Бизнес-презентация инновационных проектов

И.С. Прохорова кандидат экономических наук, доцент БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИЯ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ Конспект лекций для студентов специальности "Управление инновациями" – 220601 Москва - 2010 УДК 005.57 (075) Прохорова И.С. "Бизнес-презентация инновационных проектов: Конспект лекций /– ГУУ. М., 2010. – 91с. Данный конспект лекций предназначен для студентов, обучающихся управлению инновациями, а также всех тех, кто связывает свое будущее с инновационной деятельностью и деловой презентацией как неотъемлемого ее атрибута. В лекциях изложены основы подготовки, планирования, организации и проведения эффективной бизнес-презентации, направленной на инновационное развитие организации. Ответственный редактор заведующий кафедрой инновационного менеджмента, доктор экономических наук, профессор А.Т. ВОЛКОВ Рецензенты доктор экон. наук, проф. А.М. ЖИЧКИН канд. экон. наук, проф. Т.И. ВЛАСОВА Обсужден на заседании кафедры Инновационного менеджмента «26» августа 2010 года (Протокол № 1) © И.С. Прохорова, 2010 ГОУВПО «Государственный университет управления», 2010 Содержание Введение……………………………………………………………………. 5 Лекция 1. Основы бизнес-презентирования инновационных проектов. 1.1. Убеждение как основа механизма бизнес-презентации инновационных проектов………………………………………………………… 1.2. Концептуальные основы бизнес-презентирования…………… 7 10 Лекция 2. Планирование презентации. 2.1. Преимущества планирования презентации и переменные составляющие, влияющие на него………………………………………. 2.2. Основные параметры планирования. Определение уровня ответственности презентатора. Определение требований аудитории. Выбор места проведения презентации. Составление графика проведения презентации………………………………………………………... 2.3. Разработка контрольного листа плана……………………………. 2.4. Отслеживание обратной связи……………………………………. 16 17 23 24 Лекция 3. Структура и содержание презентации. 3.1. Определение подхода к предмету презентации……………………... 3.2. Формирование дерева целей и корневой концепции презентации... 3.3. Структуризация презентации………………………………………… 25 29 32 Лекция 4. Вербальный стиль презентации. 4.1. Характеристика словесного стиля: тон, скорость, базовые составляющие………………………………………………………………….. 4.2. Факторы эффективности вербального стиля………………………... 4.3. Формы словесного выражения……………………………………… 47 51 54 Лекция 5. Публичное выступление как способ профессионального воздействия или невербальный стиль презентации. 5.1. Характеристика стиля поведения перед аудиторией: факторы эффективности невербального стиля, звуковые и зрительные сигналы….. 5.2. Искусство ведения дискуссии: разрешение конфликтной ситуации……………………………………………………………………….. 58 66 Лекция 6. Подготовка презентации: выбор средств представления информации и места проведения презентации. 6.1. Эффективность аудиовизуальных пособий и сравнительная характеристика различных видов средств представления информации….. 6.2. Принципы выбора, подготовки и использования аудиовизуальных средств…………………………………………………………………... 6.3. Выбор места проведения презентации………………………………. 78 82 84 Заключение………………………………………………………….……… 88 Литература………………………………………………………………….. 90 Введение Современная экономическая ситуация характеризуется ростом потребности организаций в инновационном обновлении и развитии для обеспечения конкурентоспособности в условиях глобализации рынка. Вместе с тем, для инновационного процесса характерно сопротивление среды продвижению нового. Причины неприятия нового имеют сложную природу, среди них можно выделить отсутствие опыта в продвижении нового, недостаточность финансовых средств для инновационной деятельности, консерватизм экономического мышления и ряд других. Некоторые из них носят психологический характер и кроятся в свойственном природе человека чувстве страха (утратить имеющиеся позиции на рынке, потерять авторитет среди сотрудников организации и т.п.). Поэтому менеджеры, занимающиеся продвижением инноваций и разработкой инновационных стратегий в организации, должны обладать навыками эффективного продвижения инновационных предложений и разработок как внутри организации, так и на рынок. Изложенным определяется роль дисциплины «Бизнес-презентация инновационных проектов» при подготовке специалистов по управлению инновациями. Цель данного конспекта лекций – ознакомить читателей с основами планирования, организации, проведения деловых выступлений, защиты и продвижения инновационных проектов в организации как формы проявления ее инновационной активности с целью обеспечения рыночной устойчивости и способности к саморазвитию. Представленный материал содержит ответы на следующие вопросы: 1. В чем состоит искусство бизнес-презентации инновационных проектов? 2. Каковы основные признаки эффективной бизнес-презентации? 3. Как правильно организовать материал, чтобы выступление оказалось эффективным? 4. Каковы основные переменные выступления, предопределяющие его результат? 5. Как преодолеть сопротивление аудитории и сформировать положительный образ инноватора и инновационных предложений? Конспект лекций состоит из введения, шести лекций, заключения. В первой лекции рассматриваются основные понятия бизнес-презентации как объекта управления. Приводятся концептуальные основы бизнес-презентирования, рассматривается механизм бизнес-презентации инновационных проектов. Во второй лекции предлагаемого конспекта рассматриваются конкретные вопросы планирования презентации. Дается характеристика переменным составляющим планирования, первичным факторам процесса: уровень ответственности презентатора; подходы к анализу аудитории и определение требований последней; выбор места и времени проведения презентации. Представляется разработка контрольного листа плана, отслеживание обратной связи. Третья лекция раскрывает подходы к структурированию презентации и ее содержанию. Рассматриваются вопросы построения дерева целей бизнес-презентации инновационных проектов и формирования корневой концепции выступления. Четвертая лекция посвящена характеристики вербального стиля презентации. Дается характеристика и анализ форм словесного выражения и факторов эффективности вербального стиля. В пятой - рассматривается публичное выступление как способ профессионального воздействия на аудиторию. Раскрываются вопросы искусства ведения дискуссии и разрешения конфликтной ситуации, преодоления сопротивления аудитории новым идеям и разработкам. Дается характеристика факторов эффективности невербального воздействия на аудиторию. В шестой лекции рассматриваются вопросы подготовки бизнес-презентации, ее организации и проведения. Дается сравнительная характеристика различных видов средств представления информации. Излагаются принципы выбора, подготовки и использования аудиовизуальных средств. Предлагаются подходы к выбору места проведения презентации в зависимости от основных факторов. Приобретенные студентами при изучении данного конспекта лекций знания и практические навыки должны обеспечить им умение самостоятельно подготовить, организовать и провести бизнес-презентацию инновационных проектов в форме совещания, защиты проектов, доклада основных результатов выполненных работ и т.п.; правильно и четко сформулировать суть инновационных предложений, выделить существенные вопросы, определить последовательность их представления, разработать исчерпывающий иллюстрационный материал, подтверждающий и поддерживающий выступление, устанавливать возможные противоречия в аудитории и находить пути их преодоления в ходе представления инновационных предложений. Лекция 1 Основы бизнес-презентирования инновационных проектов Вопросы: 1. Убеждение как основа механизма бизнес-презентации инновационных проектов. 2. Концептуальные основы бизнес-презентирования. 1.1. Убеждение как основа механизма бизнес-презентации инновационных проектов Менеджмент во всех человеческих культурах понимается сегодня как система управления организацией в условиях рыночных отношений. Современная парадигма управления, сформулированная в 70-80-е годы ХХ века, рассматривает предприятие как открытую систему, функционирующую в единстве внутренних и внешних факторов среды. Основным фактором конкурентоспособности предприятия является качество продукции, максимально удовлетворяющее потребителей. В связи с этим главная задача менеджмента состоит в ситуационном подходе к управлению, то есть быстром и адекватном реагировании на динамичные изменения среды предприятия. Основным источником прибавочной стоимости на современном этапе являются люди, обладающие знаниями, и условия для реализации их потенциала. Другими словами, менеджмент сегодня носит социальный характер, он ориентирован на человека. Данный подход определяет принципы построения системы управления современным предприятием: повышение роли организационной культуры; внедрение нововведений; мотивация работников и стиль руководства. Таким образом, роль инновационного менеджмента, предполагающего управление инновациями и инновационной деятельностью, в развитии организации и ее конкурентоспособности предопределена принципами современной управленческой парадигмы. В связи с этим возрастают требования к специалистам по управлению инновациями с точки зрения профессионального продвижения новшеств в деятельность организации, что означает профессиональное проведение бизнес-презентаций: деловых встреч, выступлений, совещаний, переговоров, «круглых столов». Бизнес-презентация является частным видом делового общения. Под деловым общением понимается процесс развития и установления контактов между людьми, имеющий цель вне самого взаимодействия субъектов (дело) и служащий способом организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой и т.п. [1, с.36]. Бизнес-презентация представляет собой рациональное деловое общение, преследующее целью сформировать у делового партнера (руководства, сотрудников, потребителей и т.п.) новые ценностные ориентации (изменение личностных установок, взглядов, убеждений, переориентация целей) в профессиональной области деятельности. Бизнес-презентация инновационных проектов – это рациональное и познавательное деловое общение, направленное на расширение информационных ресурсов партнера (восприятие и внедрение инноваций, саморазвитие) и формирование новой системы ценностей и взглядов, соответствующих инновационному развитию партнера в профессиональной области деятельности. Для бизнес-презентации инновационных проектов характерно использование всех основных видов управленческого воздействия: 1) познавательного: расширение кругозора партнера с целью преодоления его сопротивления новому; 2) убеждающего: формирование нового стратегического видения дел; 3) эмоционального: изменение психологического настроя партнера, передача чувств сопереживания и вовлечения в конкретный процесс; 4) внушающего: изменение поведения партнера, смена установок путем авторитетного воздействия. Главным из перечисленных видов воздействия является убеждение – как осмысленный позитивный, разумный акт, воздействие на свободную волю другого, на его сознание, в результате которого он сам приходит к мнению, что поступок, который вы от него требуете, необходим. Под убеждением понимается интеллектуальное, аргументированное психологическое воздействие, основанное на передаче логически выстроенной информации и ставящее целью добровольное ее принятие в качестве побудительного мотива деятельности [8, с.146]. Другими словами, для убеждения характерно принятие собеседником вашей точки зрения как собственной. В этом состоит преимущество и конструктивность убеждения, его главенствующая роль по сравнению с другими формами управленческого воздействия. Проблема состоит в том, что, постоянно испытывая потребность нечто доказывать, отечественные менеджеры делать этого не умеют. Убедить гораздо сложнее, чем заставить, так как в процессе коммуникации вы сталкиваетесь с другой системой взглядов и убеждений, другой интеллект сопротивляется чужой идее, навязываемой извне. Для того чтобы он стал вашим союзником, вы должны подавить сопротивление, подготовить собеседника к восприятию ваших идей. Процедура убеждения состоит из вытеснения и замещения – двух совершенно разных процедур, которые могут быть выстроены только последовательно и не могут реализовываться одновременно. Для того чтобы перенести свою систему взглядов в сознание другого человека, сначала надо набрать достаточно аргументов, которые доказали бы несостоятельность точки зрения вашего оппонента, то есть вытеснить из его сознания ту систему взглядов, которая там была, а затем заполнить своей системой убеждений посредством новой системы аргументов свободное место в сознании, то есть провести замещение. Процедуры вытеснения и замещения строятся путем последовательного совершения действий: - информирования: изложение фактов и выводов, формирующих определенные выводы; - разъяснения изложенных фактов и выводов в нужном для презентатора ключе; - доказательства и опровержения путем установления противоречия в суждениях, критики определенных взглядов и формирования новых установок. Силовое воздействие всегда временное, убеждение же есть власть над умами, и эта категория постоянна. Если вы сделали собственные мысли частью сознания другого человека, он живет с ними, как со своими собственными, нередко всю жизнь находясь, тем самым, под постоянным вашим влиянием. Искусство убеждать лежит в основе эффективной презентации. Эффективность бизнес-презентации определяется многими факторами, среди которых главными являются: 1) выстроенная система доказательств: характеристика причинно-следственных связей, сравнительный анализ, факты, цифры; 2) рациональное структурирование информации: выделение ключевых пунктов, подведение итогов, логичность предоставления информации; 3) использование вербального и невербального каналов воздействия на аудиторию: значимой для аудитории лексики, пояснение новой лексики, эмоционально окрашенный, образный язык, создание благоприятной атмосферы слушания с помощью улыбки, голоса, взгляда, мимики и жестов; 4) создание атмосферы доверия и уважения: внушение уверенности в себе и своих предложениях, внушение с использованием ссылок на авторитеты, персонификации и др.; 5) использование значимых аудиовизуальных средств представления информации: аудио-, видео- и художественные средства. Перечисленные факторы создают и определяют форму бизнес-презентации. Презентация – это специфическая форма речи, представляющая собой выступление перед профессиональной аудиторией. Особенность этого вида речи в том, что аудитория здесь состоит из специалистов определенной области деятельности. Конкретными формами презентации в зависимости от цели, характера и уровня инновационных предложений могут быть: лекции, доклады, планы, проекты, отчеты, дипломные проекты и работы, пресс-конференции, переговоры, совещания и собрания. Таким образом, эффективность бизнес-презентации, уровень ее убедительности зависят от того, насколько профессионально подготовлена и проведена она по форме (в виде профессиональной речи). Поэтому основными задачами при формировании навыков бизнес-презентирования является изучение вопросов планирования выступления, организации материала, использования вербального и невербального каналов презентации, а также непосредственно проведения презентации и отслеживания ее результатов. 1.2. Концептуальные основы бизнес-презентирования Концептуальную основу бизнес-презентирования составляют принципы, позволяющие определить характерные признаки и основополагающую цель эффективной презентации, объединять суть процессов, связанных с их подготовкой и проведением, научиться определять типы деловых презентаций. Основными установками бизнес-презентирования являются [5]: 1. Презентация помогает отдельным лицам или организациям достичь своих целей. 2. Эффективная презентация направлена на создание преднамеренного впечатления. 3. Цель презентации – убеждение. 4. Презентация – это процесс коммуникации. 5. Презентация – это процесс дистилляции. 6. Презентация – это творческий процесс. 7. Презентационные приемы могут использоваться разными способами в различных типах деловых презентаций. 8. Трудности проведения презентации могут быть успешно преодолены. Рассмотрим их более подробно. Первый принцип означает, что презентация является уникальным средством достижения личных или корпоративных целей в обеспечении конкурентоспособности. Конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. В сфере бизнеса и профессиональной деятельности она проявляется в двух видах: 1) внешняя – рынок организаций; суть – доля рынка, рынок сбыта; 2) на рабочем месте – среди сотрудников; суть – продвижение по службе. Атрибут успешной конкуренции – стать заметным. В профессиональной деятельности – это быть услышанным и увиденным. Презентация – испытанное средство привлечь внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить презентатора и его сообщение. Презентация позволяет достичь определенных целей (Табл.1). Таблица 1 Цели, реализуемые посредством эффективной презентации ЛИЧНЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ - создать мнение о высоком профессиональном уровне; - показать мастерство ведения деловых переговоров; - убедить принять вашу точку зрения; - проявить лидерские качества и интеллектуальный потенциал; - продемонстрировать инициативность, организованность и креативность - продвинуть продукцию; - распространить информацию внутри организации или для широкой публики; - повысить узнаваемость имени; - поднять восприимчивость потребителя к новой продукции; - найти пути воздействия на контрагентов; - привлечь инвестиции в инновационный проект Второй принцип - эффективная презентация направлена на создание преднамеренного впечатления, - означает, что основной установкой при планировании презентации должно быть четкое понимание того, какое впечатление на аудиторию должно произвести выступление. Быть эффективным – значит добиваться желательного исхода, создавать преднамеренное впечатление. Однако этого достичь сложно. Чтобы презентация произвела нужное впечатление, она должна быть: УВЛЕКАТЕЛЬНОЙ - удерживать внимание от начала и до конца. СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ - иметь нечто значительное для аудитории. ЗАПОМИНАЮЩЕЙСЯ - побуждать к осмыслению информации после завершения презентации. АКТИВИЗИРУЮЩЕЙ - побуждать к действию в направлении, желательном для презентатора. СБАЛАНСИРОВАННОЙ - обеспечивать равновесие всех ее элементов. Третий принцип определяет главную цель любой бизнес-презентации – убедить аудиторию в значимости, актуальности и эффективности предложений, обозначенных в выступлении. В результате убедительной презентации достигается цель убедить: - купить продукт или услугу; - выбрать путь инновационного развития; - принять стратегию развития; - усвоить и применить информацию, полученную в процессе презентации; - одобрить проект; - благосклонно отнестись к изменениям; - поддержать предложение о развитии; - профинансировать проект и т.