Делопроизводство в органах государственного и муниципального управления – это урегулированная нормами специального федерального законодательства и подзаконных актов деятельность должностных лиц и служащих государственного и муниципального управления, обеспечивающая документирование значимых с позиции публичного управления обстоятельств, актов, действий, а также документооборот, организацию хранения и использования документов.
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах государственного и муниципального управления
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах государственного и муниципального управления обеспечивается следующими основными актами:
Специальными федеральными законами, к числу которых относятся:
- федеральный закон, регулирующий вопросы применения электронной цифровой подписи. На сегодняшний момент информационные технологии широко внедряются во все сферы общественной жизни, в том числе и в сферу публичного управления. Органы государственного и муниципального управления активно обмениваются электронными документами, как в рамках взаимодействия системы государственного и муниципального управления, так и в процессе контакта с населением. Названный закон раскрывает категории электронного документа, электронной подписи, правила и требования к использованию электронной подписи; фактически он должен заложить нормативно-правовую базу для перехода от бумажного оборота документов к электронному документообороту;
- федеральный закон, регулирующий вопросы защиты информации, а также информационных технологий;
- федеральный закон, регулирующий процедуру рассмотрения обращений населения. Указанный федеральный закон называет институты открытости и прозрачности публичного управления как неотъемлемые принципы организации гражданского общества; положения закона фиксируют процедуру подачи и рассмотрения обращений, поступающих от населения органы государственного и муниципального управления, что обеспечивает гарантии прав граждан и организаций на обращение в органы государственного и муниципального управления для получения разъяснений, устранения нарушений и пр.;
- федеральный закон, регламентирующий вопросы организации архивного дела в стране. Названный нормативный акт для органов государственного и муниципального управления устанавливает перечень типовых архивных документов, которые должны формировать органы для последующего эффективного хранения информации и др.;
Подзаконные нормативно-правовые акты:
- постановление Правительства РФ, в котором утверждены требования к делопроизводству в исполнительных органах федерального уровня. Этот нормативно-правовой акт определяет общую процедуру организации делопроизводства в исполнительных федеральных органах. На основе общих требований, закрепленных в постановлении, каждый орган исполнительной власти федерального уровня устанавливает собственные правила формирования документов и определяет особенности организации делопроизводства, в том числе и хранения документов, электронного оборота документов, и пр., в форме внутренних инструкций;
- постановление Правительства, регламентирующее вопросы подготовки подзаконных правовых актов исполнительных органов публичного управления. Названный нормативно-правовой акт устанавливает общие требования для разработки и утверждения нормативных актов в системе исполнительной власти и др.;
Акты исполнительных органов федерального уровня, например, приказ Министерства культуры, которым утвержден перечень типовых документов для архива, которые создаются в процессе деятельности органов и организаций государственного и муниципального управления.
Кроме того, делопроизводство в системе государственного и муниципального управления регулируется посредством разработки и утверждения стандартов, определяющих унифицированные требования к информации, архивной, библиотечной и издательской деятельности, а также требования к организационно-распорядительным документам и требования к документам в целом и др.
Организация делопроизводства в органах государственного и муниципального управления
Служащие, должностные лица и органы государственного и муниципального управления, а также подведомственные учреждения и предприятия реализуют работу по составлению, хранению, использованию документов, связанных с реализацией публичного управления.
Делопроизводство в системе публичного управления организуется на основе требований, содержащихся во внутренних инструкциях органов и организаций системы государственного и муниципального управления, утвержденных на основе общих требований федерального законодательства и подзаконного нормотворчества.
Так, должностные лица государственного и муниципального управления реализуют следующие полномочия по организации документооборота:
- производят исследование документов и обеспечивают их доведение до непосредственного исполнителя в рамках сроков, установленных законом или подзаконными нормативно-правовыми актами;
- принимают на основании исследования документа решение относительно назначения непосредственного исполнителя, регламентации поручения в отношении поступившего документа и сроков его реализации;
- реализуют контрольные мероприятия в отношении эффективного рассмотрения поступающих документов;
- осуществляют меры, направленные на сокращение ресурсов, используемых для получения и обработки информационных потоков, в том числе посредством оптимизации документооборота, унификации требований и правил к порядку составления и рассмотрения документов и пр.
Работники, которые осуществляют функции делопроизводства в системе государственного и муниципального управления, реализуют следующие полномочия:
- реализуют действия по регистрации и учету документов, которые позволяют обеспечить прохождение документа в системе государственного и муниципального управления для эффективного разрешения в рамках срока, установленного законом;
- представляют руководителям органов государственного и муниципального управления и их отдельных подразделений сведения относительно статуса и состояния исполнения поступивших документов;
- знакомят иных работников с нормативно-правовой и методической базой по организации делопроизводства и др.
