше фонд оплаты труда в основном складывался из затрат на окладную часть сотрудников и разовые премии по итогам года. Сейчас при рассчете бюджета ФОТ учитываются еще и бонусы по результатам каждого оценочного периода для разных отделов. За период считается квартал. Делать это просто, так как начисление зависит от того, достигнуты ли установленные показатели. Как результаты оценки (в баллах) отражаются на начислении выплат сотрудникам, смотрите в таблице 4 ниже. Подбирайте такие формулировки, которые соответствуют целям и интересам бизнеса. Если, к примеру, известно, что организация нацелена на контроль над издержками, то предложите разработать систему компенсации тем, кто наиболее успешно их снижает. Если же руководство компании делает ставку на повышение числа продаж и общих прибылей, предложите установить бонусы успешным продавцам в виде процента от прибыли. Так вы простимулируете наиболее эффективных сотрудников. Постарайтесь объяснить руководству, что нельзя игнорировать изменения на рынке труда в части размера зарплат. Результатом этого может быть массовый отток сотрудников из компании. Таблица 4. Расчет премий по результатам оценки работы персонала Подразделение Основной ЗначиФОТ, руб. мость Эффективность работы Сумма Соотношение (по результатам оценки) премии, руб. премии и ФОТ Коммерческий отдел 209 454 1 87 баллов 50 660 24,2 % Проектный отдел 139 836 1 61 балл 21 981 15,7 % www.HR-director.ru 11 HR-бюджет Социальные льготы Чем побаловать персонал? Рассчитайте расходы на соцпакет, используйте законные способы сэкономить на налогах Что именно включить в эту статью расходов, казалось бы, понятно. Традиционный соцпакет состоит обычно из медстраховки и карты в фитнес-клуб. Иногда еще добавляют бесплатное питание, турпутевки, при необходимости – корпоративный транспорт. Но что готова предоставить сотрудникам именно ваша компания? В поиске ответа нужно согласовать ожидания сотрудников с бизнесцелями компании, с ее финансовыми возможностями, а также сэкономить на налогах. Разумеется, собственники бизнеса не заинтересованы в том, чтобы предоставлять множество самых разных социальных льгот сотрудникам. Ведь на это нужно тратиться. Ваша задача – по возможности не дать собственникам даже в трудные времена свести соцпакет на нет, убедить в том, что он необходим. Но сохраняя соцпакет, руководство конечно, должно думать о бизнесе и о том, чтобы не разорить компанию соцрасходами. Шаг 1. Узнаем о планах: будет ли что-то меняться в работе компании Это необходимо для того, чтобы взглянуть на систему социальных льгот через призму потребностей компании. Ведь если планируется скорректировать направления деятельности или 12 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Социальные льготы изменить организационную структуру предприятия, возможно, нужно внести коррективы и в состав соцпакета. Пример Производственное предприятие провело переговоры с иностранной фирмой о реализации нового проекта совместными усилиями. Но преж­ де чем подписывать договор, руководство иностранной фирмы захотело ознакомиться с финансовой отчетностью предприятия. Правда, отчетность должна быть составлена по правилам МСФО. Отдавать баланс и налоговые декларации для перекладки по стандартам МСФО на сторону руководство российского предприятия не хочет. Следовательно, придется создавать отдел и искать специалистов. Но подобные специалисты редкие, хорошо оплачиваемые и имеющие хороший соцпакет. Директор по персоналу по согласованию с генеральным директором запланировал в бюджете расходы на предоставление социальных льгот специалистам по МСФО: оплату парковки для автомобиля, VIP-медицинские страховки для каждого сотрудника и их членов семьи (по крайней мере, для его детей), годовую карту в бассейн и фитнес-клуб. Стоимость соцпакета для одного специалиста по международной финансовой отчетности составила (в расчете на месяц) 37 000 руб­ лей, на трех сотрудников, соответственно, 111 000 рублей. Узнайте у генерального директора, не планирует ли ваша компания увеличить объем производства продукции или услуг. Если такие планы есть, скорее всего придется увеличивать штат сотрудников, а значит заложить дополнительные расходы на социальные льготы. К примеру, руководство не исключает, что придется перейти на работу по сменам. Следовательно, нужно подумать о том, чтобы организовать питание для сотрудников, которые будут выходить во вторую и третью смены. Можно полностью компенсировать питание или ввести талоны и компенсировать только стоимость пакета талонов, выдаваемых на месяц. Все, что превышает эту стоимость, – за счет сотрудника. Кроме того, придется позаботиться о корпоративном транспорте, который развезет сотрудников по домам после ночной смены (что особенно важно, если она заканчивается в четыре-пять часов ночи), либо компенсировать стоимость проезда на общественном транспорте. На крупных предприятиях, где работа в несколько смен – обычное дело, в бюджет закладывают и расходы на корпоративный детский сад. Он является той самой льготой, которая делает работодателя более привлекательным для работников. Сделайте частью соцпакета компенсацию за профессиональное обучение – за полученный разряд или степень. Не упраздняйте совсем соцпакет, даже если нужно сократить расходы на персонал Ни в коем случае не ликвидируйте все социальные льготы, которые раньше компания предоставляла своим сотрудникам. Это не только снижает привлекательность фирмы как работодателя, но и сильно демотивирует сотрудников. Возьмите расходы под контроль. Например, вместо полной компенсации питания за счет компании введите частичную или выдавайте талоны на определенную сумму. В страховке сократите перечень услуг, оставив самые востребованные и важные, или список клиник, в которые можно обращаться. Так вы снизите расходы на оплату ДМС (добровольного медицинского страхования). Или, к примеру, отмените оплату мобильного телефона сотрудникам, которые все время находятся в офисе и по характеру работы звонят нечасто. Шаг 2. Выясняем, какие льготы наиболее востребованы сотрудниками Выяснить это Вы можете с помощью анкетирования или опросников. В анкете или опроснике перечислите то, что компания может предоставить в составе соцпакета, и раздайте сотрудникам. Попросите их отметить те пункты, которые наиболее привлеwww.HR-director.ru 13 HR-бюджет Социальные льготы Если часть услуг по ДМС оплачивают сотрудники Тогда эту часть нельзя включать в расходы компании, уменьшающие ее налогооблагаемую прибыль. Ваша бухгалтерия вправе включить в расходы только то, что потратила на ДМС для своих сотрудников сама компания. Учтите это, планируя бюджет. кательны для них. Затем составьте статистику, сколько сотрудников проголосовали за те или иные пункты. Причем сотрудников разделите на две категории – рядовые и менеджеры (включая топ-менеджеров). Вы увидите, каковы ожидания сотрудников (см. таблицу 1 ниже). Если у Вас есть возможность сделать гибкий соцпакет, который будет зависеть от результатов работы сотрудников, то преду­смотрите это в бюджете (например, как показано в таблице 2 на стр. 15). А для оценки результатов введите балльную систему. Шаг 3. Прикидываем общую сумму расходов на соцпакет Найдите компромисс между тем, какие льготы востребованы сотрудниками, и какие социальные преференции требуется усилить исходя из бизнес-целей компании. Предположим, однозначно необходимо предоставлять корпоративный транспорт и питание для сотрудников, а также остается актуальным дополнительное медицинское страхование. Все, что Вы выбрали, внесите в таблицу, укажите стоимость на каждого человека и выведите общую сумму затрат. Эта цифра будет предварительной, рассчитанной в так называемом грубом приближении, без учета налогов. Но она покажет порядок затрат на социальные льготы (см. таблицу 3 на стр. 16). Полученную цифру Вы можете озвучить в одной из своих бесед с генеральным директором или собственником бизнеса как предварительную. Скажите руководителю, что вы предварительно рассчитали содержание конкретного социального пакета, чтобы убедиться, что затраты на него не ухудшат финансовое положение организации. Таблица 1. Перечень льгот и социальных выплат в компании Вид льгот в структуре социального пакета Топ-менеджеры (всего 50 человек) Рядовые сотрудники (всего 300 человек) Медицинское страхование (полная компенсация) 8 238 Медицинское страхование семьи (частичная компенсация) 8 - Компенсация за использование личной машины 6 - Оплата обедов 8 238 Дополнительные дни к отпуску 6 - Выдача ссуд 4 23 Оплата мобильного телефона 8 14 Тренинги, возможности карьерного роста 5 109 Оплата проездных билетов - 28 Корпоративный транспорт - 238 Подарки на день рождения 8 - 14 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Социальные льготы Если реакция генерального директора или собственника будет негативной, придется искать возможности для экономии. Если же руководство компании в целом одобрит предварительную сумму расходов на льготы, можно переходить к более точным расчетам. В частности, разобраться с налогами. Ведь они могут заметно увеличить расходы на социальные льготы для сотрудников. * Как и что включать в статью расходов по ФОТ HR-бюджета, читайте на стр. 6 Шаг 4. Какие налоги придется платить и как их минимизировать Прикидывая сумму налогов, работайте в тесном контакте с финансовым отделом и бухгалтерией. Но определенные правила и принципы налогообложения расходов Вы можете применить самостоятельно. Добровольное медицинское страхование. НДФЛ не надо удер- живать и перечислять со взносов, которые Вы уплачиваете по договорам такого страхования (п. 3 статьи 213 НК РФ), так как эти взносы приравниваются к личному страхованию (подп. 2 п. 1 ст. 4, п. 2 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). Взносы в пенссионный фонд, соцстрах и фонды обязательного медстрахования не уплачиваются с премий по договорам добровольного медицинского страхования, если такие договоры заключены на один год и более. Налог на прибыль не уплачивается с затрат, которые компания несет, оформляя договор добровольного медицинского страхования сотрудников. Но при условии, если сумма затрат на медстрахование не превышает 6 % от размера фонда оплаты труда. Если же превышает, то с суммы превышения придется заплатить налог на прибыль. Такой порядок установлен абзацем 1 и пунктом 16 статьи 255 Налогового кодекса и подтверждается в письме Минфина России от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/2/65. Поэтому, планируя ДМС, сравнивайте общую сумму затрат на него с размером фонда оплаты труда (данные по ФОТ посмот­ или запросите их в бухгалтерии). рите в HR-бюджете * Расходы на питание. Как платить НДФЛ, зависит от того, ведется ли персональный учет расходов на питание. Иначе говоря, можно ли установить, сколько тратится на каждого сотрудника. Если такой учет ведется (к примеру, сотрудникам выдаются талоны Таблица 2. Назначение дополнительных льгот по результатам итоговой оценки за год Сотрудники Баллы Соцпакет (что включает) Рабочий 150 ДМС (частичная) + обеды Специалист 300 ДМС (частичная) + обеды + мобильный телефон Топ-менеджер 500 ДМС (VIP-вариант) + обеды + кредиты + обучение www.HR-director.ru 15 HR-бюджет Социальные льготы Внимание! Заключайте договоры добровольного медицинского страхования не менее чем на год. В противном случае Вам придется начислять на платежи по договорам взносы в фонды – пенсионный, социального страхования и обязательного