д. Четвертый принцип - презентация – это процесс коммуникации, - определяет сущность процесса презентирования, как процесса делового общения, обмена информацией между людьми. Коммуникационный процесс – это серия действий в процессе общения, направленных на достижения конечного результата. Деловая презентация – это серия коммуникационных действий, направленных на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Сложность процесса бизнес-презентирования как коммуникационного процесса определяется характером взаимоотношений людей между собой: различиями в системе ценностей оратора и аудитории, во взглядах на предлагаемую в выступлении проблему, в опыте, профессиональном и жизненном, и прочими социальными факторами. В целом, результат презентации зависит от следующих факторов: 1 – аудитория: жизненная позиция (ценности, взгляды на будущее), культурный уровень (состояние общества и организации), образование (формальное и неформальное), опыт (личный, социальный и профессиональный), пол, способ мышления (манера, тенденция, которая управляет тем, как человек думает, познает, общается). Все это влияет на выбор слов и характер обратной связи. Количество аудитории - чем больше, тем выше уровень подготовки к презентации; 2 – оратор: жизненный уровень, пол, культурный уровень, образование, способ мышления, опыт; 3 – сообщение: словесное или несловесное, преднамеренное или случайное, явное или подразумевающееся; 4 – наличие обратной связи (ответа аудитории); 5 – каналы коммуникации: вербальный, визуальный, вокальный; 6 – сигналы – это подсказка, которую одно лицо посылает другому с указанием, что должно сделать. Пример: аудитория нетерпеливо смотрит на часы; 7 – среда и обстановка: температура, шум, освещенность, качество воздуха, мебель, чистота и прочее; 8 – восприятие аудиторией выступления и оратора: действие и взаимодействие в динамике общения имеют кумулятивный эффект. Они формируют восприятие. Процесс восприятия выглядит следующим образом: Прием + Обработка = Восприятие = Обратная связь = Результат !! Восприятие сильнее фактов. В основе реакции людей лежит то, что они воспринимают как истину, а не то, что действительно является истиной. Пятый принцип - презентация – это процесс дистилляции, - означает, что, прежде чем, использовать информацию в своем выступлении, ее надо тщательно переработать, проанализировать и отфильтровать. Презентация – средство передачи и уточнения информации. Дистиллировать материал – это очистить, сжать и улучшить материал путем извлечения несущественных элементов. Сначала определить то, в чем нуждается аудитория, затем – сообщить только то, что существенно поддержит интерес публики в пределах отведенного на презентацию времени. Выделяют пять этапов дистилляции: 1) исследование (сбор информации о характере аудитории и доказательного материала по предмету); 2) отбор (отбирается значимый для аудитории материал); 3) организация (массив отобранной информации адаптируется к характеру презентации); 4) наблюдение во время презентации (отслеживание реакции аудитории) 5) ответы. Шестой принцип - презентация – это творческий процесс, - рассматривает презентацию как выступление, схожее с выступлением актера на сцене: чем выше актерское мастерство, тем сильнее восприятие аудитории и выше результат. Творческое отношение к процессу презентирования – это проявление: - изобретательности в подаче материала (примеры, аналогии, упрощающие восприятие); - продуктивности (эффективное использование времени и ресурсов презентации); - воображения (способность представить презентацию); - литературности языка (использование в речи метафор, иллюстраций, образов); - конструктивности (выстраивание презентации на конкретных доказательствах); - целеустремленности (умение планировать, создавать, определять цель презентации). Как можно научиться актерскому мастерству, так можно выработать навыки проведения творческой презентации. Приемы, воспитывающие творческое мышление: - соединение между аспектами презентации, создание неожиданного соединения; - размещение рядом - сообщение на контрастах, столкновении идей (серьезный рассказ и смешной анекдот, консервативный деловой костюм и игривое отношение к предмету); - заимствование – изымание некоторых элементов из одного контекста и использование их в другом; - записывание – надо всегда фиксировать интересные мысли; - вопрос – проявлять любознательность и ставить вопросы; - шутка – юмор освобождает сознание. Седьмой принцип - презентационные приемы могут использоваться разными способами в различных типах деловых презентаций, - означает общность вышеперечисленных принципов в проведении самых разных презентаций перед различной аудиторией. Общими характеристиками для любых презентаций являются: наличие конечной цели, коммуникации, дистилляции, творческого процесса. Отличия, определяющие специфику каждой отдельной презентации, состоят: - в конкретной ситуации; - в презентаторе; - в теме; - в аудитории; - в внешней среде и окружении; - в временных рамках; - в степени эффективности; - в конечном итоге. Классификация презентаций позволяет систематизировать подход к подготовке презентации (рис. 1). Рис. 1. Классификация презентаций Вид презентации определяется в зависимости от ее цели, предмета и аудитории. Восьмой принцип - трудности проведения презентаций могут быть успешно преодолены, - означает, что для проведения эффективной презентации ее надо тщательно готовить. Каждый день в мире проводится более 25 млн. деловых презентаций [5]. Деловые люди до половины своего рабочего времени затрачивают на рабочие встречи. Следовательно, качество презентации - залог успешной работы. Причин неэффективной презентации может быть много. Это и волнение от необходимости выступать перед аудиторией; неправильное планирование; неорганизованное содержание; неудачный контакт с аудиторией; невнимание к деталям; и даже факторы окружающей среды. Для эффективной презентации следует понять точку зрения аудитории, формируя таким образом контакт с ней. Такой подход игнорируется, если фиксировать внимание только на своей точке зрения, не знать об этом аспекте презентирования, не искать способа установления контакта с аудиторией. Кроме того, следует четко сформулировать конечную цель выступления, с проектировать средства и инструменты ее достижения, выстроить правильно структуру выступления, сформировать четкую, ясную систему аргументов и доказательств, а также правильно подать материал, использовав все доступные аудиовизуальные средства, соответствующие уровню аудитории, а также инструменты невербального воздействия на аудиторию. Резюме Таким образом, деловая презентация – это средство достижения поставленных целей. Эффективная презентация привлекает внимание, запоминается, стимулирует ответные действия, является своеобразным эталоном хорошо сбалансированного мероприятия. Деловая презентация является сложной и динамичной функцией, включающей в себя процесс коммуникации, дистилляции и творчества. Эти процессы и приемы, управляющие ими, применимы к любым типам деловых презентаций: внутренним и внешним, продвигающим, информационным, нисходящим и восходящим. Приходя к пониманию процессов, вовлеченных в презентацию, и повышая профессиональный уровень, можно научиться преодолевать барьеры, мешающие эффективному проведению презентации. Лекция 2 Планирование презентации Вопросы: 2.1. Преимущества планирования презентации и факторы, влияющие на процесс планирования. 2.2. Основные параметры планирования. Определение уровня ответственности презентатора. Определение требований аудитории. Выбор места проведения презентации. Составление графика проведения презентации. 2.3. Разработка контрольного листа плана. 2.4. Отслеживание обратной связи. 2.1. Преимущества планирования презентации и факторы, влияющие на процесс планирования Планирование является необходимой частью процесса презентирования. При рождении идеи деловой встречи презентатор начинает действовать как «менеджер» презентации. Менеджеры решают четыре основные задачи: планирование, организация, руководство, отслеживание результатов. Профессиональные презентаторы заняты тем же. Они планируют и организуют материал, управляют аудиторией, отслеживают конечный результат. Планирование, осуществляемое презентатором, это система и методы, при которых переменные составляющие рассматриваются применительно к конкретной ситуации, а только затем принимают форму плана. План является каркасом последующих действий. Преимущества планирования состоят в том, что в его процессе формируются свежие идеи, собирается и обобщается информация. Более того, план делает прозрачным ряд благоприятных и неблагоприятных условий для презентации. Суть преимуществ: - планирование уточняет и подтверждает детали презентационного события, имеющие решающее значение; - заранее вовлекает в предстоящее событие и фиксирует внимание на деталях; - систематическое планирование избавляет от возникновения хаотической (непредвиденной) ситуации; - позволяет уплотнить время, отпущенное на презентацию; - планирование указывает направление; - позволяет оценить характер обратной связи: план презентации не достигнут, пока не отслежена обратная связь; - повышает уверенность в успехе дела. Уровень планирования, детализация этапов организации бизнес-презентации зависят от многих составляющих. Презентационное действие по своей природе является переменной величиной. Следующие переменные составляющие являются факторами, которые определяют как необходимый уровень планирования, так и время начала этого процесса: 1) частота проведения данного типа презентации перед аналогичной аудиторией; 2) знакомство с аудиторией и предметом; 3) происхождение запроса на презентацию (внешнее - внутреннее); 4) представительство интересов: частное лицо или представитель сообщества; 5) тип презентации (внешняя, внутренняя, информационная, продвигающие, восходящая, нисходящая); 6) содержание презентации (сложная, простая, доступность информации, источники информации); 7) природа презентации (например, тет-а-тет); 8) потенциальная выгода презентации (реклама товара – прямая выгода – высокая ставка, новый режим работы – низкая ставка). Презентации с высокими ставками требуют вовлечения всех ресурсов. 2.2. Основные параметры планирования. Определение уровня ответственности презентатора. Определение требований аудитории. Выбор места проведения презентации. Составление графика проведения презентации Планирование сосредоточено на первичных факторах, которыми определяется исход презентации [3,4,5]. Основными параметрами процесса планирования при подготовке презентации являются: 1. Презентатор. 2. Аудитория. 3. Место проведения. 4. Временные рамки. Рассмотрим перечисленные элементы планирования. 1. Презентатор Характер презентатора определяется природой события. Например, для внешней презентации организация заказывает со стороны или сама может искать презентатора. В этом случае выбор презентатора может быть случайным. Критерий выбора: профессионализм презентатора. Если презентатор сам инициирует событие (пример: руководитель на совещании подчиненных, предприниматель перед инвесторами, специалисты по торговле), возможность выбора исключена. Презентатор является субъектом процесса планирования, то есть он управляет им. Планирование определяет роль и зоны ответственности презентатора. В процессе планирования презентатор решает вопросы: 1) определения способа планирования. Одним из способов эффективного планирования презентации является постановка вопросов. Наилучшими для этой цели являются прямые вопросы: Кто (будет присутствовать)? Что (будет ожидаемым исходом)? Когда (начать и закончить)? Где (собрать материал)? Как (начать подготовку)? Который (раз готовится подобная презентация)? Почему (почему эту презентацию следует проводить)?; 2) установления контактов с людьми, одобрившими или координирующими процесс презентации, по вопросам времени, места, окружения, размера и качества аудитории, организации проезда и размещения, снабжения оборудованием и материалами; 3) подготовки первичной информации, необходимой для аудитории с целью установления контакта с ней (например, краткая биографическая справка о себе для внешней аудитории); 4) составления протокола деталей предстоящей презентации, содержащего: - дата и время проведения презентации; - тип презентации; - природа презентации: семинар, совещание и пр. От нее зависит характер вспомогательных материалов и конспекта выступлений (Пример: можно пользоваться текстом перед большой аудиторией и нельзя перед маленькой); - тема события; - предмет презентации. Если предмет назначен, то его следует освещать в соответствии с заданием; - потенциальный результат: какой расход ресурсов оправдан?; 5) определения источников информации (внутренние, внешние); 6) составления плана – графика действий. Особенно это необходимо, когда: - существует значительный промежуток времени между принятием решения о проведении презентации и ее самой; - подготовка презентации связана с обширными исследованиями, обработкой полученных материалов или потребует встречных усилий; - некоторые задания могут быть делегированы другим; 7) подтверждения всех договоренностей, особенно для внешней презентации. 2. Аудитория Планирование сконцентрировано на природе требований аудитории. Презентация эффективна, если она направлена на удовлетворение интересов аудитории. Процесс планирования аудитории означает сбор и анализ сведений об аудитории, позволяющих распознать природу аудитории, ее интересы и профессиональные установки. Ре Результатом анализа должно быть получение ответа на вопрос: «Как Я проведу презентацию перед ЭТОЙ аудиторией, сделаю ЭТО сообщение по ЭТОМУ случаю». Основным способом анализа аудитории является способ постановки вопросов. Вопросы формулируются, исходя из следующих условий: 1) определить вопросы, обязательные для выяснения; 2) определить вопросы, с помощью которых можно провести исследование самостоятельно; 3) определить вопросы, на которые может ответить презентатор без дополнительной информации. Любых индивидуумов, собравшихся в аудитории, всегда объединяют некоторые общие предноминантные характеристики (например, работают в одной организации, являются присяжными заседателями и т.п.). В целом эти характеристики формируют общее представление об аудитории и представляют собой демографический срез аудитории. Сбор обобщенной информации о слушателей с точки зрения демографии является обязательным вопросом планирования аудитории. Итак, обязательные вопросы для выяснения – это вопросы по составлению демографического среза аудитории. К ним относятся: - возраст группы, - образование, - пол, - географическое месторасположение, - род занятий, - социальный и экономический статус, - специальные интересы (политические, этнические, культурные, профессиональные, религиозные). Анализ демографии аудитории необходимо осуществлять, опираясь: - на данные последних новостей, опросы общественного мнения, торговые и промышленные источники и прочую внешнюю информацию, исключая личные субъективные пристрастия; - на представление о демографическом срезе как об усредненной величине; - на понимание, что демография не дает исчерпывающей информации. Примерный состав вопросов для самостоятельного исследования аудитории может выглядеть так: Как много людей ожидается на презентации? Какие цели преследует организация? Кто несет ответственность за принятие решения и имеет реальную власть? Чем они будут обосновывать свои решения? Как эта аудитория будет классифицировать приоритеты? Что не представляет значительного интереса для этой публики? Что ставят на карту, собравшиеся здесь? Что получат они, вняв доводам? Каким типом корпоративной культуры обладает эта аудитория? Какие предноминантные признаки ей присущи? Какие цели преследуют собравшиеся? В чем нуждается эта аудитория? Что ценит эта аудитория? Что знает эта аудитория о предмете презентации? Что она должна знать? Что поможет убедить? Что эта аудитория знает обо мне? Что им необходимо узнать, чтобы стать восприимчивыми? Как мыслят эти люди? Какие у них ощущения о предмете презентации, какие предубеждения, как их изменить? Что я знаю о профессиональном языке этой аудитории? Насколько однородна эта аудитория? О каких тонких различиях я должен знать? Как на них реагировать? Какие презентации на тот же предмет перед этой аудиторией будут проведены? Как они могут соперничать с моей презентацией? Какие презентации были проведены до моей презентации и будут проведены после? Есть ли еще какие-нибудь детали, которые надо знать (например, человек, который единолично принимает решение, плохо слышит)? Из приведенного перечня вопросов устанавливаются те из них, на которые презентатор может ответить без дополнительной информации. Для получения ответов на остальные вопросы необходимо собрать информацию с помощью переговоров с сотрудниками компании, посещения корпоративных мероприятий и конференций, личных бесед и т.п. Следует помнить, что основная цель планирования презентации с точки зрения исследования аудитории – это определение характера поведения аудитории и ее профессиональных интересов по отношению к презентации, а также управление реакцией аудитории в нужном для презентатора направлении. Главное – обеспечить восприимчивость аудитории к инновационным идеям и предложениям. Получение ответа на вопрос «Что может заинтересовать эту аудиторию» позволяет определить каркас основных элементов выступления. Например, при представлении инновационного проекта затрагиваются интересы ряда аудиторий: руководства и сотрудников инновационного организации – разработчиков проекта; инвесторов; потребителей; поставщиков; партнеров. В бизнес-презентации для удовлетворения интересов всех групп аудитории необходимо дать ответы на вопросы: 1) для инвесторов – сколько стоит проект и каковы его перспективы; 2) для разработчиков – как организовать производство инновационного продукта; 3) для партнеров – способна ли организация выполнить этот проект; 4) для покупателей – какова инновационность нового продукта и его конкурентоспособность; 5) для поставщиков – может ли организация реализовать проект, чтобы оплачивать поставки сырья. Таким образом, поставленные вопросы для удовлетворения запросов ин всех заинтересованных в проекте сторон позволяют выделить блоки выступления: 1) бизнес идея – бизнес-план; 2) инвестиционный проект; 3) организация управления; 4) характеристика инновационного продукта; 5) цепочка создания стоимости – канал продвижения; 6) опыт – кадры – команда. 3.Место проведения презентации На выбор места презентации оказывает влияние психологическая атмосфера. Для выяснения психологических характеристик аудитории необходимо выяснить следующее: 1. По собственному желанию или по приказу соберутся люди? Будут ли они сопротивляться выступлению? 2. Какие из недавних событий могут благоприятно воздействовать на аудиторию? 3. Каким будет преобладающим настроение аудитории (торжественный банкет или собрание по сокращению штатов)? 4. Будут ли подаваться спиртные напитки? 5. Какова природа места презентации: формальная, неформальная или деловая? Ответы на эти вопросы позволят лучше подготовиться к атмосфере презентации и месту презентации. Выбор места определяет тип поведения и одежды не только аудитории, но и выступающего. Например, нельзя на деловой презентации быть в повседневной одежде и, наоборот, в неформальной обстановке выглядеть чопорно. 4. Время проведения презентации Планирование определяет график проведения презентации: На стадии планирования необходимо: 1) уточнить время начала и длительность презентации; 2) определить, сколько времени будет затрачено на участие аудитории в презентации; 3) оценив чистое время, определить продолжительность устной презентации. После подготовки содержания презентации необходимо: 1) определить условия сжатия и расширения рамок презентации при необходимости; 2) установить время проведения презентации. Наилучшее время для презентации - дни, кроме понедельника и пятницы, исключая пред- и послепраздничные дни, утренние часы, когда энергия людей на пике, однако не раньше, чем через полчаса после начала рабочего дня, но до полудня; 3) определить конкурентные преимущества презентации в сравнении с другими: - лучше оказаться первым, если конкуренты сильнее, тогда вы определяете стандарты качества презентации; - стремитесь быть последним, если знаете, что конкуренты слабее вас; - презентация должна быть запоминающейся и значимой сама по себе. В день презентации следует явиться за некоторое время до начала презентации. 2.3. Разработка контрольного листа плана Для ускорения и упрощения процесса планирования разрабатывается контрольный лист плана. Его значение: - возвращает к деталям процесса планирования; - представляет собой запись ценной информации для текущей и будущих презентаций; - позволяет выяснить причину сомнений. Контрольный лист плана включает три части: Часть 1 – перечень договоренностей, целей и график действий на день презентации. Часть 2 – характеристика аудитории: результаты демографического анализа и некоторых базовых вопросов. Часть 3 – информация о месте проведения презентации и вспомогательных средствах. Такой контрольный лист прежде всего надо составлять для презентаций с высоким уровнем ставок. Для эффективного планирования подобных презентаций разрабатывается всеобъемлющий график плановых действий, определяющий: - задачи, которые необходимо исполнить для проведения качественной презентации; - даты и время выполнения этих задач; - членов презентационной команды и зоны их ответственности. Эти задачи распределяются по ежедневнику на период подготовки презентации по следующим пунктам: Установочное рабочее совещание: ресурсы, исполнители, бюджет, временные рамки, цели, факторы. Исследование. Разработка структуры (черновик схемы презентации). Разработка материала (черновик доклада). Просмотр графика встреч. Разработка вспомогательного материала. Репетиция презентации. Просмотр и шлифовка содержания, способов изложения и сопутствующих материалов. Подготовка сопутствующих материалов. Подготовка техники, оборудования, запасов. Подтверждение всех предварительных договоренностей. Генеральная репетиция презентации (перед своей аудиторией). Хронологию последовательности операций соблюдать не обязательно. 2.4. Отслеживание обратной связи Цикл процесса презентирования заканчивается отслеживанием обратной реакции аудитории. Без нее желаемый результат достигнут не будет. Поэтому эту реакцию надо инициировать самому. Манера, в которой презентатор инициирует обратную связь, зависит от целей и характера презентации: Прямой вопрос в случае продвигающей презентации при личной беседе (один на один). Например: сколько продукции Вы хотите сейчас заказать? Ответ на прямой вопрос покажет эффективность презентации. Телефонные звонки в случае выступления перед большой аудиторией и невозможностью установить реакцию аудитории непосредственно после презентации. После проведения презентации можно позвонить лицу, принимающему решение, и выяснить результаты презентации с помощью простых вопросов: - насколько вы удовлетворены презентацией? - каким был отклик на сообщение? - до какой степени мое предложение удовлетворительно и отвечает вашим интересам? - когда вам будет удобнее встретиться со мной и обсудить этот вопрос? Встречи являются аналогом телефонных звонков, но предполагают кроме вербального визуальный контакт (с лицами, принимающими решения по комплексу вопросов). Использование комбинации форм обратной связи. Для отслеживания тенденций обратной связи целесообразно разрабатывать листы обратной связи в виде анкет из двух частей: 1 – оценка презентации, 2 – комментарии и предложения. Резюме Планирование является залогом успешной презентации. Посредством планирования устанавливаются роли и задачи презентатора, определяются характеристики аудитории, природа места презентации, подтверждаются ее временные рамки. Принимается окончательное решение о методах обратной связи и характере послепрезентационных событий. Лекция 3 Структура и содержание презентации Вопросы: 3.1. Определение подхода к предмету презентации. 