Делопроизводство в организации управленческой деятельности местного самоуправления – это процесс работы с документацией органов и должностных лиц муниципального управления, охватывающий все операции по работе с документами, начиная с момента их создания и заканчивая направлением на хранение в архивные учреждения.
Значение делопроизводства в организации управленческой деятельности местного самоуправления
На эффективность функционирования органов муниципального управления существенное влияние оказывает качество организации процесса сбора, хранения, накопления, обработки и обмена информационными данными, формирующими базу принятия управленческих решений в системе местного самоуправления. Роль информационного ресурса в сфере местного самоуправления в настоящее время не меньше чем роль материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов. Информация в местном самоуправлении – это сведения, данные и сообщения различных форм представления.
Информацию можно рассматривать в качестве связующего звена между субъектом и объектом управления, призванного характеризовать состояние объекта управления в динамике и статике, формировать основу для управленческого воздействия и данные о результатах такого воздействия. Информация обеспечивает обратную связь и позволяет корректировать цель управления в соответствии с динамикой и конкретной ситуацией.
Информационные данные имеют длительный срок пользования и не утрачивают своих потребительских свойств по мере использования.
Информационное обеспечение управленческой деятельности подразумевает организацию информационных данных на различных этапах ее получения, изменения, передачи и восприятия.
Информационное обеспечение управления – это совокупность взаимосвязанных сведений, способов и форм их представления, организации во времени и пространстве, позволяющих решить необходимые задачи системы управления.
Информационные сведения, циркулирующие в системе муниципального управления, как правило, представлены в виде документации, то есть имеют форму зафиксированной на бумажном носителе информации, наделенном реквизитами, обеспечивающими их идентификацию.
Состав документации органов муниципального управления
Состав документации в органах муниципального управления включает в обязательном порядке следующие группы документов:
Документы законодательного, нормативно-директивного, информационно-инструктивного, информационно-методического характера органов государственного управления;
Документация организационно-распорядительного характера, формируемая органами муниципального управления, включающая в себя следующие подвиды:
- организационная документация, включающая в свой состав устав муниципального образования, различные положения и регламенты муниципального управления, инструкции и так далее;
- распорядительная документация, включающая в себя решения и постановления органов муниципального управления;
- информационно-справочная документация, включающая в себя докладные и объяснительные записки, справки, акты, телефонограммы, протоколы и прочее;
Переписка делового характера;
Документация, оформляющая трудовые отношения, в том числе приказы о приеме, увольнении, переводе муниципальных служащих, трудовые книжки, заявления муниципальных служащих, поощряющие документы и так далее;
Финансовая документация.
Особенности российского делопроизводства в системе муниципального управления
Российское делопроизводства в системе муниципального управления не имеет аналогов в зарубежных странах по таким критериям, как масштабы распространения и детальность проработки технологии работы с документацией. В практике российского муниципального управления документ принимается на контроль при его поступлении в орган муниципального управления. Исходящая и внутренняя документация становится объектом контроля после своего утверждения.
Помимо этого, существует система отслеживания взаимосвязей документации, то есть а тех случаях, когда появление одного документа является результатом решений, принятых в соответствии с другим документом. Такой подход к организации делопроизводства в системе муниципального управления позволяет отслеживать движение любого документа. Наличие регистрации у документации не позволяет ей исчезнуть бесследно.
Также в число особенностей российской практики работы с документацией в системе муниципального управления можно отнести единые и детально регламентированные правила работы с управленческой документацией субъектов, занятых в различных сферах деятельности.
Общие операции работы с документацией включают в себя принятие и отправку, регистрацию, передачу по назначению, контроль хода исполнения, предоставление справок по документам. Российские органы муниципального управления применяют определенные правила делопроизводства. Внешние документы подлежат обязательной регистрации с присвоением уникального регистрационного номера, позволяющего отслеживать последующее движение документов в органах муниципального управления. После регистрации документация направляется должностным лицам органов муниципального управления, которые принимают решения о том, кто будет осуществлять работу по данному документу. Данный процесс осуществляется до момента поступления документации к ее непосредственному исполнителю.
Исполнители по мере исполнения документа предоставляют отчет о работе с ним должностным лицам, направившим им документ для обработки. Завершение работы с документацией подразумевает ее размещение на хранение в архив.
Аналогичные правила распространяются и на документы, разработанные в органе муниципального управления. Такие документы также подлежат регистрации, единственное отличие которой состоит в ее произведении после утверждения документа. Делопроизводство в этом случае направлено на информирование всех заинтересованных лиц о содержании внутреннего документа органа муниципального управления.
