Договорная работа – это поток мероприятий в организации, направленный на заключение и исполнение договоров.
Договор – это соглашение двух сторон в письменной форме, согласно с которым начинаются или прекращаются их правоотношения, состоящие из взаимных прав и обязанностей.
В каждой договорной работе существует несколько этапов.
Этапы договорной работы
Первый этап, с которого все начинается, это инициатива заключения договора. Во время него компания-инициатор предлагает контрагенту заключить договор.
Контрагент – это вторая сторона в договоре.
Инициатор обосновывает необходимость и выгоду заключения договора и предоставляет типовой формат договора. Затем наступает второй этап договорной работы – обсуждение деталей сделки. Как правило, между инициатором и контрагентом происходят несколько встреч, во время которых обсуждаются сроки, исполнители, финансовые вопросы договора и некоторые другие особенности.
Третий и очень важный этап – проверка контрагента. Компания-инициатор должна быть уверена в добросовестности своего партнера. Существует список документов контрагента, которые обязательны для рассмотрения перед заключением сделки.
- копия устава компании,
- копия выписки из ЕГРИП не старше 10 дней,
- реквизиты ИНН,
- протокол назначения гендиректора,
- копия лицензии на осуществление деятельности,
- отчетность бухгалтерии и налоговая декларация,
- сведения о состоянии необходимых ресурсов и активов,
- данные о квалификации сотрудников.
ЕГРИП – это документ, содержащий сведения об ИП; расшифровывается как Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.
Налоговая декларация – это документ налогоплательщика, содержащий данные о его доходах и их источниках, объектах налогообложения, налоговой базе и налоговых льготах при наличии.
Четвертый этап – редактирование текста договора. На этом этапе необходимо сформулировать дополнительные условия или внести правки в уже существующие. Также уточните, какой пакет дополнительных документов предоставляет каждая из сторон, и кто будет подписывать договор – руководитель организации или его доверенное лицо.
Следующий этап – согласование. Каждый договор обязательно должен быть рассмотрен юристом, сотрудниками финансовой службы и руководителем организации. После этого составляется лист согласования. Его оформление рассмотрено ниже.
Шестой этап – это подписание договора. Сначала он подписывается инициативной стороной, затем вместе с листом согласования передается контрагенту. После подписания договора ним, договору присваивается номер и данные о нем вносятся в реестр договоров. На этом этапе договор наконец вступает в силу.
Реестр договоров – это специализированный перечень договоров, которые заключала компания на протяжении своей предпринимательской деятельности.
Однако на этом этапе договорная работа не заканчивается. Далее следует контроль за исполнением договора. Он необходим в том случае, если исполнение обязательств будет просрочено, возникнет дебиторская задолженность или же контрагент изменит свое нахождение и многих других ситуациях. Все это может негативно сказаться на качестве и сроках исполнения договора.
И последний этап – это хранение договора. В самой компании он хранится минимум 4 года, а затем сдается в архив.
Однако выполнение всех этих этапов невозможно без специальной договорной документации. Что это, и как правильно ее оформлять, рассмотрено ниже.
Договорная документация
Договорная документация – это все документы и материалы, сопровождающие процесс договорной работы.
Договор
Естественно, это основной и самый важный документ в договорной работе. Простейший пример договора – трудовой (иначе называется договором личного найма). Он заключается между работником и работодателем при принятии первого на должность в компании. Существует договор подряда и поставки. Он составляется при изготовлении какого-либо продукта и передаче его контрагенту. Еще один вид договоров – страховой. Он позволяет перевести нематериальную ценность здоровья, жизни или имущества в материальную денежную и получить ее в страховом случае.
Договоры – это в целом одна из самых важных составляющих документооборота.
Регламент договорной работы
Регламент договорной работы – это документ, регулирующий процесс составления договоров, а именно: методы проверки контрагента, порядок согласования договора сторонами, организацию исполнения договора и контроля за этим, особенности хранения договора после его исполнения и другие.
Регламент позволяет заранее сформулировать многие аспекты договорной работы и пользоваться ими от договора к договору. Это избавляет стороны от лишней рутины в переговорах, ведь многие вопросы уже определены регламентом.
Лист согласования
Лист согласования – это документ, содержащий в себе предложения и замечания по корректировке текста договора.
Еще один важный документ, который используется на этапе согласования договора сторонами. В него входит описание необходимости оформления договора, описание причин выбора именно этого контрагента, сведения о предмете договора и его финансовых аспектах, а также сроки согласования каждого из вопросов. Лист согласования позволяет уточнить основные особенности договора и продемонстрировать согласие обеих сторон с ними.
Также в листе согласования должны быть указаны:
- сведения об исполнителе: его ФИО, должность, отдел и виза
- визы руководителей организации
- полное наименование контрагента
- список лиц, которые будут осуществлять подписание договора
- сроки подписания
Виза согласования – это документ, включающий в себя личную подпись с расшифровкой и должность человека, который уполномочен на подписание договора.
Существуют и иные документы, которые сопровождают процесс договорной работы. Это различные акты и протоколы, счета-фактуры и накладные, а также доверенности и соглашения. Все они выполняют важные функции в договорной работе.
