Что такое бюджет закупок?
Бюджет закупок – это план закупок необходимого сырья, материалов, продукции, изделий на определенный финансовый период, формируемый в разрезе видов закупаемых товаров или же в разрезе поставщиков.
Бюджет закупок экономического субъекта, как правило, формируется на основании производственного плана на соответствующий финансовый период. На основании норм расходов тех или иных материалов, сырья, плана производства и формируется предварительный план закупок.
Стоит отметить, что планирование бюджета закупок правильнее осуществлять с привлечением сотрудников планово-экономического отдела, что позволяет оперативно оценивать эффективность использования предложений того или иного поставщика, а также сопоставлять бюджет закупок с планом производства.
Определение необходимого объема закупок
Вопросом формирования плана закупок в экономическом субъекте занимается служба материально-производственного обеспечения (говоря простыми словами, служба закупок). Объем закупок напрямую зависит, как от объема производства продукции, так и от имеющегося запаса тех или иных материалов, полуфабрикатов, изделий и страхового запаса, необходимого на конец периода. В целом потребность в закупке того или иного материала, полуфабриката, сырья можно рассчитывать по следующей формуле:
Требуемый объём закупок = объём потребления в процессе производства + величина запасов на конец периода – величина запасов на начало периода
При формировании бюджета закупок также важно отслеживать сроки и порядок погашения кредиторской задолженности перед поставщиками за материалы, сырье, полуфабрикаты и т.д.
Источники сведений для формирования бюджета закупок на установленный период
Для формирования сведений о необходимом объеме закупок того или иного материала ответственными сотрудниками могут быть использованы следующие сведения:
- Потребность в тех или иных материалах, полуфабрикатах, сырье и т.д., сформированная на основании плана производства продукции на аналогичный период;
- Сведения об имеющихся остатках того или иного материала на начало установленного периода;
- Сведения об утвержденном нормативе запасов того или иного материала на конец установленного периода;
- Консолидированные заявки на материалы, которые не поддаются нормированию, но необходимы для осуществления деятельности экономического субъекта;
- Коммерческие предложения, прайс-листы поставщиков необходимых материалов;
- Прочие источники сведений о ценах на необходимые материалы и полуфабрикаты.
Составление оптимального плана закупок является очень важным в планировании деятельности экономического субъекта. Так закупка большими партиями, как правило, связана со скидками от поставщиков, снижением удельных затрат на транспортировку, однако, необходимо верно оценить, что выгоднее – предлагаемые скидки или рост затрат на хранение запасов. Складирование может нести значительные материальные финансовые затраты, формирование большого объема запасов без необходимости может свидетельствовать о нерациональном распоряжении финансовыми ресурсами экономического субъекта. Также важным моментом, является оценка оперативности доставки материалов и сырья, оптимально выстроенная логистическая цепочка позволит избежать простоев оборудования, в целом производства, связанных с отсутствием необходимого количества сырья и материалов. В связи с этим управление запасами на предприятии является очень важным моментом в деятельности любого экономического субъекта.
