Системы управления документами – это компьютерные системы, которые используются для создания, хранения, обработки, отслеживания электронной документации или образов бумажных документов.
Сущность управленческих решений и процесс их принятия
Управленческие решения являются результатом осуществления управленческой деятельности. Управленческие решения представляют собой основу любого управления, в том числе и государственного. Процесс разработки и принятия управленческих решений в деятельности руководителя любого уровня носит творческий характер и включает в себя элементы:
- выработку и постановку цели управленческого решения;
- исследование проблемы;
- выбор и установление критериев результативности, а также оценку последствий принимаемых управленческих решений;
- обсуждение вариантов решения проблемы;
- выбор оптимального решения;
- принятие управленческого решения;
- организацию исполнения управленческого решения.
Управленческое решение следует рассматривать как процесс, включающий в себя следующие стадии:
- во-первых, подготовка управленческого решения;
- во-вторых, принятие управленческого решения;
- в-третьих, реализация управленческого решения.
Первая стадия подразумевает проведение экономического анализа ситуации, осуществление поиска, сбора и обработки информации, выявление проблемы и ее формулировку. Вторая стадия состоит в разработке и оценке альтернативных вариантов решения проблемы, установлении критериев выбора оптимального варианта решения и его утверждении. Третья стадия подразумевает организацию мер, направленных на исполнение принятого управленческого решения, отслеживание хода выполнения работ, внесение необходимых корректировок и оценку достигнутых результатов.
Ускорение общественных процессов требует максимально быстрого и эффективного принятия управленческих решений. Для этого необходимо оперативно обрабатывать огромные массивы информации, осуществлять сбор различной документации, анализировать ее содержание. Помощь в этом оказывают системы управления документами.
Сущность и назначение системы управления документами
Жизнедеятельность общества на современном этапе его развития сопровождается движением огромных массивов информации, справиться с которым человеческий мозг без посторонней помощи уже не в состоянии. Развитие современной техники позволяет решить данную проблему за счет применения различных компьютерных систем, которые позволяют хранить и систематизировать необходимую информацию в виде электронных документов или образов бумажной документации.
Система управления документами является составной частью управленческой системы большего масштаба, начиная от системы управления предприятием и заканчивая системами управления государством.
Система управления документами обеспечивает возможность хранения, версионирования, пометки метаданными и обеспечения безопасности помещенных в нее документов, а также их индексирования и поиска.
Система управления документами обеспечивает интеграцию функции управления документацией с помощью различных предложений, позволяя пользователям как создавать, так и получать документы на оперативной основе, формировать их модификации, обеспечивать обратное сохранение в хранилище в новой версии.
Современные системы управления документами представляют собой электронную форму архивов, существовавших ранее. Преимуществом таких систем управления документами является их доступность для пользователей, находящихся в разных местах. Если обычный архив требовал посещения для формирования запроса и получения документации, то современные системы управления документами позволяет сформировать запрос удаленно, также получить документы.
Помимо доступности преимуществами современных систем управления документами являются:
- во-первых, компактность хранения информации, не требующей бумажного носителя и больших помещений для хранения;
- во-вторых, возможность дублирование данных путем хранения на резервных носителях;
- в-третьих, оперативность обработки запросов;
- в-четвертых, ускорение времени обработки документации и так далее.
Использование систем управления документами в принятии управленческих решений
Перед управленческими кадрами на любом уровне управления стоят жесткие по срокам задачи в отношении принятия решений. Общественная жизнедеятельность ускорилась настолько, что нет времени на длительный сбор информации, ее обработку традиционными способами с целью последующего принятия решений. Благодаря современным способам обработки информации появилась возможность формирования систем управления документами, которые существенно облегчили процесс принятия управленческих решений.
Ускорение процесса принятия управленческих решений с помощью системы управления документами обусловлено возможностью сосредоточения значительных объемов информации в рамках системы управления документами, оперативностью обработки огромного массива данных, быстрым процессом поиска необходимых документов. Система управления документами подразумевает их размещение в соответствии с определенными признаками, которые не требуют первичной обработки информации при необходимости обеспечения базы для принятия управленческого решения. Такие системы по своей сути обеспечивают предварительную обработку и группировку документации, позволяющие максимально эффективно использовать время в процессе принятия управленческого решения.
Система управления документами обеспечивают проверку документации на этапе ее включения в систему, что также снижает время на оценку достоверности данных при принятии управленческих решений.
Также использование системы управления документами по принятию управленческих решений нивелирует отказ руководителей от сбора необходимой документации в связи со сложностью такого процесса. Системы управления документами устраняют эту проблему.