медицинского страхования. Это следует из пункта 5 части первой статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. на определенную сумму), НДФЛ с расходов на питание удерживать нужно. Стоимость блюд признается доходом сотрудника, полученным им в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 HК РФ). Отсюда следует вывод: если персональный учет не ведется, НДФЛ удерживать не нужно. Это правильно. Только нужно иметь в виду, что налоговые органы требуют, чтобы компании сделали все для организации персонального учета расходов на питание, и мирятся с его отсутствием только в том случае, если наладить его действительно невозможно. Например, когда проводятся корпоративные мероприятия. Установить, кто сколько съел (а значит, и сколько на кого потрачено) невозможно, поэтому НДФЛ не удерживают. В остальных случаях (кроме питания для сельских тружеников во время сезонных полевых работ) налоговые инспекторы требуют удерживать налог на доходы физических лиц. Иногда компании, стремясь избежать обязанности удерживать НДФЛ, организуют питание по принципу шведского стола. В этой ситуации нельзя установить, кто сколько съел, и соответственно рассчитать сумму дохода, полученного каждым сотрудником. Однако налоговые инспекции требуют, чтобы организации все равно обеспечивали индивидуальный учет и перечисляли НДФЛ, удержанный с доходов сотрудников от бесплатного питания. В письме от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/167 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных о количестве человек, посещавших столовую (смотреть по табелю учета рабочего времени). Так как НДФЛ удерживается из других доходов сотрудника (из зарплаты), а не из суммы, которая собственно тратится на питание, то можно сказать, что дополнительной налоговой нагрузки для компании не возникает. Но нужно объяснить сотрудникам, что из их зарплаты будет удержан налог на доходы физических лиц и размер его исчисляется в зависимости от суммы, уплаченной за питание. Таблица 3. Расходы на социальные льготы без учета налогов Виды социальных выплат Категория сотрудников Численность Периодичность Сумма вывыплат плат на человека, руб. Общая сумма выплат за год, руб. 1. ДМС Рабочие 180 1 раз в год 12 035 2 166 300 Специалисты 58 1 раз в год 25 731 1 492 498 Топ-менеджеры 8 1 раз в год 31 388 251 104 Рабочие 180 1 раз в день (249 дн.) 166,6 7 467 012 Специалисты 58 1 раз в день (249 дн.) 166,6 2 406 037 Топ-менеджеры 8 1 раз в день (249 дн.) 168,6 335 951 2. Бесплатное питание ИТОГО: 16 246 человек 14 118 802 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Социальные льготы Если ведется персональный учет расходов на питание (а именно этого требуют налоговые инспекторы!) и можно определить размер дохода, полученного каждым сотрудником, то взносы в пенсионный фонд, соцстрах и фонды медицинского страхования начисляются (ч. первая ст. 1, ч. первая ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Базой для начисления является та сумма, которая была заплачена за соответствующего сотрудника (с учетом НДС). Следует начислять взносы и в том случае, когда компания компенсирует стоимость питания сотрудникам: получает от них товарные и кассовые чеки, а затем выплачивает сумму вместе с зарплатой. При этом не имеет значения, прописана ли обязанность работодателя компенсировать расходы в трудовом или коллективном договоре (ч. первая ст. 7 и ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 и ст. 20.2 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Стоимость бесплатного для сотрудников питания включается в состав расходов на оплату труда, то есть налог на прибыль с этой стоимости не уплачивается. Но для этого должно быть выполнено два условия. Первое – затраты на питание должны быть предусмотрены трудовым или коллективным договором . Второе – можно определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником. Вы можете проанализировать налогообложение и других льгот аналогично приведенным выше. А в итоге составить таблицу, показывающую, увеличивается налоговое бремя компании или нет (см. таблицу 4 на стр. 18). По этой таблице видно, во-первых, что должна сделать компания, чтобы минимизировать налоги (договоры), во-вторых, что по большому счету налоговое бремя компании существенно не увеличивается (нужно только платить взносы в пенсионный фонд, соцстрах и фонд медицинского страхования при организации питания). * Внимание! Чтобы уменьшать налого­ облагаемую прибыль компании на сумму расходов на питание, пропишите в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками, или в коллективном договоре, что компания организует бесплатное питание для сотрудников. Кроме того, организуйте персональный учет расходов на каждого сотрудника. Если же Вы не выполните эти условия, то будете не вправе уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на питание. Покрывать их придется за счет собственных средств компании (из средств, оставшихся после уплаты налогов). Это следует из пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 Налогового кодекса и письма Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/4/26). Шаг 5. Готовимся обосновать расходы перед руководством Однозначно, социальные льготы для сотрудников – это затраты. Но они необходимы. Покажите, почему необходимы. А также упирайте на то, что удается избежать больших сопутствующих расходов на уплату налогов. Действие 1. Посмотрите, какие льготы предлагают сотрудникам фирмы-конкуренты, а также проведите мониторинг рынка. Уточните, что входит в соцпакет в компаниях, работающих в разных отраслях, но сопоставимых с вашей. Логика: если делать соцпакет беднее, чем у конкурентов и вообще в среднем по рынку, не стоит рассчитывать, что будут приходить профессиональные работники. Фирма потеряет свою привлекательность как работодатель. А плохие кадры – низкий результат. www.HR-director.ru * Образец коллективного договора смотрите на сайте www.hr-director.ru и в электронном журнале на www.e.hr-director.ru 17 HR-бюджет Социальные льготы Действие 2. Подготовьте короткую презентацию. Сделайте так, чтобы Ваша таблица 4 с расчетами затрат и налогов была хорошо видна на экране. Для этого она должна быть крупной. Дайте легко читаемые пояснения к ней, указывайте, как можно минимизировать налоги. Логика: язык цифр воспринимается руководителями компании лучше, чем аргументы на словах. Покажите, что основные затраты (например, на ДМС или питание) уменьшают налогооблагаемую прибыль, значит, компания меньше заплатит в бюджет. Действие 3. Запросите в финансовой службе данные о прибыли компании за предшествующий период. Посмотрите, какой процент от нее составляют расходы на льготы. В идеале на них должно приходиться не более 2 % от размера прибыли, получаемой компанией. Логика: планируя льготы, Вы исходили из финансовых возможностей компании. Подчеркните это, защищая статью HR-бюджета. Но заметьте: выделяя средства на льготы, компания не просто расходует свои средства, она инвестирует в персонал. А хороший персонал своей работой способствует повышению прибыли. Таблица 4. Расходы на социальные льготы с учетом налогов № Вид Сумма льготы (руб.) НДФЛ Увеличивает ли налоговое бремя компании (сумма) Взносы в фонды: пенсионный, соцстраха и медстраха Увеличива- Налог ют ли нало- на приговое бремя быль компании (сумма) Увеличивает ли налоговое бремя компании (сумма) Итоговая сумма (руб.) 1 ДМС 3 909 802 Не удерживается Нет Не уплачиваются, если договор – не меньше чем на год Нет (если договор заключен не меньше чем на год) Не уплачивается Нет, если расходы на ДМС не превышают 6 % от размера ФОТ 3 909 802 2 Бесплатное питание 10 209 000 Удерживается, если ведется персональный учет расходов Нет (удерживается из дохода сотрудника) Уплачиваются, если ведется персональный учет расходов Да (2 245 980 руб. – в ПФР (22 %), 296 061 руб. – в ФСС РФ (2,9 %), 520 659 руб. – в ФФОМС (5,1 %) Не уплачивается Нет (если пи- 13 271 700 тание преду­ смотрено договорами – трудовыми или коллективным – и ведется персональный учет) ИТОГО 14 118 802 18 3 062 700 17 181 502 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Обучение и развитие Планируем затраты на профобучение и личностный рост Выявите, кого из сотрудников чему конкретно и где учить Конечно, выгоднее и проще принимать на работу таких специалистов, которых уже не требуется ничему учить. Но такое вряд ли возможно. Любая компания (чаще или реже) отправляет сотрудников на курсы или тренинги, оплачивая стоимость этих мероприятий. Сколько сотрудников Вы сможете обучить, сколько тренингов организовать, зависит от того, каких расходов это потребует и от выгоды, которую получит компания. Поэтому необходимо заранее продумать, какое именно обучение и для кого из сотрудников потребуется, прикинуть стоимость, а самое главное – обосновать необходимость затрат, то есть показать, какую прибыль получит компания. Шаг 1. Определяем, чему именно обучать Если, к примеру, ваша компания сталкивается с недостаточной квалификацией новых сотрудников или планирует начать новые проекты, требующие применения других навыков и знаний, чем те, которыми обладают ваши работники, то Вам нужно делать упор на профессиональное обучение. В таком случае важно понять, какую именно категорию сотрудников нужно обучать – маркетинг или производственный отдел, инженеров или логистов, бухгалтерию или проектировщиков, департамент по управлению персоналом или службу обеспечения. Затем требуется решить, www.HR-director.ru 19 HR-бюджет Обучение и развитие Наиболее востребованные формы обучения Выделяют 10 форм: – развитие стратегического управления компанией; – управление проектами; – повышение профессиональных качеств; – управление кадровыми ресурсами; – технологии проведения переговоров; – управление рисками; – информационные технологии; – управленческий учет; – работа с персоналом, в том числе навыки обучения и развития персонала; – техника безопасности, охрана труда, охрана окружающей среды; – развитие лидерского потенциала. сколько человек направить на курсы или тренинги, а также чему конкретно их учить. Пример В компании «ПМ Стандарт», занимающейся разработкой систем электроснабжения, возникла необходимость провести профессиональное обучение специалистов по проектированию, инженеров и логистов. Необходимо было понять, чему именно учить. Посовещавшись с руководителями этих специалистов, генеральный директор и Директор по персоналу выявили то, с чем чаще всего возникают проблемы, и сформулировали тематику обучения. Для проектировщиков запланировали курс «Расчет таблицы селективности». Темы занятий для инженеров: «Программирование промышленных контроллеров», а для специалистов по логистике – «Управление перевозками» и «Управление складами». Продолжительность каждого курса – две недели. Приблизительные затраты на все, включая оплату преподавателей, – 300 000 рублей. Если же с уровнем профессионализма сотрудников в Вашей компании нет проблем, то, возможно, необходимы курсы по эффективному использованию рабочего времени либо по развитию лидерства, или тренинг, обучающий работать в команде. Только внимательно выбирайте программы. Их много, но не все могут отвечать целям, стоящим перед Вашей компанией. Пример Руководитель отдела персонала компании по производству автомобилей Сергей Н. включил в бюджет на обучение тренинги по командообразованию для менеджеров коммерческого отдела. На такой шаг HR-директора сподвигнула уверенность, что результаты отдела станут лучше, если сотрудники научатся работать слаженно. Большая часть тренингов проводилась на природе. Сотрудники были довольны. Однако результаты отдела практически не улучшились. Оказалось, что повышению производительности мешало не столько отсутствие командного духа, сколько неумение справляться с факторами риска, которые присутствуют в бизнесе и в коллективной работе. Эффект от обучения – практически нулевой, так как была некорректно подобрана программа. Она слишком далека от настоящих проблем в командной работе конкретных сотрудников. Выбирая форму обучения, обдумывая программу и количество слушателей, анализируйте, как это согласуется со стратегическими задачами бизнеса, способно ли обучение, если не окончательно устранить, то по крайней мере нивелировать проблемы бизнес-процесса. Чтобы не запутаться, для каких специалистов и какое именно обучение необходимо, систематизируйте информацию и отразите в тематической таблице (см. таблицу 1 на стр. 21). В таблице можно отмечать приоритеты тех или иных видов обучения для конкретных категорий сотрудников, а на следующих этапах – оценивать численность слушателей и объем требуемых знаний, а также выбирать соответствующие формы занятий. 