3.2. Формирование дерева целей и корневой концепции презентации. 3.3. Структуризация презентации. 3.1. Определение подхода к предмету презентации Термин «структура» в отношении презентации определяет состав и последовательность взаимосвязанных между собой частей выступления, образующих единое целое. Структурировать презентацию – значит, определить строгую последовательность и взаимосвязь частей материала в соответствии со спецификой данной аудитории, длительностью, конечными целями (следовательно, потенциальной выгодой) выступления. Характер структуризации определяется предметом презентации. Под предметом презентации понимается нововведение (техническое, организационное, управленческое, продуктовое и т.д.), которое представляется на рассмотрение аудитории. В качестве предмета презентации инновационного проекта могут выступать как проект в целом, так и его отдельные аспекты: - представление инновационного проекта в целом; - представление бизнес-идеи и бизнес-плана; - представление инновационного продукта или услуги; - представление опыта организации, качества персонала и проектной команды; - представление канала продвижения продукта; - представление организации управления инновационным проектом; - представление поддерживающего инвестиционного проекта. Многогранность возможностей проведения бизнес-презентации инновационного проекта ставит перед необходимостью определить наиболее эффективный подход к предмету презентации в данной аудитории, прежде чем, структурировать сообщение. Подход к предмету презентации оценивается с точки зрения: Темы выступления Аудитории Места проведения Длительности В зависимости от темы к выступлению можно подойти с легким юмором или, наоборот, внести серьезность в легкие рассуждения и т. п. В отношении аудитории эффективный подход нужно формировать с учетом трех факторов: Перспективы. Убеждения. Восприятия. С точки зрения перспективы рассматривается вероятность благоприятного исхода презентации, как удовлетворившей интересы аудитории. Другими словами, презентация будет перспективной, если она нацелена на удовлетворение общих интересов аудитории. Если существуют расхождения перспектив между различными слушателями и презентатором, то необходимо найти общность интересов аудитории. Чтобы сделать предмет презентации перспективным для аудитории, надо ответить на следующие вопросы: Что привлечет и удержит внимание этой аудитории? Что сделает сообщение значимым для нее? Что сделает его запоминающимся для нее? Что заставит аудиторию отреагировать на сообщение так, как я задумал? Что обеспечит необходимый баланс интересов различных точек зрения? Что поможет убедить эту аудиторию в соответствии с моими целями? ПРИМЕР. Выступление с предложением внедрения системы управленческого учета в организации перед учредителем, финансовым директором, директорами по производству и снабжению, исполнительным директором. Расхождения интересов аудитории: 1- Учредитель – стоимость программы и отдача от нее. 2 - Финансовый директор – стоимость и финансовые последствия внедрения. 3 - Директора по производству и снабжению – сохранение их авторитета. 4 - Исполнительный директор – проблемы в организации работы. Общность интересов: • Отношение к делу – интерес процветания организации. • Забота о безопасности. Гарантированное будущее для компании в целом и для каждого работника. • Финансовые интересы. Рост общих доходов и индивидуального заработка. • Личное удовлетворение. Реальный вклад каждого участника в успех программы. С точки зрения убеждения подход к предмету означает определение принципиальных причин, по которым аудитория принимает, одобряет то, что ей представляют. Предложение новой идеи, заключенной в сообщении, нужно строить с учетом следующих возможных покупательских мотивов аудитории: Удовольствие Мощность Практичность Престиж Выгода Причина То есть, главное – сделать акцент на выгодности предложения для аудитории. Слушатели должны пройти следующие четыре состояния: внимание, интерес, решимость, действие. Их внимание должно быть приковано к предмету презентации за счет того, что слушатели получат выгоду от проекта. Их интерес должен быть конкретизирован (указано, какие потребности аудитории будут удовлетворены). Должна быть мотивирована решимость аудитории принять предложения презентатора. Наконец, слушателям надо указать способ удовлетворения их потребностей, то есть побудить их к действию: участвовать в проекте, инвестировать средства, предоставить информацию и ноу-хау и прочее. С точки зрения восприятия аудиторией подход к предмету презентации означает, что при подготовке нужно ответить на вопрос: «При таком подходе будут ли люди воспринимать меня как внушающего доверие и преданного своему делу?» Это значит, выступающий должен восприниматься как: - внушающий доверие: воспитание, образование, опыта и подготовка; - компетентный: уровень квалификации, степень подготовленности; - уверенный: доверительность и компетентность; - заботящийся: о предмете, презентации, аудитории; - убеждающий: достоверность сообщения. Восприятие сильнее факта. Под восприятием в психологии понимается целостный образ, формируемый на основе оценки его внешнего вида и поведения [2, с.42]. Оценка складывается из социальных стереотипов, характерных той или иной группе (профессиональной, этнической и пр.). Следовательно, зная механизм восприятия, построения вашего образа у аудитории, можно сформировать на бессознательном уровне позитивную картинку и в последующем ее закрепить. Другими словами, можно создать первое благоприятное впечатление о себе. Задача первого впечатления – формирование желаемого имиджа. Первое впечатление – сложный психологический феномен, включающий в себя чувственный, логический, эмоциональный компоненты, в который входят значимые особенности облика и поведения человека, оказавшегося объектом познания [9, с.45]. Факторы формирования первого впечатления и качества, определяющие уровень личного обаяния, представлены в табл.2-3. Таблица 2 Факторы первого впечатления Факторы первого впечатления Характеристика фактора Фактор привлекательности Внешняя привлекательность способствует более высокой соц. оценке. Красивые люди, по общему мнению, более уверенные, счастливые, энергичные, находчивые, утонченные Фактор превосходства Человек, превосходящий других по какому-либо параметру, оценивается гораздо выше и по остальным чертам. Телосложение (рост, размер) – худой и длинный, значит, нервный, честолюбивый, скрытный и т. д. Взгляд – волевой человек не отводит взгляда Поза. Особенности речи и голоса Фактор отношения к собеседнику Людей, которые хорошо к нам относятся, мы склонны позитивно оценивать и по другим качествам Таблица 3 Качества, определяющие уровень личного обаяния Качество Характеристика Природные качества Коммуникабельность, эмпатия (способность сопереживать), красноречие Качества образования и воспитания Нравственные ценности, психическое здоровье, владение техниками общения, межличностное общение, деловая речь, преодоление конфликтных ситуаций Жизненный и профессиональный опыт Использование опыта для обострения интуиции Для усиления личного обаяния и формирования нужного восприятия презентатора аудиторией необходимо следовать таким рекомендациям: 1. Ведите себя естественно, будьте аутентичны – оставайтесь самим собой в контакте с аудиторией. 2. Будьте доброжелательным, проявляйте уважение, симпатию к аудитории. 3. Демонстрируйте свой интерес к аудитории, проявляйте готовность поддержать мнение других. 4. Подчеркивайте общность ваших с аудиторией интересов. 5. Говорите конкретно, давайте точные и однозначные формулировки. 6. Отвечайте на вопросы непосредственно, прямо и открыто. 7. Проявляйте креативность и самопознание, будьте готовы принять любую информацию о восприятия себя аудиторией, но при этом оставайтесь автором самооценки. 8. Делайте все это искренне и открыто, и вас услышат и запомнят. Следуя данным рекомендациям, презентатор создаст нужное ему первое впечатление на аудиторию, повысит уровень ее восприимчивости к основным положениям инновационных идей и предложений, упрочит позитивный настрой аудитории. Таков подход к изложению предмета презентации с точки зрения воздействия на аудиторию. Место проведения определяет тон и стиль изложения. Длительность презентации влияет на форму изложения материала: сжатая, исследующая, исчерпывающая, поверхностная. 3.2. Формирование дерева целей и корневой концепции презентации После определения факторов убедительности презентации в зависимости от предмета, аудитории, места и длительности необходимо сформулировать систему целей презентации в их иерархичности и взаимообусловленности. Цель вообще – это объект устремлений, положение, к которому стремятся в результате деятельности. Цель презентации – это положение, стремление убедить аудитории в правомочности инновационных предложений, которое будет достигнуто в результате выступления. Основные характеристики цели: • достижимость: обозначает то, что должно быть достигнуто здесь и сейчас; • измеряемость: параметры, по которым можно определить, что результат получен; • временные рамки: продолжительность времени для достижения цели. Для достижения конечной цели выстраивается цепочка взаимосвязанных и обусловленных между собой целей, которые образуют систему целей. Система целей содержит два уровня целей: первичные и вторичные. Обе формулируются с учетом типа презентации, аудитории, места проведения и временных рамок [5]. Первичные цели заключаются в убеждении аудитории, то есть можно утверждать: «По завершению презентации аудитория будет убеждена действовать так, чтобы»: Профинансировать инновационный проект. Использовать новый способ обработки файлов клиентов. Выбрать президента компании. Изменить отношение к выполнению служебных обязанностей. Одобрить мои предложения по продвижению товара на рынок. Усвоить предложенные поправки к стратегическому плану. Наградить контрактом по проекту «Высокие бизнес-технологии» компанию «Консультант+». Если первичная цель по времени достижения отстает от самой презентации, то цель самой презентации формулируется как промежуточная, а для достижения конечной цели планируются послепрезентационные действия. Промежуточная цель: …понять значение приобретения товара; …рекомендовать новую процедуру; …отразить преимущества более позитивного отношения; …рассмотреть преимущества контракта. Вторичная цель описывает способность презентатора вносить изменения в ходе презентации, то есть способы мгновенного воздействия. Существуют четыре уровня, на которые направлена вторичная цель: понимание, принятие, способность к, приложение. ПРИМЕР [5]. Применительно к теме лекции первичная цель - по завершению этой лекции аудитория должна усвоить использование приемов и способов, рекомендуемых для создания структуры эффективной презентации. Вторичная цель – по завершении этой презентации аудитория будет убеждена действовать так, чтобы: …понять этапы подготовки презентации; …принять значение структуризации презентации; …быть способным использовать предложенную модель; …применить (выполнить) предложенную методику подготовки презентации на практике. В зависимости от предмета презентации и имеющегося в наличии времени вторичная цель может быть единичной (1,2,3,4) или множественной (1 и 2, 2 и 3, 3 и 4). Объединение целей в систему определяет построение дерева целей. Дерево целей – инструмент, позволяющий определить соотношение целей и задач организации по важности, установить приоритеты их реализации, устранить их внутреннюю противоречивость. Дерево целей изображается графически в виде пространственно-ориентированного графа, вершинами которого служат цели, а ребрами – отношения иерархии между целями. Правила построения: более важные цели располагаются выше менее важных; равнозначные по важности цели располагаются на одном уровне; цели, непосредственно зависящие одна от другой, связываются стрелками, при этом стрелки указывают на соподчиненность цели (входимость цели более низкого уровня в цель более высокого уровня). Определение системы целей обозначает направление процесса подготовки презентации, позволяет презентатору выделить существенные вопросы и этапы разработки бизнес-презентации в том виде, в каком она позволит достичь конечной цели выступления – убедить аудиторию в необходимости и значимости инновационного проекта в целом или его отдельных элементов. Эта система целей является рабочим инструментом презентатора, определяющим объем и характер работ в процессе бизнес-презентирования. Для аудитории должна быть сформулирована другая система целей и задач инновационного проекта, которая должна обосновать значение, актуальность и новизну инновационного проекта непосредственно для данной аудитории. В основе создания такой системы целей лежит разработка корневой концепции выступления. Корнева концепция – это основной замысел, для продвижения и реализации которого и разрабатывается инновационный проект. Она должна четко выражать инновационную идею проекта, ясно, лаконично, просто сформулированную и однозначно понимаемую аудиторией. В целом, можно сказать, что корневая концепция – это базовый тезис, для продвижения которого и создается сама презентация [5]. Она отражает суть презентации и должна отвечать на вопрос «Что вы услышали в этой презентации?» Поэтому корневая концепция может быть записана в одном предложении. ПРИМЕР. Корневая концепция лекции: «Каждая эффективная презентация основывается на каркасе хорошо организованного материала, определяющего корневую концепцию для достижения целей презентатора». Грамотно сформулированная корневая концепция, как выражение основных идей инновационного проекта, позволяет на следующем этапе правильно сформировать структуру основной части презентации для изложения положений проекта. Применение корневой концепции и системы целей позволяют обеспечить: концентрацию информации и внимания выступающего; логичность изложения материала, единого и гармоничного по форме и содержанию; связность различных элементов сообщения (идей, терминологии, примеров, аудиовизуальных средств и т.п.). ПРИМЕР. Исходя из сформулированной корневой концепции данной лекции, структура последней должна дать ответы на вопросы (задачи лекции): - что такое организованный материал? - из каких частей состоит материал презентации? - как достичь цели презентации на основе ее структуры? Ответы на поставленные вопросы изложены в следующем пункте данной лекции. 3.3. Структуризация презентации Структура презентации – это состав взаимосвязанных между собой частей выступления, расположенных в строгой последовательности и образующих единое целое. Проводится презентация в следующей последовательности ее частей: 1. Вступление – начало презентации: делится по степени и приоритету задач на две части: 1.1. Открывающая часть: главная задача – привлечь внимание аудитории и сконцентрировать его на презентаторе и предмете выступления. 1.2. Введение: задача – дать экспозицию предмета презентации 2. Основная часть – содержание инновационного проекта: строится по модульному принципу (состоит из 3-9 внутренних частей) 3. Заключение – подведение итогов выступление, управление обратной реакцией аудитории: как и вступление делится на две последовательные части: 3.1. Обзор или резюме: подведение итогов, формулировка общих выводов по всем разделам 3.2. Заключение: мотивация аудитории - побуждение слушателей к действиям, заложенным в главной цели презентации Однако при подготовке презентации компоненты ее структуры формируются в ином порядке: 1. Основная часть. 2. Введение. 3. Обзор. 4. Открывающая часть. 5. Заключение. Рассмотрим части презентации в последовательности их подготовки. Основная часть. Итак, формировать структуру презентации начинают с основной части. Поступают так по следующей причине. Основная часть презентации представляет собой сообщение. Другие составные части дополнительны по отношению к основному блоку информации. Поэтому в первую очередь проводится структуризация и определяется содержание основной части. Если вносятся изменения в цели, корневую концепцию или в основную часть, - другие элементы не будут нуждаться в переработке. Основная часть презентации состоит из трех элементов: «Ключевые пункты» или «речевые модули». Это главные идеи, заключенные в основной части, открывающие путь к пониманию и принятию аудиторией сообщения. «Поддерживающий материал». Информация и идеи, объясняющие и поддерживающие ключевые пункты, составляют систему аргументов и доказательств, обосновывающих сущность основных идей презентации. «Переход» или «речевая связка». Это синтетический, открывающе-закрывающий элемент, входящий во внутреннюю структуру сообщения. Он позволяет восстановить внимание аудитории, сигнализируя об изменении в сообщении, связывает одну часть выступления к другой, то есть позволяет сделать «переход» во внимании слушателей от одного аспекта бизнес-презентации к другому. Содержание презентации должно отвечать аббревиатуре ЛиС: Логично и Структурировано. Это условие определяет необходимость переходов: - от вступления к основной части и от нее к заключению; - между отдельными модулями основной части; - между основным текстом и определениями, резюмирующими фразами, фактическими примерами; - между слайдами или другими графическими материалами. ПРИМЕР. В дополнение к результатам отдела А, организация добилась успеха и в работе отдела Б. Построение основной части начинается с определения Ключевых пунктов [5]. При выборе ключевых пунктов следует руководствоваться принципом простоты изложения материала и более полного восприятия инновации слушателями. Следует помнить, что по восприятию устной информации, речи возможности людей ограничены объемом кратковременной памяти. В ней происходит первичная обработка информации и ее перекодирование, после чего информация в несколько измененном виде передается в долговременную память. Соответственно для лучшего усвоения материала структурная сложность презентации не должна превышать объема кратковременной памяти, определяемой «магическим» числом Миллера 7±2. Речь должна строиться в соответствии с известной аббревиатурой KISS (Keep It Simple & Short), что означает коротко и ясно – «КиС». Кроме того, основной характеристикой человеческой памяти является подсознательный способ запоминания информации, сформировавшийся под воздействием жизненных факторов (например, запись номера телефона), в виде сгруппированных парами (тройками) цифр. Таким образом, диапазон ключевых пунктов охватывает нижний порог 2-3 пункта и верхний - 9 ключевых пунктов. Состав ключевых пунктов зависит от сложности объекта, предмета инновационного проекта, ставки презентации. Так, например, полное представление инновационного проекта перед инвесторами требует всестороннего рассмотрения всех вопросов, связанных с его реализацией, чтобы продемонстрировать выгодность и коммерческую эффективность проекта. В данном случае будет уместным выделить семь и более ключевых пунктов. ПРИМЕР. Представление перед инвесторами проекта разработки и коммерциализации инновационной технологии защиты теплообменного оборудования может включать такие речевые модули: 1. Обоснование актуальности и рыночной значимости новой технологии. 1.1. Потребность рынка в инновации 1.2. Характеристика инновационного потенциала инноватора. 2. Характеристика потребительских свойств и преимуществ новой технологии. 3. Проект коммерциализации инновационной технологии. 3.1. Характеристика жизненного цикла инновационной технологии 3.2. Характеристика методического подхода к процессу коммерциализации научно-технических разработок и совершенствованию системы маркетинга. 3.3. Методические положения выбора маркетинговой стратегии. 3.4. Схема процесса модернизации технологии для применения в строительстве и ЖКХ. 3.5. Методические положения выбора стратегии ценообразования. 3.6. Методика продвижения на рынок инновационной технологи. 4. Организация управления инновационным проектом. 4.1. Разработка организационной структуры группы развития 4.2. Разработка положения о группе развития и должностных инструкций сотрудников группы развития. 4.3. Организация повышения квалификации сотрудников группы развития. 4.4. Разработка информационного обеспечения группы развития. 