Документы первичного учета

Первичный учет: понятие, принципы, содержание

Первым этапом в организации бухгалтерии является правильная постановка и выбор форм первичного учета документов.

Первичный бухгалтерский документ состоит из:

• Наименования, включающего содержание операции;
• Названия, с указанием адресных и расчетных данных сторон сделки;
• Даты утверждения – момента совершения операции;
• Содержания хозяйственной процедуры с указанием цели совершения сделки;
• Подписей ответственных за проведение операции лиц.

Принципы создания первичных документов:

• Четкое, грамотное заполнение;
• Создание в момент совершения операции или по ее окончанию;
• Исправление учетных записей осуществляется способом сторнировочной записи;
• Банковские документы не допускают наличия поправок или исправлений;
• Учет законодательных и методологических норм;
• Записи в учетных регистрах проводятся на основании первичной документации.

Этапы подготовки первичного документа:

1. Предварительная работа по составлению (аналитическая, оперативная в виде сбора данных);
2. Оформление документа (ручным или машинным способом);
3. Утверждение документа ответственными лицами;
4. Обработка бухгалтерским работником и проведение в программе учета.

Формы бухгалтерских документов утверждаются Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н. При необходимости, типовые бланки (кроме кассовых) могут включать дополнительные строки, графы, с сохранением унифицированных реквизитов. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Поступающие в бухгалтерию первичные документы проверяются по форме, арифметически и по содержанию.

Виды первичных документов

1. По месту осуществления:

   • Внешние документы поступают на предприятие из сторонних организаций (государственных, банковских, контрагентских). Должны быть составлены по типовым формам в виде платежного поручения, платежного требования, счет-фактуры и пр.;
   • Внутренние документы создаются внутри предприятия по типовым шаблонам (в редких случаях по собственным формам).

2. По назначению, внутренние документы могут быть:

   • Распорядительными, содержащими указания, распоряжения на выполнение определенных действий (распоряжение руководителя, указание о производстве);
   • Оправдательными, в виде исполнительных документов, удостоверяющих фактическое совершение хозяйственной операции (акт приемки, приходный ордер и др.);
   • Комбинированными – документы содержащие распорядительно-исполнительные указания (кассовые ордера, платежные ведомости, авансовые отчеты и пр.);
   • Бухгалтерского оформления, составляемого для оформления операций не имеющих типовых учетных форм (справки, ведомости и др.).

3. По методу отражения операции:

   • Разовые, оформляются для каждой совершенной операции;
   • Накопительные, составляются на определенный временной промежуток, накапливая информацию о множестве проведенных сделок.

4. По способу обработки:

   • Ручные – записи оформляются от руки;
   • Машинные (не используются) – оформляются печатной машинкой;
   • Электронные – заносятся и выводятся компьютерной программой.