Теоретические понятия первичной документации
Первичная документация – это документы, в которых отражаются совершенные хозяйственные операции.
Все хозяйственные операции оформляются первичными документами. На их основании ведутся записи в бухгалтерском учете. Носителем документа выступают бланк по утвержденной форме или электронная запись в программе. В некоторых случаях, в основном для внутреннего пользования, учетный документ составляется в произвольной форме. В документе, в зависимости от содержания хозяйственной операции, должны присутствовать обязательные реквизиты. Реквизиты разделяются на признанные и содержательные. Признанные реквизиты отражают объекты хозяйственной операции (например наименование материала). Содержательные реквизиты отражают характеристику объекта учета ( тип, размер, цвет и т.д.).
Формы первичных документов предложены в Альбоме унифицированных форм, но они не обязательны в применении. Формы учетной документации утверждаются в учетной политике организации. Главное условие, чтобы документ имел все обязательные реквизиты для отражения операции.
Первичный документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование, отражающее экономическое содержание хозяйственной операции;
- юридические и банковские реквизиты организаций, участвующих в данной операции;
- дату документа;
- экономическое содержание хозяйственной операции (объект учета), указанное в наименовании документа;
- в чем измеряется объект в хозяйственной операции (шт, руб.);
- подписи руководящих лиц — директора организации и главного бухгалтера, или других лиц, имеющих на это право.
Документы заполняются исполнителями четко, разборчиво ручкой или с применением вычислительной техники.
Неверно оформленные первичные документы не имеют юридической силы и не могут быть принятыми к бухгалтерскому учету.
В банковских и кассовых документах исправления не допускаются.
В работе с первичным документом бухгалтер основывается на методологию учета данных хозяйственных операций.
Оформление первичной документации удобнее осуществлять в бухгалтерской программе, т.к. форма документа, утвержденная в организации, там уже присутствует. Нужно внести данные, относящиеся к данной операции. Это поможет исключить множество ошибок по оформлению.
Виды первичных бухгалтерских документов
Классификация первичных бухгалтерских документов:
Первичные учетные документы могут быть внешними и внутренними.
Внешние документы приходят в организацию от внешних источников — из государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и др. Документы от внешних источников составляются по принятым в данной организации, содержащие обязательные реквизиты. (Счет-фактура поставщика, требование от налоговой инспекции, платежное поручение от покупателя).
Внутренние документы составляются внутри организации.
Существуют виды внутренних документов:
- распорядительные;
- исполнительные;
- бухгалтерские.
Распорядительные докумнеты - это документы, в которых содержатся распоряжения о выполнении хозяйственных операций. Это приказы, распоряжения руководителя организации.
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. (акты услуг , приходные ордера материалов на склад, перемещение материалов внутри организации).
Бухгалтерские документы составляются, когда для записей хозяйственных операций нет утвержденных документов, а также при обработке информации о хозяйственных операциях. ( бухгалтерские справки, аналитические отчеты).
