Регламентация документационного обеспечения управления в архиве

Понятие и роль учетной деятельности архива организации

У каждого предприятия есть собственный архив.

Архивист как хранитель фонда должен знать вверенные ему документы с точностью до каждого дела. В целом общество должно знать, сколько ценных источников сохранено в его архивах.

Иными словами, учет включает следующие этапы:

• подсчет числа документов, хранящихся в архиве;
• регистрация сведений, касательно количества документов внутренней учетной документации в архиве;
• заполнение на их основании документов централизованного государственного учета, предоставляемых в органы управления архивным делом субъекта федерации;
• составление сводных документов централизованного государственного учета в органах управления архивным делом и предоставление их в Росархив.

Научный учет документов может быть осуществлен, основываясь на следующих принципах:

• централизация учета – предполагает регламентацию взаимодействия Федеральной архивной службы и учреждений, создающих и хранящих документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
• унификация учета – преемственность в учете архивных документов на всех этапах работы с ними, то есть единство учетных документов;
• динамичность учета – это любое движение документов архива – поступление, выбытие, описание, которое необходимо своевременно отражать в учетных формах;
• полнота и достоверность государственного учета – документы, которые были давно уничтожены, а также поступившие на комплектование, не должны числиться в качестве хранящихся.

Цифрами учетных форм должно быть отражено реальное количество документации в архиве, иначе исказится вся статистическая картина отрасли.

Единица учета Архивного фонда РФ – это единица измерения количества документов.

К единицам учета Архивного фонда РФ относят:

• архивный фонд – приравненная к нему архивная коллекция;
• единица хранения;
• отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие типы документов:

• хранящиеся в государственных архивах – федеральных, центральных, краевых, областных, городских и районных;
• хранящиеся в государственных музеях и библиотеках;
• хранящиеся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, а также других ведомств;
• хранящиеся в структурных подразделениях организаций, хранящих документы (ведомственные архивы);
• хранящиеся в негосударственных архивах юридических и физических лиц, которые входят в состав Архивного фонда РФ на основании соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета основаны на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, который зарегистрирован Министерством юстиции 8 июля 1997 года. Регламентом устанавливаются требования, касательно порядка и сроков предоставления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, которые хранят документы Архивного фонда РФ.

Виды архивов

Существует несколько типов архивов:

1. Государственный архив – федеральное государственное учреждение, которое создано Правительством РФ или государственное учреждение субъекта РФ, занимающееся хранением, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда РФ и прочих архивных документов.
2. Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления в муниципальном районе, городском округе, либо муниципальное учреждение, которое создано этим органом, осуществляющее процессы хранения, комплектования, учета и использования документации Архивного фонда РФ и прочих архивных документов.

Документы государственных учреждений, организаций, предприятий, несущие историческую, культурную, научную, социальную, экономическую и политическую ценность, являются составной частью государственного Архивного фонда РФ, представляют собственность государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.

Архив предприятия может функционировать как:

• самостоятельное структурное подразделение – руководит всей деятельностью архива предприятия непосредственно руководитель предприятия, а управляет повседневной деятельностью архива –руководитель самостоятельного структурного подразделения;
• структурное подразделение в службе ДОУ предприятия. Руководство возлагают на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационную структуру архива предприятия определяют на основании объема и содержания, возложенных на него задач и функций, состава дела, которое подлежит временному хранению, учитывая организационные и прочие возможности организации.

Работу архива организуют на основании положений об архиве, в котором зафиксирован правовой статус архива, источник его комплектования, состав документов, которые поступают на хранение, задачи и функции архива с его правами, необходимыми для их осуществления.

Иными словами, учетная деятельность в архивных организациях любого уровня – необходима для удобства учета и использования документации, хранения редких, ценных и уникальных документов, возможности обращаться к необходимому документу в любой момент времени. В связи с этим необходимо совершенствование учетной деятельности архивных учреждений и контроля за осуществлением данного типа деятельности.