Содержание документированной процедуры

Понятие документированной процедуры

Международные стандарты ИСО 9000, принятые в сфере менеджмента качества, особе внимание уделяют вопросам документирования. В соответствии с точкой зрения, которая была в них изложена, составление документов является важным направлением деятельности любой организации, которая в конечном итоге приводит к повышению качества.

Разработка, внедрение и функционирование в организации системы менеджмента качества связано с принятием целого комплекса документов. В его состав, помимо прочего, входит такой документ, как документированная процедура. Она представляет собой документ, который принят организацией с целью установления единого для всех порядка осуществления определенного вида деятельности (совершения действий, операций, функций и т. д.).

Содержание обязательных документированных процедур

В соответствии с требованиями действующего международного стандарта ИСО 9001:2015 функционирование в организации системы менеджмента качества нуждается в разработке и внедрении шести обязательных документированных процедур:

1. Управление документацией - определяет порядок создания, анализа и проверки разработанных документов, актуализации и пересмотра используемых документов, правила обозначения документов и идентификации изменений в документах, правила распространения и изъятия документов, идентификации устаревшей документации, порядок идентификации и обращения с документами внешнего происхождения.
2. Управление записями о качестве - определяет правила идентификации записей и средства управления записями, порядок хранения, защиты, восстановления записей о качестве, сроки хранения и порядок изъятия и уничтожения записей о качестве.
3. Управление несоответствующей продукцией - определяет действия и их исполнителей, которые должны выполнить свои обязанности в случае возникновения в ходе работы организации несоответствий, связанных с продукцией, процессами и системой качества.
4. Проведение внутренних аудитов - определяет требования к аудиторам, состав разрабатываемой при проведении аудита документации, методы, критерии, частоту и область применения внутренних аудитов, порядок их организации и порядок обработки их результатов.
5. Проведение корректирующих действий (т. е. по устранению несоответствий) - определяет методы анализа выявленных несоответствий, порядок установления причин их возникновения, порядок разработки корректирующих действий, порядок ведения записей их результатов и их анализ.
6. Проведение предупреждающих действий (т.е. по недопущению возникновения несоответствий) - определяет методы идентификации потенциальных несоответствий, порядок разработки предупреждающих действий, порядок ведения записей их результатов и их анализ.

Кроме перечисленных шести обязательных документированных процедур каждая организация может разработать и внедрить у себя любые другие процедуры, необходимость в которых обусловлена спецификой ее деятельности (отраслью, регионом, масштабами, нормативными требованиями и др.).

Типичное содержание документированной процедуры

Содержание документированной процедуры должно быть представлено в приемлемой форме, которая определяется потребностями организации. Это означает возможность использования различных структур и форматов (текста, чисел, схем, таблиц и др.), составления и хранения документов как на бумажном, так и на электронном носителе и др.

Документированные процедуры должны содержать необходимую информацию и иметь единую идентификацию. Как правило, содержание большинства документированных процедур выглядит следующим образом:

1. Введение;
2. Область применения;
3. Нормативные ссылки;
4. Термины и определения;
5. Обозначения и сокращения;
6. Основные положения;
7. Описание процесса;
8. Приложения.

Все документированные процедуры имеют четко сформулированные названия, по которым можно идентифицировать документы и регламентированные процессы. В введении, с которого обычно начинаются подобные документы, следует раскрыть их назначение, актуальность (востребованность), основания разработки.

Должна быть описана область применения документированной процедуры, включая охватываемые или не охватываемые ею аспекты. Т.е. называются устанавливаемые порядки и правила, а также должностные лица и структурные подразделения, к которым они обращены.

В документированных процедурах нужно сделать ссылки на документы, которые определяют порядок выполнения работ. Это могут быть нормативные документы как внешнего происхождения (международные и национальные стандарты, нормативные акты органов власти и др.), так и внутреннего происхождения (внутренние стандарты, локальные акты - приказы, инструкции и др.).

Для предотвращения путаницы и обеспечения удобства применения документированной процедуры необходимо перечислить используемые термины, определения, обозначения, сокращения.

Основные положения документированной процедуры направлены на достижение поставленной цели ее разработки и реализации. В связи с этим основные положения, как правило, представлены различными требованиями и правилами к составу, последовательности, форме, ответственности, полномочиям и ряду других аспектов деятельности организации в области качества. А описание документированного процесса обычно заключается в выражении его цели и владельца, а также содержании и последовательности работ, распределении ответственности должностных лиц.

К документированной процедуре может быть приложена информация (в виде, например, таблиц, диаграмм, схем и форм), которая призвана уточнить сведения, указанные в Основных положениях.