Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Документальное оформление движения материальных ценностей дает возможность предприятию выстроить систему контроля за их сохранностью в местах хранения внутри предприятия и у ответственных лиц, а также возможность получить нужную информацию для эффективного управления и осуществления контроля использования материальных ценностей на всех этапах производства.

Оформление движения ценностей может осуществляться, как и по унифицированным формам так и по самостоятельно разработанным предприятием. Однако, такие формы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• Наименование документа;
• Дата;
• Название организации, оформившей документ;
• Содержание хозяйственного факта;
• Натуральный и (или) денежный измеритель, с указанием единицы измерения;
• Должности лиц, участвующих в сделке и их подписи.

Документальное оформление поступления материальных ценностей

Материалы поступают на места хранения предприятия, в результате следующих процессов:

• Приобретение у поставщиков.
• Внесение материальных ценностей в уставной фонд учредителями.
• Поступления от подотчетных лиц.
• Поступления с собственного производства.
• Оприходование запасных частей оборудования, которое не подлежит ремонту.
• Получение согласно договора дарения.

При поступлении ценностей на склад предприятия приходят определенный пакет сопроводительных документов.

Перечень сопроводительных документов при поступлении материальных ценностей на склад предприятия:

• Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1;
• Товарная накладная формы № ТН-2;
• Приходный ордер (форма М-4);
• Акт о приемке товара;
• Сертификаты;
• Доверенность;
• Удостоверения качества.

При поступлении ценностей на склад, ответственное лицо (чаще всего это кладовщик или старший кладовщик) проверяет правильность оформления документов и их количество (в зависимости от требований предприятия может быть несколько экземпляров одного документа). Если нарушений и несоответствий не выявлено, то выписывает приходный ордер.

В случае несоответствия фактического количества товара с данными сопроводительных документов оформляется Акт приемке товара, где отражены будут излишки или недостатки, минимум в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, для дальнейших операций по учету товарно-материальных ценностей, а второй сохраняется для основания предъявления претензии поставщику.

Документальное оформление расхода материальных ценностей

Для оформления расхода материалов оформляется ряд необходимых документов.

Перечень сопроводительных документов при расходе материальных ценностей:

• Лимитно-заборная карта (ф. М-8). Используется при движении материалов внутри предприятия. Срок действия такой карты 10-15 дней, выписывается отделом маркетинга или снабжения в двух экземплярах. Один остается на складе предприятия, второй отдается получателю. Кладовщик записывает остатки в обоих картах, это позволяет структурам и отделам предприятия отслеживать количество того или иного товара
• Требования-накладные на отпуск товара. Данный документ предназначен для однократного отпуска товара, внутри предприятия.
• Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1(при доставке транспортном)
• Товарная накладная формы № ТН-2 (при перемещении внутри предприятия)
• Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15).

При документальном оформлении ответственные лица в обязательном порядке должны следовать требованиям соответствующих законов, особенно это касается оформления самостоятельных документов и бланков (наличие реквизитов и т. п.).