Совершенствование бумажного и электронного делопроизводства – это реализация мер, призванных оптимизировать и повысить эффективность бумажного и электронного делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.
Сущность и значение документационного обеспечения управления
В современном мире информация выступает в качестве важнейшего товара. Условия жесткой конкуренции обеспечивают выживание тому, кто владеет максимально полной и своевременной информацией относительно политических процессов, рынка, технических новинок, новых технологий и так далее. В качестве средства материализации информации выступает документация, являющаяся результатом осуществления документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления представляет собой деятельность управленческого аппарата, направленную на документирование и организацию работы с документацией при осуществлении управленческих функций.
Документационное обеспечение управления представляет собой основополагающую технологию управления, нацеленную на обеспечение руководящего аппарата сведениями относительно состояния дел по конкретной проблеме.
Результатом документационного обеспечения управления является обоснованные управленческие решения и контроль их исполнения. В качестве объекта документационного обеспечения управления выступает отдельная документация или ее совокупность. Предметом документационного обеспечения управления выступает правильность оформления документации, призванной отражать управленческую деятельность во всей ее широте и объеме.
Документационное обеспечение управления призвано обеспечить решение следующих задач:
- во-первых, отражать управленческую и иную деятельность с помощью соответствующих документов;
- во-вторых, обеспечивать рациональность использования документации в реализации управленческого процесса.
Формы бумажного и электронного делопроизводства
Делопроизводство в условиях современного управленческого процесса может осуществляться в двух формах:
- во-первых, в бумажной;
- во-вторых, в электронной.
Бумажная форма документооборота представляет собой бумажные документы, содержащие в себе какую-либо информацию. Назначение этих документов состоит в обеспечении хранения, передачи и распространения каких-либо сведений. В качестве бумажного документа может выступать обычная записка, приказ, нормативно-правовой акт и так далее. Законодательством установлены требования относительно хранения бумажной документации, однако такая форма хранения сведений обладает недостаточной надежностью, высоким уровнем порчи, утраты под воздействием различных факторов.
Ускорение общественных процессов, развитие информационных технологий способствовало возникновению новой формы документооборота электронного делопроизводства. Электронный документ представляет собой информацию, представленную в форме электронных данных. Воспроизводство такого документа обеспечивается посредством компьютерных технологий, сети Интернет и обработки с помощью информационных систем.
Юридическая значимость как бумажных, так электронных документов обеспечивается их содержанием и подписями.
Электронный документооборот представляет собой форму своеобразного движения электронного документа с момента его формирования и до момента завершения его исполнения или отправки.
Электронный документооборот делится на внешний и внутренний. Внешний документооборот - это обмен документацией в электронном виде между отдельными субъектами, не являющаяся частью субъекта. Примером внешнего документооборота являются входящие и исходящие письма. Внутренний документооборот осуществляется в рамках структурных подразделений одного органа власти, хозяйствующего субъекта. Примером внутреннего документооборота являются приказы, служебные записки, распоряжения и так далее.
Направления совершенствования делопроизводства в документационном обеспечении управления
Совершенствование бумажной и электронной формы делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления может осуществляться в различных направлениях. В частности, одним из значимых направлений совершенствования делопроизводства может являться совершенствование форм документации, носящей унифицированный характер, а значит, обеспечивающей единообразный подход к оформлению тех или иных документов на территории всей страны. Последнее время характеризуется уходом от унифицированных форм документации, что зачастую ведет к проблемам в оформлении документов, понимании их содержания, недостатку значимых реквизитов.
По мнению многих специалистов, такой подход к организации документооборота является ошибочным. Следовательно, его необходимо исправлять.
Также направлением совершенствования бумажного и электронного документооборота является ужесточение требований к осуществлению контроля документации на каждом этапе ее движения. Контроль документации выражается в оценке соответствия ее содержания требованиям нормативных актов, наличие обязательных реквизитов, включая подписи и печати.
Особым аспектом совершенствования бумажного и электронного делопроизводства является организациям хранения документации. По отношению к бумажной документации необходимо обеспечение безопасного хранения, организации помещений для хранения с учетом требований пожарной и иной безопасности. По отношению к электронной документации организация хранения подразумевает создание резервных хранилищ, обеспечивающих сохранность электронных данных при условии повреждения основных носителей.
В системе электронного документооборота особого внимания заслуживает вопрос совершенствования механизма электронных подписей, обеспечивающих сохранность электронных документов, подтверждающих их подлинность, препятствующих их подделке.
