Учет первичных документов на предприятии

Назначение учета первичных документов на предприятии

Учет первичных документов представляет собой процесс сбора, регистрации, накопления и хранения первичных документов, многократно повторяющийся во времени и подчиняющийся определенным принципам.

Учет первичных документов направлен на:

• определение критериев отбора и группировки фактов хозяйственной деятельности;
• обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственных операций;
• реализацию наблюдения, измерения и регистрации фактов хозяйственной деятельности;
• реализацию контрольной составляющей бухгалтерского учета, обеспечивающей достоверность учетных данных.

Первичные документы как объект учета

Нормативное регулирование бухгалтерского учета делает особый упор на то, что факты хозяйственной деятельности подлежат отражения на счетах бухгалтерского учета только при наличии соответствующим образом оформленных первичных документов. Отсутствие первичных документов или неполное оформление обязательных реквизитов является основанием для отказа от принятия документов к учету.

Первичные документы обладают высокой значимостью для деятельности организации, поскольку они представляют собой основание для отражения операций на счетах бухгалтерского учета; подкрепляют собой позицию предприятия при возникновении споров с контролирующими органами; обеспечивают правовую базу для осуществления управленческой деятельности; позволяют осуществлять контроль наличия и движения имущества и обязательств предприятия.

Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии

Оформленные и исполненные первичные документы поступают в бухгалтерию для их отражения на счетах бухгалтерского учета, однако этому процессу предшествует ряд мероприятий, направленных на контроль и обработку первичной документации.

К числу таких мероприятий относятся:

• во-первых, проверка документов по существу, подразумевающая оценку законности совершения отраженных в первичном документе хозяйственных операций. Задача бухгалтера состоит в том, чтобы оценить целесообразность совершения операции и проверить взаимосвязь отдельных элементов первичного документа, например, соответствие суммы документа содержанию операции (так выдача 50000 рублей на приобретение канцелярских товаров может случить основанием для сомнений в целесообразности операции в небольшой организации). Первичные документы, содержание которых, по мнению работников бухгалтерии, противоречит законодательству, не должны приниматься к учету, причем решение находится в ведении главного бухгалтера;
• во-вторых, формальная проверка документов, подразумевающая оценку правильности выбора формы документа, а также полноты заполнения обязательных реквизитов.
• в-третьих, выполнение процедур обработки документов, включающих в себя их группировку, то есть объединение документов, содержащих однообразные операции; таксировку, представляющую собой процесс перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные; контировку, выражающуюся в определении корреспонденции счетов.

После выполнения указанных процедур первичный документ считается принятым к учету.

Проблемы учета первичных документов на предприятии

Практика учета первичных документов свидетельствуют, что предприятия сталкиваются с рядом проблем в данной области, к числу которых можно отнести следующие:

• во-первых, организационные проблемы первичного учета, требующие выбора форм первичной учетной документации (унифицированных, модифицированных унифицированных или разработанных собственными силами), закрепления выбранных форм в локальных нормативных документах. При выборе метода самостоятельной разработки форм первичной документации возникает проблема обеспечения соответствия ее содержания требованиям законодательства, в противном случае документация может вызвать разногласия с контролирующими органами;
• во-вторых, разработка графика документооборота, отвечающего особенностям деятельности организации и определяющим весь порядок движения документации на предприятии;
• в-третьих, недобросовестное отношение сотрудников предприятий к документальному оформлению и соблюдению сроков представления первичной документации в бухгалтерию, что затрудняет ее работу и реализацию контрольных функций;
• в-четвертых, недостаточный уровень контроля в отношении не обязательных, но значимых реквизитов документов, затрудняющий обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственной операции.

Преимущества автоматизированного учета первичных документов

Применение специализированных автоматизированных бухгалтерских программ существенного облегчает процедуры обработки первичной документации. Работникам бухгалтерии в этом случае необходимо сосредоточиться на выполнении формальной проверки и проверки документов по существу, в то время как группировки, таксировки и контировки выполняются, как правило, автоматизировано, что существенно снижает вероятность арифметических ошибок или некорректной корреспонденции счетов.

Также практически до нуля сводится возможность неправильного отражения данных первичного документа в учетных регистрах, поскольку правильно сформированный документ после проведения в неизменном виде вносит свои данные во все учетные регистры, к которым имеет отношение.