5. Основные положения порядка сертификации системы менеджмента качества 5.1. Основные положения организации системы менеджмента качества инновационной технологии. 5.2. Процесс сертификации системы менеджмента качества. 6. Оценка рисков проекта разработки и коммерциализации инновационной технологии защиты теплообменного оборудования. 6.1. Перечень наиболее существенных рисков. 6.2. Оценка и выбор наиболее существенных рисков. 6.3. Выбор метода реагирования на риск. 7. Организация реализации проекта разработки и коммерциализации инновационной технологии защиты теплообменного оборудования. 7.1. Определение общего состава участников проекта. 7.2. Функциональное разделение труда и ответственности при реализации проекта. 7.3. Условия прекращения реализации проекта. 8. Обоснование экономической эффективности проекта. 8.1. Расчет основных показателей экономической эффективности проекта. 8.2. Анализ устойчивости и чувствительности проекта к наиболее существенным рискам. Пример показывает, что чем серьезнее инновационная проблема, тем глубже должна быть детализация ключевых пунктов. В целом, при подготовке презентации следует определить состав ключевых пунктов сообщения так, чтобы: • сделать сообщение более организованным; • добавить ясности в сообщение; • сконцентрировать сообщение вокруг наиболее значимых пунктов; • сделать выступление более удобным для восприятия; • отразить естественный процесс запоминания информации человеческим мозгом (запоминание парами номера телефона). Цель формулировки ключевых пунктов – сделать выступление запоминающимся. Современные условия труда и жизнедеятельности характеризуются информационной перегрузкой аудитории. Исследования показали, что люди запоминают только 10% услышанного. Выбор ключевых пунктов осуществляется при рассмотрении следующих вопросов: Какие пункты наилучшим образом поддержат мои цели? Какие пункты наилучшим образом выразят ключевую концепцию? Какие пункты побудят аудиторию обратить внимание? Какие пункты будут наиболее значимыми для аудитории? Какие пункты аудитория обязательно должна запомнить? Способы развития ключевых пунктов. После выбора ключевых пунктов необходимо наметить направления развития основных идей, которые содержаться в этих пунктах. Для этого можно использовать четыре приема создания идей: Свободный набросок: предмет презентации пишется в центре белого листа и обводится кружком, а затем вокруг него в сжатой форме фиксируются производные мысли и идеи. Процесс мышления можно стимулировать постановкой вопросов: кто, что, когда, где, как, который и почему? Перспективные мысли выделяются. Идеи, логически связанные, помечаются буквенно-цифровыми обозначениями для формирования групп: А1, А2 и т.д. Так, свободный набросок становится прообразом конспекта. Индексные карточки. Каждая идея или информация записывается на отдельной карточке. Все карточки размещаются на столе, перемещаются, меняются, зарождение новых мыслей фиксируется в новых карточках. Самоклеющиеся листы. Сочетание первых двух. Ключевые пункты записываются на больших листах. Идеи записываются на небольших самоклеющихся листочках и приклеиваются к листам соответствующих данной идеи ключевых пунктов. Хождение и разговоры. Преимущества приемов: они легко исполнимы, они могут формировать идеи стремительно, они снимают напряжение, они подпитывают творческое мышление (легкость, ощущение свободы, нет неверного пути), ускоряют и упрощают подготовку конспекта. После определения ключевых пунктов необходимо упорядочить основные идеи выступления. Для этого пишется конспект презентации. Составление конспекта реализуется в четыре этапа: Первый - Выбор материала. Весь материал дистиллируется на основании следующих критериев, он: - важен для достижения целей презентации; - расположит к вам аудиторию; - идеально соответствует выбранному подходу; - поддерживает ключевой пункт; - придает значительность презентации; - не нужен. Второй этап. Определение последовательности представления материала. Ход мыслей презентатора должен быть понятен, логичен и прост для аудитории. Существует несколько способов упорядочения материала: - хронологический порядок: от прошлого к будущему; - пространственное расположение: Восток, Север, Юг, Запад; - тематический метод: идея нового товара, производство товара, распределение товара; - крещендо: представление пунктов по восходящей от малозначимых до самых важных; - от общего к частному. Для презентации позитивного сообщения (например: о ежегодных премиях – результаты – хорошие, работа отделов прекрасная, сотрудники получают премию); - от частного к общему. При передаче негативных сообщений (сокращение штатов – от сокращения объемов продаж, упадок в отрасли, общее сокращение рабочих мест по всей стране); - сравнительный метод: два ключевых пункта связываются между собой (доходы с расходами, приобретения с потерями и т.д.). На порядок расположения ключевых пунктов влияют четыре фактора: логика предмета, способ убеждения, хронология и приоритеты. Рассмотрим возможности использования принципов структурирования частей сообщения по данным факторам. Логическое построение частей уместно в тех случаях, когда предлагаемая инновация явна вытекает из сути задач и имеющихся средств, а также для подготовленной аудитории с присутствием лиц, действительно принимающих решение. Приведенный выше пример соответствует этому критерию, его части построены в логической последовательности, более того, они располагаются по приоритетной значимости от менее значимых для инвесторов вопросов к более значимым (риски и коммерческая эффективность). Порядок убеждения, схема приводимых аргументов, их последовательность определяется, исходя из уровня компетентности, состава и размера аудитории. Главное - удержать внимание слушателей. Одной из таких моделей убеждения является способ «избегания катастрофы»: равное использование эмоциональных и рациональных аргументов. В этом случае основная часть может включать пять модулей: 1. Текущая ситуация и перечисление проблем. 2. Формулирование ряда наиболее существенных проблем, представляющих угрозу. 3. Возможные решения проблем и их недостатки. 4. Уникальность выбранного пути развития. 5. Перспективы использования предлагаемой инновации. Хронологический порядок подачи материала может использоваться в отчетах по результатам и планах работы на будущее: 1. Результаты работы в ретроспективе. 2. Текущее состояние дел. 3. Возможные результаты в будущем. 4. Пути их достижения. В хронологической последовательности лучше проводить презентацию инновационной организации с тем, чтобы представить слушателям путь успешного становления и развития фирмы-инноватора. Приоритетный способ построения основной части возможен при проведении выступления на совещаниях в кругу специалистов фирмы и ее партнеров, где лучше начать с главного, переходя от общего к частному. Третий этап. Для усиления запоминания основных ключевых пунктов в сознании аудитории целесообразно использовать метод «маркировки» ключевых пунктов. Маркировка ключевых пунктов [5] - обозначение их с помощью мнемонических методов. Мнемонические ярлыки прекрасно вводят ключевые пункты в сознание людей. К ним относятся: • акроним – слово, образованное из первых букв других слов. Пример, ЗАКОН является ярлыком для следующих ключевых пунктов темы «Работа»: З – знать профессинальные навыки (или усвоить основы профессии); А – анализировать состояние дел (или быть в курсе состояния дел); К – конкретизировать задачи (или ставить четкие задачи); О – ответственность при решении поставленных задач (или быть ответственным); Н – намереваться перейти к следующей цели (или быть готовым к выполнению следующих задач) • аллитерация - это повторение одного и того же начального звука в группе слов. Пример для «Работы»: самоудовлетворение (или удовлетворение от работы), самооценка (или уверенность в себе), свершение (или успех). • Повтор - слова или темы для маркировки каждого ключевого пункта. Например: работа на пользу себе, работа на пользу другим, работа на пользу обществу. • Знакомые основные положения - известные сокращения употребляются для обозначения основных положений предмета или явления. Например, 3-П для «Работы»: причины работы, поле ответственности, призовой характер работы. • Сокращения - использование букв сокращения. Например, работа (учеба) в ГУУ - Гарантия, Уверенность, Успех. Для подготовки мнемонических средств надо выполнить следующее. Для каждого ключевого пункта записать любой ярлык. Просмотреть слова, использованные для описания ключевых пунктов. Найти слова-заменители с помощью энциклопедического словаря. Убедиться, что маркировка ключевых слов относится к предмету презентации и не будет воспринята как искусственно придуманная. Трюковые ярлыки использовать не следует. Маркировку ключевых пунктов с помощью мнемонических методов целесообразно применять для представления основных идей в раздаточном иллюстрационном материале в продвигающих презентациях (выставки, реклама, переговоры и т.п.). Четвертый этап составления конспекта - подготовка конспекта – общего плана презентации. Конспект может быть сокращенным или полным. Сокращенный – использование ключевых слов для передачи каждого пункта. Полный – предложения записываются полностью, почти совпадая с текстом намеченного выступления. Перед выступлением полный конспект должен быть сжат, так как цель конспекта – организовать содержание сообщения, помочь сохранить логику изложения. Основные правила конспектирования: 1) отражать только одну идею в рамках каждого пункта конспекта 2) воздерживаться от взаимно перекрещивающихся пунктов 3) использовать многоуровневый список для ранжирования значимости пунктов. Таким образом, структуризация презентации начинается с определения наилучшего подхода к предмету, формулирования первичных и вторичных задач и корневой концепции сообщения, определения ключевых пунктов на основе Правила Трех, генерирование идей, маркировки ключевых пунктов и подготовки конспекта презентации с ранжированием последовательности ключевых пунктов и объектов так, чтобы сообщение оказалось запоминающимся. Поддерживающий материал. Следующей задачей построения основной части является сделать презентацию убедительной. Для решения поставленной задачи используется поддерживающий материал. Поддерживающий материал состоит из информации и идей, объясняющих и поддерживающих ключевые пункты. Он является сущностью презентации. Этот материал делает презентацию убедительной (соответствует действительному положению дел) и существенной (существует в реальности и непрерывно) с помощью доказательств как основного средства убеждения. Для построения системы доказательств ключевых пунктов презентации необходимо соблюдать основной признак эффективности презентации – ее сбалансированность. В отношении доказательств это означает, что должна быть соблюдена сбалансированность между двумя типами доказательств: конкретного (факты: статистка, информация) и концептуального (чувства, рассказы из жизни, эмоции, идеи). Впечатления людей базируются на чувствах, а чувства подтверждаются или корректируются в соответствии с усваиваемыми фактами. Поэтому фактические доказательства, обращающиеся к уму, должны дополняться эмоциональными доказательствами, обращенными к сердцу. Доказательства не только укрепляют сообщение, но и делают его доверительным. Наиболее эффективным сочетанием доказательств являются комбинации из: • статистики и результатов исследований; • примеров и вербальных иллюстраций; • сравнений и контрастов; • цитат; • аудиовизуальных вспомогательных средств; • участия аудитории. Рассмотрим подробно каждый из них. Статистика и результаты исследований. Статистика поддерживает какой-либо вопрос количественно измеряемыми доказательствами. Представленные в виде цифр обзорные исследования предоставляют фактические доказательства. Обнародованная в соответствующем виде статистическая информация может произвести нужное впечатление на аудиторию и подтвердить прочность ваших позиций, тем более, если они непосредственно будут переадресованы данной аудитории. Требования к убедительности статистической информации: - следует уменьшать крупные цифровые значения в их более мелкие эквиваленты (тысячи в миллионы и т.д.); - необходимо конкретно показать, как статистические данные можно использовать применительно к аудитории; - статистические доказательства не следует представлять в деталях, сложные отношения следует переводить в простые понятия, с которыми аудитория хорошо знакома. Примеры и вербальные иллюстрации. Доказательства, основанные на опыте, представлены примерами и вербальными иллюстрациями. Пример – это выразительный образец, доказывающий справедливость утверждения. Вербальная иллюстрация – это словесная картинка, более интенсивная и яркая форма примера. Ссылка может быть на собственный опыт (поможет установить контакт с аудиторией), ссылка на чужой опыт расширяет ландшафт презентации и помогает удерживать внимание аудитории. Примеры могут быть фактическими и гипотетическими. Гипотетические ситуации не являются правдой, но они должны быть правдоподобными. Примеры могут быть детальными и обобщенными. Примеры и иллюстрации служат качественной величиной, представляющей частные доказательства для поддержки, прояснения, или персонализации ступеней делового рассказа. Контрасты и сравнения. Контраст ставит на первый план капитальное различие между двумя вещами: богатый-бедный, автоматический – ручной. Контраст фокусирует внимание на различиях между объектами, сравнение указывает на сходство. Сравнение помогает при создании броских, запоминающихся фраз по-новому оценивать предмет. Виды сравнений: с похожими явлениями или идеями (товары одного типа); с различными степенями или обстоятельствами (рейтингов, временных рамок, цены товаров); аналогия (родство между двумя вещами) Например, «Политика такая же увлекательная вещь, как война. На войне вас могут убить один лишь раз, в политике же сколько угодно» (Черчиль). Предел использования аналогии: аналогии предположительны по природе, они предполагают благосклонность аудитории к сравнению. Цитаты. Цитаты делают выступление объемным, но при условии, что выбраны и использованы с умом. Требования к цитатам: должны быть точными; вырванные из контекста цитаты – подозрительны; количество цитат должно быть ограничено; цитировать надо признанного лидера в данной аудитории. Участие аудитории. Есть три способа решения проблемы: 1 – Опрос. Презентатор спонтанно задает вопросы аудитории. Ответы на уровне ожиданий создают атмосферу доброжелательности. 2 – Демонстрация. Презентатор просит кого-либо из аудитории помочь ему в демонстрации материала (свойств товара). 3 – Упражнения. Действия, дающие людям проверить утверждение. Из всего многообразия средств доказательств, нужно выбирать те из них и в таком сочетании, которое может увлечь изначально безразличного слушателя. Доказательства должны быть созвучны чувствам аудитории, действуя на обоих уровнях восприятия, тем самым, делая встречу более запоминающейся. На технику подачи аргументов влияют такие факторы, как: 1. Сила аргументов. Обычно аргументы имеют разную силу, поэтому традиционно, слабый аргумент располагают не в начале или в конце, а между наиболее важными доказательствами. Например, если аргумента «ЗА» внедрение инновации три, то они должны быть расположены в такой последовательности: средний – слабый - сильный. 2. Количество аргументов. Использование большого количества аргументов «за» какую-то идею не всегда эффективно: количество может оказаться избыточным и снизить качество аргументации. Нужно выбирать наиболее существенные и значимые для аудитории аргумента в поддержку каких-либо идеи, чтобы избежать «приторности». 3. Умение предупреждать возражения. Если существуют объективные предпосылки возникновения возражений против приводимых в презентации аргументов, то их надо предупреждать, так как возражения – это доводы против мотивирования слушателей в нужном направлении. Для этого можно использовать ключевые фразы типа: «Да, здесь могут сказать, что…, но…» или «Иногда в этом случае говорят другое, но…» или «Конечно, здесь можно допустить, что…». Они снизят возможные вредные последствия возражений. 4. Первичность и вторичность аргументов. Негативные или слабые аргументы следует подавать перед позитивными или наиболее важными, сильными. Этот прием носит название «каскадной техники» прерывания неконструктивных отступлений от главной темы. 5. Сосредоточенность на главном Главная мысль – корневая концепция, должна быть донесена до аудитории по завершению презентации. Поэтому считается, что неоднократное повторение главного тезиса в процессе выступления с разных сторон и в различных контекстах, интонациях является важным и эффективным инструментом убеждения, закрепляющим предмет презентации в сознании аудитории. 6. Сочетание конкретных и абстрактных доказательств. С одной стороны, абстрактные факты и доказательства хоть и редко подвергаются сомнению, но они воспринимаются голословными, если не подтверждены конкретными, статистическими или полученными в результате исследований и опытов фактами. С другой стороны, изобилие конкретной статистической информации бывает скучным и воспринимается, как ненадежное, а презентатор оценивается как дилетант, не способный к аналитическому мышлению. По завершению основной части, представляющей собой логическое изложение ключевых пунктов, построенных на системе доказательств, можно переходить к написанию введения, обзора, открывающей и закрывающей частей выступления. Введение и обзор. Введение и обзор представляют собой вводное и заключительное предложения, позволяющие осуществить логичный переход от открывающей части к основной и от последней - к заключению. Таким образом, введение – это завершающие предложения открывающей части, предвосхищающие главные мотивы презентации и ориентирующие слушателей на предмет выступления. Если открывающая часть захватила внимание аудитории, то введение направляет его на рассматриваемые в ходе презентации вопросы. Обзор или резюме - это завершающее перечисление ключевых пунктов сообщения, обобщение переданной информации в единое целое. Такое повторение ключевых пунктов преднамеренное и обязательное. Во-первых, подчеркивание ключевых моментов в последний раз - решающее усилие, с помощью которого эти пункты все-таки могут быть запечатлены в памяти слушателей. Во-вторых, подведение итогов свидетельствует о завершении презентации. Резюмирование полезно тогда, когда следствием презентации должны быть какие-либо действия слушателей (продвигающие презентации). Поэтому в обзоре для характеристики ключевых пунктов можно использовать синонимы, метафоры, аналогии. Вступительными фразами в резюме могут быть такие, как: «Если подвести итог сказанному, то»; «Обобщая вышесказанное…»; «Резюмируя сказанное …» и т.п. В силу значения введения и обзора, их следует готовить после определения основной части презентации, когда известны ключевые пункты сообщения. После этого можно переходить к написанию открывающей части и заключения. Открывающая часть. Открывающая часть приглашает аудиторию уделить внимание сообщению. Для открывающей части важны первые слова. Для благополучного начала необходимы ясность и краткость. Следуйте принципу: чем меньше, тем лучше. Обычно вступление занимает от 60 до 90 сек. Установлено, что телезрители переключают телеканалы с частотой в полторы минуты. Это есть время оценивания какой-либо программы. Это есть время для привлечения внимания аудитории. Открывающая часть решает две задачи: 1) представление выступающего и предмета презентации; 2) организация управления аудиторией. Открывающая часть должна завершаться введением. Открывающая часть должна не только привлечь внимание аудитории, но провозгласить тему сообщения. Она готовится на основе одной или комбинации различных форм выражения, наилучшим образом привлекающих внимание аудитории. Такими формами могут быть: Анекдот. Его следует использовать крайне осторожно. Он должен быть политически грамотным, остроумным и уместным. Цитата. Она должна быть значимой для аудитории, не вырванной из контекста. Декларация. Определения. Их следует использовать, если сам предмет презентации является инновацией, незнакомой аудитории. Риторические вопросы. Они удобны в качестве введения для обозначения основных вопросов выступления в информационных презентациях, так как позволяют сконцентрировать внимание аудитории. Сценарии. Они должны быть интересны, не расходиться с темой выступления и хорошо срежиссированы. Аудиовизуальные средства. Для оценки эффективности открывающей части можно поставить вопросы: Проницательна ли она? Есть ли в ней веселость? Есть ли в ней напряжение? Есть ли в ней вызов? Заставляет ли она задуматься? Эмоциональна ли она? Предусмотрена ли знакомая публике ссылка, по которой она определит событие как представляющее интерес? Манера, в которой ведется открывающая часть, должна быть свободной, выразительной, не обращенной к записям. Неэффективная открывающая часть характеризуется: - банальным представлением, - неуместной шуткой (шутку из вступления лучше исключить). Заключение. Заключение подводит итог сказанному выразительным, кратким утверждением или вопросом, завершающим презентацию на мажорной ноте. Эффективное заключение побуждает аудиторию поступить согласно воле выступающего. Главным вопросом при подготовке заключения должно быть: «Что должна сделать аудитория?» Существуют три типа заключений: 1) напоминающие: повторяют доминантные пункты сообщения; 2) рассказывающие о практическом применении: указывают на шаги по применению сообщения, включает слова пытаться, практиковать, записать, читать, отражать; 3) содержащие просьбу об одобрении (для продвигающих презентаций: переговоры с потребителями, участие в выставках, привлечение инвестиций), характер такого заключения зависит от природы продвижения. Для скрытого продвижения (якобы информационные по связям с общественностью) завершающими фразами будут «Я советую вам», «Я настоятельно рекомендую», «Вы поймете значение», «Вы получите выгоду», таковые призывают аудиторию к действию. Для открытого продвижения (торговых презентаций) заключение может быть: Предположительным – «Если Вы подпишите договор сейчас, то уже через неделю будут осуществлены поставки оборудования». Выборочным – побуждает аудиторию выбрать. «Какой поток инвестирования для Вас предпочтительней: единовременный или распределенный по периодам?» Заключение по расписанию задает вопрос: «В какое время вам лучше доставить этот товар?» В речи часто применяются обороты, мотивирующие слушателей на определенные действия. Обороты, переводящие свойства предложений в выгоду для слушателей, способствующие повышению интереса и побуждающие к действию: • «Это вам позволит…» • «Благодаря этому Вы получите…» • «Это позволит избежать…» • «Это повышает ваши…» • «Это дает вам дополнительно…» • «Это делает вас…» и т.