Документационное обеспечение библиотечной деятельности
Информационно-библиотечное обслуживание населения осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, которое регламентирует различные ее стороны. Важнейшей стороной управления процессами библиотечной работы является организация документационного обеспечения деятельности библиотек, обеспечивающего законность их работы и ее соответствие государственным и международным стандартам качества.
Библиотечная нормативно-правовая документация делится на разные виды в зависимости от степени ее значимости и обязательности содержащихся в ней регламентов для исполнения. На основании этих критериев выделяют:
- Федеральные законы, которые регулируют деятельность библиотек на общегосударственном уровне. Среди основных законодательных актов в этой области выделяют «Закон о библиотечном деле», определяющий правовой статус, цели, задачи, содержание библиотечного обслуживания, права и обязанности его участников, «Закон об обязательном экземпляре», обеспечивающий сохранность фондов, «Закон об авторском праве и смежных правах», регулирующий вопросы, связанные с охраной интеллектуальной собственности. Также существуют иные федеральные законы, имеющие отношение к информации и информационной безопасности (например, «Закон о защите персональных данных»).
- Законодательные акты органов местного самоуправления, обязательные для реализации подведомственными учреждениями культуры, к которым относятся и библиотеки.
- Нормативно-правовая и распорядительная документация, создающаяся самими библиотеками для обеспечения основной деятельности, кадрового делопроизводства, иных управленческих процессов.
Среди разных типов документов локального характера выделяются следующие виды по их целевому назначению:
- Организационно-распорядительные, касающиеся порядка пользования библиотекой, правил учета фондов, организации работы персонала и проч.
- Нормативные, определяющие стандарты библиотечного обслуживания, критерии его качества, а также нормы труда работников библиотек.
- Технологические, содержащие алгоритмы разных информационных процессов.
- Методические, имеющие рекомендательный характер и содержащие методические советы, помощь по организации библиотечной работы.
- Учетные документы, с помощью которых производится анализ и учет работы с читателями, оказания платных услуг, обеспечения регистрации и сохранности фондов.
- Плановые и отчетные документы, в том числе и годовой статистический отчет по специальной форме 6НК.
Основы делопроизводства в библиотеке
Рассмотрим организацию делопроизводства при работе с учетно-отчетной документацией.
Специалист имеет дело с основными учетными документами, отражающими работу с читателями:
- Читательский формуляр – разновидность регистрационной документации, содержащей основную информацию о пользователе и выданных по его запросу документах. При заполнении читательского формуляра или регистрационной карточки пользователя библиотекарь использует персональную информацию, не подлежащую передаче третьим лицам. В формуляре отмечается дата каждого посещения, библиотечно-библиографический индекс выданной книги, фамилия автора и название. Напротив записи о выданном документе читатель ставит свою подпись. Когда книга возвращается в библиотеку, специалист производит отметку о возврате.
- Дневник библиотеки – учетный документ, предназначенный для регистрации объема указанных услуг по видам в течение каждого рабочего дня и отчетного периода (месяца, квартала, года). В дневнике отражается количество вновь зарегистрированных пользователей, в том числе и детей, объем книговыдачи по отраслям, количество выполненных библиографических справок, а также проведенных мероприятий.
Отдельным видом документации библиотек являются те документы, которые отражают оказание платных услуг (например, сканирование или распечатка документов). Библиотекарь ведет ведомость оказания платных услуг, в которой фиксирует их вид и объем, а также оформляет квитанцию по каждому виду услуги.
Отдельная документация связана с учетом фондов библиотеки. К числу таких документов относятся:
- Инвентарная книга – главный документ учета фондов, поскольку в нем содержится информация о каждом издании, поступившем в библиотеку с указанием его инвентарного номера.
- Книга суммарного учета фонда содержит информацию о разных типах изданий, поступивших в библиотеку за определенный период.
- Тетрадь учета изданий, переданных в библиотеку взамен утерянных экземпляров представляет собой документ, отражающий информацию о замене потерянных пользователями изданий на равноценные.
- Картотека учета периодики, представляющая собой систему карточек, посвященных разным периодическим изданиям с указанием экземпляров, поступивших в фонд.
- Бухгалтерские документы (акты приема-передачи фондов, накладные), позволяющие проследить финансовую сторону комплектования.
К отчетным документам относится план библиотеки, который обычно составляется на год, на квартал и на месяц и содержит перечень задач библиотечного обслуживания, пути их решения с указанием конкретных видов работ, которые планируется проводить. Кроме этого, в конце каждого отчетного периода специалисты формируют отчеты о проделанной работе, отражая в них основные достижения библиотеки и ее сотрудников.
