Управление проектом – это специальная деятельность менеджеров организации, представляющая собой методологически обеспеченный процесс руководства реализацией проекта посредством использования выбранных методов, инструментов и технологий управления для достижения поставленных в проекте целей, и реализации задач проекта при эффективном использовании трудовых, финансовых и иных ресурсов.
Значение и содержание планирования в управлении проектом
В самом общем виде проект можно рассматривать как систему мероприятий, инструментов и методов для изменения текущей деятельности субъекта в установленный срок посредством привлечения определенного перечня и объема ресурсов для достижения плановых показателей.
Управление проектом, в свою очередь, предполагает координацию усилий менеджмента и персонала организации по освоению ресурсов в установленные сроки для достижения конкретных целей и задач развития посредством реализации утвержденного перечня мероприятий.
Таким образом, первоначальная стадия проектной деятельности – это разработка проекта. От эффективности подготовительной стадии зависит эффективность реализации проекта. Это стадия проектной деятельности включает в себя следующие необходимые элементы:
- исследование текущей деятельности субъекта управления, выявление аспектов, требующих управленческого воздействия;
- исследование внешней среды для определения возможных факторов влияния на реализацию будущего проекта для решения управленческих задач;
- утверждение целей и задач реализации проекта и отдельных мероприятий, составляющих проект;
- определение продолжительности реализации проекта в целом и отдельных мероприятий или групп мероприятий, входящих в состав проекта;
- определение потребностей в перечне и объеме ресурсов, в том числе материально-технических, финансовых, трудовых, организационных, в привлечении сторонних организаций или специалистов;
- определение ответственных за реализацию проекта субъектов, в том числе за реализацию отдельных мероприятий и групп мероприятий.
Важнейшим на стадии планирования управления проектом аспектом деятельности (и наименее предсказуемым) выступает планирование способов сокращения затрат и увеличения прибыльности проекта. Здесь стратегические цели и задачи развития соотносятся с фактическими характеристиками деятельности субъекта, в частности с данными бухгалтерского учета, штатным расписанием, имеющимися материально-техническими ресурсами и пр.
Значение и содержание управления проектом
Управление проектом представляет собой непосредственную деятельность руководства по организации реализации мероприятий проекта за счет установленного перечня объема ресурсов в утвержденные сроки.
Прежде всего необходимо отметить, что эффективное планирование проектной деятельности, ее научное и практическое обоснование не является гарантией реализации проекта в точном соответствии с планом. Это связано с тем, что любой субъект управления – частная организация, орган публичного управления – претерпевает влияние большого числа внутренних и внешних факторов, способных оказать существенное влияние на управленческие процессы. При этом объективно не всегда представляется возможным спрогнозировать развитие таких факторов.
Именно поэтому управление проектом предполагает не только текущую деятельность по реализации запланированных мероприятий в определенные сроки, но и деятельность по корректировке плана мероприятий, в частности по повышению эффективности расходования ресурсов для достижения поставленных целей, то есть по сокращению затрат и повышению прибыли.
Таким образом, на стадии управления реализацией проекта важнейшее значение приобретают следующие управленческие процессы:
- налаживание эффективной обратной связи и оперативная обработка поступающих посредством обратной связи сведений относительно состояния управляемого объекта, расходования имеющихся ресурсов и степени достижения поставленных целей и реализации задач;
- постоянное прогнозирование результатов реализации проекта исходя из поступающей информации в отношении объекта управления и управленческих процессов;
- выявление невозможности достижения запланированных результатов исходя из имеющегося ресурсного обеспечения. Здесь выявляются причины невозможности достижения поставленных целей и осуществляется корректировка плана или отдельных мероприятий для обеспечения эффективной реализации плана.
Таким образом, по результатам рассматриваемых процессов проект корректируется, разрабатываются конкретные предложения и рекомендации по повышению эффективности реализации проекта, в том числе:
- предложения по оптимизации ресурсного обеспечения, например, по поиску поставщика продукта на более выгодных условиях, в частности, по более выгодной цене, более высокого качества или позволяющего снизить транспортные издержки;
- предложения по оптимизации кадрового обеспечения проекта, например, оптимизация использования трудового потенциала посредством перераспределения ответственности за реализацию мероприятий проекта между менеджерами субъекта управления;
- предложения по оптимизации материально-технической базы проекта, в том числе использование вместо запланированных более эффективных инновационных технологий или более эффективного оборудования и пр.
Все предложения относительно корректировки реализации проекта должны иметь документальное оформление и соответствующее обоснование, например, результаты маркетинговых исследований, расчетные документы, реплики специалистов, пояснительные записки и пр.
Итак, управление проектом представляет собой не только организацию текущей деятельности по реализации мероприятий проекта, но и деятельность по планированию возможных изменений в содержании проекта для повышения эффективности реализуемых мероприятий, для сокращения затрат на реализацию проекта и повышения прибыльности проекта, в том числе за счет оптимизации кадрового обеспечения, материально-технического обеспечения и пр.