п. Избранная форма заключения предлагается аудитории после того, как сделан обзор ключевых пунктов сообщения. Обзор преподносится в таком виде, который естественным образом подводит к заключению. Резюме Процесс выступления можно сравнить с путешествием на поезде [5]. Открывающая часть приглашает аудиторию произвести посадку. Введение представляет собой сокращенный вариант маршрута. Каждый ключевой пункт является туристической достопримечательностью – важной остановкой в путешествии, приближающемся к конечному пункту. Информация и идеи (представленные в виде рельсов) поддерживают ключевые пункты. Переходы выступают в роли стрелок, переводящих ключевые пункты с одного пути на другой. Обзор является ретроспективой путешествия, и он же объявляет о заключении, выражающем первичную цель путешествия. По длительности презентация должна выглядеть так: Открывающая часть –2 мин Резюме и заключение – 2 мин. Вычитайте время на реакцию аудитории или на вопросы и ответы, оставшееся время должно быть пропорционально распределено между ключевыми пунктами основной части сообщения. Лекция 4 Вербальный стиль презентации Вопросы: 4.1. Характеристика словесного стиля: тон, скорость, базовые состав ляющие. 4.2. Факторы эффективности вербального стиля. 4.3. Формы словесного выражения. 4.1. Характеристика словесного стиля: тон, скорость, базовые составляющие Восприятие и понимание партнера в процессе делового общения осуществляется путем оценки вербальной и невербальной информации. Восточная притча гласит. «Перед тем, как отправиться в путь по коварной пустыне, султан встретился с прорицателем. Предсказатель судьбы, надеясь уверить султана в благополучном возвращении, изрек: «Досточтимый, ты доживешь до смерти всех своих родственников». Разгневанный султан кликнул палача и приказал казнить прорицателя. На следующий день во дворец вызвали другого прорицателя. «Досточтимый. Аллах подарил тебе долгую жизнь. Ты переживешь всех своих родственников». Довольный услышанным султан наградил предсказателя сундуком золота». Пример показывает, что на реакцию аудитории и ее отклик влияет не только то, ЧТО говорится, но и то, КАК это говорится, то есть какой вербальный стиль используется для передачи информации. Стиль презентации определяет успех многих начинаний. Стиль презентации – это коммуникативные средства, используемые для передачи информации, психологического воздействия на партнера для установления положительного контакта с ним. Существуют два аспекта стиля: вербальный и невербальный. Рассмотрим вербальные элементы стиля, выражаемые посредством содержания сообщения. Итак, вербальный стиль – это язык, которым передается информация. Язык является той материей, из которой скроен стиль презентации. Информация и идеи передаются посредством разнообразных форм словесных выражений. Вербальный стиль состоит из словарного запаса, структур предложений и их длины, грамматики и синтаксиса, а также разнообразных способов, используемых для передачи сообщения. Вербальный стиль отвечает за тон сообщения. Тон – это чувство или впечатление, которое остается от презентации. Тон и стиль не являются синонимами. Тон – производное стиля. Стиль – это орудие выступающего, тон – то, что аудитория воспринимает. От одного стиля аудитория получит благоприятное впечатление, и тон будет вежливый, вселяющий уверенность и заинтересованность. Другой стиль произведет противоположенный эффект, и тон будет грубым, бюрократическим и требовательным. ПРИМЕР. 1. Всеобъемлющий анализ и оценка операционной стратегии на уровне отделов и подотделов выявили существование конфликтующих организационных парадигм. 2. У нас тут есть проблема. Вам, люди надо встряхнуться! 3. Кто из вас хочет усилить взаимодействие в команде? По стилю изложения люди определяют: отношение к себе, предмету презентации и уровень выступающего. Другим фактором значимости вербально стиля является скорость, в какой проходит презентация. Выбор слов и структура предложений существенно влияют на скорость речи. Более короткие слова создают быстрый темп, более длинные замедляют скорость. Некоторые презентации движутся в приятном темпе с использованием легко воспринимаемого языка и наоборот. Способ контроля скорости – аудиозапись сообщения. Эффективный словесный стиль предполагает умение точно сформулировать мысли, излагать их доступным для собеседника языком. К эффективному вербальному стилю предъявляются следующие требования: • убедительность – зависит от качеств презентатора: темперамента, характера, логичности, уверенности в себе, коммуникативности, а также от атмосферы в аудитории: доброжелательности или недоброжелательности; • культура речевого общения – включает свободное владение языком: литературный язык, просторечия, профессиональная лексика, ненормативная лексика, грамотная формулировка мыслей, оборотов, правильное ударение в словах и т.п.; • диалогичность – ориентированность на интересы аудитории. В противном случае речь принимает форму монолога, при этом потеря информации может достигать 50-80 % исходной информации. Для удовлетворения указанным требованиям вербальный стиль необходимо формировать на четырех базовых составляющих: язык должен быть ясным, правильным, точным, продуманным, то есть быть выразительным. «Могучая сила заключена в правильно выбранном слове. Когда бы вы ни находили такие абсолютно верные слова … результатом будет как физически, так и метафизически ощутимый буквально электрический разряд» (Марк Твен). Другими словами, правильное слово – это слово, которое вызывает немедленный отклик. «Слово лечит, слово и калечит» (Русская поговорка). Рассмотрим перечисленные факторы управления языком. Ясность. Ясность предполагает очищение от ненужных примесей: 1) многозначности слов – слова должны иметь одно точное значение. Например, «значительные сбережения», «удовлетворительное проявление»; 2) напыщенного стиля: непонятных для аудитории слов. Например,«концептуализация, манифестация, парадигма». !! Стиль должен соответствовать уровню аудитории. 3) использования жаргонов. Жаргон – часть языка, используемое людьми определенной профессии или рода занятий (сленг). Использование специальной терминологии должно быть ограничено; 4) необъяснимых акронимов и сокращений. Использование акронимов или сокращения целесообразно лишь в том случае, когда в начале объясняется его значение. Правильность. На значение слова оказывает влияние предметная отнесеность, коннотация и импликация. Предметная отнесенность – это буквальное определение слова. Коннотация – это значение, несущее дополнительные характеристики буквальному определению, это понятное всем значение, которое сформировалось по влиянием времени, исторического, культурного развития, контекста использования слова. Импликация – это значение, которое придается слову благодаря использованию прилагательных или невербальных сигналов. ПРИМЕР. Подчиненный – буквально - человек, стоящий ниже на служебной лестнице. Подчиненный (коннотация с течением времени) – униженный по сравнению с вышестоящими – негативное слово. Импликация – ценный починенный, синонимы-заменители – работник, сотрудник, коллега. Правильный выбор слов определяется: 1) политической правильностью. Политически правильный язык использует слова с «низкой степенью риска», такие как эвфемизмы. Эвфемизмы – это более мягкие заменители вызывающего языка. Эвфемизмы часто используются преднамеренно. Недостатком эвфемизмов является то, что люди с подозрением относятся к говорящему на уклончивом и размытом языке. Использование эвфемизмов зависит от конкретного положения или потенциальной ответственности; ПРИМЕР. Эвфемизмы Вызывающие слова Специалист по продажам Санитарный инженер Ходатай по специальным интересам Продавец/продавщица Ассенизатор/мусорщик Лоббист 2) обновлением словарного запаса. Как средство культурного общения, язык изменяется по мере изменения культуры. Новые слова создаются или заимствуются из других языков. Определение слова меняется в зависимости от употребления. Когда слово широко используется в неправильном виде в течение длительного времени, его неправильное значение превалирует. Словари приходится обновлять каждые 5-6 лет; 3) использованием синонимов. Применение ряда слов, близких по значению, обогащают речь, делая ее более правильной, литературной и красивой; 4) грамматикой и синтаксисом. Правильная грамматика не так важна сама по себе, из-за плохой грамматики выступающего аудитория сделает вывод о недостатках его образования или интеллекта. Синтаксис – это способ, каким слова или словосочетания располагаются в предложении для определения их взаимоотношений относительно друг друга. Ошибка в синтаксисе приводит к неправильному пониманию; 5) правильными утверждениями. Вербальный стиль, воспринимаемый людьми как правдивый, использует утверждения, когда это необходимо. Правильное утверждение – это утверждение, исключающее: а) безоговорочность (категоричность) – НИКТО, НИКОГДА, ВСЕ, ВСЕГДА, ВЕЗДЕ. Категоричные утверждения имеют недостатком предположение, что нет ни одного исключения из правила. Поэтому их заменяют определяющие слова, придающие мягкую окраску: НЕСКОЛЬКО, РЕДКО, МНОГИЕ, ЧАСТО, БОЛЬШИНСТВО; б) неутверждение – неправильное утверждение из-за путаницы в понятиях. Пример: «Когда вы подходите к развилке дорог, возьмите ее» (йог Берра). Неутверждение само по себе ничего не говорит; в) неправильным употреблением слов, создающим комический эффект (мальапропизм). Мальапропизм – это оговорка. Не следует использовать слова, сходные по звучанию, но различные по значению. Точность. Точность словесного стиля означает использование более коротких слов и фраз, которые легче произносить и легче воспринимать и которые создают живой темп речи. Более простые слова по своим характеристикам яснее и точнее. Существует меньшая вероятность их неправильного понимания, облегчения восприятия сообщения аудиторией. Пример. Усовершенствовать – улучшить Концептуализация – идея Способствовать – помогать Манифестация – показ Парадигма – система Пролифелировать – расти Преимущество краткого языка в том, что он привносит разговорные интонации в презентацию. «Краткость – сестра таланта» (А.П. Чехов). Продуманность. Вербальный стиль должен подходить аудитории, он должен составляться в соответствии с культурными запросами аудитории. 4.2. Факторы эффективности вербального стиля. Для убеждения аудитории презентатор должен использовать словесные выражения, отражающие характерные особенности эффективной презентации. Эффективный словесный ряд должен быть: • Выразительным • Эмоциональным • Вызывающим ответную реакцию • Побуждающим • Подчеркнутым Выразительный Некоторые слова и фразы более выразительны, чем другие. Они ярко и образно передают смысл предмета или природу описываемой вещи. Невыразительными являются: - перегруженные прилагательные. Прилагательное становится перегруженным, если оно применялось в столь многих случаях, что практически перестало нести смысловую нагрузку. Пример: ужасный, безумный, крутой, красивый, прекрасный; - клише - это фраза, значение которой стерлось от частого употребления. Фраза становится клише, потому что хорошо запоминается при первом употреблении. Пример. Как пауки в банке Вооружен до зубов Слон в посудной лавке Манна небесная Три кита Дать зеленый свет Взять быка за рога Вербальный стиль, наполненный клише, не привлечет внимание аудитории и не запомнится. Более того, злоупотребляющий применением клише может восприниматься как недостаточно оригинальный. Выразительный стиль всегда эмоционален. Эмоциональный. Эмоциональное выражение апеллирует к чувствам для вызова эмоционального отклика со стороны аудитории. Люди, эмоции которых взбудоражены, скорее отреагируют на сообщение. Вербальные выражения могут быть плоскими или чувственными. ПРИМЕР. Плоские слова: Чувственные слова: Счастливый Блаженный В огне Охваченный пламенем Грустный Скорбный Эмоциональный язык обращается к чувствам человека, он использует слова, которые передают что-то, что можно увидеть, услышать, потрогать, попробовать на вкус. Вызывающий ответную реакцию. Вызывающий ответную реакцию язык провоцирует людей откликнуться, побуждает их к действию. Он является честным, прямолинейным, страстным и мощным. Ответную реакцию НЕ вызывают: Эвфемизмы. Рассмотрены выше. Избитые фразы. Избитые фразы – это выражения, которые употреблялись так часто, что стали банальными. ПРИМЕР. Жестокая конкуренция Покупатель всегда прав Любите клиента, а не товар Кадры решают все Реклама – двигатель торговли Избыточные фразы. Абсолютно необходимо Основные составляющие Определенное решение Желаемый результат Окончательный вывод Данные фразы являются избыточными, так как содержат тавтологию: вывод – это и так окончание, решение всегда определено и т.д. Фразы такого типа не имеют ценности для создания эффективного словесного ряда. Люди устают от выражений, которые они слышали не один десяток раз. Избыточность позволительна, если определяющее слово произносится с усиленной интонацией для усиления смысла (подчеркивания значения), поэтому избыточные фразы употребляются избирательно. Побуждающий. Находя в сообщении нечто значительное лично для себя, люди более склонны отреагировать, если их к этому побуждают. Презентатор завоевывает аудиторию, апеллируя прежде всего к положительным эмоциям. В большинстве случаев термины отрицания легко можно заменить жизнеутверждающими фразами. ПРИМЕР. Негативные: Позитивные: Не надо Надо, воздержитесь от… Если вы/мы не сможем… Если вы/мы выберем… Мы не сможем Мы можем, мы хотим Не выбирайте путь ненависти Выбирайте путь любви Не выбирайте путь пренебрежения Выбирайте путь заботы Подчеркнутый. Термин подчеркнутый имеет два значения применительно к презентации: 1) выбор слов: подчеркнутое слово является точным и конкретным, не оставляя места для неопределенности. Подчеркнутые слова обычно описываются, как жесткие по контрасту с мягкими, они вносят динамику в презентацию; 2) выбор фраз: подчеркнутые фразы – это группы слов в порядке, привлекающем внимание и поражающем воображение аудитории. Средства: антитеза и обратная фразировка. Антитеза – это противоположные понятия в сбалансированной конструкции. Пример: «Знающий много – молчалив, а говорящий много не знает ничего» (Лаоцзы). Обратная фразировка – способ построения фразы, при котором вторая часть является обратным повторением первой. Пример: «Тяжело в ученье – легко в бою» (А.В. Суворов). «Успевает всюду тот, кто никуда не торопится» (М.А. Булгаков). Недостаток обратной фразировки в том, что она может стать крылатой фразой, а впоследствии – клише. Каждому типу личности презентатора соответствует и словесный стиль: Пассивный Утвердительный Агрессивный Пробный декларативный твердый Неуверенный уверенный боевой Извиняющийся побуждающий угрожающий Утвердительный стиль – самый выразительный и честный, именно он является самым убедительным и сбалансированным. 4.3. Формы словесного выражения. Вербальный стиль сообщения обогащается посредством использования литературных приемов, фигур речи, искусство рассказа занимательных историй и юмора. Рассмотрим эти формы вербального выражения. Литературные приемы. Данные способы коммуникации, своему происхождению обязанные литературе. К ним относятся: Ассонанс (созвучие). Ассонанс делает утверждение более удобным для запоминания из-за повтора похожих звуков. Пример. Свежее дыхание облегчает понимание. Кустода (броская фраза). Частое употребление умной фразы делает ее запоминаемой. Пример. Закон Мерфи: Если что-то нехорошее может случиться, то оно случится. Принцип Питера: Люди поднимаются по служебной лестнице до уровня своей некомпетентности. Гипербола. Это преувеличенное утверждение, произнесенное для создания эффекта. (Не для буквального понимания!). Правило: утверждение должно быть четко обозначено как преувеличенное. Пример. «Своеволие следует гасить быстрее, чем пожар» (Гераклит). Ономатопея (звукоподражание). Относится к словам, которые звучат также, как то, что они означают: жужжать, свистеть, шипеть, крякать, мяукать и т.д. Параллелизм. Использование одинаковых грамматических форм для выражения каждой идеи или мысли. Пример. Кто ничего не знает – Тот ничего не любит. Кто ничего не умеет – Тот ничего не понимает. Кто ничего не понимает – Тот ничего не стоит. Тот же, кто понимает, Тот и любит, и наблюдает, и видит. (Парацельс). «Что зрячий зрит здоровым оком, слепой не видит и в очках» (Козьма Прутков). Параллелизм со своим повторением слов и ритма привносит силу и ясность в структуру предложения. Фигуры речи. Фигуры речи являются вербальным выражением, в котором слова размещены в контексте, отличном от их буквального значения, а также могут быть расположены в необычном порядке, своеобразно украшая высказывание.К фигурам речи относятся следующие виды словесных выражений. Образность, то есть создание образа при описании предмета. Пример. «Когда орлы молчат, попугаи болтают» (Уинстон Черчиль). Метафора. Это сравнение вещей, которые обычно не сравниваются между собой. Созидательные метафоры используют интенсивную образность. Пример. «Будьте осторожны с небольшими издержками. Маленькая течь способна погубить гигантский корабль» (Бенджамин Франклин). Сравнение. Подобно метафоре, но сравнивает с помощью слова «как». Пример. «Прошлое женщины, как угольная шахта – опасно туда спускаться с зажженной лампой, может взорваться» (А. Дюма-сын). - Персонификация (олицетворение). Описывает неодушевленный объект словами, которыми обычно характеризуют человека. Пример. «Проблемы – это всего лишь возможности в рабочих одеждах» (Генри Кайзер). «Краткость – сестра таланта» (А.П. Чехов). Искусство рассказа занимательных историй. В последние годы рассказывание историй приобрело широкую популярность. С помощью рассказов люди делятся опытом и строят отношения между собой. Чтобы быть эффективной, история должна быть ясной, гармоничной, краткой, эмоциональной, естественно изложенной. Иными словами, история должна быть рассказана подчеркнуто артистично, с энтузиазмом, с необходимым настроем, паузами и переменами темпов. Если рассказ не имеет отношения к презентатору, то есть, взят из посторонних источников, то он должен быть тщательно отрепетирован, чтобы выступающий пропустил его через себя и имел «право на владение» данной историей. Использование сквозной истории (например, истории становления и развития крупной известной компании в отрасли) является хорошей иллюстрацией основных положений презентации и позволяет легче фиксировать в памяти слушателей выводы и аргументы ключевых пунктов выступления. Кроме того, она создает атмосферу увлекательного рассказа с продолжением в аудитории, а не скучного доклада. Юмор. Юмор, подходящий для деловой презентации, всегда должен быть благожелательным и деликатным. Сарказм не приемлем для деловой презентации. Благожелательный юмор касается некоторых забавных аспектов деятельности людей. Он дает множество преимуществ выступающему, поскольку юмор: - устраняет дефицит веселости, раскрепощает аудиторию; - обеспечивает мгновенную смену ритма; - вовлекает аудиторию в презентацию; - поможет выйти из нелегкой ситуации и снять разногласия; - сокращает дистанцию с аудиторией; - внезапен и несет новое значение совершенно неожиданным путем. «Когда вещь смешна, тщательно исследуйте ее в поисках скрытой истины» (Бернард Шоу). Резюме Язык определяет стиль сообщения. Эффективный вербальный стиль использует ясный, правильный, краткий и выразительный язык. Действующий на воображение стиль создается при помощи литературных приемов, фигур речи, историй, рассказанных с юмором. Для такого стиля характерно употребление непредвзятого языка. Он подтверждает профессионализм презентатора. Презентация не будет иметь успех, если стиль изложения будет основан [8]: 1) на уничижающем, унижающем и дискриминационном языке по отношению: - к полу (различия между мужчиной и женщиной); - к этническому происхождению («азиатский» заменить на «восточный»); - к положению в обществе; - к физическому/умственному состоянию; 2) на языке, отвлекающем внимание от содержания презентации: - дурной вкус; - извиняющийся язык; - сокращенные формы (слова следует произносить правильно и полно); 3) на неточности высказываний; 4) на неуместном использовании профессиональных терминов; 5) на чрезмерном употреблении иностранных слов; 6) на логическом противоречии в тезисах, смысловых разрывах и скачках мысли. Лекция 5 Публичное выступление как способ профессионального воздействия или невербальный стиль презентации Вопросы: 5.1. Характеристика стиля поведения перед аудиторией: факторы эффективности невербального стиля, звуковые и зрительные сигналы. 