Понятие информационного обеспечения
Развитие рыночных отношений вызывает необходимость повышения уровня управления экономикой. Процесс управления представляет собой сбор, обработку и передачу информации для вынесения управляющих решений.
Существует разделение экономической информации по функциональному ее назначению, в рамках которого выделяют такие структурные единицы:
- Реквизит (при машинной обработке «поле», «элемент», «атрибут») – отдельное свойство объекта (сочетание цифр или букв), которое имеет смысловое содержание и не поддается дальнейшему делению. Реквизиты делятся на реквизиты-признаки (качественная сторона объекта) и реквизиты-основания (количественная сторона). Например, реквизит-признак – наименование подразделения и его код, реквизит-основание – количество сотрудников.
- Показатель – логическое высказывание, которое содержит качественную и количественную характеристику представляемого явления. При создании базы данных из показателей в качестве единиц информации формируется ее содержание. Примером экономического показателя является план поставок меди для поставщика ООО «Крокус», который в 2015 году равен 500 тонн.
- Из совокупности показателей в документе образуется информационное сообщение.
- Информационный массив – набор однородных документов, которые объединены по определенному признаку.
- Информационный поток – объединение массивов, которые используются при решении управленческих задач, по различным признакам.
- Информационная система (ИС) – структурная единица высшего уровня, которая содержит всю информацию рассматриваемого объекта.
Создание ИС и информационных технологий (ИТ) нуждается в специальной организации информации и выделении специальной подсистемы – информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и ИТ, который отражает информацию, характеризующую состояние управляемого объекта и является базой для принятия решений управления.
ИО составляют:
- показатели,
- справочные данные,
- классификация и кодирование информации,
- унифицированная система документации,
- информационные массивы (файлы) и т.д.
При разработке ИО информационной системы определяют состав показателей, которые необходимы для решения задач различных управленческих функций, их характеристики (объем, время) и информационные связи. Составляют разные классификаторы и коды, определяют наполнение входных и выходных документов для каждой задачи, проводят организацию информационного фонда, определяют состав базы данных.
ИО разрабатывается для повышения качества управления организацией через повышение достоверности и своевременности данных, которые необходимы для принятия решений управления.
Основным назначением ИО является обеспечение такой организации и представления информации, которые будут отвечать любым требованиям пользователей и условиям автоматизированных технологий.
Чтобы создать ИО необходимо:
- ясно понимать цели, задачи, функции всей системы управления организацией;
- выявить движение информации от момента ее создания до использования на разных уровнях управления, которая представляется для анализа в виде схем информационных потоков;
- совершенствовать системы документооборота;
- использовать систему классификации и кодирования;
- владеть методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, которые отражают взаимосвязь информации;
- создавать массивы информации на машинных носителях при использовании современного технического обеспечения.
В составе информационного обеспечения выделяют внемашинное и внутримашинное ИО.
Внемашинное ИО
Внемашинное ИО воспринимается человеком без помощи технических средств.
К внемашинному ИО относятся:
- необходимые показатели для решения задач управления, их характеристики (объем, время) и информационные связи;
- классификаторы и коды;
- унифицированная система документации;
- форма выведения результатов обработки.
Экономические показатели содержатся в управленческих документах.
Бумажный документ представляет собой информацию на естественном языке, которое фиксируется ручным или печатным способом на бланке.
Для возможности обработки информации из документов с помощью компьютера ее нужно предварительно закодировать и классифицировать.
Внутримашинное ИО
Внутримашинное ИО размещается на машинных носителях и состоит из файлов (в виде совокупности отдельных файлов или базы данных).
[Определение] Внутримашинное ИО представляет собой специальным образом организованные данные, которые подлежат автоматизированному хранению, накоплению, обработке, поиску и передаче в удобном для восприятия техническими средствами виде. [/Определение]
