Делопроизводство в системе государственного и муниципального управления – это порядок и правила оформления документов при обращении в органы государственного и муниципального управления и ответе на эти обращения, а также документировании деятельности органов государственного и муниципального управления.
Нормативное регулирование делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Процесс делопроизводства в государственном и муниципальном управлении регулируется законодательно.
Помимо нормативно-правовых актов, имеющих обязательный для исполнения характер, процесс делопроизводство регулируется национальными стандартами и различными нормативными методическими документами, действие которых распространяется на территорию всего государства.
При этом для современного нормативного регулирования делопроизводства характерно недостаточное соблюдение комплексного подхода.
Порядок формирования управленческой документации регулируется органами государственного управления, несущими ответственность за организацию делопроизводства, систематизацию и стандартизацию документации на территории страны.
Особое место в системе нормативного регулирования процессов делопроизводства государственного и муниципального управления занимает нормативный документ в виде Федерального закона «Об электронной подписи», призванный обеспечить подлинность документации электронной формы, обусловленной применением современных технологий создания документов.
Данным законом устанавливаются важные понятия электронного документооборота, порядок использования цифровых подписей. Закон формирует правовые основы перехода от бумажного к электронному документообороту, в том числе в системе государственного и муниципального управления.
Также к нормативному регулированию делопроизводством в государственном и муниципальном управлении относится Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Помимо того, вопросы делопроизводства регулируются Федеральными законами «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О коммерческой тайне», «О государственной тайне» и так далее.
Значение делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Важной характеристикой гражданского общества выступает возможность открытого обращения населения в органы государственного и муниципального управления. Такое взаимодействие граждан и органов государственного муниципального управления осуществляется в форме обращений населения и реакции на эти обращения государственных и муниципальных органов управления. Российская Конституция закрепляет право граждан на обращение в органы государственного и муниципального управления в статье 33.
Обеспечение эффективного взаимодействия населения и органов государственного управления требует регламентации порядка делопроизводства.
Регламентация делопроизводства в системе государственного и муниципального управления обеспечивает унифицированный подход к оформлению обращений граждан в органы государственного и муниципального управления, а также обеспечение единообразия ответов на них в разрезе отдельных органов государственного и муниципального управления Федерации, регионов и отдельных муниципальных образований.
Требования к оформлению документации в системе государственного и муниципального управления
Перечень реквизитов документации системы государственного и муниципального управления устанавливается специальными стандартами, распространяющимися на все документы организационно-распорядительного характера.
Требования относительно применения и правильного оформления реквизитов документов обеспечивают придание документам юридической силы. Помимо этого, реквизиты обеспечивает совершенствование формы документации, облегчают процедуру ее подготовки, снижают трудовые затраты на обработку.
Также использование реквизитов обеспечивает простоту компьютерной обработки документов.
При подготовке документации системы государственного и муниципального управления следует понимать, что не все реквизиты документа обладают равным статусом. Ряд реквизитов может определять юридическую силу документации, к числу таких реквизитов относятся наименование органа государственного и муниципального управления, его структурного подразделения, должностного лица, дата документа, подпись, регистрационный номер документа, гриф утверждения и согласования, печати, отметки об электронных подписях. Другие реквизиты документов в системе государственного и муниципального управления являются реквизитами бланков, например, герб Российской Федерации, региона, муниципального образования, код формы, наименование документа и так далее.
Классификация документов в системе государственного и муниципального управления
Разнообразные документы в системе государственного и муниципального управления классифицируются в соответствии с различными признаками:
- во-первых, в соответствии со способом документирования документы системы государственного муниципального управления делятся на: рукописные, письменные, текстовые, машинописное, электронные, изобразительные, на машинных носителях и так далее;
- во-вторых, в соответствии с критерием объекта управления документы в системе государственного и муниципального управления делятся на: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы;
- в-третьих, в соответствии с числом затрагиваемых вопросов документы в системе государственного и муниципального управления делятся на: простые, в рамках которых осуществляется рассмотрение одного вопроса, и сложные, то есть посвященные рассмотрению нескольких вопросов;
- в-четвертых, в соответствии с критерием ограничения доступа документы в системе государственного и муниципального управления делятся на: секретные документы, служебные документы, простые или несекретные документы;
- в-пятых, в соответствии со способом изложения текста документы в системе государственного и муниципального управления делятся на: индивидуальные документы, типовые документы, трафаретные документы, примерные документы, унифицированные документы.