5.2. Искусство ведения дискуссии: разрешение конфликтной ситуации. 5.1. Характеристика стиля поведения перед аудиторией: факторы эффективности невербального стиля, звуковые и зрительные сигналы Основным источником информации об окружающем человека мире являются его органы чувств. Учеными было замечено, что от того. как человек воспринимает окружающий мир, во многом зависит его отношение к происходящему, поведение и переживания. Этот факт был положен в основу поведенческой модели нейролингвистического программирования (НЛП), разработанной Ричардом Бендлером и Джоном Гриндером. Чтобы лучше объяснить связь между восприятием человека и его поведением, ими были выделены и описаны три основных сенсорных канала, по которым человек получает информацию извне: • визуальный канал, связанный с восприятием зрительной информации, идущей от сетчатки глаза (цвет, форма предметов); • аудиальный канал, связанный с восприятием звуковой информации (шумы, звуки музыки, голоса, природные звуки); • кинестетический канал, связанный с восприятием информации, идущей от телесных рецепторов (довольствие, боль, стресс, покой, голод, сытость, жажда, тактильное восприятие). Каждый из сенсорных каналов непосредственно связан с операциями получения, переработки, хранения и воспроизведения информации. Поэтому доминирование той или иной системы определяет стиль деятельности, стиль информационного обмена, стиль слушания выступающего. Все вместе каналы образуют систему невербальных сигналов. Невербальные сигналы на 60-90% определяют, каково будет воздействие оратора на аудиторию. Какие невербальные сигналы пошлет в аудиторию презентатор, определяет во многом исход презентации. Совокупность невербальных сигналов, которые использует выступающий образуют стиль поведения презентатора. Стиль поведения презентатора включает в себя все особенности речи оратора и его манеру держаться (и то и другое – средство передачи информации). Поведение на сцене – это все, что оратор делает перед публикой и для нее (включая мысли, чувства, поступки, слова). С точки зрения зрителя, это все, что они видят, слышат и чувствуют на презентации. Главное в поведении на сцене – умение выступать, то есть «посылать» в зал свой голос, хорошо владеть мимикой и жестами. Это значит, что аудитория должна хорошо слышать и видеть выступающего. Критерий эффективности выступления в том, чтобы ТО, что аудитория слышит и видит, НЕ расходилось со СМЫСЛОМ, заложенным в выступление первоначально. Характеристики эффективного стиля поведения на сцене [5]: • Соответствие обстановке: обстановка может быть (НЕ-) формальной, (НЕ-) официальной. Некоторые стили поведения уместны в одной обстановке, но не подходят для другой. Например, для формальной обстановки НОРМАЛЬНО говорить с кафедры, для неформальной – это создаст барьер для общения • Пояснение смысла выступления: стиль поведения д. подчеркивать суть презентации. • Привлечение внимания аудитории: чем дольше длится презентация, тем важнее удерживать внимание аудитории. • Умеренность: не пользоваться без меры каким-то приемом на протяжении всей презентации. • Естественность: натуральность. Итак, невербальный стиль – это совокупность всех зрительных и слуховых сигналов, которые оратор посылает аудитории. Невербальный стиль оказывает значительное влияние на то, как зрители воспринимают выступление, и на их реакцию. Таким образом, стиль поведения и невербальный стиль – суть одно и тоже. Виды невербального стиля: • Пассивный: нерешительность, скованность, робость, нервозность, неуклюжесть. • Положительный: спокойствие, уверенность, уравновешенность, решительность. • Агрессивный: крайне громкий, тихий, раздраженные движения и жесты, пристальный взгляд, стремление превосходства над аудиторией. Эффективный невербальный стиль должен быть положительным, выразительным, обаятельным. Основной вопрос для выработки такого стиля поведения – «Каким я хочу выглядеть в глазах других?». Чтобы сформировать о себе мнение как компетентном, заслуживающем доверие, уверенном в себе ораторе, нужно ставить перед собой вопросы «Как это будет звучать?» и «Как я буду выглядеть?», а не «Что я скажу?». Имидж воздействует сильнее, чем действительность. При выступлении нужно создать себе такой имидж, чтобы выглядеть более уверенным и надежным, чем это есть на самом деле. Например, неуверенное обращение к записям, может вызвать впечатление неорганизованности, следовательно, некомпетентности. Невербальный стиль состоит из закрепленных стереотипов поведения: привычек, сформированных под влиянием родителей, учителей, среды общения. Актив стереотипов – они результат научения, их можно подкреплять или изменять. Прежде чем изменять какую-то привычку, надо знать о ней. Знание – необходимое предварительное условие для изменения. Для этого надо прослушивать свое выступление через видеозапись или предложить выслушать коллегам. Существуют культурные различия в значении невербальных сигналов: жесты, имеющие положительное значение в одной стране, могут иметь отрицательный оттенок в другой. Исходя из изложенного, можно выделить составляющие невербального стиля: 1. Внешний вид как фактор, создающий первое впечатление и формирующий имидж презентатора. 2. Звуковые сигналы – голос, которым передается сообщение, как фактор, влияющий на уровень восприятия выступающего. 3. Зрительные сигналы (мимика, жесты, поза, движения, взгляд) как факторы, определяющие уровень симпатии и антипатии к презентатору, следовательно, уровень восприятия. Рассмотрим элементы невербального стиля. 1. Внешний вид. Внешний вид является первым показателем, составляющим имидж оратора (два других – психологические свойства и социальные задатки, соответствующие запросам времени и общества [6]). Первенство внешнего вида является очевидным («встречают по одежке…»), он формирует первое впечатление аудитории. В практике делового общения выработаны правила формирования первого впечатления в ходе бизнес-презентации [9], критерий которых - внешний вид – демонстрация имиджа фирмы: • по возможности добротная одежда; • чистота и порядок в одежде; • использование преимущественно консервативного стиля в одежде; • чистота волос; • одежда и прическа, легко воспринимаемые и запоминаемые; • наличие при себе дорогих аксессуаров (ручка, карандаш, сумка и т.п.); • контроль безупречности внешнего вида; • самодостаточная и внушающая доверие осанка и манера держаться. Выбор стиля одежды для деловой презентации определяется социальным статусом аудитории, потенциальной выгодой презентации. Среди существующих стилей одежды [2,9] для проведения бизнес-презентации предпочтительным является использование следующих стилей: - консервативного (расчетливость, рассудочность) для официальных презентаций с высоким уровнем статуса аудитории и потенциальной выгоды; - классического (авторитетность, престижность позиций) для любого вида деловой презентации; - оригинального (предприимчивость личности) для презентаций с высокой ставкой и аудиторией, способной оценить новое (демократичная, предприимчивая); - модного (благоприятное отношение к переменам) для презентации нововведений перед энергичной, деловой, предприимчивой аудиторией. Вообще внешний вид должен быть внушительным, это значит, что во время выступления оратор должен проявить: самообладание, спокойствие, непринужденность, контроль над ситуацией. 2. Звуковые сигналы. Звуковые сигналы подаются голосом и речевыми клише. Голос: • передает смысл сообщения: интонация, тембр, громкость, выразительность; • рисует имидж человека: «Что мой голос говорит обо мне?»; • свидетельствует о его уровне энергии: количество энергии, которое выступающий вкладывает в сообщение (сила, искренность, энтузиазм). Характеристики голоса. Высота: высокий голос ассоциируется с незрелостью (ребенок), слушать его долго тяжело. Нисходящий тон в конце предложения говорит о его повествовательности, восходящий – вопросительности. Слишком частая смена высоты голоса, бессмысленна, может создать впечатление излишней эмоциональности. Громкость: публика наиболее внимательна к тому, что говорится тихим (но отчетливо слышимым) голосом. Скорость речи: средний темп речи 140 слов в минуту. Для повышения интенсивности работы можно повысить скорость речи до 170 слов в минуту. Тон: сочетание высоты, силы и смысловой нагрузки. Тон может быть нежным, сердитым, саркастическим, детским, серьезным, равнодушным (монотонным, вялым). Модулировать голос – воздействовать на все четыре характеристики. Приятный голос – это звучный голос, обладающий средними характеристиками (громкость, высота, скорость). Речевые клише. Это любые особенности речи оратора, вошедшие у него в привычку. Иногда они свидетельствуют о психологическом или эмоциональном состоянии говорящего. Основные речевые клише: модуляция голоса: это изменение тона или высоты голоса, придающее речи выразительность. Это эффективный прием, удерживающий внимание и делающий запоминающимся выступление; артикуляция: умение четко произносить звуки. Членораздельная речь характеризуется правильным произношением и хорошей дикцией. Для этого надо выполнять упражнения на дикцию (скороговорки). Косноязычие – это невнятное произношение: речь вялая, голос не модулируется; слова-заполнители (вставные слова) – сорные слова. Они прерывают общение, говорят о нервозности, неуверенности. Способы избавления от сорных слов: • Говорить более короткими предложениями, избегать союзных предложений. • Доводить каждое предложение до конца. • Делать паузы, чтобы взять дыхание. • Знать материал практически наизусть. Часто сорные слова заполняют пробел между мыслями. • Применять вместо сорных слов фразы-заменители: «можно добавить, что», «по этому поводу», «однако». • Не злоупотреблять преувеличениями: чрезвычайно, ужасно, поразительно, крайне; • Использовать паузу: помогает избежать сорных слов, дает отдохнуть аудитории, замедляет быстрый темп речи, подчеркивает значимость материала, если сделана специально. «Точное слово может быть полезно, но ни одно слово не приносит столько пользы, как правильно выдержанная пауза» (Марк Твен). Акцент: диалект, присущий оратору в зависимости от места проживания и национальной принадлежности. Сила голоса: силу голосу придает правильное дыхание, то есть дыхание через диафрагму (а не грудью). Правило: во время разговора дышать через нос, чтобы свободно произносить звуки ртом во время дыхания. 3. Зрительные сигналы. Оратор посылает зрительные сигналы всем своим внешним видом: мимикой, взглядом, жестами, движениями и пантомимикой. Мимика. Важно передать выражением лица свое отношение к предмету и аудитории. Желание скрыть волнение может привести к замкнутости во время выступления. Только показав, ЧТО оратор чувствует по данному поводу, он может пробудить те же чувства в других. Самообладание – залог успеха. Его нужно выработать. Выражение лица во время выступления следует контролировать. Оно должно выражать уверенность, заинтересованность в собственных словах, спокойствие и даже радость. Поэтому из совокупности мимических признаков [9, с.128] в качестве эффективных для формирования такого выражения надо выработать следующие привычки: рот должен быть обычно закрыт (выражение радости и спокойствия), при этом уголки губ должны быть приподняты; глаза должны быть раскрыты и ярко блестеть (радостное, открытое обращение к людям); брови чуть подняты вверх, причем приподняты внутренние уголки бровей (заинтересованность); лоб должен быть спокойным и расправленным, не иметь вертикальных складок (уверенность); лицо должно быть динамичным (эмоциональность). Для достижения надлежащей мимики лица надо тренироваться перед зеркалом и близкими людьми. Взгляд. Важно встречаться взглядом со зрителями, так как для них это – сигнал, что оратор обращается к ним. Попеременный контакт глазами говорит о подтверждении внимания, уважении и доверии к аудитории. Наполненный смыслом и направленный зрительный контакт приносит пользу и выступлению, и имиджу оратора. Бегающий взгляд – нервозность, неискренность. Вращение глазами – неуверенность. Взгляд в упор – отрыв от аудитории. Перед большой аудиторией надо скользить взглядом по всему залу. Упражнение: переводить взгляд по циферблату часов, при этом менять направление скольжения. Для проведения успешной презентации взгляд должен соответствовать обстановке, аудитории и характеру встречи. Поэтому важной составляющей взгляда является его направление. В зависимости от обстановки и характера встречи в деловой презентации целесообразны следующие направления взгляда: - Деловой взгляд. Направление взгляда в район лба собеседника – создает серьезную атмосферу при проведении деловых переговоров с ограниченным числом партнеров (инвесторами, покупателями, руководством компании). - Светский взгляд. Взгляд ниже уровня глаз собеседника, сконцентрированный на треугольнике, который расположен между глазами и ртом человека. Способствует созданию атмосферы непринужденной беседы. Подходит при проведении неофициальных встреч, вечеров, приемов, рассчитанных на дружеский контакт. Вообще взгляд для достижения целей презентации должен быть прямым, открытым, спокойным, направленным на аудиторию. Жесты. Естественные, живые жесты идут во благо презентации, если они не расходятся со смыслом выступления (и не выходят за рамки приличий, предписываемых данной культурой). Жесты по своей природе символичны, поэтому следует воздерживаться от жестов, вызывающих негативную реакцию: грозить указательным пальцем, расставлять пальцы (руки – больше, жесты агрессивнее), держаться за кафедру руками (напряжение), ставить руки на пояс и бедра (агрессивная поза) держать руки в карманах (неуважительная, развязная поза), делать лишние жесты. Жесты, обеспечивающие положительную реакцию аудитории должны быть: - открытыми. Развернутые навстречу собеседнику руки, демонстрация раскрытых ладоней. - свидетельствующими об уверенности. Гордая прямая поза, пальцы соединены наподобие купола, руки соединены теснее, чем купол. - выражающие расположение. Руки на груди, приближение к аудитории. Движения. Если выступающий не перемещается по сцене, зрители тоже застывают на месте: не двигаются их глаза, не меняется поза. Сидеть долго в одном положении утомительно. Поэтому оратор должен двигаться. Движения включают: движения головой, движения телом, походку. Движения головой должны быть такими, чтобы подкреплять смысл слов. Движения телом. Перемещаться по сцене, распространяя свое влияние на весь зрительный зал. Движение внушает мысль, что оратор чувствует себя непринужденно, комфортно и уверенно. Поэтому выступать нужно стоя: легче передвигаться и дышать, человек быстрее думает и принимает позу, выражающую внимательность. Умелые движения исключают движение взад-вперед, переступание с ноги на ногу, трибуна сбоку. Походка. Является важной информативной деталью бизнес-презентации, передает отношение презентатора к встрече, его уверенность в себе, спокойствие и доброжелательность. Для достижения эффекта необходимо выработать походку, являющуюся: • ритмичной (плавное перетекание движений): выражает приподнятое, но уравновешенное настроение; • равномерной (прямолинейной): выражает стремление к цели; • свободной (спокойные, сильные движения при выпрямленном корпусе, надежном равновесии и среднем шаге): характеризует спокойную, уверенную в себе личность. Пантомимика – это поза, осанка, посадка головы. Поза: в положении стоя – ноги на ширине плеч, с равномерным распределением веса тела на обе ноги, опора целиком на ступню. В таком положении человек воспринимается как сильный, уравновешенный, самостоятельный, твердый. В положении сидя – широкая удобная посадка на всю поверхность сиденья, ноги стоят свободно, опора на обе ноги, спина прямая. В такой позе человек воспринимается как уверенный в себе, расположенный к продолжительной беседе. Отрицательные позиции: переступание с ноги на ногу, покачивание в разные стороны, посадка на кончике стула, ноги, положенные одна на другую, неподвижная, застывшая стойка. Осанка: спина прямая, но не напряженная, плечи расправлены и слегка отведены назад, слегка выпяченная грудная клетка. Такая осанка выказывает человека уверенного в себе, компетентного и внушающего доверие. Посадка головы: голова полностью поднята (расправлена), но не задрана. Характеризует уверенность в себе, внутреннюю свободу, полную открытость и внимание к окружающему миру. В целом, в основе профессионального стиля поведения всегда лежат хорошие манеры, вежливость и уважение к аудитории. Правильное использование перечисленных элементов невербального стиля обеспечит необходимое восприятие презентатора аудиторией, удержит ее внимание и повысит эффективность самой презентации. Следует избегать привычек, отвлекающих внимание, наиболее распространенными из которых являются: жевание во время презентации, курение во время выступления, прием алкогольных напитков до и во время выступления, перебирание краев одежды, украшений, волос, касание ногтей, аудиовизуального оборудования и т.