Устные контакты
Под устным общением в пиар-деятельности понимается многоплановый и сложный процесс установления и развития контактов между людьми, что появляются благодаря совместной деятельности и включают в себя устный обмен информацией и выработку общей стратегии взаимодействия или взаимоотношений.
Устные контакты требуют от пиар-специалиста хорошего владения всеми возможными приемами устной речи во всех формах, например, в форме публичной дискуссии, выступления, интервью, межличностной коммуникации и пр.
В деловом мире устные договоренности чаще всего ни к чему не обязывают стороны, тогда как документально зафиксированные договоренности являются руководством к действию и обязывают следовать всем пунктам договора.
Устные договоренности в пиар-среде чаще всего неукоснительно выполняются только при коммуникации подчиненных друг с другом и коммуникации начальника с подчиненными.
Переговоры
Переговоры в пиар-сфере можно понимать как менеджмент в действии. В ходе переговоров проходят выступления и ответные выступления, звучат вопросы и ответы на них.
Стоит отметить, что для каждых переговоров необходимо строить и применять свою собственную технику и тактику их ведения.
При подготовке к проведению самых разных пиар-мероприятий PR-специалисты участвуют в большом количестве деловых переговоров на самых разных уровнях, потому в должностные обязанности этих людей непременно входит умение вести переговоры.
Структура ведения деловых переговоров:
- подготовка переговоров (предварительное обсуждение темы, места, времени, участников и пр. тонкостей переговоров);
- этап непосредственно проведения переговоров;
- этап завершения переговоров (он же называется этапом решения проблемы);
- анализ итогов.
Информационный пакет
Под информационным пакетом понимается подборка различных материалов, что пресс-службы компаний постоянно рассылают в средства массовой информации.
Так полный информационный пакет чаще всего включает в себя следующие элементы:
- данные биографии (если в этом есть необходимость);
- информационный лист;
- образцы вопросов;
- текст интервью;
- пресс-релиз;
- фотографии, вырезки из периодической печати и пр. вспомогательные материалы.
Существуют разные способы отправки информационного пакета – его можно отправлять как еженедельно, так и ежемесячно, и ежеквартально.
При составлении подобного пакета следует принимать во внимание характер аудитории и готовить материалы на доступном языке.
Стоит также прикладывать к информационному пакету индивидуальное (лучше на имя главного редактора издания) сопроводительное письмо.
Пресс-конференция
Пресс-конференция – это целенаправленный акт, что ускоряет процесс поступления информации в редакции. Участники пресс-конференции (спикеры) – это гарантия получения журналистами авторитетного мнения, гарантия достоверности полученной информации и пр.
При подготовке пресс-конференции пиар-специалистам важно уделить внимание следующим моментам:
- определение даты мероприятия (непременно учитывая при этом даты появления в продаже большинства печатной периодической продукции);
- приглашение на пресс-конференцию должно быть отправлено в редакции за неделю до самого события;
- стоит также отправлять и второе приглашение – уже вместе с пресс-релизом. Оно обычно рассылается за несколько дней (чаще всего по факсу, иногда возможны и телефонные звонки в редакцию);
- следует уделить внимание и подготовке обязательного фуршета (он завершает мероприятие), при которой необходим учет количества приглашенных персон.
