Понятие документа и документооборота
Документ – это материальный объект, передающий содержащуюся в нем информацию от одного лица к другому.
Исходя из определения, к документам относят не только напечатанную на бумаге информацию, какие-либо отчеты, справки и т.д. (как их зачастую определяют на бытовом уровне), но и компьютерные файлы, электронные письма. Кроме того, использовавшиеся в древности глиняные таблички, берестяные грамоты, папирусы и прочие подобные объекты также являются документами.
Таким образом, документы используются в деятельности хозяйствующих субъектов, а многие исторические документы имеют культурную ценность. За документальный фонд руководитель организации несет персональную ответственность.
Под документооборотом подразумевают движение документов на предприятии, начиная от их создания и заканчивая их уничтожением или передачей в архив.
Документооборот на предприятии является частью делопроизводства – совокупности процессов, касающихся работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Правильная организация делопроизводства и документооборота на предприятии является одной из важнейших его задач наряду с основными производственными задачами, поскольку отлаженные процессы обеспечивают стабильность деятельности предприятия и высокую скорость обработки информации.
Делопроизводство и документооборот на предприятии осуществляют в соответствии с законодательством.
Этапы документооборота на предприятии
Технологическая цепочка обработки и движения документов включает следующие этапы:
- прием документов, поступающих на предприятие;
- первичная обработка поступивших документов (предварительное рассмотрение, распределение, регистрация документов);
- отправка документов на исполнение;
- информационно-справочная работа с документами;
- исполнение документов (составление, согласование, оформление);
- отправка адресату или направление в дело;
- на всем протяжении работы с документами контроль их исполнения.
Формы документооборота
Каждый из перечисленных выше этапов документооборота может быть выполнен как в традиционной форме (на бумажном носителе), так и по автоматизированной технологии (на электронном носителе).
Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы называют электронным документооборотом.
Автоматизация документооборота на предприятии
Автоматизация документооборота на предприятих является немаловажным фактором, позволяющим достигать высоких показателей.
Как правило, крупные компании применяют лучшие мировые практики в организации бизнес-процессов. Большинство из них предпочитают использовать на своих предприятиях мощные компьютерные системы управления процессами, такие как SAP Business Suite, Microsoft Dynamics AX и прочие системы.
Следует отметить, что из множества причин, побуждающих предприятия автоматизировать документооборот, можно выделить причины, которые являются концептуальными (достижение определенной цели), и причины проблемного характера, негативно отражающиеся на деятельности компании и требующие немедленного решения.
К концептуальным можно отнести такие причины как повышение эффективности бизнес-процессов, соответствие корпоративным стандартам, повышение капитализации компании и т.д.
К причинам проблемного характера относят снижение скорости принятия решений, обусловленное увеличением масштабов ведения бизнеса, неэффективный управленческий аппарат, рост доли ошибочных решений, несогласованность целей отдельных подразделений и компании в целом и т.д.