д. 5.2. Искусство ведения дискуссии: разрешение конфликтной ситуации Искусство ведения дискуссии состоит в умении правильно выходить из затруднительных ситуаций, находить правильный способ разрешения спора. «Длинен путь через наставления, короток и легок – через примеры» (Сенека). Трудным собеседником следует считать человека, о котором мы ничего не знаем. Самым же сильным может оказаться тот, о котором мы ничего не желаем знать. С другой стороны, не подготовленный к разговору человек может быстро вызвать у доброжелательного и позитивно настроенного собеседника активную неприязнь, немедленную конфронтацию. Некоторым людям свойственна «врожденная» испорченность: они считают себя правыми, а собеседника заблуждающимся. Отсюда неуважительное отношение к чужим принципам и суждениям, предвзятость и недоброжелательность в общении. Психологический барьер в общении создают повышенный эгоцентризм (все внимание концентрируется на себе, возвышение себя), недисциплинированность, лень, нежелание думать, нечестность, грубость, болезненное самолюбие, тщеславие, консерватизм в мышлении, неуравновешенность и др. Таким образом, готовиться к противоборству нужно заранее, надо «смоделировать» своего собеседника и до разговора с ним спрогнозировать ситуации общения. Причины подготовки к противодействию: из-за непримиримости позиций спорящих, их «престижных» побуждений, конъюнктурных соображений, расхождения целей; из-за неприятия участниками спора взглядов и гипотез до тех пор, пока их очевидность не станет неотвратимой необходимостью; из-за привлечения к дискуссии общественности, мнение которой может быть случайным, умышленно неправильно сформулированным; из-за неумения слушать и понимать собеседника; к спору могут подключиться и некомпетентные, ограниченные в своем представлении о предмете люди; В силу вышеперечисленных причин, готовясь к выступлению, необходимо выработать тактику поведения с различными оппонентами на презентации. Возможные варианты поведения презентатора в зависимости от психотипа (личности) собеседника приведены в табл.4. Таблица 4 Поведение презентатора в зависимости от психотипа (личности) собеседника Характеристика собеседника Поведение выступающего 1. Агрессивный Сохранять спокойствие, не давать вывести себя из равновесия. Предоставить критику его позиций другим – со стороны обнаружите уязвимые места оппонента 2. Позитивный Не следует подталкивать к одобрению. Дайте ему возможность подвести итог, высказать резюме 3. Демагог Следует тактично остановить контрвопросами, уточнениями. В этом случае уместна ирония 4. Робкий Надо укрепить в собеседнике уверенность, поддержать его (быть замеченным публикой всегда приятно) 5. Признанный авторитет Высказать комплимент в его адрес. Проявить внимание к его мнению, попросить совета в отношении вашей аргументации 6. Незаинтересованный скептик Возражения лучше оставлять без внимания, либо в мягкой форме нейтрализовать их негативное влияние на аудиторию Из приведенной в табл.4 информации следует, что прежде, чем вступать в дискуссию с аудиторией, необходимо внимательно выслушать вопрос или возражение оппонента, установив за это время, как настроен по отношению к вам собеседник, а только затем пытаться ответить на возражения, следуя установленной тактике поведения. Более того, целесообразно дать внутреннюю оценку характера восприятия информации оппонентом. У каждого человека существует наиболее актуальный для него канал восприятия, благодаря чему любая информация описывается им в терминах своей предпочтительной системы, которая называется ведущей репрезентативной системой. Так, человек с преимущественно визуальной репрезентативной системой оценивает информацию так, как он ее видит – посредством формы представления информации. Для таких слушателей характерна фраза в повседневной речи – «Я вижу, что вы говорите…» или «Мне это видится по-другому». Они в большей степени воспринимают то, что видят. Свою оценку презентации такие оппоненты будут давать по визуальным средствам представления информации. Люди с аудиальной репрезентативной системой могут использовать в качестве вводного предложения в своих вопросах – «Мне это слышится по-другому» или «Я услышал в ваших словах…». Такие люди оценивают информацию по содержанию и звучанию презентации, они анализируют то, что слышат. Наконец, слушатели с кинестетической системой восприятия скажут – «Я почувствовал, что вы имеете в виду» или «Я почувствовал в вашем докладе…». Такие оппоненты строят свои оценки на основе чувств и эмоций. Правильная оценка характера и способа мышления оппонента позволит выстроить грамотную тактику ведения дискуссии с ним. Дискуссия – это сражение умов. Главное в дискуссии – это умение внимательно слушать и улавливать мысли собеседника. Исходя из этого, выработаны правила ведения дискуссии: • дать возможность высказаться и не перебивать человека; • понять его точку зрения и найти соприкосновение позиций; • уловить мысль оппонента, сосредоточиться на ее развитии и обосновании; • одновременно не хвалить и не критиковать собеседника; • не задевать самолюбия собеседника: не показывать своего торжества при победе в споре. Защита собственных позиций заключается не столько в ограждении идеи от критики собеседников или в неуязвимости аргументации, сколько в успешности контрударов по слабым местам альтернативы. Слушая собеседника, замечайте уязвимые места его выступления для контрудара: противоречия в суждениях, несостоятельные аргументы, подтасовки, неудачные аналогии, предвзятые суждения, спекуляции и пр. Без обнаружения изъянов в аргументации оппонента защита превратится в оборону. Идея обычно овладевает людьми только при сочетании приемов дискуссии: наступление, утверждение и контрнаступление. В психологии делового общения выработаны рекомендации, как реагировать на различное поведение оппонента (табл.5). Таблица 5 Реакция презентатора на различное поведение собеседника Некорректное действие собеседника Нейтрализующая защита презентатора 1. «Раздувание» проблемы, вывод ее за принятые в дискуссии границы Напомнить о рамках презентации, о ее цели. Вернуть разговор в границы дискуссии, попросив повторить антитезис 2. Выхватывание мелочи (факта), не затрагивая основного тезиса Спросить о цели дискуссии, какую мысль развивал и доказывал собеседник 3. Попытка перехватить инициативу в выборе направления разговора: а) подмена принципиального положения ссылками на мелочи; б) выдвижение вопроса не по существу проблемы; в) выдвижение контрвопроса, игнорирование высказанного мнения. Предусмотреть заранее возражения соперников, изучать их мотивы и позиции: а) указать на уход от спорного вопроса; б) спросить, какая мысль доказывается; в) попросить высказать отношение к изложенному мнению в докладе 4. Высказывание намеков, компрометирующих презентатора: а) перенесение критики на личность выступающего б)приписывание выступающему явно нелепых высказываний Высказывать доброжелательность, демонстрировать свою объективность: а) заметить, что «умная мысль засветится и в темной комнате» б) не поддаваться на провокацию 5. Намеренный увод к ложным выводам, подтасовка фактов Поблагодарить за глубину анализа и попросить его сделать обобщающий вывод 6. Сокрытие резко отрицательного отношения к позиции или автору под маской доброжелательности Остроумно сорвать маску оппонента, напомнить факт подобной доброжелательности и раскрыть его замысел присутствующим 7. Ведение демагогических рассуждений Не проявлять излишнюю деликатность. Спросить, о чем конкретно шла речь 8. Игра на ошибках, тенденциозное преподнесение материала Попросить высказать соображения, как выйти из затруднения 9. Постоянное изменение позиций, попытка найти нечто третье Не настаивать на признании и поддержке идеи. Сверните разговор, который все равно ни к чему не приведет 10. Грубое одергивание выступающего Не давать волю своим чувствам. По возможности использовать сатиру, иронию, сарказм, пародию Умение адекватно реагировать на различное поведение аудитории в значительной степени определяет успех презентационного события. Эффективная презентация неизбежно вызывает ответную реакцию аудитории, которая проявляется в вопросах и комментариях из зала. Вопросы и замечания – непременные атрибуты делового выступления. Возникновение вопроса – это первый признак мышления человека. Для того чтобы профессионально отвечать на вопросы и комментарии аудитории, необходимо следовать принципам: 1. Подготовка к выступлению дает ответы на возможные вопросы, комментарии и возражения. 2. Для вопросов и комментариев можно отвести время до, в течение и после выступления. 3. Успешность ответов на комментарии из зала определяется использованием правил ведения дискуссии (см. выше). При этом процесс следует разделить на четыре этапа: выслушать, понять, высказать одобрить, ответить. 4. Вопросы бывают разных типов и разного содержания. 5. Комментарии аудитории бывают разных типов. 6. Мастерство оратора проверяется его способностью не терять самообладания при возникновении затруднений. Рассмотрим содержание данных принципов. Первый принцип предусматривает проведение подготовки к вопросам в четыре этапа: 1) предугадать возможные вопросы аудитории на основе опыта, знаний насущных проблем людей, планирования презентации, общения с коллегами; 2) подготовить письменные ответы на предполагаемые вопросы. Удачный ответ учитывает состав публики и ее потребности, перекликается с главной идеей; 3) пересмотреть текст презентации с учетом возможных вопросов или включить спорные моменты в виде риторических вопросов; 4) отрепетировать возможную дискуссию с помощью коллег. Это помогает обрести уверенность, выявляет неточные ответы. Второй принцип предполагает определение времени и места для вопросов в ходе презентации. Вопросы до выступления. Если нужно сразу вовлечь аудиторию в презентацию, то можно начать ее с вопросов, заменив этим открывающую часть. Суть – риторический вопрос. Цель – получить одобрение слушателей. Чтобы быть эффективным риторический вопрос должен звучать кратко, создавать ритм и закреплять мысль. Преимущества: установление контакта с аудиторией, показывает уважение к ней, преодолевает скептицизм аудитории. Вопросы во время выступления. Для этого активность аудитории должна быть нормой презентации, длительность которой должна превышать 30 мин. Недостатки: прерывает выступление, отнимает время, возрастает риск потери контроля над аудиторией. Достоинства: повышает коммуникативность презентации. Процесс: отвечать на вопросы следует после каждого ключевого пункта. Для того чтобы связать между собой части презентации, необходимо сделать переход от вопроса к следующему пункту: кратко изложить содержание предыдущего и вступление к следующему. Кроме того, устранять спор в аудитории. Вопросы и ответы в конце презентации. В формальной обстановке и в большой аудитории вопросы и комментарии откладываются на конец презентации. Предлагать задавать вопросы нужно открытым вопросом: «Какие у вас есть вопросы?» Предложив задавать вопросы, нужно выждать 30 секунд. Кроме того, сеансом вопросов-ответов заканчивать презентацию не следует, поэтому надо устроить его перед заключением. Тогда внимание аудитории вновь обратится к презентатору, и он сможет взять под контроль заключительный этап презентации. Закончить лучше занимательной историей. Третий принцип охватывает процесс формирования ответа на вопросы и замечания из зала. Для того чтобы успешно ответить на вопросы, надо действовать в четыре этапа: 1. Выслушать. Для этого надо: - проявить готовность слушать: установить с говорящим зрительный контакт, слегка кивать головой в подтверждение контакта, немного наклонится вперед, чтобы показать интерес, выслушать вопрос с подходящим выражением лица (улыбка, озабоченность); - стараться извлечь из высказывания самое главное, сосредоточится на ключевых словах для уяснения смысла вопроса; - определить тип мышления говорящего (конкретное, абстрактное, визуальный, аудиальный, кинестетический). Для первых важен итог, они предпочитают лаконичные ответы. Для вторых важны возможности, они любят исчерпывающие ответы; - перефразировать вопрос, когда это уместно для уяснения сути вопроса. Это особенно важно, если вопрос задан не логично. Техника эффективного слушания представлена в табл.6. Таблица 6. Техника эффективного слушания Тип слушания Функция Формула Применение Пассивное слушание Выслушивание Позволяет сохранить контакт с оппонентом, демонстрирует чувство принятия, поддержки Кивок головы, междометия «Ага»), короткие слова, выражающие согласие («да», «понятно») Используется, если собеседник активно выражает свои мысли Активное слушание Расспрашивание Помогает наладить коммуникативный контакт с оппонентом, проверить верность своего понимания вопроса Повторение услышанного иными словами: «Иными словами, Вы хотите сказать, что…» Используется в том случае, когда важно прояснить позиции оппонента, а недопонимание не допустимо Резюмирование Также позволяет еще раз уточнить позицию оппонента, но используется в качестве обобщения вопроса Обобщение сказанного «Итак, вы говорите, что…» Используется в конце дискуссии, когда важно еще раз убедиться в правильности понимания позиций оппонента Эмпатическое слушание Акцентирует внимание на эмоциональном состоянии говорящего, способствует установлению эмоционального контакта с оппонентом Отзеркаливание эмоционального состояния говорящего: «Когда Вы это говорите, мне кажется, что вы испытываете… (неудовлетворенность, недовольство и пр.) Используется крайне редко, в эмоционально напряженных ситуациях во избежание конфликта 2. Понять намерения говорящего и определить тип вербального отклика (табл.4-5). Это возможно, если проанализировать интонацию вопроса, выражение лица, тон голоса. 3. Одобрить. Одобрение надо высказать перед тем, как отвечать на вопрос. Оно должно быть правильным – искренним и кратким. При этом нужно выглядеть уверенным в себе и говорить обычным тоном. 4. Ответить. Ответ должен быть кратким, понятным, правильным, хорошо обдуманным. Понятный ответ – это ответ по существу вопроса. Он проясняет то, что было не понятно, так как: • выступающий пропустил один из пунктов, • зрители недостаточно внимательно слушали, • типы мышления у оратора и слушателя разнятся. • Правильный ответ – это достоверный и честный ответ. • Краткий ответ – ответ по существу. Продуманный ответ – в соответствии с ожиданиями аудитории. Четвертый принцип позволяет определить характер ответа на вопросы в зависимости от их содержания. Виды вопросов, их сущность и возможная реакция презентатора приведены в табл.7. Таблица 7 Виды вопросов и их содержание Вид вопроса Содержание Реакция презентатора 1.Блокирующий вопрос Функция – «закрыть горизонт» оппоненту и добиваться таких ответов, которые соответствуют концепции оппонента; если вопрос сформулирован достаточно искусно, то он подталкивает мысль только в одном направлении, блокируя возможные альтернативы Перефразировать вопрос, обдумать его, дать краткий ответ, оставив инициативу в своих руках. Вернуться к сути выступления посредством двух-трех значимых фраз 2.Вопрос-капкан Предполагает уловку. Цель – вывести из себя: сорвавшись, человек потеряет самообладание и нить своих рассуждений Сохранять самообладание. Применить контрвопрос для нейтрализации суждения. Игнорировать или перевести разговор на другую тему 3.Неопределенный вопрос Предполагает в большей степени желание поучаствовать в дискуссии Переадресовать вопрос его автору или залу, обещать изучить проблему. Проигнорировать вопрос 4.Каверзный вопрос. Цель – стремление пробудить у людей чувство справедливости и отвратить от дурных поступков. Возникает, если слушатель чувствует фальшь или ложь в рассуждениях оратора. Быть искренним, доверительным. 5.Принудительный вопрос. Цель - получить согласие с собственным мнением. «Ведь Вы не будете этого отрицать?» Ответить прямо: «Не занимайтесь вымогательством» 7.Ускоряющий вопрос Цель – вынудить собеседника форсировать аргументацию своего мнения. Может сложиться впечатление, будто человека допрашивают. При ответе ограничиться только самым важным. Пояснить, что ответ будет получен в ходе выступления 8.Уточняющий вопрос Цель – получить дополнительные сведения или выявить истинные мотивы собеседника Быть точным в высказываниях, отвечать прямо и уклоняться от ссылок на себя Ответы на вопросы свидетельствуют о степени ориентации презентатора в реальной ситуации. Поэтому, вступая в деловую коммуникацию, нужно быть готовым к вопросам, прогнозировать их заранее и выработать тактику ответа на них. Отвечать на вопросы следует, придерживаясь тактике: Перед ответом на вопрос сделать паузу. Сложный вопрос разделить на составляющие и отвечать на него по частям в порядке поступления. Если вопрос труден по содержанию, то: попросить повторить вопрос перефразировать вопрос: «Если я правильно понял, то …» попросить время на размышление (о вопросе могут забыть!) использовать аналогии и ссылки на авторитетное мнение; Перед ответом на открытый вопрос уточнить, какая именно информация интересует оппонента. Непредвиденный вопрос, на который нет ответа, надо записать, отметив его значимость. Пятый принцип позволяет установить правильную реакцию на различные комментарии и замечания аудитории. Комментарии аудитории бывают разных типов: Согласие. В них высказывается одобрение оратора. На такие комментарии следует ответить «Спасибо». Дополнения. Высказывается согласие и дополнение к теме. В этом случае реакция «Спасибо. Это очень хорошее замечание». Важно избежать долгих объяснений и неправильного истолкования комментария. Возражения. Это несогласие, и в то же время желание получить дополнительную информацию или разъяснения. Отвечать надо спокойно и тактично. Доверие к оратору, который начал спорить, будет подорвано. Существуют три способа ответа на такой вопрос: 1. Согласиться. Если мысль верная и не противоречит выступлению, луч ше признать правоту слушателя. Вернуться к проблеме еще раз. Люди иногда возражают не по сути, а против формулировок. Если изложить вопрос другими словами, можно прийти к согласию. Привлечь третью сторону. «Я понимаю, почему вы так думаете. Недавно я работал с людьми, которые тоже так думали, пока не обнаружили, что…». Первой фразой признается точка зрения человека, вторая упоминает о третьей стороне, третья – вывод о преимуществах вашей точки зрения. Выработаны шесть основных правил реагирования на возражения. 1. Сохранять спокойствие и объективность, не выдавая голосом, жестами и осанкой своего недовольства или замешательства. 2. Дать возможность собеседнику высказаться до конца. Проявить интерес к его мнению. 3. Хорошо продумать ответ, прежде, чем отвечать. Если для этого нужно время, задать встречный вопрос и выиграть время. 4. Поставить себя на место оппонента и попытаться понять его цели. 5. Отвечать коротко и ясно, спокойно и по существу. 6. Переадресовать вопрос к третьим лицам, если оппонент не удовлетворен ответом. Шестой принцип определяет способы преодоления сопротивления аудитории. Мастерство оратора определяется его способностью выходить из затруднительных ситуаций. Для того чтобы отстоять свою позицию, надо нейтрализовать оппонента. А для этого локализовать его вопрос/замечание: уточнить цель возражения, мысли, содержащиеся в реплике, выяснить причины и ценности сомнения. Тактика нейтрализации оппонента предполагает: • Не противоречие оппоненту (если есть попытка вывести из себя). • Отговорку (не всегда надо реагировать на провокацию). • Оправдание (признать свои ошибки). • Защиту (свои позиции надо уметь защищать). Для этого надо: Сохранять спокойствие. Это успокаивает аудиторию. Лучше воспользоваться шуткой. Принимать меры. Меры определяются тем, чем вызван беспорядок: инцидентом или чьим-то некорректным поведением. Проявлять гибкость. Оратору нужно быть готовым к изменению ситуации: количеству аудитории, настроению зала, отключению света. Для презентации инновационных предложений характерным является неприятие аудиторией нового. Поэтому наиболее распространенной реакцией аудитории является вызывающее поведение, характеризующееся каверзными, блокирующими вопросами, компрометирующими, недоброжелательными замечаниями. В противостоянии такому поведению заключается мастерство оратора. Вызывающее поведение отрицательно влияет на профессиональный уровень презентации и не дает публике получить то, что она могла бы вынести из нее, если бы только ей дали прослушать выступление до конца. Причины такого поведения: - нежелание перемен: это форма самозащиты от нового в силу консерватизма мышления. Цель – воспрепятствовать продвижению нового. - неприятие выступающего: желание воспрепятствовать вмешиваться в их дела; - воспроизведение поведения, которое в прошлом помогло «возмутителю спокойствия» добиться желаемого. Например, ребенок капризничает, чтобы привлечь внимание родителей. Если они обращают на это внимание, цель достигнута – поведение закрепляется, и ребенок капризничает вновь и вновь. Способы реакции. Зная причины такого поведения, его нужно воспринимать, как желание привлечь внимание на себя. Реагировать, следуя советам: вежливость, контроль над ситуацией. Способ оппонирования – опровержение фактами. Главная задача – доказать несостоятельность аргументов. Опровержение может быть разделено на два этапа: 1. Критика несостоятельных аргументов с помощью приемов: 1.1. выявление источников информации; 1.2. апелляция к фактам; 1.3. контрастное сопоставление; 1.4. указание на умолчание; 1.5. приведение контраргументов. 2. Критика демонстрации: разрушение неправильной связи аргументов между собой и с тезисом в процессе рассуждения. Приемы: 2.1. конкретно-исторический анализ; 2.2. авторский комментарий высказываний; 2.3. анализ очевидной аналогии; 2.4. выявление подмены понятий; 2.5 показ мнимого следствия, построенного на домыслах и предположениях» «Самое трудное – не защищать свое мнение, а иметь его» (Моруа). Резюме Невербальный стиль презентации является определяющим в достижении результата выступления и его конечной цели. Он представляет собой совокупность всех зрительных и слуховых сигналов, которые оратор посылает аудитории. Кроме того, важным элементом невербального стиля является внешний вид презентатора, который предполагает не только хороший костюм и прическу, но и умение владеть собой, сохранять самообладание, спокойствие и контроль над ситуацией. Чтобы в достаточной степени обладать перечисленными качествами, необходимо тщательным образом готовиться к дискуссии в ходе презентации и уметь профессионально и корректно реагировать доже на самую неожиданную реакцию аудитории. Лекция 6 Подготовка презентации: выбор средств представления информации и места проведения презентации Вопросы: 6.1. Эффективность аудиовизуальных пособий и сравнительная характеристика различных видов средств представления информации. 6.2. Принципы выбора, подготовки и использования аудиовизуальных средств. 6.3. Выбор места проведения презентации. 