Документооборот в государственных учреждениях – это система движения документации государственного уровня между ее составителями и исполнителями в соответствии с информационными технологическими цепочками, обеспечивающими возможность информирования всех заинтересованных лиц о принятых государственных решениях, их осуществлении, контроле и учете.
Организационные основы документооборота в государственных учреждениях
Задачи любого государственного учреждения включают в себя необходимость управления документооборотом. Документооборот представляет собой движение документации между их составителями и исполнителями с целью обеспечения всестороннего информирования всех заинтересованных лиц с содержанием управленческих решений.
В настоящее время в государственном секторе осуществляется активный переход на систему электронного документооборота, призванного обеспечить решение следующих задач:
- во-первых, сокращение времени на обработку и поиск необходимой информации;
- во-вторых, исключение возможной утери документации и ее содержания;
- в-третьих, упорядочение работы с документацией;
- в-четвертых, автоматизация учета документации государственного сектора;
- в-пятых, контроль движения документации и анализ ее исполнения.
Решение указанных задач с помощью бумажного документооборота уже невозможно, современное общество характеризуется постоянным развитием и стремлением к снижению трудоемкости различных процессов.
Эффективное управление документооборотом в системе государственного управления обеспечивается за счет внедрения специального программного обеспечения, позволяющего упорядочить документооборот, сократить время на обработку документации, облегчить поиск необходимой информации.
Ведение учета документации в государственных учреждениях обеспечивается в соответствии с Положением о документообороте.
Порядок регистрации и контроля исполнения документации в государственных учреждениях
Регистрация документации в государственных учреждениях представляет собой процесс фиксации факта создания или поступления документации посредством проставления на ней индексов с последующими записями необходимой информации о документе в регистрационных формах. Регистрация поступающих в государственные учреждения документов сопровождается проставлением даты и индекса поступления в регистрационном штампе.
Регистрационный индекс документа государственного учреждения включает в себя следующую информацию:
- во-первых, порядковый номер регистрации;
- во-вторых, индекс по номенклатуре дел;
- в-третьих, индекс по используемому классификатору.
Разделителями составных частей индекса выступает либо тире, либо косая черта.
К числу реквизитов регистрации документов в государственном учреждении можно отнести следующие:
- во-первых, корреспондент или автор документа;
- во-вторых, наименование вида документа;
- в-третьих, дата составления документа;
- в-четвертых, индекс документа;
- в-пятых, заголовок или краткое содержание документа;
- в-шестых, резолюция;
- в-седьмых, срок исполнения документа;
- в-восьмых, отметка об исполнении;
- в-девятых, номер дела.
При необходимости регистрационные реквизиты документа в государственном учреждении могут быть расширены.
В определенном смысле регистрации документации выступает в качестве начального этапа контроля ее исполнения. Возможность проверки исполнения документации должна предусматриваться системой делопроизводства, принятой государственным учреждением.
Регистрация осуществляется в отношении всех документов, которые требуют учета, исполнения и справочного использования.
Регистрация документации в государственных учреждениях осуществляется децентрализовано в местах создания и исполнения документации. К примеру, регистрация плановой документации осуществляется плановым отделом, снабженческой документации – отделом снабжения, бухгалтерской документации – работниками бухгалтерии. Места регистрации документации закрепляются приказом руководителя государственного учреждения. Для регистрации документации используются специальные регистрационные журналы или карточки.
При регистрации документа делается отметка относительно исполнения документа и контроля этого исполнения. Эта информация берется из резолюции руководителя на документации. При назначении нескольких исполнителей копии документов передаются каждому из них. Максимальным сроком исполнения документации, как правило, считается десять дней.
Ответственное лицо обеспечивает отметку промежуточных сроков проверки исполнения документа. Предварительные проверки также фиксируются ответственным лицом.
В случае если исполнение документов в установленные сроки невозможно, причины и продолжительность задержки необходимо также зарегистрировать по согласованию с руководителем. Регистрация и контроль исполнения документации в государственных учреждениях может осуществляться с помощью оргтехники.
Направления совершенствования документооборота в системе государственных учреждений
Важнейшим направлением совершенствования документооборота является активная автоматизация его процессов, позволяющая добиться следующих преимуществ:
- во-первых, обеспечение возможности ведения учета официальных документов учреждения при минимальном вмешательстве персонала;
- во-вторых, обеспечение коллективного доступа к файлам;
- в-третьих, автоматизация исполнительских процессов документооборота, в том числе поручения, согласования, регистрации документов, выполнения задач и так далее;
- в-четвертых, обеспечение доступа к информации государственного учреждения через сеть Интернет;
- в-пятых, удобный и быстрый поиск хранимой документации;
- в-шестых, обеспечение возможности установления различных настроек и различных ограничений доступа к информации.
