Этикет деловых переговоров

Деловые переговоры требуют очень тщательной подготовки и учета различных аспектов, как объективных, так и психологических.

Подготовка к переговорам

Подготовка к переговорам включает в себя:

• анализ проблемы;
• планирование переговоров;
• первые контакты с партнерами.

Плохо организованные переговоры могут привести к материальным потерям и потере деловой репутации.

Анализируя проблему, которая требует рассмотрения в процессе переговоров, четко определяют, о чем и с кем будут вестись переговоры.

На данном этапе собирают необходимую информацию о партнере. Выявляют возможность использования альтернативных вариантов решения проблемы. Определяют необходимость привлечения экспертов. Важно правильно определить время и выбрать место проведения переговоров. Определяется состав делегации и ее руководитель.

При первых контактах с потенциальным партнером налаживают рабочие отношения, выносят на обсуждение в общем виде предложения по повестке дня.

Начало переговоров

Для переговоров используют столы одной из форм: квадратные, прямоугольные, круглые. В данном случае форма стола имеет значение.

Квадратный стол провоцирует в поведении людей равных по положению соперничество и вызывающее поведение. За квадратными столами хорошо проводить короткую деловую беседу, Эффективно проводить за ними беседу, в которой важно подчеркнуть отношения субординации. При этом следует учитывать, что отношения сотрудничества легче устанавливаются с человеком, сидящим справа от руководителя или рядом с ним. Человек, сидящий напротив руководителя, бессознательно будет оказывать наибольшее сопротивление.

Почетные места за прямоугольным столом находятся на торце стола. Из них самым почетным является место, находящееся напротив двери. Если же дверь находится сбоку относительно стола, то почетное место будет располагаться напротив окна, которое выходит на улицу, а не во двор. При этом окно обязательно должно быть закрыто шторой или жалюзи, так как попадание солнечного света на гостей расценивается как неуважение к ним.

Круглый стол является наилучшим выбором для проведения беседы людей одного социального статуса, при этом каждому участнику за столом выделяется одинаковое пространство. Круглый стол создает атмосферу неофициальности, непринужденности.

Рассадка участников за столом переговоров осуществляется в соответствии с протоколом. Рассадка может быть выполнена по одному из нескольких вариантов:

• главы делегаций располагаются во главе стола, переводчики садятся сбоку от них, далее остальные члены делегаций с учетом их рангов;
• главы делегаций располагаются в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними размещаются переводчики, а далее рассаживаются все члены делегаций с учетом рангов;
• при участии в переговорах трех и более сторон, главы делегаций располагаются по алфавиту вокруг круглого или прямоугольного стола, в направлении по часовой стрелке.

Председательствовать допустимо в следующем порядке:

• по очереди;
• по алфавиту;
• хозяин возглавляет переговоры на первом заседании, а затем другие главы делегаций - по алфавиту.

Переговоры необходимо вести в спокойном тоне, без агрессии и раздражения. Партнера следует выслушивать внимательно, не перебивая его.

Через пять-семь минут после начала переговоров следует подача чая и кофе. Через час горячие напитки предлагаются вторично.

Техника ведения деловых переговоров

Деловые переговоры проводятся для обсуждения общей проблемы с партнером и принятия решения выгодного для обеих сторон. Для этого важно владеть техникой переговоров.

Существует четыре распространенных стиля ведения переговоров:

• сотруднический;
• мягкий;
• торговый;
• жесткий.

Жесткий стиль подразумевает демонстрацию силы. При его использовании применяется ультимативная тактика и тактика получения уступок. Противодействовать такому стилю ведения переговоров можно держа удар, пытаясь нейтрализовать манипуляционные приемы и обратить давление противника на него самого.

Мягкий стиль ведения переговорного процесса подразумевает самокритику, стремление уладить инцидент и мягкие критические замечания.

Торговый стиль заключается в применении тактики сокрытия и открытия информации, игры промежуточными предложениями и имитации мягкого стиля ведения переговоров.

В сотрудническом стиле часто применяется место принципиальных переговоров. В основе принципиальных переговоров лежит четыре понятия:

• люди, т.е. в процессе переговоров обсуждают проблему, а не друг друга;
• интересы, т.е. сосредоточиваются не на позициях, а на интересах;
• варианты, т.е. генерируют взаимовыгодные варианты;
• критерии, т.е. оппоненты используют объективные критерии.

Переговорный процесс состоит из ряда взаимосвязанных этапов, каждый из которых нуждается в тщательной подготовке и аналитической работе. Экспромты в переговорах недопустимы.

Особенности этикета в ведении деловых переговоров