Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях

Приоритетные направления в организации документооборота

С развитием информационных технологий во всех сферах общественной жизни в качестве наиболее перспективного инструмента для совершенствования и оптимизации документооборота на предприятии принято рассматривать переход на электронный документооборот. При этом организация документооборота в электронной форме возможна посредством применения разных инструментов, в том числе:

• создание общего хранилища файлов на сервере;
• применение инструментов внутренней электронной почты на предприятии;
• использование иных каналов коммуникации.

При этом названные инструменты фактически представляют собой лишь отдельные элементы электронного документооборота.

Наиболее же эффективным механизмом организации электронного документооборота на предприятии является система электронного документооборота как информационная система, формируемая предприятием посредством создания электронных документов и обеспечения их движения внутри предприятия и при взаимодействии с контрагентами, а также при контроле над их исполнением в электронной форме. Этот механизм сегодня активно используется как в частной сфере, так и в системе публичного управления.

Зарубежный опыт организации документооборота на предприятиях

Отличительными характеристиками внедрения электронного документооборота в зарубежных компаниях являются:

• функциональная структура управления. В зарубежных компаниях обычно используется функциональная структура управления, то есть сформированная исходя из основных направлений деятельности, когда подразделения в структуре компании объединяются в группы, каждая из которых ответственна за определенное направление хозяйственной деятельности. Такая управленческая структура строится на горизонтальном разделении полномочий, что предполагает, что при организации дело производства документ попадает непосредственно к исполнителю, без контроля руководителя;
• установление ценности документа на первой стадии его обработки. Так, традиционно в зарубежных компаниях при поступлении документа в организацию первоначально проводится не регистрация такого документа, а проведение экспертного исследования ценности документа и установления срока его хранения. В последующем проводится регистрация документа, но она не носит централизованного характера, не осуществляется специально сформированным подразделением, а фактически реализуется работником, которому для исполнения передан документ;
• отсутствие централизованного контроля над организацией делопроизводства. Для зарубежных компаний характерно при организации документооборота отсутствие централизации и правовой ответственности в отношении исполнения конкретного документа. Это также обусловлено управленческой структурой в зарубежных организациях, что предполагает, что исполнение документа контролируется конкретной группой подразделений, отвечающих за соответствующее направление деятельности;
• высокая степень автоматизации делопроизводства. В большинство развитых зарубежных государств в компаниях используются системы электронного документооборота, не предполагающие дублирование на бумажных носителях. Переход на электронный документооборот во многом связан с проработанностью нормативно-правового обеспечения работы с электронными документами. Это, в свою очередь, позволяет организациям оперативно обрабатывать и исполнять документы, сокращая издержки на организацию документооборота за счет внедрения информационных технологий и отказа от дублирования электронных документов на бумажном носителе.

Специфика организации документооборота на российских предприятиях

Прежде всего необходимо отметить, что российские компании и органы публичного управления стремятся сегодня перейти на электронный документооборот, для чего внедряют соответствующие информационные технологии. При этом внедрение системы электронного документооборота в деятельность предприятий, а также правовое обеспечение использования электронных документов наиболее эффективно реализуется в зарубежных странах, что актуализирует использование их положительного опыта в российской практике. Так, специфическими характеристиками организации электронного документооборота на российских предприятиях остаются:

• жесткая регламентация движения документов исходя из управленческой структуры предприятия. В российских компаниях документооборот обычно строится по вертикальной системе. Это, в свою очередь, ведет к увеличению временных затрат на обработку документов из-за того, что документ неизбежно проходит все ступени управленческой структуры – от руководителя к заместителю руководителя, ответственному менеджеру до непосредственного исполнителя;
• централизованный подход к регистрации входящих документов. В российских компаниях обычно производится централизованная регистрация входящих документов, для чего в структуре предприятия формируется специальное подразделение либо выделяется соответствующий сотрудник. При этом такой подход имеет и положительные черты, поскольку позволяет формировать единую информационно-справочную систему документов предприятия;
• централизация при контроле движения документов. В отечественных компаниях обычно ведутся регистрационные карточки, фиксирующие все операции по исполнению документа. Контроль реализуется также централизованно, посредством формирования отчетов об исполнении соответствующего документа, для этого используются регистрационные журналы и карточки, что также увеличивает объем затрачиваемых ресурсов на исполнение документа;
• сохранение бумажного документооборота. В российских компаниях, несмотря на активное внедрение системы электронного документооборота, полный отказ от бумажного документооборота не происходит.

Необходимо отметить, что полностью реализовать преимущества системы электронного документооборота нельзя в условиях централизованного контроля на стадии регистрации и исполнения документов, а также без отказа от дублирования электронного документооборота на бумажных носителях.