20 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Обучение и развитие Шаг 2. Решаем, кого обучать Если потребности компании заключаются в том, чтобы улучшить лидерские качества, то это касается руководителей. Нужно лишь точно обозначить, каких именно – руководителей отделов или служб, либо топ-менеджеров. Кого из них надо обучить управленческим навыкам? Пример В компании, оказывающей IТ-услуги, провели оценку методом «360 градусов». Результаты показали: руководители подразделений не справляются с административными задачами. С руководителями провели интервью и выяснили причину. Они не всегда понимают, что программисты – специ­ фическая категория сотрудников и управлять ими так же, как обычными офисными клерками, нельзя. Что же, менять всех руководителей? Руковод- Внимание! Если Вы решаете задачу стабилизации кадрового состава компании, то инвестировать в обучение сотрудников необходимо на всех уровнях. Исследования динамики основных показателей деятельности предприятий показывают взаимосвязь текучести кадров и издержек на обучение персонала: чем больше было затрачено на обучение, тем ниже текучесть кадров. ство компании решило поступить иначе: провести обучение под рабочим названием «Как управлять IT-специалистами». Расходы быстро оправдались: руководители стали применять особые методы управления и сбоев в коммуникациях не стало, а главное, на учебу отправляли небольшие группы, что сэкономило время, деньги и улучшило качество самого процесса обучения. Если компания испытывает недостаток в специалистах нужной квалификации, надо обозначить, кого из сотрудников отправить на курсы повышения квалификации. Не забывайте об особых категориях сотрудников, которые периодически нуждаются в профессиональном обучении. Например, наставники, внутренние преподаватели и аудиторы, а также специалисты важных отделов – продаж, взаимодействия с клиентами. Таблица 1. Тематический план по обучению разных категорий сотрудников Целевые группы сотрудников Тематика обучения Стратегия компании Должностные категории сотрудников Руководители высшего звена Специальные категории сотрудников Резерв на продвижение (HR-Po) Специалисты подразделений Юридическая служба Особенности продуктов и услуг компании Профессиональное обучение специалистов Линейные менеджеры Административный персонал Специалисты по МФСО Референт руководителей Маркетинг Продажи Производство Бухгалтерия www.HR-director.ru 21 HR-бюджет Обучение и развитие Прямые и сопутствующие затраты Прямые затраты – это стоимость работы преподавателей (тренеров, консультантов), а также подготовки раздаточных материалов (слайдов, видеофильмов, компьютерных программ), например, их копирования. Сопутствующие затраты – это расходы на аренду помещений и оборудования, стоимость расходных материалов, проезда, проживания, питания слушателей и преподавателей. Шаг 3. Прикидываем расходы Затраты на учебные мероприятия складываются из множества компонентов. Можно выделить прямые и сопутствующие. Пример Вам необходимо рассчитать затраты на тренинг на одного человека. Для этого уточните размер прямых и сопутствующих затрат. Напишите в столбик название затрат и напротив каждого укажите сумму. Прямые затраты: – ЗТ (затраты на консультанта, помогающего найти преподавателей, подобрать помещение) $1000; – ЗП (зарплаты преподавателей) $1000; – ЗУ (зарплаты участников) $5700; – НР (общие накладные расходы) $700. Сопутствующие затраты: – АУ (аренда учебного помещения) $50; – УМ (учебные материалы – флипчарты, тетради, ручки) $1500; – РП (расходы на питание) $500; – РД (расходы на дорогу и проживание) $2500. Еще один показатель, который Вам понадобится, – КУ (количество участников). Предположим, их 25. Теперь рассчитываем затраты на тренинг на одного участника по такой формуле: (ЗТ + АУ + УМ + РП + РД + ЗП + ЗУ + НР) : КУ. Получается: (1000 + 500 + 1500 + 500 + 2500 + 1000 + 5700 + 700) : 25 = $616. Общая сумма расходов, рассчитанная по этой же формуле – $13 400. Стоимость обучения зависит также от формы занятий. Рассмотрим некоторые варианты. Открытые семинары и конференции – самые дорогие. Обычно организаторы указывают цены в расчете на одного участника, они колеблются в пределах от $50 до $2000 за один день обучения (если это семинар) или участия (если это конференция). Но Вам надо указать более-менее конкретные цифры в бюджете. Для этого запросите прайс-листы у нескольких бизнес-школ и других провайдеров обучающих услуг. Выберите наиболее оптимальный для вашей компании вариант и внесите стоимость обучения в бюджет. Не забывайте, что, если Вы направляете несколько участников от компании, организаторы семинара или конференции должны предоставить Вам скидку за обучение в группе. Размер затрат на корпоративные (закрытые) учебные мероприятия зависит от того, какие преподаватели привлекаются к проведению занятий и как оплачивается их труд. За подготовку и проведение внутренних (закрытых) учебных мероприятий заказчики обычно рассчитываются одним из трех способов: – по договору за услуги сторонней организации, которая от начала до конца готовила и проводила мероприятие; – по договору гражданско-правового характера внешнему тренеру (преподавателю); 22 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Обучение и развитие – внутреннему преподавателю на основании того договора, который с ним заключен (трудовой, подряда). Если Вы, составляя бюджет на обучение, понимаете, что придется привлекать стороннюю организацию (бизнес-школу, консалтинговое агентство), Вам нужно запланировать расходы на это. Рассчитать их можно, проведя простой анализ рынка профессионального и бизнес-обучения. Если Вы просмотрите сайты провайдеров, то обнаружите, например, что в Москве стоимость одного дня учебного мероприятия колеблется от $400 до $2500. Если в каталоге бизнес-школы отсутствует необходимая тема или есть близкая тема, которую нужно скорректировать под Ваши требования, провайдер может сделать Внимание! Стоимость учебного мероприятия, как правило, не должна зависеть от количества участников на занятиях. Если организация имеет лицензию на учебную деятельность, то оплата обучения по договору с ней не облагается налогами. Таблица 2. Расчет бюджета на обучающие мероприятия Кого и как обучают Цена Кол-во единицы, сотрудников тыс. руб. Стоимость, тыс. руб. I II III IV Общая квартал квартал квартал квартал сумма Обучение руководителей 800 Тренинги по менеджменту 50 10 100 150 100 150 500 Внутренние тренинги 3 20 15 20 10 15 60 Посещение открытых семинаров и конференций 8 20 36 48 24 52 160 Стажировки 5 10 25 25 50 15 15 30 Командировочные расходы Обучение специалистов по управлению проектами и продажам 550 Внутренние тренинги 3 60 50 60 20 50 180 Внешние тренинги 25 12 80 80 90 50 300 Посещение открытых семинаров и конференций 6 10 12 18 12 18 60 1 1 3 5 10 Командировочные расходы Обучение специалистов служб поддержки и обеспечения 830 Внутренние тренинги 3 20 15 20 10 15 60 Посещение открытых семинаров и конференций 15 50 200 220 120 210 750 Техническая учеба 0,2 100 5 5 5 5 20 ИТОГО 514 662 394 610 2180 В том числе по договорам с организациями 388 486 271 445 1590 В том числе из фонда оплаты труда 126 160 120 145 551 В том числе командировочные расходы 1 16 3 20 39 www.HR-director.ru 23 HR-бюджет Обучение и развитие Совет Заключайте договор профессионального обучения сотрудников только с такими организациями, у которых есть соответствующая лицензия. Лишь в этом случае Вы сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль компании на стоимость обучения (подп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ). Если же у организации нет лицензии на обучение, а Вы хотите воспользоваться ее услугами, заключайте договор об оказании консультационных услуг. На их размер Вы сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль независимо от того, есть лицензия или нет. это. Но тогда он возьмет с Вас дополнительную плату. Ее размер обычно равен стоимости половины-одного дня учебы. Дополнительную плату за разработку тем и порядка обучения, а также за подготовку материалов и слайдов может запросить и внешний преподаватель. Вы сэкономите, если сможете ограничиться тем, что пригласите стороннего преподавателя (а не будете целиком заказывать весь процесс обучения сторонней компании). Стоимость часа работы преподавателя (тренера, консультанта) на московском рынке находится в диапазоне от $50 до $300. Но на эту сумму организация еще обязана начислить взносы в фонды – пенсионный, медицинского страхования и социального страхования. Наиболее экономным вариантом может быть работа внут­ реннего преподавателя – сотрудника компании. Как таковой отдельной процедуры расчета с ним за конкретные занятия может и не быть, если он работает в штате вашей компании за фиксированный оклад и его должностными обязанностями является как раз проведение занятий, внесите эти занятия в его график. Оклады штатных преподавателей (внутренних тренеров) колеблются от $500 до $1500 при нормативе учебной нагрузки до 10 дней в месяц. Таблица 3. Приоритетные бизнес-школы Бизнес – школа Предостав- Тематический перечень (чему могут ляемые научить) услуги (специализация) Стоимость Комментарии на одного сотрудника Школа полити- Менеджер ки и бизнеса по персоналу и кадрам + 1С Модели и методы подбора персонала. Законодательная база. Технологии работы и управление персоналом. Охрана труда. Психологические аспекты работы с персоналом. Мотивация труда. Кадровое делопроизводство. 1С (зарплата и кадры) 15 000 руб. Стоимость выше средней по рынку. Перечень дисциплин очень ограничен Центр компьютерного обучения «Специалист» Практические семинары для сотрудников кад­ ровых служб Аттестация рабочих мест с ПЭВМ по условиям труда. Договорная работа на предприятии: разбор типичных ошибок, совершаемых при заключении договоров. Грамотное увольнение сотрудников 7990 руб. за семинар Стоимость средняя по рынку. Перечень дисциплин больше ориентирован на освоение навыков делопроизводства Академия рынка труда Курсы менедже- Методы управления персоналом. Трудовая мотивация. 