Понятие письма
Письмо – это обобщенное название различных документов (что объединяются только способом передачи – по почте (чаще всего уже по электронной)), что необходимы как средство общения между учреждениями и людьми при их деятельности. Это наиболее распространенный и простой способ обмена информацией. Письма имеют множество разновидностей, например, сопроводительное, пригласительное и пр.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо является документом, что информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов.
Также есть смысл составлять подобное письмо в случае, если необходимо разъяснить что-либо или дополнить что-либо к приложенным документам, например, объяснить причину их задержки и пр.
Подобное письмо необходимо и тогда, когда направляемый документ не имеет адресующей части или если существует необходимость зафиксировать перечень из нескольких направляемых документов. Обычно подобные письма начинаются со слов «посылаем», «прилагаем» и так далее.
В сопроводительном письме можно найти и определенную дополнительную информацию, что касается, например, характера управленческой ситуации. В этом случае подобное послание может начинаться, например, с таких слов:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»
В сопроводительном письме могут содержаться пояснения, просьбы, что имеют связь с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. Тогда сначала говорится о направлении документов, следом – указываются просьбы и пояснения.
Объем сопроводительного письма обычно не слишком большой, и равняется примерно двум-трем абзацам, то есть, меньше одного печатного листа краткого и максимально информативного текста.
Конечно же, адресату будет приятно получить письмо, что было грамотно оформлено и составлено.
Пригласительное письмо
Письма-приглашения своим содержанием приглашают адресата принять участие в мероприятии, причем, под адресатом здесь может подразумеваться как отдельное и конкретное лицо, так и коллектив учреждения. В первом случае в них используется формула личного обращения к адресату, но чаще всего все же на «вы» (например, письмо может начинаться со слов «приглашаем Вас»).
Также в них указывается и дополнительная информация - характер проводимого мероприятия, сроки проведения и т.д.
Письмо-приглашение является разновидностью письма-извещения:
- оно может быть составлено не на специальном бланке,
- иметь произвольный цвет и формат,
- отличаться наличием орнамента, рисунков,
- и пр.
Стоит отметить также и то, что конверт по своему дизайну должен соответствовать дизайну бланка.
При оформлении письма важно симметрично разместить текст на листе. Наиболее важную информацию следует выделить другим шрифтом, подчеркиванием или большими буквами.
Письмо-приглашение чаще всего отправляется за несколько дней или недель до проведения мероприятия для того, чтобы приглашенный мог найти время и возможность посетить его.
На письмо-приглашение желательно отправлять письмо-ответ, даже если вы не собираетесь посещать мероприятие. В таком случае отказ надо формулировать как можно более вежливо, и с указанием причины.
Также подобное письмо предполагает указание координат организаторов для прояснения всех возможных вопросов, в нем ставится подпись и фамилия, имя и отчество руководителя организации или другого уполномоченного.
Начинается подобное письмо чаше всего с «шапки» - элемента, где указывается конкретное лицо или организация, которой отправляется приглашение.
Помимо журналистики, письмо играет большую роль еще и в PR-деятельности.
