Анализ использования рабочего времени и поиск резервов роста производительности труда

Тема 2. Анализ использования рабочего времени и поиск резервов роста производительности труда Анализ использования рабочего времени Объем производства товаров зависит не столько от численности работающих, сколько от количества затраченного на производство труда, определённого количеством рабочего времени. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы в организации. В процессе анализа использования рабочего времени следует проверить обоснованность производственных заданий, изучить уровень их выполнения, выявить потери рабочего времени, установить их причины, наметить пути дальнейшего улучшения использования рабочего времени, разработать необходимые мероприятия. Анализ использования рабочего времени осуществляется на основе баланса рабочего времени. В зависимости от поставленной цели и точности измерения резервов повышения производительности труда, применяются различные значения фонда рабочего времени: номинальный, явочный, эффективный (полезный). Основные составляющие баланса представлены в таблице, приведенной ниже. Таблица 1 Основные показатели баланса рабочего времени одного рабочего Показатель фонда времени Формула расчёта Примечания Календарный, Тк Тк = 365дн TВЫХ – количество выходных и праздничных дней TНЕЯВ – дни неявок: отпуска, по болезни, по решению администрации, прогулы и пр. t – номинальная продолжительность рабочего времени, tВП – время внутрисменных простоев и перерывов в работе, сокращённых и льготных часов Номинальный (режимный), Tн Тн = Тк - TВЫХ Явочный, Тяв Тяв = Тн - TНЕЯВ Полезный фонд рабочего времени, Тп Тп=Тяв*( t - tВП) Полнота использования трудовых ресурсов оценивается по количеству отработанных дней и часов одним работником за период, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводят как по отдельным категориям персонала, так и в целом по организации. Для анализа использования совокупного календарного фонда времени необходимо определить его потенциальную величину. Фонд рабочего времени (ТРВ) зависит от численности рабочих (Rр), количества отработанных одним рабочим дней в среднем за год (Д), средней продолжительности рабочего дня ( t ): (1) В ходе анализа необходимо выявить причины образования потерь рабочего времени. Классификация потерь рабочего времени разделяет потери рабочего времени на резервообразующие и не резервообразующие. Резервообразующие – это потери, которые могут быть снижены при системной организации работы по снижению потерь рабочего времени. Среди них могут быть: дополнительные отпуска с разрешения администрации, невыходы на работу по болезни, прогулы, простои из-за неисправности оборудования, отсутствие работы, сырья, материалов, топлива, энергии и т. д. (Таблица 2). Важнейшей составляющей такой работы является учет рабочего времени. Таблица 2 Классификация потерь рабочего времени Потери рабочего времени Целосменные невыходы на работу Внутрисменные перерывы и потери рабочего времени Не резервообразующие Резервообразующие Не резервообразующие Резервообразующие Праздничные и выходные дни Неявки по болезни и с разрешения администрации Сокращенный рабочий день подростков Простои Очередные отпуска Неявки в связи с выполнением государственных обязанностей Перерывы женщинам для кормления детей Потери, вызванные нарушением трудовой дисциплины Дополнительные отпуска (учащихся, студентов, по беременности и родам и пр.) Неявки вследствие нарушений уголовного права Неполный рабочий день, по согласованию с администрацией Потери, временные в связи с микротравмами Дополнительные неоплаченные отпуска Прогулы Неполная рабочая неделя, по согласованию с администрацией Преждевременное окончание работы, по согласованию с администрацией На основании данных организации производится сопоставление использования календарного времени по отчету текущего периода с аналогичными данными за предыдущий период (Таблица 3). Таблица 3 Анализ использования календарного времени Показатели Предыду- щий период Текущий период Изменение абсолют- ное, (+/-) темп роста,% 1. Среднесписочная численность рабочих 948 953 +31 102,9 3. Потенциальный фонд рабочего времени, человеко-дней 346020,00 347845,00 1825,00 100,53 2. Фактически отработано, человеко-дней 160686 194980 +34294 121,34 4. Потери рабочего времени, человеко-дней 185334,00 152865,00 34294 121,34 3. Число человек-дней целодневных простоев 42233 14486 -27747 34,30 4. Число человеко-дней неявок на работу, всего: в том числе: 35977 31449 -4528 87,41 ежегодные