6000 руб. ров по персоналу Ротация кадров. Программы по удержанию сотрудников. Обучение персонала. Кадровое планирование. Контроллинг деятельности персонала. Азы психологии общения. Анализ текучести кадров. Подбор персонала. Аттестация. Подготовка к планированию аттестации. Внеплановые аттестации. Основные компоненты кадрового документооборота 24 Стоимость ниже рыночной. Перечень дисциплин включает наиболее полный спектр вопросов по управлению персоналом Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Обучение и развитие Шаг 4. Составляем сводную таблицу расходов на обучение Выше мы приводим, как она выглядит (см. таблицу 2 на стр. 23) в компании численностью около 100 человек. Предполагается, что в компании работает один внутренний тренер с окладом 25 тыс. рублей в месяц, его загрузка – 100 дней тренингов в году. Схема. Прямая зависимость результативности подразделения от целевого обучения Шаг 5. Защищаем бюджет на обучение перед руководством Ваша задача – сделать все расчеты наглядными и убедительными. Для этого подготовьте к встрече с руководством несколько документов: 1. Анализ внешних провайдеров (с перечнем и ценами). Составьте таблицу (см. таблицу 3 на стр. 24). Включите в таблицу расценки всех провайдеров, которые попали в поле Вашего зрения. Тогда будет понятно, почему Вы выбрали какого-то определенного провайдера, а самое главное, что Вы выбрали наиболее оптимальный вариант. 2. Список сотрудников, которых нужно будет обучить в следую­ щем году. Этот список тоже можно представить в виде таблицы (см. таблицу 4). Необходимость их обучения обоснуйте компетенциями, которые необходимы исходя из целей компании. 3. Информация о том, чему и как обучают сотрудников конкуренты и другие компании в вашем секторе рынка. Хотя это и субъективный аргумент, но действенный. Если Вы представите руководству факты, показывающие, что успешные конкуренты серьезно занимаются обучением сотрудников, возможно, оно будет более лояльно относиться к тому, что Вы запланировали. 4. Выгоды, которые получит компания от обучения сотрудников. Несомненно, обучение – это издержки. Но важно, что компания может получить взамен потраченных денег. Покажите выгоды компании, подчеркивая причинно-следственную связь между занятиями и полученными на них знаниями и бизнесрезультатами. Например, соберите статистику, на сколько процентов увеличивается результативность сотрудников после профессионального обучения и бизнес-тренингов. Связь обучения и эффективности сотрудников можно изобразить в виде схемы (см. схему справа). Цели подразделения Компетенции, которыми должны обладать сотрудники, чтобы достигать эти цели Сотрудники, которые непосредственно участвуют в решении оперативных и линейных задач и нуждаются в повышении профессионального уровня Необходимое обучение, соответствующее целям подразделения Таблица 4. Приоритетные компетенции для компании Требуемые навыки для компании Целевая группа Комментарии – Компания держит курс на расширение рынка сбыта производимого товара. Необходимые компетенции: – навыки работы с клиентами, удержания и повышение удов­летворенности клиентов; – навыки разработки маркетинговых программ продвижения компании и ее товаров на рынке; – технологии продаж, формирования клиентского спроса Сотрудники и руководители отделов маркетинга и продаж www.HR-director.ru Повышая уровень компетенций в области маркетинга и продаж и навыки работы с клиентами, компания автоматически повышает результативность работы в этих областях, что способствует продвижению производимого товара и расширению рынка сбыта 25 HR-бюджет Подбор персонала Во что обойдется поиск новых сотрудников Прикидываем, сколько новичков и как будем подбирать Возможно, Ваши расчеты приведут руководство компании в некоторое изумление: даже простой подбор обычных специалистов стоит денег! Велик соблазн сократить штат. Ваша задача – показать, из чего складываются эти расходы, и, оперируя цифрами, убедить руководство, что они экономически обоснованны. Ведь если специалист нужен, а его никто не ищет, это оборачивается еще большими потерями для компании. Делайте акцент на том, как Вы минимизируете затраты. Чтобы грамотно спланировать подбор персонала, рассчитать расходы на него и получить все необходимые аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, сделаем шесть шагов. Шаг 1. Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать Необходимо выявить потребность как в постоянном персонале, так и во временном. Чтобы запланировать количество постоянного персонала, проверяем, сколько вакансий предстоит закрыть в следующем году согласно заявкам на подбор, полученным от линейных руководителей. Нельзя исключить, что кто-то из них мог забыть подать заявку. Поэтому переговорите с каждым из линейных руководителей, спросите, планируют ли они в перспективе 26 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Подбор персонала подбирать новый персонал. Кроме того, уточните у генерального директора, не намеревается ли компания расширять бизнес, открывать новые службы или отделы либо филиалы и представительства. Если такие планы есть, нужно узнать, на сколько именно планируется увеличить объемы производства или оказания услуг, а также выяснить, например, у генерального или коммерческого директора, будет ли вводиться новая структура или расширяться старая, сколько новых сотрудников предполагается принять. Пример Генеральный директор сообщил, что по решению совета директоров в следующем году планируется увеличить прибыль компании на 20 %. Создавать новые структурные подразделения не предусматривается. Будет расширено производство и увеличена служба продаж. Затем, получив одобрение гендиректора, HR-директор обратился к руководителям подразделений и попросил их оценить, на сколько придется увеличить штат. По их оценкам, на 15 %. Так как сейчас в этих подразделениях работают в общей сложности 720 сотрудников, следовательно, придется принять 108 сотрудников. Эту цифру HR-директор и внес в бюджет в статью расходов на подбор персонала. Включите в план это количество и просчитайте затраты на их подбор. Кроме того, нельзя не учитывать, что какие-то сотрудники будут увольняться, а освободившиеся вакансии придется оперативно заполнять. Возьмите за основу средний показатель увольнений за предыдущие годы. Рассчитать его Вы можете самостоятельно – суммируйте количество увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет. Если необходимо, рассчитайте средний показатель не для всего года, а по кварталам. Получившийся показатель включите в план по подбору. Совет Планируя подбор сотрудников в HR-бюджете, обязательно просите руководителей отделов и служб указать Вам тот объем работ, который намечается на следующий год. Это необходимо Вам для того, чтобы понять, увеличится этот объем или нет, и соответственно прогнозировать подбор персонала. Кроме того, данные об объемах работ понадобятся Вам, чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников исходя из средней нагрузки на одного человека. Выполняя такие расчеты, Вы, возможно, увидите, в каких подразделениях есть лишние люди (средняя нагрузка на одного человека низка) или, напротив, людей не хватает (средняя нагрузка завышена). Пример Планируя расходы на подбор персонала в HR-бюджете, Директор по персоналу крупной торговой компании, находящейся в Екатеринбурге, выяснил, что к весне следующего года планируется открыть новый магазин в соседнем регионе – Челябинской области. Зная, как обычно выглядит оргструктура подобных подразделений, Директор по персоналу запланировал поиск одного управляющего магазином, трех администраторов, двух грузчиков, двух уборщиц и восьми продавцов. Наиболее затратным будет поиск управляющего, так как ограничиваться только обычными методами (объявление о вакансии на сайтах, посвященных поиску работы) нельзя. Потребуется размещать платные объявления в газетах и журналах, возможно, обратиться в кадровое агентство. Предварительно рассчитанные расходы на поиск управляющего (включая зарплату рекрутера) составили 45 000 руб., на другой персонал – 18 000 руб. Всего 63 000 руб. Кроме того, нужно учитывать, такие факторы как снижение или повышение активности на рынке труда по вашей отрасли (по данным исследовательских центров). От этого зависит, много ли специалистов на рынке и как долго Вы будете искать персонал, www.HR-director.ru 27 HR-бюджет Подбор персонала Библейский царь ГЕДЕОН применял экспериментальные методы подбора воинов Однажды царь понял, что нужно найти таких солдат, которые бы стали передовой частью войска и задавали тон в сражениях. Наиболее достойных из множества кандидатов ГЕДЕОН решил выделить так: он долго водил будущих воинов по пустыне, пока они не начали изнемогать от жажды. И тогда помощники царя направили воинов к тому месту, где был маленький ручей. У людей появилась наконец возможность утолить жажду. Царь наблюдал, как поведут себя будущие вояки. Те, которые упали на землю и начали жадно глотать воду вместе с грязью и камнями, потеряв человеческий облик, сразу оказались вне поля зрения повелителя. В отборное войско он включил тех, кто, сев на корточки, пил чистую воду с руки. Это войско снискало ГЕДЕОНУ историческую славу Непобежденного! а значит, сколько потратите денег. Несомненно, влияет на подбор и состояние экономики в мире и в стране (падение фондовых рынков, снижение бизнес-активности клиентов). Если дела в экономике идут неважно, вряд ли стоит ожидать повышения спроса на продукцию, следовательно, нужно хорошо подумать, действительно ли необходимы новые сотрудники. Чтобы предположить, сколько временных сотрудников Вам придется подбирать, проанализируйте: – какое количество человек в среднем отсутствует по больничным листам в сезоны вирусных эпидемий (например, в январскую эпидемию гриппа); – сколько работниц находятся в декретном отпуске и сколько уйдут в него в ближайшее время; – какое количество молодых специалистов призовут в армию; – нужно ли будет искать новый персонал в период сезонного повышения спроса на продукцию (услуги) вашей компании. Исходя из этого и планируйте временный персонал. К примеру, в декретном отпуске у вас 7 % сотрудниц и они выйдут не раньше следующего года. Кроме того, в период эпидемии гриппа обычно отсутствуют 10 % сотрудников в течение четырех недель. При этом в следующем году компания не планирует сокращать производство. Напротив, намечается увеличение выпуска продукции в период сезонного повышения спроса на нее на 6 %. Это значит, что Вам нужно подобрать временный персонал не только вместо тех, кто находится в декретном отпуске или на больничном, но и дополнительно определенное количество на время повышения спроса. В некоторых ситуациях Вы можете сами рассчитать количество необходимого персонала исходя из общего объема нагрузки и того, сколько времени требуется одному сотруднику на выполнение рабочей задачи. Пример Компания, специализирующаяся на производстве рыбопродуктов, решила открыть в филиале в Санкт-Петербурге свой отдел продаж. Директору по персоналу предстояло рассчитать, какое количество сотрудников потребуется для филиала. Планируемый объем продаж за год – 256 т продукции, для ее реализации придется выставить приблизительно 1590 счетов. Чтобы определить количество сотрудников, HR-директор взял за основу работу Таблица 1. Сроки подбора персонала Позиция в структуре компании Период поиска Заполнение вакансии специалиста по ценным бумагам и коммерческого директора (планируемая дата выхода – 10 апреля) За три месяца до выхода – 10 января Ведущий специалист отдела маркетинга, специалист