6.1. Эффективность аудиовизуальных пособий и сравнительная характеристика различных видов средств представления информации Цель использования аудиовизуальных пособий – дополнить процесс коммуникации. Пособие – это то, что помогает и содействует чему-либо. Аудиовизуальные пособия – это технические средства и наглядные пособия, в которых совмещенные звук и изображение помогают передать информацию. Их главная задача – дополнять процесс коммуникации. Исследования Вортонской школы бизнеса (Великобритания) показали: уровень запоминания вербальной информации (без использования дополнительных аудиовизуальных средств) составляет 10% от общего объема информации, а с использованием наглядных пособий - 50%; сокращение общего времени собрания с использованием дополнительных средств составляет 28%, уровень убедительности возрастает на 43%. Аудиовизуальные средства НЕ могут: • Заменить оратора. • Подменить саму презентацию. • Компенсировать плохую организацию и недостаточную подготовку презентации. • Скрыть бедность содержания или недостаточную квалификацию оратора. Эффективность аудиовизуальных средств достигается, если они решают следующие задачи: ◦ Поясняют идеи или данные, которые трудно для понимания. ◦ Выделяют наиболее важное. ◦ Заостряют внимание аудитории. ◦ Графически отображают соотношение данных или понятий, сравнения и контрасты, операции, процессы и тенденции. ◦ Подкрепляют устное сообщение (но не повторяют его). ◦ Придают презентации более профессиональный и привлекательный вид. ◦ Структурируют материал презентации, облегчая его восприятие и выделяя логику связи отдельных блоков. ◦ Позволяют сократить время выступления до 30% при той же его эффективности. ◦ Увеличивают запоминаемость основных положений в 5-6- раз, если слайды грамотно составлены. Эффективность будет утрачена, если иллюстрации используются, чтобы: ◦ произвести сильное впечатление путем представления подробных таблиц и графиков; ◦ избежать взаимодействия с аудиторией; ◦ сделать на их основе не один, а несколько главных выводов; ◦ представить простые идеи, которые можно выразить словами. Характеристики эффективного материала: ▪ живописность ▪ красочность ▪ оригинальность ▪ уместность Живописность Применительно к иллюстрации это означает, что она должна вызывать зримые образы, запоминаться. Красочность Изображение должно быть по возможности цветным. Например, цвет в рекламе увеличивает объем запоминаемого материала на 80%. Цветовые ассоциации Красный – стимулирующий цвет. Цвет любви и достижения цели. В бизнесе – сила и скорость. В избытке – угроза. Надо учитывать специфику аудитории: для финансистов – это цвет убытков. Желтый – доверие, уважение и оптимизм. Синий – успокаивающий. Цвет мира, уверенности, правды и власти. Лиловый – (королевский пурпурный), величественность, консервативность, экономия и бережливость. Оранжевый – теплый, действие, доблесть. Зеленый – цвет надежды и процветания, цвет весны и лета: рост, юность, здоровье, досуг. Черный – власть, сила, таинственность, официоз. Белый – чистота, доброжелательность и святость, в бизнесе – профессионализм. Цветовые комбинации: сочетания цветов часто ассоциируются со значимыми событиями в жизни. Например, белый, красный, голубой – патриотическое сочетание цветов. Цветовые предпочтения Большинство людей любят синий цвет. Мужчины лучше запоминают лиловый, темно-синий, оливково-зеленый, желтый (в порядке предпочтения). Женщины – темно-синий, оливково-зеленый, желтый, красный. Вывод: если аудитория смешанная, лучше выбрать для ключевых идей желтый и зеленый. Принципы выбора цвета: Число цветов должно быть ограничено двумя-тремя. Для контраста следует использовать два противоположенных цвета на основе связанных с ними ассоциаций. Для разграничения элементов одного целого – разные оттенки одного и того же цвета. Контрастность цветов. Важное выделять интенсивными (яркими) цветами, второстепенное – пассивными (бледными). Сочетание цветов. Фон и основное изображение можно создать с помощью таких пар цветов: красный – зеленый, желтый - фиолетовый, оранжевый - синий. Последовательность. Один и тот же элемент на различных иллюстрационных материалах должен быть всегда одного цвета. Названия. Названия, заголовки, ключевые слова и подписи под иллюстрациями лучше всего читаются, когда напечатаны черным цветом. Оригинальность Оригинальное – значит привлекающее внимание и задерживающее его. Требование оригинальности возрастает: • чем дольше длится презентация; • чем серьезнее и утомительнее предмет; • чем больше необходимости убедить людей в чем-либо; • чем больше надо выделится из общей массы. Уместность Означает соблюдение принципа ограниченности использования излишеств исходя из анализа аудитории. В качестве иллюстрационного материала можно использовать множество различных средств. Рассмотрим назначение и границы применения основных средств представления информации. Графический материал. Диаграммы и схем: гистограммы используются, если надо сравнить и проранжировать данные (доли); круговые диаграммы – если необходимо сравнить данные как процентные доли от целого (характеристика структуры); блок-схемы – для описания процесса или процедуры; структурные схемы – распределение функций в организации и отношения между ними. Графики показывают числовые данные и используются для отображения, тенденций, циклов и зависимостей между переменными. Так, используются линейные графики для характеристики: изменения за период времени; увязки количества предметов в увязке с различными числовыми диапазонами (например, динамика объема продаж организации по годам), а также, если необходимо показать взаимосвязь между переменными (корреляция). Рисуночные диаграммы. Отображение статистических данных в форме рисунка. Например, чтобы показать изменения в цене на сырую нефть, рисуют символическое изображение нефтяных скважин. Иллюстрации. Используются для того чтобы, представить идею, показать операции или местонахождение чего-либо, вызвать улыбку. К ним относятся: рисунки фотографии диаграммы карты карикатуры Табличный материал. Требования к таблицам: в табличном материале использовать максимум 30 чисел; каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр; информация должна быть краткой и простой, ориентирующей на основной содержание презентации. Геометрические фигуры и символы: квадраты – для конкретных числовых данных; круги и дуги – для абстрактных идей; символы (логотипы) – живописная форма наглядности, эффективная для запоминания, особенно общеизвестные символы (зачеркнутый круг и т.д.) Логотипы – фирменные знаки, символ товара. 6.2. Принципы выбора, подготовки и использования аудиовизуальных средств Для демонстрации иллюстрационного материала можно использовать четыре вида технических средств: 1) обычные; 2) проецируемые; 3) специальные; 4) компьютерные. Обычные: Флип-чарты (перекидные блокноты) для интерактивных презентаций, когда предусматривается участие аудитории. Например, заседание по планированию работы. Различные виды досок, для рассмотрения примеров. Проецируемые: Диапозитивы. Для работы с малыми группами. Преимущества – дешевизна, простота изготовления, использования, перевозки. Слайды. Это наглядное пособие для профессионалов, так как их должны создавать профессиональные фотографы. Время их показа должно быть ограничено (так как выключен свет). Кино и видео. Относительно дорогое средство. Преимущество – к изображению добавляется звук. Требование – презентацию нужно вести также динамично, как и идет кино. Специальные: Рекламные щиты. Для работы с маленькими группами для рекламы товара. Недостаток – громоздкость. Папки для презентации товаров. Для работы с 2-3 людьми при личном общении. Реквизиты (предметная наглядность). Любой предмет, имеющий отношении к идее. Должен быть хорошо виден. Главный критерий отбора – логическая связь с материалом. Аудиозаписи. Компьютерные: мультимедийный показ и пр. Критерии отбора компьютерных средств: 1) определить свойства и функции систем, необходимых для презентации; 2) определить возможную сумму инвестиций на программные средства, включая программное обеспечение; 3) сравнить имеющиеся программные средства по критерию «цена - производительность»; 4) выяснить время на обучение, оценить эффективность обучения, обслуживания и постоянной поддержке пользователя производителем. Принципы выбора технических средств для иллюстраций: 1. Отдача на инвестиции в технические средства. (Результат к затратам на эти средства). 2. Доступность ресурсов на их подготовку (деньги, время, люди, услуги фирм по производству наглядных пособий). 3. Характер аудитории: размер, статус (формальный подход, профессиональный, неофициальный). 4. Тема и основные идеи презентации. 5. Условия проведения презентация (место презентации). 6. Освещение помещения. 7. Частота использования технических средств. 8. Портативность оборудования на случай его перемещения. 9. Необходимость специального оборудования. 10. Необходимость специальных навыков для работы с оборудованием. Принципы подготовки аудиовизуальных средств: 1. Определить, для каких этапов необходим иллюстрационный материал. 2. Каждое наглядное пособие должно быть посвящено какому-то одному вопросу и содержать не более 6-8 строк подпунктов. 3. Для названий и текстов использовать только ключевые слова. Существуют три базовых типа заголовков: 4. Название предмета используется для передачи информации. 5. Тематический заголовок для выделения информации, которая должна быть извлечена из материала. Заголовок-утверждение используется для обоснования основного вывода. 6. Проверить эффективность подготовленных слайдов и материалов: - легко ли читается; - понятен ли материал: разборчивость шрифта с любой точки зала, нет ли помех (для аудиозаписи), хорошо ли виден с любой точки зала; - профессионально ли сделан: точно ли соответствует информации в презентации, соблюдена ли последовательность изложения материала; - необходим ли он: нет ли избыточной информации, соответствует ли требованиям аудитории, цели презентации, теме, временным рамкам. Принципы использования аудиовизуальными средствами во время презентации: 1. Никогда не поворачиваться спиной к аудитории при обращении к материалу: стоять боком к доске, слайдам и пр. 2. Не опираться на оборудование и не отрывать взгляда от аудитории. 3. Не ходить перед экраном, когда на нем что-то демонстрируется. 4. Синхронизировать словесное сообщение с демонстрацией иллюстрации. 5. Обращаться к наглядному пособию, чтобы разъяснять что-либо или подчеркнуть, но не читать полностью всю информацию, содержащуюся в пособии: если оно хорошо продумано, аудитория во всем разберется. 6. Фокусировать внимание аудитории на наиболее важных местах слайда посредством указки или лазерного маркера. 7. Использовать словесные связки между слайдами для переключения внимания аудитории в форме речевых оборотов: «Давайте посмотрим», «Теперь обратите внимание на…», «На следующем графике видно, что…» и т.п. 6.3. Выбор места проведения презентации При подготовке презентации, в конечном счете, преследуются две основных цели: преодолеть сопротивление аудитории и добиться положительного результата. При этом условия и обстановка, в которой будет проходить презентация, имеют немаловажное значение. Обстановка имеет важное значение по следующим причинам. 1. Психологические причины. Неудовлетворительные физические условия пагубно влияют на психологический климат; 2. Причины, влияющие на восприятие. Каждое помещение обладает зрительными и слуховыми характеристиками, которые влияют на восприятие аудитории; 3. Сосредоточенность оратора. В помещении могут быть предметы, которые мешают выступающему сосредоточиться. Характеристика помещения, подходящего для презентации. Самое лучшее помещение – то, которое удобно для слушателей, хорошо приспособлено для целей презентации и служит нуждам оратора, стремящегося к общению с аудиторией. Удобство для публики предполагает создание комфортных условий, когда: • хорошо видно, • хорошо слышно, • удобно сидеть, • можно сосредоточиться. В этих условиях создается предпосылка преодоления «покупательского консерватизма» – нежелания принять нового решения, которое приведет к переменам. Приспособленность помещения для целей означает соответствие целям посещения презентации. Основными целями посещения презентаций являются: • учеба, • планирование, • принятие решений. Соответствие нуждам выступающего. Помещение должно быть оборудовано всем, что понадобится докладчику: аудиосистемой, электророзетками для проекционного оборудования, экраном и пр. Обстановка должна обеспечивать наличие обзора и возможности передвигаться. Условия выбора места проведения презентации Принципиально место презентации должен выбирать оратор. Но традиционно местом проведения презентации является заранее отведенное для этого помещение. Место проведения презентации может диктоваться не только традицией, но и лицом или организацией, которая ее проводит. В этом случае выступающему надо посмотреть помещение заранее. В случае проведения презентаций с высокой потенциальной выгодой (например, получение крупных инвестиций для реализации проекта) лучше арендовать специальное помещение, несмотря на арендную плату. В этом случае помещение отбирается по критериям: 1. Местонахождение: удобное для поиска и безопасное. 2. Наличие стоянки для автотранспорта, отвечающей всем требованиям. 3. Хорошо обученный персонал. 4. Наличие комнаты отдыха рядом с конференц-залом. 5. Достаточное пространство для дисплеев (если они необходимы). 6. Наличие буфета. Планирование расположения слушателей и оборудования помещения. Планирование сидячих мест необходимо осуществлять исходя из условий: • количество присутствующих; • состав публики (статус); • рабочее пространство; • взаимодействие слушателей (работа в группе, знакомство, обмен мнениями); • продолжительность презентации; • количество столов; • проходы; • обзорность (особенно для большой аудитории); • открытое пространство (для перерывов). С учетом этих требований разрабатывается схема оборудования зала (Табл.8). Таблица 8 Выбор схемы оборудования зала Типы планировки сидячих мест Условия применения 1. Традиционный театральный стиль: посадка рядами и колоннами, без столов 1. Применяется при проактивных (неявное участие зрителей) презентациях для большого количества людей длительностью менее одного часа 2. В стиле «классной комнаты»: рядами и колоннами за столами 2. Используется на презентациях, главная цель которых - обучение 3. В виде буквы «Т» 3. В презентациях для маленьких групп с целью обсуждения 4. Модификация буквы «Т» 4. Для интерактивных (явное участие зрителей, обмен мнениями) презентаций для маленьких групп, где требуется работа в парах или по четыре человека. На столы, расположенные по центру, помещаются материалы 5. В Виде буквы «U» 5. Для рекламных и информационных презентаций. Стимулирует взаимодействие членов группы. Позволяет выступающему найти индивидуальный подход ко всем слушателям 6. В Виде буквы «V»: модификация классной комнаты 6. Требует больше места, но позволяет лучше видеть выступающего и является более интересной Внешние условия выбора помещения К внешним условиям места проведения презентации относятся: Освещение: окна в помещение, свет от ламп накаливания более приятен, ослепительно-яркий свет раздражает. Температура. В помещении должна быть рабочая температура. Качество воздуха. Помещение должно вентилироваться. Звуки и шумы. На презентации должен привлекать внимание только звук голоса оратора. Для этого следует проводить презентации в помещениях с хорошей акустикой, выше уровня земли, с выключенными телефонами. Цвета. Наиболее приемлемы пастельные тона (слоновой кости, серовато-розовый, морской волны), лучше избегать темных и насыщенных цветов. Оформление зала. Необходимо, чтобы оживить обстановку. Резюме Состояние помещения, где проводится презентация, особенно важно, потому что оно влияет на публику и на оратора. Чтобы выбрать, подготовить помещение и создать условия, способствующие успешности выступления, нужно обдумать требования к помещению, расположение мест для слушателей, а также факторы, влияющие на обстановку и атмосферу в зале. Заключение Чтобы стать умелым и уверенным в себе оратором, необходима работа над собой, профессиональный рост и практика. Энергичные ораторы отдают аудитории частицу себя. Они демонстрируют личные качества, которые нравятся людям: искренность, убежденность, энтузиазм, чувство юмора. Искусные ораторы, кажется, чувствуют себя совершенно спокойно, независимо от того, выступают ли они перед маленькой или большой аудиторией. Это спокойствие – внутреннее и в присутствии других – многим людям не дается от природы. Оно – результат усиленной работы над собой. Умение проводить эффективные презентации приобретается в ходе практики. На практике применяется то, чему вы научились, работая над собой и совершенствуясь в профессиональном плане. Для многих людей работа над собой – это преодоление страха говорить перед аудиторией. Кроме этого, необходимо развивать в себе такие качества, как чувство юмора и самообладание. Есть три основных причины страха перед аудиторией: 1. Стремление к безупречности. В реальности деловая презентация не может быть совершенной, так как процесс выступления зависит от слишком многих переменных, над которыми оратор не властен. Одна из этих переменных – аудитория. Она состоит из людей с разными темпераментами и разными точками зрения на данную тему. Ни один оратор не сможет быть идеальным для всех. 2. Воспоминания. Страх может быть вызван воспоминанием о предыдущем неудачном опыте. 3. Критика. Чрезмерное беспокойство по поводу того, что можно самому стать объектом для критики. Причины страха коренятся в застенчивости, сформировавшейся в результате самовнушения, неправильного воспитания или закрепленных стереотипов поведения. Для его преодоления можно воспользоваться приемами: 1) сконцентрироваться на аудитории. Сосредоточение на аудитории уменьшает внимание к собственной персоне; 2) добиться рефлекторной релаксации (реакции, возникающей, в ответ на какой-нибудь стимул). Необходимо найти для себя нечто, что вызывает состояние внутреннего покоя; 3) вознаграждать себя после удачно проведенной презентации; развивать чувство юмора и добродушие. Люди долго помнят шутки. Для этого надо: читать юмористические книги, общаться с оптимистами, избегать общества угрюмых людей, всегда быть готовым посмеяться над собой вместе с другими; воспитыватьв себе уверенность, которая связана с обаянием. Обаяние – это личный магнетизм, это притягательная сила и дар нравиться. От греческого charisma – божественный дар; определить свои сильные стороны и похвалить себя. Составить список своих сильных качеств, личных и профессиональных, и записать их. Читать его вслух, заставляя себя чувствовать уверенность в себе; прояснить мотивы своих действий. Составить список мотивов, указав источник мотивации; распознать ингибиторы (противоречащие здравому смыслу, негативные мысли и чувства, уничижающие личность); стараться сделать лучшее. Для развития профессиональных навыков необходимо: Заниматься деятельностью, способствующей формированию профессиональных навыков. Собирать вспомогательные материалы. Наблюдать за профессиональными ораторами. Искать возможность выступать. Использовать различные возможности для обучения: посещать образовательные курсы, принимать участие в корпоративных программах обучения, посещать курсы, предлагаемые университетами, заниматься со специалистом индивидуально, посещать открытые семинары. Выбрать себе наставника, готового поделиться опытом, способного проконсультировать и обучить. Составить план профессионального роста. Это обязательство овладеть навыками и качествами, отличающими профессиональных ораторов. Лучшая подготовка к выступлению – практика и анализ. Мастерство достигается путем многократного применения принципов и приемов, по которым строятся эффективные деловые презентации. Литература 1. Баранчеев В.П. Маркетинг инноваций (радикальные и подрывные инновации – хайтек-маркетинг): Учебник – М.: ООО фирма «Благовест-В», 2007. 2. Баранчеев В.П. Управление инновационными проектами. – М.: ООО фирма «Благовест-В», 2007. 3. Бройниг Г. Руководство по ведению переговоров / Пер. с нем. – М., 1996. 4. Горанчук В.В. Психология делового общения и управленческих воздействий. Теория и практика. – СПб.: Нева, ОЛМА-ПРЕСС, 2003. 5. Желязны Д. Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению. – М.: ТЕИС, 2004. 6. Клайэм Ральф, Лудин Ирвин. Встать и выступить. Высокое искусство презентации / Пер. с англ. – СПб.: ВЕСЬ, 2002. 7. Клаус-Дитер Гофман. Мотивация в бизнесе. Как эффективно проводить презентации и конференции. / Серия «Бизнес-технология». – Ростов н/Д: «Феникс», 2004. 8. Лени Арредондо. Искусство деловой презентации. – Ч.: УРАЛ ltd, 1998. 9. Пиз А. Язык телодвижений. Как читать мысли окружающих по их жестамю – М.: Изд-во Эксмо, 2005. 10. Психология менеджмента: Учебник / Под ред. Г.С. Никифорова. – СПб., 2000. 11. Радислав Гандапас. Камасутра для оратора. Аудиокнига о том, как получать и доставлять максимальное удовольствие, выступая публично. – М.: ООО «ЭКСМО-СИДИКОМ», 2008. 12. Сэмпсон Элери. Бизнес-презентация: Творческие идеи для блестящего выступления. – М.: АЛЬПИНА, 2004. 13. Тимченко Н.М. Тайны успеха делового общения. Как найти нужное слово в нужное время нужному человеку. – СПб., 1995. 14. Фомин Ю.А. Психология делового общения. – Мн., АМАЛФЕЯ, 2003г. 15. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: Искусство менеджера. – Мн.: АМАЛФЕЯ, 1997. Ответственность за сведения, представленные в издании, несет составитель. БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИЯ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ Конспект лекций Инна Сергеевна ПРОХОРОВА Материал печатается с авторского оригинал-макета Подп. в печ. Формат Объем 4.75 п.л. Уч.-изд.л. 3,5. Изд..№ Тираж экз. Заказ № ГОУВПО Государственный университет управления Издательский центр ГОУВПОГУУ 109542, Москва, Рязанский проспект, 99, учебный корпус, ауд. 106 тел./факс (095) 371-95-10, e-mail: ic@ quu.ru www. quu.ru