отпуска 14732 13627 -1105 92,50 отпуска по учебе 417 191 -226 45,80 болезни 6389 13818 +7429 216,28 неявки, разрешенные законом (выполнение государственных обязанностей) 673 381 -292 56,61 с разрешения администрации 13670 3336 -10334 24,40 прогулы одного рабочего 96 96 100,00 5. Прогулы всего, человеко-дней 91008 91488 480 100,53 6. Число праздничных и выходных человеко-дней 107124 106927 -197 99,82 7. Число отработанных человеко-часов, всего 1262992 1554062 291070 123,05 В организации увеличилось количество отработанных человеко-дней на 21,34%, в то время, как среднесписочная численность увеличилась всего на 2,9%. Снизилось число неявок на работу на 13,59%, что является положительной тенденцией. Значительно уменьшилось число целодневных простоев (34,3% к предыдущему году). Следует отметить более, чем двукратное увеличение неявок по болезни, и сокращение неявок с разрешения администрации. Увеличение невыходов по болезни или их стабильное значение в течение длительного периода может быть только результатом плохого состояния охраны труда и техники безопасности. Отпуска с разрешения администрации расцениваются как разбазаривание рабочего времени. Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним рабочим за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени (Таблица 4). Таблица 4 Анализ использования фонда рабочего времени одного рабочего Показатель Предыдущий период Текущий период Измение, (+/-) 1. Календарное время, дн., в том числе: 365 365 - - праздничные и выходные дни. 113 112 -1 2. Номинальный фонд рабочего времени, дн. 252 253 1 3. Неявки на работу, дн. в том числе: 37,95 33 -4,95 ежегодные отпуска, 15,54 14,30 -1,24 отпуска по учебе, 0,44 0,2 -0,24 болезни, 6,74 14,5 7,76 неявки, разрешенные законом (выполнение государственных обязанностей) 0,71 0,4 -0,31 с разрешения администрации 14,42 3,5 -10,92 прогулы 0,1 0,1 4. Число целодневных простоев, дн. 44,55 15,2 -29,35 5. Явочный фонд рабочего времени (стр.2 – стр.3 – стр.4), дн. 169,5 204,8 35,3 6. Бюджет рабочего времени, (стр. 5 * 8час), час 1356 1638,4 282,4 7. Льготное время подросткам, час. - - - 8. Время сокращенных дней (предпраздничные и праздничные), час 24 7 -17 9. Полезный фонд рабочего времени в год, (стр. 6 – - стр.7- стр.8, час. 1332 1631,4 299,4 10. Средняя продолжительность рабочего дня, (стр.9/ /стр. 5), час 7,86 7,97 0,11 Увеличился явочный фонд рабочего времени с 169,5 до 204,8 человеко-дней на одного рабочего. Существенно увеличился полезный фонд рабочего времени на (282,4 часа) за счет сокращения простоев. Увеличилась продолжительность рабочего дня на 0,11 часа. Анализ баланса рабочего времени (Таблица 5) показывает, что среднее число выходов увеличилось относительно предыдущего периода на 26,09 на одного рабочего. Удельный вес времени, не использованного по уважительным причинам (ежегодные отпуска, отпуска по учебе, болезни, неявки, разрешенные законом) в структуре номинального фонда рабочего времени увеличился с 8,16% до 9,93% в основном из-за неявок по болезни. Таблица 5 Анализ баланса рабочего времени Показатели Алгоритм расчета Предыду- щий период Текущий период Изменение, (+/-) 1. Среднее число вы- ходов на одного рабочего Фактически отработанное время / Среднесписочная численность рабочих 169,5 204,596 35,10 2. Удельный вес времени, не использованного по уважительным причинам, % Время, не использованное по уважительным причинам *100 / / Номинальный фонд рабочего времени 15,06 13,04 -2,02 3. Удельный вес потерь рабочего времени, % Потери рабочего времени * * 100/ Номинальный фонд рабочего времени 77,58 63,40 -14,18 4. Удельный вес простоев, % Простои * 100 / /Потери рабочего времени 22,79 9,48 -13,31 6. Удельный вес прогулов, % Прогулы * 100 / /Потери рабочего времени 49,10 59,85 10,74 Удельный вес потерь рабочего времени в структуре номинального фонда рабочего времени сократился на 14,18%, и в этом значимую роль сыграло сокращение целодневных простоев на 29,35 дня на одного рабочего. Простои составляют значительную часть потерь рабочего времени (46,00% и 68,46% на начало и конец периода), и, хотя они сократились, но в общей структуре потерь рабочего времени их доля возросла. Каждый вид потерь должен быть подробно оценен, особенно тот, который зависит от организации. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства товара, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу. Одним из основных недостатков в работе организации является то, что текущие целодневные простои компенсируются значительной величиной сверхурочных часов работы. Кроме того, отсутствует четкость при учете внутрисменных потерь рабочего времени, поэтому для выявления общих внутрисменных потерь необходимо использовать фотографирование рабочего дня, самофотографирование и данные хронометража. К резервообразующим относятся неявки, разрешенные законом, неявки с разрешения администрации, прогулы и неявки по болезни. На основании выявленных резервообразующих неявок на работу определяют их влияние на выпуск продукции. Если в нашем примере условно принять, что потери времени по болезни сохранились на уровне предыдущего периода, тогда в текущем периоде появилась бы возможность увеличить человеко-дни работы на 7429, а дополнительный выпуск продукции в стоимостном выражении при этом может составить 3,68 * 7429 = 27338,72 тыс.руб. (определяется выпуск продукции на один человеко-день в отчетном периоде и умножается на возможные человеко-дни работы). В данном случае выпуск продукции за один человеко-день составит: 717416 / 194980 = 3,68 тыс.руб. Потери рабочего времени не всегда приводят к уменьшению объёма производства товара, т. к. они могут быть компенсированы повышением интенсивности труда работников. Поэтому при анализе использования трудовых ресурсов большое значение придаётся изучению показателей производительности труда. Резервы роста производительности труда Резервы роста производительности труда — неиспользованные возможности для увеличения выработки товара в единицу времени. Работодатели в лице владельцев организаций или их представителей из высшего TOP - менеджмента напрямую заинтересованы в снижении удельной величины инвестиций в персонал на единицу произведенного товара. Величина предпринимательского дохода также зависит от затрат живого труда на единицу произведенного товара (то есть трудоемкости товара). Экономическая цель повышения производительности труда - нахождение конкретных путей роста производительности труда, за счет снижения трудоемкости работ. Практика повышения производительности труда имеет три варианта постановки стратегии управления персоналом. Первый, наиболее распространенный вариант - увеличить выпуск товара за конкретное время. При этом численность персонала остается прежней, либо темпы роста численности, должны быть ниже темпов роста объемных показателей. Второй, менее распространенный в российском бизнесе вариант - выпуск товара оставить на прежнем уровне при сокращении численности персонала. В этом варианте уменьшаются затраты труда, измеряемого рабочим временем, на выпуск определенного (ограниченного возможностями рынка) количества товара. Третий, совсем не распространенный вариант, можно сказать вариант будущего - выпуск товара уменьшить (по требованию рынка), а численность сократить. При этом процент сокращения численности должен превышать процент снижения выпуска товара. Алгоритм решения задач, в каждом из вариантов - нахождение конкретных путей роста производительности труда, за счет снижения трудоемкости работ. Социальная цель повышения производительности труда выражается в росте прибыли или маржинального дохода, инвестируемого частично в компенсационный пакет персонала. Резерв роста производительности труда - это положительная разница между фактическими и " общественно-необходимыми" затратами труда. Измерение абсолютного уровня производительности труда, это лишь первый шаг. Более сложная и трудоемкая работа заключается в оценке динамики изменения уровня производительности труда и выявлении факторов и условий, резервов и ресурсов, влияющих на рост показателя. В общем виде схема формирования в организации "Комплексной системы управления повышением производительности труда" может быть представлена в следующем виде (Рис.1). Количественный анализ тенденций повышения производительности труда, на основе стратегии развития данного бизнеса. Комплексная оценка возможностей органзации в повышении производительности труда, с учетом факторов и условий, отражающих специфику этапов развития Определение резервов повышения производительности труда по факторам роста, с учетом ресурсных возможностей организации на данный период. Разработка программы стимулирования персонала за конкретные результаты роста производительности труда на рабочем месте, в подразделении, в организации. Рис. 1. Порядок формирования «Комплексной системы управления повышением производительности труда персонала» Данная схема позволяет проследить этапы формирования "Комплексной системы" и место управления производительностью труда в общей системе управления эффективностью производства компании. Они соотносятся как "частное и общее". Рост производительности труда надо рассматривать как конкретное средство повышения экономической эффективности организации. Рассмотрим подробнее содержание схемы (Рис.1). 