отдела продаж (планируемая дата выхода – 15 февраля) Один месяц – с 15 января Специалист IT-отдела, две вакансии (даты выхода – 15 февраля и 1 марта) Две недели – с 1 февраля и с 15 февраля 28 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Подбор персонала отдела продаж головного офиса. Там за год было выставлено 2976 счетов четырьмя сотрудниками. Теперь надо определить, сколько счетов приходилось на одного сотрудника в день. Получилось три счета (2976 счетов / 242 рабочих дня в году : 4 сотрудников). Если взять этот показатель за норму и для питерского филиала, то количество сотрудников будет равно двум (1590 счетов : 242 рабочих дня : 3 счета в день). Шаг 2. Рассчитываем, как долго придется подбирать разные категории персонала От этого зависит, какими будут затраты на подбор. Чем дольше идет поиск, например менеджера какого-то подразделения, тем больше затраты. В частности, на зарплату рекрутера. Если начать искать сотрудника слишком рано, то может получиться, что Вы его примете, а загрузить его сразу нечем. Если поздно, то это может повредить работе подразделения, которое будет пребывать долгое время без сотрудника. Словом, начинать подбор нужно так, чтобы нанятые сотрудники вышли на работу к тому моменту, когда они действительно нужны. Срок подбора зависит и от того, кого мы ищем. С редкими специалистами и кандидатами на руководящие должности обычно приходится долго вести переговоры. Иногда их нужно переманивать из фирм-конкурентов, часто требуется привлекать агентства. Вы можете обозначить сроки на поиск нужных специалистов, как показано в таблице 1 на стр. 28. Шаг 3. Выбираем подходящие методы поиска Как именно Вы будете искать персонал, зависит от трех факторов: категории самой вакансии (насколько сложно ее закрыть), от срочности, с которой требуется подобрать сотрудников, а также от того, готова ли компания нести определенные расходы. Но бесспорно одно – чем выше должность или уникальнее специалист, тем сложнее его найти. Необходимы особые методы поиска, значит, без дополнительных расходов не обойтись. Какими могут быть эти расходы, смотрите в таблице 2. Интересный факт В институте Саратоги (США) изучали практику подбора персонала в течение десяти лет. Обнаружили, что соотношение количества рекрутеров компании к числу заявок на подбор, которые им подают, может варьироваться от 1:3 до 1:100. Однако это не значит, что все эти заявки быстро выполняются. Если специалист по подбору выполняет весь комплекс работ, связанных с подбором (не просто просмат­ривает резюме, но и проводит собеседования, организует встречи соискателей с руководителями), то обработать три заявки он в принципе может, но семь – это уже предел. А о десятках заявок и говорить не приходится. Поэтому в интересах работодателя иметь в штате столько рекрутеров, сколько необходимо для оперативного подбора сотрудников. Экономия на менеджерах по подбору оборачивается для компании издержками и простоями. Попытайтесь донести это до руководства компании. Таблица 2. Способы поиска сотрудников и затраты Специалисты Способ Метод Приблизительные затраты Редкий специалист Кадровое агентство Executive search (целенаправленный поиск в отрасли) от 1 до 2,5 окладов по должности, на которую подбирают сотрудника Руководитель отдела Кадровое агентство Headhunting (Прямой поиск у конкурентов) 25–30 % от годового дохода сотрудника Специалист Самостоятельный подбор Простой подбор через поисковые интернет-ресурсы и профессиональные журналы, форумы 70 долларов на размещение одной вакансии на интернет-сайте, 5 долларов за просмотр одного резюме во всей базе интернет-системы плюс зарплата менеджера по подбору Молодой специалист Самостоятельный подбор Простой поиск: интернет-ресурсы, вузы Затраты только на зарплату менеджера по подбору www.HR-director.ru 29 HR-бюджет Подбор персонала Внимание! Рекрутеру, который помимо рядовых сотрудников подбирает еще и руководителей отделов, а также редких специалистов, старайтесь не увеличивать существенно нагрузку. Иначе качество подбора снизится и рекрутер не сможет выполнять план в намеченные сроки. Шаг 4. Считаем расходы на менеджеров по подбору персонала В первую очередь необходимо понять, не придется ли увеличивать штат рекрутеров, чтобы своевременно обеспечивать компанию новыми сотрудниками нужного профессионального уровня. Для этого сначала рассчитаем, сколько новых сотрудников в среднем подбирает каждый менеджер. Используйте данные за шесть месяцев. Сложите общее количество подобранных сотрудников, получившееся число разделите на количество месяцев и затем на количество рекрутеров. Предположим, за полгода принято 64 новых сотрудника. У вас в штате два менеджера по подбору, следовательно, на каждого приходится по пять сотрудников в месяц. Примем этот показатель за норму. Теперь рассчитаем, сколько работников придется подбирать каждому менеджеру исходя из возросших новых задач в следующем году (см. таблицу 3 ниже). Как видим из расчета, в следующем году нагрузка на каждого рекрутера компании увеличится с пяти вакансий до 13,5 (практически в три раза). Но это не значит, что надо увеличивать в три раза и количество менеджеров по подбору. Расчеты показывают, что требуется дополнительно принять одного-двух рекрутеров. Значит, в расходы на подбор персонала Вы включите их зарплату за 12 месяцев – 840 000 рублей (35 000 рублей х 2 х 12 месяцев), а также стоимость предоставляемого им соцпакета – 30 000 (15 000 рублей х 2), налоги и взносы в пенсионный фонд, в фонды обязательного медицинского и социального страхования – 302 400 руб., плюс затраты на организацию рабочего места – 30 000 рублей Итого 1 202 400 рублей Такова годовая цена двух Таблица 3. Расчет нагрузки на одного менеджера по подбору План по подбору сотрудников на первое полугодие Всего новых сотрудников, которых нужно принять 54 Прогнозируемое число сотрудников, которые уволятся добровольно или принудительно, из-за выхода в декретный отпуск и других причин 109 Всего сотрудников, которых необходимо подобрать 163 Месяц Количество Нагрузка на одного рекрутера вакансий (из двух в отделе) Требуемое увеличение числа рекрутеров Январь 35 17,5 +2 Февраль 31 15,5 +2 Март 20 10 +1 Апрель 22 11 +1 Май 25 12,5 +1 Июнь 30 15 +2 Среднее число в месяц 27 13,5 1,5 30 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Подбор персонала рекрутеров для компании. Но, если сопоставить ее с ценой новых сотрудников, это не так уж и много. Сделаем прикидку. Если исходить из того, что расходы на одного рекрутера (601 200 руб.) сопоставимы с расходами на одного другого нового сотрудника, то получится, что затраты на специалистов, которых предстоит нанять (163), составят 97 995 600 рублей. Шаг 5. Суммируем все расходы на подбор персонала и формируем бюджет на подбор Стоимость найма новых сотрудников рассчитываем по следующей формуле. (СН) = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10 %, где: СН – стоимость найма; РР – расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ; ОА – оплата услуг агентства (если привлекали); РБ – реферальный бонус (если Вы принимаете на работу персонал по рекомендации сотрудников и платите им за это вознаграждение); ЗР – затраты на зарплату рекрутерам; ПС – затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах; 10 % – косвенные и непредвиденные расходы (оплата Интернета, увеличение стоимости размещения объявлений о вакансиях). Пример расчета по этой формуле будет выглядеть так: СН = 15 000 руб. + + 150 000 руб. + 5000 руб. + 280 000 руб. + 130 000 руб. = 580 000 руб. + + 10 % = 638 000 руб. Если Вам необходимо рассчитать стоимость найма одного сотрудника, то полученную сумму нужно просто разделить на количество подобранных сотрудников: 638 000 : 5 = 127 600 руб. Если цена для Вас слишком высока, поищите альтернативные варианты, например, как можно реже пользуйтесь услугами кадровых агентств и чаще повышайте своих сотрудников. Или, предварительно рассчитав затраты на подбор с помощью агентства/сотрудника HR-службы, выберите менее затратный вариант. Пример Директор по персоналу аудиторской фирмы решил подсчитать, во сколько Затраты на подбор персонала снижают налогооблагаемую прибыль компании Налоговый кодекс Российской Федерации позволяет работодателям считать затраты на подбор персонала расходами (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это значит, что на их сумму компания может уменьшить базу, облагаемую налогом на прибыль. Под затратами на подбор имеются в виду те деньги, которые Вы платили кадровым агентствам, а также газетам, журналам и интернетсайтам за размещение Ваших объявлений о вакансиях. Главное, чтобы у Вас были все подтверждающие документы: платежные поручения либо приходные и расходные кассовые ордера, договоры на оказание услуг. Кроме того, обратите внимание: налоговые органы требуют, чтобы расходы не были напрасными. Иначе говоря, Вы должны кого-то принять на работу. Если же Вы платили агентству, но в итоге ни одного кандидата, представленного этим агентством, не приняли на работу, налоговые инспекторы запретят включать платежи в расходы, так как посчитают их экономически необоснованными. обойдется поиск помощника бухгалтера через агентство. За свои услуги оно запросило 350 у. е. (1 у. е. = $1) и обещало подыскать подходящего кандидата за двое суток. Стоимость рабочего дня специалиста агентства составляет 82 у. е., за два дня – 164 у. е. Все вместе – 514 у. е. Если же подбирать помощника бухгалтера через Интернет силами штатного менеджера по подбору, то это займет не меньше недели. Стоимость работы менеджера составит 320 у. е. (его зарплата 1400 у. е., цена одного дня 64 у. е., умножаем на пять рабочих дней). Размещение вакансии на сайте стоит 70 у. е. Если смотреть не только те резюме, которые приходят на размещенную вакансию, но и вообще имеющиеся в базе сайта, нужно заплатить 5 у. е., за 10 резюме – 50 у. е. Общая сумма затрат при таком способе – 440 у. е. www.HR-director.ru 31 HR-бюджет Подбор персонала Объясните руководству: даже рядовых сотрудников искать становится дороже Это связано с тем, что вакансий становится все больше, а квалифицированных кандидатов не прибавляется. Причем все более затратным становится массовый подбор персонала, который прежде считался самым дешевым. Если раньше планировали расходы на размещение объявлений о вакансиях в СМИ, а также на привлечение кадровых агентств, то теперь, чтобы успешно вести массовый набор, приходится закладывать в бюджет и расходы на использование специфических инструментов. Это поиск специалистов в социальных сетях, PR-акции, работа с выпускниками вузов. Из-за этого подбор дорожает. Когда Вы спланируете бюджет на подбор и он немного увеличится по сравнению с прошлыми годами, попытайтесь донести информацию до руководства о причинах роста затрат на поиск сотрудников. Конечно, меньше, чем услуги агентства. Но в агентстве быстрее. Поэтому HR-директор обратился в агентство. Разумеется, надо комбинировать разные способы поиска в зависимости от вакансии. Сводим все данные в один документ (см. образец на стр. 33). Шаг 6. Защита бюджета перед руководством Подготовьте аргументы для обоснования своих расчетов перед советом директоров. Они должны быть вескими и убедительными. Аргумент 1. Подбор сотрудников запланирован исходя из целей компании. Подчеркивайте, что Вы исходили из бизнес- планов и из заявок линейных руководителей. Кроме того, принимали во внимание средний