Содержание документационного обеспечения системы управления персоналом
Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом - это комплекс мероприятий, направленных на повышение эффективности документирования и организации работы с официальными документами, связанными с управлением персоналом.
В документообороте любой современной компании присутствуют как традиционные бумажные, так и компьютерные технологии. Создание документов осуществляется с помощью современных информационных технологий, а их обработка, передача и хранение - как в электронном, так и в бумажном виде.
Под кадровым делопроизводством понимают совокупность работ, обеспечивающую документирование трудовых правоотношений и организацию работы с кадровой документацией.
Среди ключевых показателей качества работы в сфере кадрового делопроизводства можно указать:
- соблюдение требований трудового законодательства,
- оперативность при работе с документацией,
- достоверность и безопасность хранения и обработки документов,
- своевременное оформление документов,
- отсутствие ошибок в документации.
На практике документационное обеспечение управления персоналом осуществляется для того, чтобы обеспечить документальное оформление функционального назначения деятельности сотрудников.
Служба документационного обеспечения управления подлежит нормативной регламентации, которая как правило определяется Положением об этой службе. Такое Положение готовит руководитель службы, а затем согласует его с руководителями заинтересованных подразделений, юридическим отделом или юрисконсультом и утверждает у руководителя организации. В типовой инструкции содержатся следующие разделы:
- общие положения,
- задачи службы документационного обеспечения управления,
- организационная структура службы документационного обеспечения управления,
- функции службы, её звеньев и руководителя,
- взаимоотношения между службой документационного обеспечения управления и другими подразделениями с указанием, какая информация и документация должна получаться и передаваться службой,
- ответственность и права службы документационного обеспечения управления.
Положение о службе документационного обеспечения управления утверждается приказом руководителя организации.
В основе построения службы для конкретной организации лежит принятая форма работы по документационному обеспечению:
- централизованная форма предполагает, что проведение всех операций по обработке документов осуществляется в едином центре. Таким центром может быть секретарь, отдел управления делами, канцелярия. Централизованная форма характерна для небольших организаций,
- децентрализованная форма предполагает, что операции рассредоточиваются между структурными подразделениями,
- смешанная форма предполагает, что часть действий осуществляется централизованно, а другая часть - децентрализовано. Смешанная форма является самой распространенной.
По видам деятельности документы можно разделить на две категории:
- первая группа - это документы, касающиеся общих и административных вопросов, то есть вопросов общего управления компанией и её деятельности в целом. Такие документы могут составляться сотрудниками любого подразделения,
- вторая группа - это документы, предназначенные для управления. Они формируются сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, финансового отдела, отделов снабжения, планирования, сбыта и некоторых других.
Обе группы документов складываются из распорядительных и организационных документов. Каждая из разновидностей документов имеет своё назначение и служит для решения определенных задач.
Рассматривая внутренние документы организации, работу с которыми ведут сотрудники отдела кадров, можно выделить следующие категории:
- организационные документы, например, устав, коллективный договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка,
- распорядительные документы, например, приказы по личному составу,
- информационно-расчётные и справочные документы, например, штатное расписание, табель учёта рабочего времени, трудовые книжки, личные дела, личные карточки,
- методические материалы, например, классификаторы, карты процессов, методики.
Этапы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом
В рамках совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом и подготовки к внедрению электронного документооборота выделяют следующие этапы:
- составление положения по документационному обеспечению управления персоналом,
- регулирование исполнения положений, связанных с документационным обеспечением управления персоналом,
- подготовка предложений, связанных с разработкой номенклатуры дел организации,
- формирование альбома документационных форм,
- разработка порядка внесения изменений в систему документационного обеспечения управления персоналом.
Чтобы организация кадрового делопроизводства была эффективной, необходимо составление номенклатуры дел и формирование дел в соответствии с номенклатурой.
Под номенклатурой дел понимают документ, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в рамках кадрового делопроизводства компании, с указанием срока их хранения по форме, установленной законодательно.
Номенклатура дел составляется на основе проведения исследований содержания документов, которые формируются в деятельности компании. Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел, в структурные подразделения организации отправляют выписки соответствующих ее разделов для применения в работе.
На сегодняшний день, совершенствование документационного обеспечения управления, а также повышение уровня организации и эффективности управленческой деятельности зависит от грамотно поставленного процесса делопроизводства. Значительной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов.
