Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется посредством последовательной реализации следующих шагов:
- поставить документы на контроль;
- проверить своевременность доведения документов до исполнителей;
- провести предварительную проверку и регулировать ход исполнения;
- снять документ с контроля;
- направить исполненный документ в дело;
- проводить учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
- информировать руководство о ходе и результатах исполнения документов.
При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делают отметку о контроле (обычно штампом). Многие организации в данную отметку включают указание сроков исполнения.
Этап постановки документа на контроль состоит из:
- выявления документов, которые требуют контроль за сроками исполнения;
- заполнения на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки или раздела;
- контроля сроков нахождения документов на рассмотрении у руководителей;
- внесения в РКК резолюции и передачи документа в подразделения, специалистам;
- помещения РКК в контрольные картотеки канцелярии и структурных подразделений.
Для того, чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передали исполнителю, ему необходимо расписаться в получении документа на РКК, которая предназначена для контрольной картотеки.
Контроль за исполнением документов может быть выполнен через автоматизированную информационную систему, электронный журнал, которые одновременно используются с целью регистрации и контроля, либо регистрационно-контрольных карточек (РКК), из которых и состоит контрольно-справочная картотека.
Если в организации для регистрации документов используют журнальную форму регистрации, то для контроля заводят специальные контрольные карточки или еще один контрольный журнал.
Журнальная форма эффективно применяется в организациях, в которые отдельно ведут работу с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота. Ведение контроля исполнения документов по журналу на бумажном носителе – задача неэффективная и крайне трудоемкая.
Автоматизированный контроль исполнения документов
Автономные автоматизированные системы контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ, а также подсистеме АС ДОУ предназначены преимущественно, чтобы обеспечивать оперативное руководство полной и достоверной информацией касательно объемов и номенклатуры контролируемой документации, заданий, поручений и состоят в исполнении, ведении предупредительного контроля, а также аналитико-синтетической обработке информации, касающейся состояния исполнительской дисциплины в каждом конкретном подразделении.
Чтобы контролировать исполнение документов в регистрационной форме (база данных, журнал, РКК) вводят сведения о документе.
Когда вводят контроль посредством РКК необходимо иметь в виду, что может потребоваться два экземпляра карточки:
- для службы ДОУ;
- для структурного подразделения-исполнителя.
Если исполнитель получает документ в формате электронного файла с использованием локальной корпоративной сети, необходимо предусмотреть отправку в службу ДОУ уведомления о прочтении.
Получение такого уведомления означает, что исполнитель получил документ.
При исполнении документа несколькими структурными подразделениями, подлинник документа направляют ответственному исполнителю, а остальным исполнителям отправляют копию документа.
После исполнения один экземпляр карточки возвращают с указанием даты и содержания исполнения. По второму экземпляру карточки ведут контроль исполнения документа в подразделении.
РКК в контрольных картотеках систематизируют на основании:
- сроков исполнения документов;
- исполнителей;
- групп, видов документов – приказов и распоряжений, протоколов, договоров и пр.
Все напоминания исполнителям фиксируют в РКК. Единая унифицированная форма РКК отсутствует, но так как определен перечень информации о документе, о необходимых для ведения контроля документов, каждой организацией может разрабатываться собственная РКК. Из РКК формируются контрольные картотеки, которые состоят из двух разделов:
- Контролируемого массива.
- Исполненных документов.
При регистрации поля «Срок исполнения» проставляют дату исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В дополнительную ячейку помещают карточки документов, срок исполнения которых должен наступать в следующем месяце.
В начале каждого месяца карточки документов за прошедший месяц расставляют в соответствии с датой их исполнения. Чтобы контролировать инициативные исходящие документы, на которые должен быть дан ответ к определенному сроку, или особо важные документы, могут применяться отдельные карточки, то есть формироваться отдельная ячейка контрольного раздела.
На исходящие документы заполняют отдельные карточки с указанием того, когда и кому направлен документ, его исходящий номер, краткое содержание, сроки получения ответа. В этом ответе карточки РКК на документы целесообразно расставлять в соответствии с предполагаемой датой получения ответа.
Второй раздел карточки «Исполненные документы» формируется постепенно, с исполнением документов. В него помещают РКК исполненных документов, то есть после исполнения документа и его передачи в дело.
Данный раздел карточки может быть сформирован на основании любого признака, удобного для работы, учитывая специфику организации: по корреспондентам, типам документов, подразделениям-исполнителями и пр.