показатель по количеству увольнений. Несомненно, на подбор сотрудников нужно тратиться, но размер этих трат не сопоставим с потерями, которые может нести компания из-за отсутствия нужных специалистов. Приведите убедительный пример. Предположим, один рекрутер подбирает двух менеджеров по продажам. Плановая выработка каждого – 10–15 сделок купли-продажи в месяц на сумму от 50 000 до 100 000 руб. Таким образом, вместе они обеспечивают выручку компании на сумму от одного до трех миллионов рублей. Аргумент 2. Количество менеджеров по подбору минимально. Упирайте на тот факт, что потребность в персонале год от года не уменьшается, а увеличивается. При этом рост потребности опережает увеличение штата менеджеров по подбору. Покажите, что нагрузка на каждого рекрутера увеличится в три раза, но при этом Вы планируете принять только одного-двух новых менеджеров по подбору. Причем, если их не привлечь, подбор новых сотрудников будет идти медленнее. А это – финансовые потери для работодателя. Аргумент 3. Затраты на подбор минимизированы. Обрати- те внимание руководства компании на то, что Вы планируете снизить расходы, продвигая на руководящие должности ведущих сотрудников с опытом работы и лидерскими качествами. Останутся только позиции специалистов, которых подбирать легче. Для этого не требуется больших затрат, так как подбор проводится силами своих рекрутеров. Если на позиции изъявили желание прийти выпускники вузов, которые проходили у Вас стажировку, это тоже дополнительный фактор экономии средств. И еще один аргумент: расходы на подбор персонала (плата кад­ ровым агентствам, оплата объявлений о вакансии в СМИ на сайтах) уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль. 32 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Подбор персонала Закрытое акционерное общество «АРТ» ЗАО «АРТ» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Петров В.В. Петров БЮДЖЕТ НА ПЕРСОНАЛ 01.10.2012 № 12 г. Москва 01.10.2012 4. Статья расходов – подбор персонала Сотрудник Кол-во Срок подбора Метод подбора Стоимость поиска (без расходов на отдел подбора), руб. Зарплата рекрутера, руб. Руководители высшего звена Начальник производства 1 Финансовый директор 1 Главный инженер 1 2 месяца Услуги кадрового агентства 136 000 – Объявление в профессиональном журнале 10 000 76 000 3 месяца Хедхантинг 150 000 – 1,5 месяца Интернет-ресурсы 3000 57 000 Услуги кадрового агентства 105 000 – Руководители подразделений Директор службы маркетинга 1 1 месяц Объявления на платных сайтах 10 000 38 000 Начальник отдела сбыта 1 1,5 месяца Социальные сети – 57 000 Объявления на платных сайтах 10 000 Интернет-ресурсы 12 000 Объявление в профессиональном журнале 10 000 Специалисты Инженер 3 2 месяца 76 000 Помощник бухгалтера 1 2 недели Интернет-ресурсы 1500 19 000 Менеджер по продажам 2 1 месяц Интернет-ресурсы 6000 38 000 Стажер 5 2 недели Социальные сети – 19 000 Объявления на платных сайтах 10 000 Всего ИТОГО www.HR-director.ru 8 463 500 380 000 843 500 33 HR-бюджет Корпоративные мероприятия Праздники для всей компании. За какие деньги? Определяем, как часто стоит проводить, на чем сэкономить Конечно, сами по себе празднования всей компанией не самоцель. И, когда руководство говорит о том, что надо проводить их по минимуму, это можно понять. Обычно деньги тратятся большие, а есть ли эффект, измерить сложно. И все же подобные мероприятия необходимы. От них зависит мотивация и лояльность персонала, эффективность труда. Ваша задача – не только спланировать и рассчитать затраты, но и убедить руководство в том, что они необходимы. Чтобы составить бюджет на корпоратив и подобрать самые убедительные аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, требуется сделать пять шагов. Шаг 1. Подсчитаем, сколько раз будем устраивать праздники и по какому поводу Как правило, все компании непременно отмечают два праздника – Новый год и День рождения компании. Наверняка и Вы тоже не станете исключать их из своего плана. А вот планировать ли еще какие-либо мероприятия, зависит от позиции руководства компании, количества сотрудников в ней и ее финансовых возможностей. Согласитесь, организовать корпоратив для 50–100 человек гораздо легче, чем для тысячи. 34 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Корпоративные мероприятия Некоторые компании проводят мероприятия еще и по таким случаям, которые не связаны с общегражданскими праздниками, но важны для сотрудников. Например, в честь подписания первого крупного контракта, который был успешно реализован, и когда всем впервые выплатили корпоративный бонус, либо отмечают день, когда компания выиграла крупный тендер и стала развиваться. Такие мероприятия становятся важным элементом корпоративной культуры. Пример На шоколадной фабрике, которая работает на рынке уже более 70 лет, есть традиция – праздновать каждую 30-тысячную тонну проданных кондитерских изделий. Это приходится обычно на март-апрель, когда окончательно подводятся итоги продаж за минувший год. О том, что этот рубеж удалось пройти, сообщают на корпоративном сайте, а в производственных цехах звонит специальный колокол. Все знают, что через неделю в конце рабочего дня состоится торжественное мероприятие для сотрудников комбината. На празднике обычно всех угощают изысканными спиртными напитками (дорогими винами, коньяками, ромом). А десертом служит VIP-продукция, выпускаемая фабрикой, – эксклюзивные конфеты, торты, пирожные. Обязательно приглашают на праздник партнеров фаб­рики – представителей сети кофеен, магазинов и ресторанов. Вечеринка получается довольно дорогостоящей, но руководители убеждены, что она необходима для поддержания имиджа компании, сплочения коллектива и повышения лояльности сотрудников. Затраты, о которых идет речь в примере, оправданны – праздник проходит в тех случаях, когда совершена рекордная продажа (есть деньги на мероприятие). Это своего рода поощрение персонала за хорошую работу, а также стимул к тому, чтобы не снижать темпов и в следующем году показать не менее впечатляющие результаты. Если смысл мероприятия не понятен, оно превращается в обычную вечеринку с необоснованными расходами, отнимает драгоценное время и деньги. Чтобы выбрать, какие мероприятия непременно нужно провести вашей компании, а от каких отказаться, сначала составьте полный список возможных корпоративов (см. таблицу 1 на стр. 36). А затем выбирайте те, которые Вы намереваетесь проводить исходя из возможностей и целей компании. Если бюджет ограничен, можно организовать такое мероприятие, которое не потребует больших затрат, но все равно позволит встряхнуть сотрудников, снять усталость после напряженной работы над проектом. Подобные мероприятия всегда очень позитивно воспринимаются сотрудниками. Они чувствуют заботу о себе. В компании Сognex без праздников не проходит и дня Эта американская компания, разрабатывающая приборы «зрения» для роботов, настойчиво замеряла эффект, который оказывают корпоративы на сотрудников. Выяснилось, что после удачных мероприятий производительность труда поднимается почти в два раза, отношение к компании становится более теплым, работники предлагают много ярких идей по улучшению работы. Со временем Cognex стала все чаще проводить корпоративные праздники, а недавно в массачусетском подразделении компании ввели в штатное расписание должность директора по развлечениям. В обязанности Кимберли УИЛЛАРД, занимающей этот пост, входит придумывание развлечений и маленьких праздников для 275 сотрудников. Они стали проводить на работе по 12– 15 часов. Пример В компании, специализирующейся на предоставлении персонала в лизинг по договору аутсорсинга, сотрудникам приходится по 10 часов в день подбирать специалистов, оформлять заявки и бумаги. И все это, не покидая www.HR-director.ru 35 HR-бюджет Корпоративные мероприятия Внимательно подходите к бюджету на питание, проконтролируйте его Нередко загородные пансионаты и дома отдыха лоббируют интересы собственной службы питания, чтобы заработать максимальные комиссионные (они доходят до 30 % от общего бюджета на питание). И часто компания-заказчик получает не самое лучшее соотношение цены и качества услуги. Чтобы избежать этого, ознакомьтесь с меню, попросите организовать дегустацию, посетите мероприятие, которое организует этот оператор питания для других компаний. И, если планируется активный отдых, исходите из того, что, несмотря на жару, один человек может съесть 1500 г еды и выпить больше литров воды, чем обычно. Не уменьшайте бюджет на питание, объясняя это тем, что сами Вы столько никогда бы не съели. Лучше пусть немного останется, чем не хватит. рабочего места, в сидячем положении. Чтобы не дать гиподинамии господствовать в компании, HR-директор включил в бюджет расходы на спортивные игры на природе. Расходы складывались из оплаты услуг по доставке сотрудников за город (четыре автобуса на двадцать семь мест), покупки палаток, продуктов питания и спортивного инвентаря. Руководство попросило сотрудников посмотреть, нет ли у них чего-то из спортивного инвентаря, и по возможности использовать. Нашлись и мячи, и волейбольная сетка, и велосипеды. Сотрудники привезли и часть еды. Компания взяла на себя вспомогательные расходы – на одноразовую посуду и другие мелочи. Благодаря этому мероприятие получилось недорогим, но внесло оживление в коллектив. Шаг 2. Устанавливаем цели, которые хотим достичь с помощью корпоративных мероприятий Любой корпоратив – это не просто праздничный стол, развлекательная шоу-программа. Важно понять, ради чего мы все это организуем. Таких глобальных целей четыре: – просто для того, чтобы отдохнуть, вместе с коллегами повеселиться. Ведь это один из немногих случаев, когда вся крупная компания (сотрудники и руководство) собираются в одном месте; – пообщаться в неформальной обстановке, способствовать тому, чтобы сотрудники из разных служб и отделов познакомились, а потом легче взаимодействовали друг с другом; – поддержать статус компании, показать сотрудникам, что они работают в серьезной организации, повысить их лояльность; – подвести итоги работы, рассказать о планах, наградить лучших сотрудников, мотивировать работников на новые достижения. Особый праздник – День рождения компании. Его задача – вызывать у сотрудников чувство причастности к тому, что происходит с компанией на протяжении всего периода ее развития. Кроме Таблица 1. Примерный перечень мероприятий на год № Название праздника 1 Новый год 2 День всех влюбленных (День святого Валентина) 3 23 февраля 4 8 Марта 5 День защиты детей 6 День матери 7 Профессиональный праздник (по специальности компании: день туризма, металлургии, медицины и т. д.) 8 Профессиональный праздник (по специальности сотрудников: день почтового работника, журналиста, железнодорожника) 9 Важное событие для компании (день слияния, выпуск миллионного продукта) 10 День взятия Бастилии 11 Юбилеи 12 Выезд на природу летом по случаю дня рождения компании 36 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Корпоративные мероприятия того, мероприятие способствует тому, что люди легче принимают ее культуру, нормы, правила и стандарты, ее дух. В итоге повышается лояльность и эффективность работы сотрудников. Для этого праздника компании, выпускающие ту или иную продукцию, могут изготовить что-то эксклюзивное, специально для своих сотрудников. Пример В организации, выпускающей детские игрушки, каждый год отмечают День рождения компании. На этот праздник