Электронная доставка документов: понятие, основные функции
Развитие современных библиотек осуществляется в направлении кооперации их усилий для обслуживания пользователей. Библиотечные учреждения стремятся создать единую систему информационных ресурсов, которая позволила бы пользователю запрашивать документы из фондов библиотек, осуществлять работу с электронным каталогом на основании функционирования межбиблиотечных абонементов и электронных сервисов доставки документов.
Электронная доставка документов представляет собой новый вид библиотечного обслуживания, который предполагает обеспечение пользователя цифровыми копиями электронных ресурсов через систему удаленного доступа к ресурсам: электронную почту, специальные клиент-службы, сервисы, а также посредством электронного абонемента.
Основные функции электронной доставки документов:
- Создавать условия для полного удовлетворения информационных запросов пользователей независимо от их локации.
- Сокращение количества отказов в выдаче документов по причине их физического отсутствия в фондах библиотек.
- Обеспечение процессов корпоративного взаимодействия библиотек, входящих в сеть.
- Развитие информационных технологий и новых форм обслуживания пользователей.
Несмотря на активное развитие сетевых библиотек в Интернете, потребность в изданиях, находящихся в фондах библиотек по-прежнему велика. Кроме этого, законодательство накладывает серьезные ограничения на использование и размещение в открытом доступе материалов, предоставляющих коммерческую ценность. Поэтому деятельность библиотек по электронной доставке документов оказывается востребованной как с точки зрения полноты и надежности предоставляемой информации, так и с точки зрения соблюдения юридических норм.
Модернизация современных библиотек, включающая комплекс мер по улучшению их информационно-технического оснащения, позволяет многим из них использовать технологию электронной доставки документов при осуществлении библиотечного обслуживания для полного удовлетворения запросов читателей. При этом важным аспектом деятельности библиотеки является популяризация этих услуг, информирование пользователя обо всех услугах, которые ему доступны по межбиблиотечному абонементу и электронной доставке ресурсов. Для этого библиотеке необходимо осуществлять регулярное информирование пользователей, используя информационные стенды и плакаты, сайт библиотеки, устные рекомендации при работе с новыми читателями во время записи в библиотеку, рекламную продукцию, объявления и проч.
Технология электронной доставки документов базируется на процессах, которые связаны с обработкой и передачей информации на расстояние через специальные телекоммуникационные системы. Обработка документов осуществляется рабочей станцией, оборудованной персональным компьютером и средствами оцифровки документа. Запрошенное издание проходит процедуру сканирования с присвоением номера (имени) и адреса станции отправки. После этого обработанный документ отправляется в очередь на отправку. Отправленный документ может быть просмотрен на компьютере, а также распечатан для удобства пользователя. Кроме этого, возможности рабочей станции позволяет формировать из оцифрованных документов базы данных для последующего использования.
Технология электронной доставки документов, ее преимущества и недостатки
С точки зрения пользователя обращение к службам электронной доставки документов аналогично получению документов через межбиблиотечный абонемент. Читатель оформляет запрос на интересующий его документ, передает его в службу электронной доставки, а затем получает запрошенный документ.
Служба электронной доставки документов в библиотеке может носить и посреднический характер. В этом случае библиотека только принимает запросы пользователей, а поиск, оцифровку и пересылку документов пользователю осуществляет исполнитель, выбранный библиотекой.
Преимуществами электронной документационной доставки можно считать следующие факторы:
- Автоматический характер процессов запроса, поиска и предоставления информации.
- Непрерывность процессов обслуживания пользователей.
- Быстрота и удобство, оперативность доставки и, как следствие, экономия времени пользователя.
- Возможность удаленного доступа к ресурсам.
Однако у данной системы есть и свои недостатки, наиболее очевидные из которых заключаются в следующем:
- Отсутствие необходимых документов в электронных фондах.
- Наличие дорогостоящего высокотехнологичного оборудования для оцифровки и передачи документов.
- Приобретение специального программного обеспечения и обучение работе с ним сотрудников.
- Трудоемкость и высокий уровень автоматизации процессов, который не может быть обеспечен ресурсами одной небольшой библиотеки.
- Проблемы с поиском источников финансирования данного вида обслуживания.
- Низкое качество полиграфической продукции и обусловленные этим сложности с обработкой и распознаванием документов.
- Несовершенство координации усилий различных структур по обеспечению юридических, технологических и организационных вопросов, связанных с электронной доставкой документов.
Развитие службы электронной доставки документов является перспективным направлением библиотечного обслуживания и требует дальнейшего совершенствования организационно-технических процессов передачи документов.
