Денежные документы – это документы, оплаченные, приобретенные предприятием и хранящиеся в ней же, имеющие стоимостную оценку, являются самыми высоколиквидные активами организации наряду с денежными средствами. Данный факт объясняет пристальное внимание проверяющих к методам учета и хранения в организации денежных документов.
Субсчет Денежные Документы
В российском бухгалтерском учете приказом Минфина утверждается, что денежные документы хранятся в кассе предприятия, а учитываются на отдельном субсчете счета Кассы, который так и называется «50.3 Денежные документы».
Счет Денежные документы предназначен для учета следующих их видов:
- оплаченные талоны на бензин, ГСМ, на питание и т.п.
- оплаченные путевки в санатории, дома отдыха, турбазы
- конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины
- оплаченные авиа и железнодорожные билеты
- оплаченные проездные билеты
- оплаченные карты сотовой связи и Интернета
Статья: Аудит денежных документов
Хранятся данные документы в кассе, сейфе предприятия, поэтому и учитываются в бухгалтерском учете на этом же счете, касса.
Почему данные документы должны храниться в кассе предприятия? Потому что, теоретически, любой работник организации, имея на руках, например, оплаченный компанией авиабилет бизнес-класса на свою фамилию для командировки по направлению, скажем, Москва-Токио, может пойти и сдать его обратно в авиакомпанию, получив взамен за него реальные, физические деньги. И уже предприятие не сможет без согласия самого работника вернуть стоимость данного билета, которая может достигать несколько сот тысяч рублей.
Бухгалтерский учет денежных документов
Денежные документы учитываются по фактическим затратам на приобретение, поступления и списания должны быть оформлены кассовыми приходными или расходными ордерами. В законодательстве, в инструкциях прописаны правила оформления данных кассовых ордеров, для денежных документов ставится запись «фондовый». И эти расходные и приходные кассовые ордера с пометкой «фондовый» регистрируются и учитываются отдельно от аналогичных документов для операций с денежными средствами.
Кассир ведет отчет по движению денежных документов, как и по денежным средствам, данные отчеты предоставляются для ознакомления, утверждения главному бухгалтеру предприятия. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. К сожалению, на практике данные требования редко выполняются, главные бухгалтера прописывают в учетной политике методы учета и хранения денежных документов и берут на себя риски, вместе с юристами предприятий при выявлениях несоответствий. Аудитор же должен фиксировать существенные нарушения учета кассовых документов, отражать в аудиторском заключении, и рекомендовать пути исправления несоответствий.
Цели аудита денежных документов
Цели аудита денежных документов осуществляются аудиторами в следующих мерах, проверках:
- наличие денежных документов в кассе организации, согласно бухгалтерским книгам, регистрам
- правильность отражения документов в бухгалтерском учете в целом, и по регистрам движения денежных документов в частности, когда используются 2 различных субсчета «50.3 денежные документы» и «50.2 операционная касса» одного общего счета Касса.
- документов, подтверждающих оплату денежных документов, за счет каких средств они оплачены
- соответствие фамилий и т.п. на денежных документах, для кого они предназначены
Аудитору необходимо помнить о том, что прежде чем составить бухгалтерский баланс предприятия, бухгалтеру надо произвести переоценку всех денежных статей, выраженных в иностранной валюте, не является это исключением и для денежных документов.