приглашают детей сотрудников. Причем для мальчиков и девочек специально делают креативные игрушки, которые не идут в производство и не становятся расхожим товаром. Это штучный товар, изготовленный специально для каждого ребенка из семей работников. Вручаются игрушки торжественно, ребенку объявляют благодарность за то, что он хорошо себя вел, пока родители трудились на благо компании. Это мероприятие достаточно затратно. Даже не в плане финансов, а в силу того, что требуется время и участие большого количества рабочих, чтобы перенастроить конвейер для выпуска штучных игрушек. Но руководство считает, что затраты обоснованны – День рождения компании очень повышает мотивацию сотрудников, снижает количество увольнений. Решая, что, когда и зачем проводить, учитывайте стратегические планы компании на ближайший год. Если Вы, к примеру, знаете, в какие периоды нагрузка на коллектив будет особенно высокой, планируйте мероприятия сразу после них, чтобы снизить накопившуюся усталость. Можно просто отметить промежуточные итоги работы, чтобы дать импульс к дальнейшему движению вперед к цели. Данные о мероприятиях, которые Вы наметили провести, сведите в таблицу, указав в ней цели и стоимость каждого корпоратива (см. таблицу 2 на стр. 38). Шаг 3. Определяем, кто организует мероприятия – HR-cлужба или сторонние агентства Подстрахуйтесь: составьте несколько вариантов бюджета Запаситесь терпением и подготовьте три варианта бюджета на корпоративные мероприятия – максимальный, средний, минимальный. В основе классификации – размер затрат. В максимальном, как можно догадаться, они наиболее высокие, в минимальном – cамые скромные, в среднем – баланс между высокими и скромными. Так Вы подстрахуетесь на тот случай, если руководство забракует Ваш бюджет. У Вас будет альтернативный вариант, и Вы сразу сможете его предложить. Только не выкладывайте сразу все три варианта, как только придете обсуждать план мероприятий к руководству. Есть риск, что оно возьмет за основу тот, в котором самые низкие расходы, а другие рассматривать не станет. Но Вы понимаете, что дешево – не всегда хорошо. Если решите возложить организацию корпоративов на свою HR-службу, то, конечно, сэкономите, но всякий раз, как будет приближаться мероприятие, служба будет отвлекаться на его организацию. Есть опасность, что это повредит выполнению текущих рабочих задач. С этой точки зрения второй вариант лучше: Вы нанимаете провайдеров, которые все и организуют. Правда, за услуги event-агентству нужно платить. Несмотря на это, подготовку важных крупных празднований все же лучше поручать именно им. Побеспокойтесь лишь о том, чтобы четко определить цель праздника. Озвучьте ее провайдеру, запросите у него варианты шоу-программы и номинаций, описание конкурсов, предложения по подаркам и площадке для проведения праздника, смету. Выбирая event-агентство, обращайте внимание и на то, насколько его представители заинтересованы в работе с Вами, www.HR-director.ru 37 HR-бюджет Корпоративные мероприятия В выходные выезжать за город или в будни? Есть и компромиссный вариант Статистика говорит, что три четверти работодателей выбирают пятницу или субботу для коллективного выезда за город. Мотив: чтобы не отрывать коллектив от работы и не ухудшить показатели компании. Однако в выходные – самая высокая цена. В будни – дешевле. Чтобы не отрывать людей надолго от работы, но в то же время заехать в пансионат в будни, можно выбрать компромиссный вариант: объявить пятницу нерабочим днем и отправиться на корпоратив в четверг вечером после 17.30. С понедельника по четверг можно сэкономить не только на доме отдыха или на пансионате, но и на артис­ тах и музыкантах. готовы ли предложить свои варианты по организации праздника. Обязательно внимательно выслушайте, что они предлагают, возможно, у кого-то из них есть интересные идеи. Большинство event-агентств полностью готовят мероприятия – разрабатывают программу, подбирают площадку для проведения, нанимают артистов, готовят смету. Небольшие агентства могут взять на себя только разработку программы и проведение праздника, все остальное Ваша служба делает самостоятельно. Приведем пример расчета затрат на праздник по случаю Дня рождения компании (см. таблицу 3 на стр. 39). В расчете для сравнения приводятся затраты, если Вы привлекаете среднее event-агентство и если Вы организуете по большей части все своими силами, привлекая лишь ведущего. Желательно уточнять и формировать бюджет заранее, месяца за два-три до праздника. Это важно еще и потому, что eventагентства повышают цены на свои услуги в сезон, когда они становятся наиболее востребованными. Летом выше цены на выездные мероприятия на природу. Зимой в несколько раз дорожает аренда залов, а также повышаются цены за проведение праздников на лыжных базах в дни новогодних каникул. Пример Коллектив парфюмерно-косметической фабрики заскучал за несколько лет работы. Все идет спокойно и планомерно, без каких-либо ярких событий. Когда на должность менеджера отдела персонала пришла новая сотрудница, специалисты инженерного отдела высказали пожелание – организовать какое-нибудь активное, мужское мероприятие. Менеджер предложила турнир по пейнтболу, все мужчины фабрики одобрили эту Таблица 2. Бюджет на корпоративные мероприятия Мероприятие Цель Дата Количество Предполагаемый бюджет, руб. Новый год Подвести итоги, наградить сотрудников за достигнутые результаты, подчеркнуть статус компании, повысить лояльность работников 27.12.2013 1 (240 чел.) 1 465 200 День рождения компании Сформировать чувство сопричастности к судьбе компании, к тому, что в ней происходит; поощрить лучших сотрудников, повысить мотивацию, в итоге – производительность 25.05.2013 1 (240 чел.) 713 000–1 348 200 Выездной корпоратив летом Расслабиться после напряженной работы над проектами, улучшить коммуникации, укрепить командный дух 25.06.2013 1 (240 чел., 26 – в отпуске) 1 573 950 Рекорд продаж (представление мотоэквилибристов в цирке + легкий фуршет) Вызвать у сотрудников ощущение, что их труд важен, а результаты – ценны. Поощрить лучших, повысить мотивацию 01.10.2013 1 (240 чел.) 500 000 ИТОГО 38 4 252 150–4 887 350 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Корпоративные мероприятия Проводить летние корпоративы дешевле в сентябре. Но есть и недостаток идею. Организаторы игры прислали расценки: плата за игру 1000 у. е. (независимо от количества участников) плюс дополнительно оплачиваются шары для автоматов – 100 шаров на каждого игрока (коробка). Каждая коробка стоит 10 у. е. Условная единица равна доллару. В игре приняли участие 14 сотрудников фабрики, следовательно, шары обошлись компании в 1400 у. е. Общая сумма – 2400 у. е. Шаг 4. Утверждаем бюджет у руководства Выберите наиболее весомые аргументы для обоснования своих расчетов перед руководством компании. Каждая цифра вашего бюджета должна иметь объяснение. Попытаемся предугадать основные вопросы, которые могут задать руководители компании по бюджету, и предложить ответы на них. Вопрос финансового директора: у Вас в бюджете запланирована достаточно высокая сумма на оплату банкета. Чем она обоснована? Вариант Вашего ответа: в стоимость банкета включена еще и стоимость шоу-программы. Если заказывать банкет и шоупрограмму по отдельности, разным фирмам, получится дороже. К тому же это общая стоимость не одного, а трех банкетов, которые мы будем проводить в течение года. В пересчете на один получается совсем недорого. Вопрос генерального директора: почему именно такие призы для победителей конкурсов Вы выбрали и по такой цене? Вариант Вашего ответа: в прошлом году победителям конкурсов на корпоративе вручались фотоальбомы и рамки для фотографий. Многие даже не взяли их с собой, оставили в том зале, где проходило мероприятие. Мы провели опрос сотрудников, Некоторые компании, чтобы сэкономить, проводят летние корпоративы в мае или в сентябре. В эти месяцы спрос на загородные пансионаты и дома отдыха очень невысок, поэтому их услуги обходятся дешевле, чем летом. Однако в эти месяцы неустойчива погода, и из-за нее все меро­ приятие может пойти насмарку. Поэтому все же 82 % российских работодателей планируют корпоративы на летний период – с июня по август. Даже те, которые вначале проводили их в мае и в сентябре, через два-три года отказываются от такой практики. Таблица 3. Затраты на празднование Дня рождения компании (если организует агентство и если – HR-департамент) Статьи расходов Цена, если привлекать event-агентство, руб. Цена, если организовать силами HR-службы, руб. Выбор площадки Бесплатно бесплатно Сценарий по договоренности бесплатно Техническое оснащение 90 000 30 000 Фото- и видеосъемка 15 000 (3000 руб. x 5 часов) Бесплатно (фотограф компании) Ведущий 30 000 30 000 Оформление 30 000 3000 Шоу-программа 90 000 20 000 Банкет 960 000 (4000 руб. x 240 человек) 600 000 Дискотека 15 000/6 часов Бесплатно (силами сотрудников компании) Подарки 30 000 (1500 руб. x 20 человек) 30 000 (1500 руб. x 20 человек) Комиссия event-агентству 88 200 (7 %) ИТОГО 1 348 200 713 000 www.HR-director.ru 39 HR-бюджет Корпоративные мероприятия и они высказали пожелание дарить что-то другое, более функциональное и полезное. Например, флешки для хранения и просмот­ ра фотографий и текстов в электронном виде. Поэтому решили закупить сами флешки и флеш-рамки. Вопросы главного бухгалтера: цены на услуги постоянно меняются. Не боитесь, что Ваши данные в бюджете устареют? Сможете Вы отследить изменение цен и будете ли корректировать бюджет? Вариант Вашего ответа: в бюджет заложена сумма на непредвиденные расходы, это так называемый финансовый резерв. При необходимости он покроет отклонение цен в сторону увеличения. Кроме того, некоторые статьи расходов на корпоративные мероприятия можно сократить или увеличить с учетом рекомендаций руководства. Таблица 4. Вариант сметы для празднования Нового года Наименование Время Количество Общая стоимость / руб. Ведущий мероприятия (актеры театра и кино) 5ч 1 35 000 Артисты оригинального жанра Номер (30 мин) 2 20 000 Театрализованные танцевальные шоу-балеты 40–60 мин 8 50 000 Вокально-инструментальный ансамбль 1ч 5 50 000 Фотограф 5ч 1 12 000 Вокалисты 1ч 2 28 000 DJ-профессионал с аппаратурой + фоновая музыка Все мероприятие 1 15 000 Видеосъемка + монтаж Все мероприятие 1 15 000 Аренда площадки Москва и Московская область (ресторан, банкетный зал, усадьба) 3ч зал не закрывается для гостей 100 000 Банкет на 240 чел. 360 000 (1500/чел.) Фуршет на 240 чел. 240 000 (1000/чел.) Световое оформление мероприятия 20 000 Звуковое оформление мероприятия 10 000 Лазерное шоу 40 000 Фейерверки, пиротехническое шоу 30 000 Тематическое декорирование помещений 25 000 Аренда сценических конструкций и подиумов 20 000 Режиссерско-постановочные работы 15 000 Написание индивидуального сценария для вашего мероприятия 10 000 Дед Мороз и Снегурочка (поздравления ) 20–30 мин 15 000 Всего 1 110 000 Менеджмент агентства 222 000 (20 %) Всего 1 332 000 Непредвиденные расходы 133 200 (10 %) ИТОГО 1 465 200 40 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Корпоративные мероприятия Таблица 5. Пример сметы для проведения летнего корпоративного мероприятия (с привлечением event-агентства) Период проведения 23 июня 2013 г. Место проведения база отдыха «Солнечная» Формат Спартакиада + банкет Кол-во участников / продолжительность 100 чел./1 дн. Сегмент расчета Цена, руб. Количество Сумма, руб. Трансфер на автобусе (от офиса и обратно) 17 500 2 35 000 Работа ведущего (10 ч) 70 000 1 70 000 Работа аниматоров (10 ч) 15 000 3 45 000 Работа диджея (10 ч) 20 000 1 20 000 Работа фотографа (10 ч) 25 000 1 25 000 Выступление группы (90 мин) 150 000 1 150 000 Программа Итого по программе 345 000 Техническое оборудование Аренда звука 30 000 1 30 000 Аренда света 15 000 1 15 000 Итого по техническому оборудованию 45 000 Аренда Аренда спортивных площадок 40 000 1 40 000 Аренда шатра под банкет 60 000 1 60 000 Итого по аренде 100 000 Питание Приветственная кофе-пауза 300 220 66 000 Обед 700 220 154 000 Банкет с алкоголем 2800 220 616 000 Итого по питанию 836 000 Прочее Декораторские работы (драпировка шатра) 60 000 1 60 000 Работа флориста 35 000 1 35 000 Покупка подарков, реквизита 25 000 1 25 000 Транспортные расходы 18 000 1 18 000 Питание персонала 15 000 1 15 000 Непредвиденные расходы 20 000 1 20 000 Итого по прочее 173 000 Общие расходы 1 499 000 Агентское вознаграждение 5 % 74 950 ИТОГО 1 573 950 www.HR-director.ru 41 HR-бюджет Образец документа Закрытое акционерное общество «АРТ» ЗАО «АРТ» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Петров В.