1) Количественный анализ тенденций повышения производительности труда. Специалисты в области маркетинга, рекламы, финансов, логистики, управления персоналом и другие, формируют миссию организации на перспективу. Определяют товары завтрашнего дня, сегменты бизнеса, при этом устанавливают рисковые значения объемов производства, доходов, прибыли, рентабельности и другие факторы конкурентной борьбы. Опираясь на данные показатели, формируется доктрина роста производительности труда. Доктрина может содержать в себе параметры планируемых для инвестиции в персонал средств: • общее количество рабочих мест, • численность постоянных (штатных) работников, с разбивкой на основной, вспомогательный и обслуживающий персонал, • численность временных работников (гражданско-правовые договора, лизинг персонала, сезонные работники и пр.), • уровень квалификации специалистов, прежде всего на ключевых рабочих местах, • размер и структуру компенсационного пакета, соотношение фондов заработной платы, премирования и социального развития, • размер фонда развития и обучения, • размеры вложений в инфраструктуру (площадь служебных и производственных площадей, стоимость аренды, энергозатраты, обустройство рабочих мест и пр.). Владея названными параметрами, можно произвести расчет совокупной стоимости владения персоналом, с учетом прогнозируемого уровня производительности труда. 2) Комплексная оценка возможностей организации в повышении производительности труда. Рассматривая понятие оценки возможностей организации, следует рассмотреть факторы и условия роста производительности труда: • материально - технические факторы, зависящие от уровня развития и степени использования средств производства, • социально - экономические факторы, зависящие от уровня компетенции персонала, режимов труда и отдыха на рабочем месте, а также корпоративной культуры, • организационные факторы, зависящие от уровня организации производства и труда на рабочем месте, а также эффективности структуры управления организацией. В практической работе все факторы находятся в тесном взаимодействии. Однако аналитическая и исследовательская работа строится на вычленении каждого фактора в отдельности, то есть определении степени влияния фактора на уровень и динамику производительности труда. Знание модели зависимости уровня производительности труда, от того или иного фактора, позволяет не только вскрыть резервы развития, но и привязать их к ресурсной составляющей на конкретный период времени. 3) Определение резервов повышения производительности труда. Резервы роста производительности труда - это реально существующие в организации возможности более полного использования производительной силы труда для сокращения трудозатрат на единицу товара, путем совершенствования техники, технологии, организации производства и труда. Производительная сила труда растет под влиянием технических, организационных и социально - экономических факторов. Фактическая производительность труда всегда отстает от производительной силы труда на величину неиспользованных резервов. Таким образом, между факторами и резервами существует такое же различие, как между возможностью и действительностью. Рассматривая резервы повышения производительности труда, следует учитывать, что резервы снижения трудоемкости товара практически не имеют границ, по аналогии с развитием науки и технического прогресса. В свою очередь, резервы улучшения использования рабочего времени, величина достаточно ограниченная. 4) Разработка программы материального стимулирования персонала. Социально-экономическая роль базовой заработанной платы - воспроизводство и восстановление трудоспособности наемного работника с учетом квалификации и практического опыта. Не на каждом рабочем месте специалист может оказывать непосредственное влияние на объем производимого товара, и его качество. Однако именно здесь сфокусирован основной потенциал роста производительности труда. Именно на этом поле находится объект стимулирования - основной (зарабатывающий деньги) персонал организации. На каждом этапе развития, организация определяет конкретные цели, на достижение которых направлены материальные стимулы. Таким образом, повышая роль и значимость управления производительностью труда, мы повышаем долю трудового вклада каждого работника.