Понятие аудита расчетов с подотчетными лицами
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами (далее РПЛ) – это проверка аудиторской группой точности, полноты и корректности финансовой отчетности относительно расчетов с подотчетными лицами с последующим формированием аудиторского мнения.
Подотчетными лицами в бухгалтерском учете являются работники экономического субъекта, которые получили авансом денежные средства под определенные расходы, при этом выданная сумма называется подотчетной.
Список подотчетных лиц должен быть согласован с руководителем организации.
Регулирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на законодательном уровне
Аудиторская проверка РПЛ экономического субъекта проводится в соответствии с федеральными стандартами аудиторской деятельности и ФЗ №119 «Об аудиторской деятельности». При выполнении такой проверки аудиторы изучают учет РПЛ на предмет соответствия их нормативным и законодательным актам, которые регламентируют порядок РПЛ, таких как:
- ПБУ 10/99 «Расходы организации»;
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета;
- Трудовой Кодекс Российской Федерации;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
- Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
- Указание ЦБ «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Аудиторские процедуры при проверке РПЛ
Для реализации аудиторской проверки РПЛ экономического субъекта проводят следующие аудиторские процедуры:
- Изучение учетной политики предприятия относительно РПЛ экономического субъекта, ознакомление с рабочим планом счетов предприятия;
- Проверка наличия системной документации: штатного расписания, трудового договора, приказа о направлении сотрудника в командировку и прочие кадровые регламентирующих документов и т.д.;
- Проверка актов фальсификации подписей работников;
- Анализ отчета кассира в журнале регистрации расходных ордеров на соответствие расчетных ведомостей;
- Анализ целесообразности выдачи подотчетных сумм, проверка правильности оформления первичной документации;
- Анализ корректности отражения фактов расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерских регистров;
- Анализ наличия и своевременности возврата авансовых отчетов, подтверждающих расходов и соответствия фактического расхода целям выданных сумм;
- Анализ соответствия сумм, виданных на командировочные расходы нормам возмещения командировочных расходов.
Первоисточниками информации при выполнении аудита являются: финансовая отчетность (а именно бухгалтерский баланс и пояснительная записка к отчетности), журнал-ордер №7, авансовый отчет работника, расчетные ведомости, документы, подтверждающие трудовые отношения между организацией и работником, приказ он направлении сотрудника в командировку, учетная политика экономического субъекта, карточка или анализ, оборотно-сальдовая ведомость счетов 71, 70.
Наиболее частые ошибки, выявляемые при аудите расчетов с подотчетными лицами
Как правило, в ходе такого аудита РПС выявляются следующие недочеты:
- Несоответствие фактического расхода целям, под которые они были выданы;
- Хищение денежных средств;
- Выдача авансовых сумм сотрудникам, ранее не отчитавшимся за предыдущие авансы;
- Отсутствие основания для выдачи денежных средств (например, сумм командировочных расходов без приказа о направлении командировку).