В. Петров БЮДЖЕТ НА ПЕРСОНАЛ г. Москва 01.11.2012 1. Статья расходов – фонд оплаты труда Категория персонала Статья бюджета (в рублях на штатную единицу) Сумма выплат за год., руб. Количество человек Итого, руб. Страховые взносы*, руб. 10 % от оклада 190 500 209 39 814 500 11 944 350 10 % от оклада 15 % от оклада 509 750 24 12 234 000 3 670 200 0,7 % от прибыли 15 % от оклада 20 % от оклада 957 050 8 7 656 400 2 296 920 2% от прибыли 20 % от оклада 39 % от оклада 1 288 000 5 6 440 000 1 932 000 66 144 900 19 843 470 Оклад, руб. в месяц Проекты Премия Разовые выплаты Административный персонал 15 000 5% от оклада Специалисты 35 000 0,5 % от прибыли Менеджеры 65 000 Руководители 80 000 Всего ИТОГО ФОТ с учетом страховых взносов 85 988 370 * Страховые взносы в ПФР (22%), ФСС РФ (2,9%) и ФФОМС (5,1). Чтобы упростить пример, исходим из того, что все выплаты работникам облагаются страховыми взносами по общим тарифам(без учета регрессии). Также в примере не учтены страховые взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, поскольку тариф таких взносов различается в зависимости от вида деятельности компании. 42 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Образец документа 2. Статья расходов – социальные льготы Расчет расходов на социальные льготы без учета налогов Виды социальных выплат 1. ДМС 2. Бесплатное питание Категория сотрудников Численность Периодичность выплат Сумма выплат на человека, руб. Общая сумма выплат за год, руб. Рабочие 180 1 раз в год 12 035 2 166 300 Специалисты 58 1 раз в год 25 731 1 492 498 Топ-менеджеры 8 1 раз в год 31 388 251 104 Рабочие 180 1 раз в день (249 дн.) 166,6 7 467 012 Специалисты 58 1 раз в день (249 дн.) 166,6 2 406 037 8 1 раз в день (249 дн.) 168,6 335 951 Топ-менеджеры ИТОГО: 246 человек 14 118 802 Расходы на социальные льготы с учетом налогов № Вид льготы Сумма, руб. НДФЛ Увеличивает ли налоговое бремя компании (сумма) Взносы в фонды: пенсионный, соцстраха и медстраха Увеличивают ли налоговое бремя компании (сумма) 1 ДМС 3 909 802 Не удерживается Нет Не уплачиваются, если договор – не меньше чем на год Нет (если договор Не заключен не мень- уплачише чем на год) вается Нет, если рас- 3 909 802 ходы на ДМС не превышают 6 % от размера ФОТ 2 Бесплатное питание 10 209 000 Удерживается, если ведется персональный учет расходов Нет (удерживается из дохода сотрудника) Уплачиваются, если ведется персональный учет расходов Да (2 245 980 руб. – в ПФР (22 %), 296 061 руб. – в ФСС РФ (2,9 %), 520 659 руб. – в ФФОМС (5,1 %) Нет (если 13 271 700 питание предусмотрено договорами – трудовыми или коллективным – и ведется персональный учет) Итого www.HR-director.ru 14 118 802 3 062 700 Налог на прибыль Не уплачивается Увеличивает ли налоговое бремя компании (сумма) Итоговая сумма, руб. 17 181 502 43 HR-бюджет Образец документа 3. Статья расходов – обучение сотрудников Расчет бюджета на обучающие мероприятия Кого и как обучать Цена единицы, тыс. руб. Кол-во сотрудников I квартал II квартал III квартал IV квартал Тренинги по менеджменту 50 10 100 150 100 150 500 Внутренние тренинги 3 20 15 20 10 15 60 Посещение открытых семинаров и конференций 8 20 36 48 24 52 160 Стажировки 5 10 25 25 50 15 15 30 Стоимость, тыс. руб. Обучение руководителей Общая сумма 800 Командировочные расходы Обучение специалистов по управлению проектами и продажам 550 Внутренние тренинги 3 60 50 60 20 50 180 Внешние тренинги 25 12 80 80 90 50 300 Посещение открытых семинаров и конференций 6 10 12 18 12 18 60 1 1 3 5 10 Командировочные расходы Обучение специалистов служб поддержки и обеспечения 830 Внутренние тренинги 3 20 15 20 10 15 60 Посещение открытых семинаров и конференций 15 50 200 220 120 210 750 Техническая учеба 0,2 100 5 5 5 5 20 Итого 514 662 394 610 2180 В том числе по договорам с организациями 388 486 271 445 1590 В том числе из фонда оплаты труда 126 160 120 145 551 В том числе командировочные расходы 16 3 20 39 Итого расходы на обучение за год 2 180 000 руб. 44 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Образец документа 4. Статья расходов – подбор персонала Бюджет на подбор персонала на год Сотрудник Кол-во Срок подбора Метод подбора Стоимость поиска (без расходов на отдел подбора), руб. Зарплата рекрутера, руб. Услуги кадрового агентства 136 000 – Объявление в профессиональном журнале 10 000 76 000 Руководители высшего звена Начальник производства 1 2 месяца Финансовый директор 1 3 месяца Хедхантинг 150 000 – Главный инженер 1 1,5 месяца Интернет-ресурсы 3000 57 000 Услуги кадрового агентства 105 000 – Руководители подразделений Директор службы маркетинга 1 1 месяц Объявления на платных сайтах 10 000 38 000 Начальник отдела сбыта 1 1,5 месяца Социальные сети – 57 000 Объявления на платных сайтах 10 000 Интернет-ресурсы 12 000 Объявление в профессиональном журнале 10 000 Специалисты Инженер 3 2 месяца 76 000 Помощник бухгалтера 1 2 недели Интернет-ресурсы 1500 19 000 Менеджер по продажам 2 1 месяц Интернет-ресурсы 6000 38 000 Стажер 5 2 недели Социальные сети – 19 000 Объявления на платных сайтах 10 000 Всего 8 ИТОГО www.HR-director.ru 463 500 380 000 843 500 45 HR-бюджет Образец документа 5. Статья расходов – корпоративные мероприятия Смета празднования Нового года Наименование Время Количество Общая стоимость / руб. Ведущий мероприятия (актеры театра и кино) 5ч 1 35 000 Артисты оригинального жанра Номер (30 мин) 2 20 000 Театрализованные танцевальные шоу балеты 40–60 мин 8 50 000 Вокально-инструментальный ансамбль 1ч 5 50 000 Фотограф 5ч 1 12 000 Вокалисты 1ч 2 28 000 DJ-профессионал с аппаратурой + фоновая музыка Все мероприятие 1 15 000 Видеосъемка + монтаж Все мероприятие 1 15 000 Аренда площадки Москва и Московская область (ресторан, банкетный зал, усадьба) 3ч зал не закрывается для гостей 100 000 Банкет на 240 чел. 360 000 (1500/чел.) Фуршет на 240 чел. 240 000 (1000/чел.) Световое оформление мероприятия 20 000 Звуковое оформление мероприятие 10 000 Лазерное шоу 40 000 Фейерверки, пиротехническое шоу 30 000 Тематическое декорирование помещений 25 000 Аренда сценических конструкций и подиумов 20 000 Режиссерско-постановочные работы 15 000 Написание индивидуального сценария для вашего мероприятия Дед Мороз и Снегурочка (поздравления ) 10 000 20–30 мин 15 000 Всего по смете 1 110 000 Менеджмент агентства 222 000 (20 %) Всего с комиссией агентства 1 332 000 Непредвиденные расходы 133 200 (10 %) Итого 1 465 200 46 Директор по персоналу, cентябрь 2012 HR-бюджет Образец документа Смета летнего корпоративного мероприятия (с привлечением event-агентства) Период проведения 23 июня 2013 г. Место проведения база отдыха «Солнечная» Формат Спартакиада + банкет Кол-во участников / продолжительность 220 чел. / 1 дн. Сегмент расчета Цена, руб. Количество Сумма, руб. Трансфер на автобусе (от офиса и обратно) 17 500 2 35 000 Работа ведущего (10 ч) 70 000 1 70 000 Работа аниматоров (10 ч) 15 000 3 45 000 Работа диджея (10 ч) 20 000 1 20 000 Работа фотографа (10 ч) 25 000 1 25 000 Выступление группы (90 мин) 150 000 1 150 000 Программа Итого по программе 345 000 Техническое оборудование Аренда звука 30 000 1 30 000 Аренда света 15 000 1 15 000 Итого по техническому оборудованию 45 000 Аренда Аренда спортивных площадок 40 000 1 40 000 Аренда шатра под банкет 60 000 1 60 000 Итого по аренде 100 000 Питание Приветственная кофе-пауза 300 220 66 000 Обед 700 220 154 000 Банкет с алкоголем 2800 220 616 000 Итого по питанию 836 000 Прочее Декораторские работы (драпировка шатра) 60 000 1 60 000 Работа флориста 35 000 1 35 000 Покупка подарков, реквизита 25 000 1 25 000 Транспортные расходы 18 000 1 18 000 Питание персонала 15 000 1 15 000 Непредвиденные расходы 20 000 1 20 000 Итого по прочее 173 000 Общие расходы 1 499 000 Агентское вознаграждение 5 % 74 950 Итого 1 573 950 www.HR-director.ru 47 HR-бюджет Образец документа Затраты на празднование Дня рождения компании (если организует агентство и если – HR-департамент) Статьи расходов Цена, если привлекать event-агентство, руб. Цена, если организовать силами HRслужбы, руб. Выбор площадки Бесплатно бесплатно Сценарий по договоренности бесплатно Техническое оснащение 90 000 30 000 Фото- и видеосъемка 15 000 (3000 руб. x 5 часов) Бесплатно (фотограф компании) Ведущий 30 000 30 000 Оформление 30 000 3000 Шоу-программа 90 000 20 000 Банкет 960 000 (4000 руб. x 240 человек) 600 000 Дискотека 15 000/6 часов Бесплатно (силами сотрудников компании) Подарки 30 000 (1500 руб. x 20 человек) 30 000 (1500 руб. x 20 человек) Комиссия event-агентству 88 200 (7 %) ИТОГО 1 348 200 713 000 План мероприятий, их цели и стоимость Мероприятие Цель Дата Количество Предполагаемый бюджет, руб. Новый год Подвести итоги, наградить сотрудников за достигнутые результаты, подчеркнуть статус компании, повысить лояльность работников 27.12.2013 1 (240чел.) 1 465 200 День рождения компании Сформировать чувство сопричастности к судьбе компании, к тому, что в ней происходит; поощрить лучших сотрудников, повысить мотивацию, в итоге – производительность 25.05.2013 1 (240 чел.) 713 000–1 348 200 Выездной корпоратив летом Расслабиться после напряженной работы над проектами, улучшить коммуникации, укрепить командный дух 25.06.2013 1 (220 чел., 1 573 950 26 – в отпуске) Рекорд продаж (представление мотоэквилибристов в цирке + легкий фуршет) Вызвать у сотрудников ощущение, что их труд важен, а результаты – ценны. Поощрить лучших, повысить мотивацию 01.10.2013 1 (240 чел.) Итого 500 000 4 252 150–4 887 350 ИТОГО ПО ВСЕМ СТАТЬЯМ РАСХОДОВ 110 445 522–111 080 722* * Сумма зависит от того, привлекается ли event-агентство к организации корпоративных мероприятий 48 Директор по персоналу, cентябрь 2012 реклама реклама Бюджет на персонал с нуля: как составить и защитить перед руководством компании Тематическое приложение к журналу сентябрь 2012 06 Что включать в ФОТ кроме зарплаты 12 Какими будут расходы на социальные льготы 19 Сколько заплатим за обучение сотрудников 26 Как рассчитать затраты на подбор персонала Учитываем доплаты и надбавки, закладываем расходы на новые должности Включаем в расчеты налоги и минимизируем их законными способами реклама Планируем, кого будем развивать профессионально и личностно Составляем прогноз: сколько новичков придется подбирать и каким образом