Технологии разработки документов в области управления качеством

Система документации в области управления качеством

Действующие в настоящее время международные и государственные стандарты, которые регламентируют функционирование организаций в области управления качеством, требуют разработки и утверждения соответствующих документов (как в бумажной, так и в электронной форме). Это позволяет фиксировать изменения, ключевые события и иные факты, информация о которых способствует принятию правильных управленческих решений в области качества.

В настоящее время система документации по качеству включает в себя следующие разновидности документов:

• документально оформленные заявления о политике и целях организации в области качества;
• документы, которые содержат предназначенную для внутреннего и для внешнего пользования согласованную информацию о системе менеджмента качества организации (например, «Руководство по качеству»);
• документы, которые описывают применение системы менеджмента качества к конкретной продукции, проекту или контракту (например, планы качества);
• документы, которые содержат информацию о последовательном выполнении действий или процессов (например, рабочие инструкции и чертежи);
• документы, которые устанавливают технические требования;
• документы, которые содержат методические указания (предложения или рекомендации);
• документы, которые содержат объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (например, записи);
• документы, которые нужны организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.

Различные организации отличаются друг от друга разными степенями документированности системы менеджмента качества. Это объясняется видом и масштабом конкретной организации, наличием у нее удаленных структурных подразделений, сложностью выполняемых процессов, установленных требований потребителей и т. д.

Разработка документов в области управления качеством

Разработка комплексной системы документации системы менеджмента качества позволяет передать смысл и последовательность действий в рамках системы менеджмента качества. Документирование и документационный оборот, организованный верным образом, являются эффективным механизмом управления, которые обеспечивают порядок и стабильность внутри любой организации.

Результатом разработки должна стать совокупность документации системы менеджмента качества, в состав которой входят:

• ответственность руководства, политика и цели в области качества (на первом уровне);
• руководство по качеству (на втором уровне);
• программы качества и стандарты предприятия (на третьем уровне);
• рабочие инструкции, методики, записи (на четвертом уровне).

Документирование является одним из самых важных этапов в реализации процессного подхода в системе управления. Благодаря ему описываются и регламентируются процессы, в рамках которой проводится распределение ответственности за результат работ, входящих в состав процессов.

Способы документирования в сфере управления качеством

Документы в отношении конкретных бизнес-процессов могут разрабатываться одним из двух способов, которые отличаются друг от друга фактором времени. Первый способ предполагает документирование бизнес-процессов «шаг за шагом» по мере возникновения проектов, которые включают конкретный процесс. Второй способ означает документирование всех процессов сразу (этот способ называется «Путь к совершенству»).

При использовании первого способа процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Данный способ часто используется на практике небольшими организациями с ограниченными ресурсами, а также организациями с часто изменяющимися бизнес-процессами.

Второй способ более глобален, так как при его применении приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов. Он является более ценным, так как позволяет глубже оценить потребности процесса во времени и ресурсах, определить слабые места в общей структуре и связях отдельных процессов, сформировать у сотрудников положительное отношение к проекту, определить приоритеты развития организации.

Для разработки документации по качеству руководство организации может привлечь консалтинговую компанию, которая профессионально занимается этими вопросами, а может создать временный трудовой коллектив из своих сотрудников, перед которым будет стоять та же задача: разработать систему документации по качеству. Привлечение в такую группу сторонних специалистов в качестве экспертов или консультантов также не будет лишним.

Прежде чем приступить к разработке документации системы менеджмента качества, необходимо провести определенную подготовительную работу по сбору информации. На ее основе будут полностью описаны (в том числе, классифицированы) все процессы в организации (определены связи, границы, владельцы и т. д.).

Приступая к разработке документации системы менеджмента качества, необходимо в первую очередь заявить о своих намерениях в области управления качеством в соответствующих организационных документах: миссии, политике и руководстве по качеству. Далее составляют планы качества, которые чаще всего представлены в виде таблиц и содержат перечень работ, сроков их выполнения, ответственных лиц, необходимых ресурсов. После этого разрабатывают документированную процедуру - основной регламентирующий документ, в котором закреплены требования к реализации того или иного процесса.