Этапы формирования самооценки деятельности организации в области управления качеством

Понятие самооценки деятельности организации

Начиная со второй половины ХХ века, объектами категории «самооценка» стали организация и ее деятельность. Самооценка деятельности организации стала одним из значимых элементов управленческой теории и качества, прежде всего, относительно системы менеджмента качества.

Международные стандарты ИСО серии 9000 рекомендуют организациям проводить самооценку своей деятельности. Причем под этой процедурой принято понимать всестороннее оценивание организацией своей деятельности, в результате которого у ее руководства будет сформировано мнение о результативности и эффективности деятельности организации, а также об уровне зрелости системы менеджмента организации.

Целью самооценки деятельности организации обычно называется определение сильных и слабых сторон организации и поиск возможностей для повышения ее конкурентоспособности. В связи с этим самооценку следует рассматривать как инструмент совершенствования деятельности, который требует систематического применения организацией в отношении самой себя.

Сущность и содержание самооценки деятельности организации наиболее полно могут быть раскрыты через следующие аспекты:

• самооценка представляет собой инструмент изучения организации и контроля за ней;
• самооценка представляет собой инструмент стратегического планирования деятельности организации, за основу которого берутся только фактические свидетельства;
• самооценка представляет собой систематический процесс изучения деятельности организации, который приводит к внесению определенных корректировок;
• самооценка представляет собой инструмент вовлечения сотрудников организации в работу по повышению качества.

Содержание этапов самооценки деятельности организации

Самооценка деятельности организации представляет собой последовательность взаимосвязанных этапов, выполнение которых приближает организацию к достижению целей, поставленных в области управления качеством. Как правило, самооценка начинается с принятия высшим руководством организации решения о ее проведении.

Далее принятое решение подлежит оформлению в соответствии с установленными процедурами и доведению до персонала. Сотрудникам организации необходимо разъяснить цели проведения самооценки, а также рассказать о той роли, которую она играет в совершенствовании деятельности организации.

В дальнейшем высшее руководство назначает руководителя проекта по проведению самооценки. На эту позицию лучше назначить того сотрудника организации, который обладает специальной подготовкой в области качества, а также опытом работы в организации и опытом руководящей работы.

На следующем этапе на руководителей структурных подразделений организации (с учетом сферы их деятельности) возлагают ответственность за проведение самооценки по одному или нескольким критериям. Эти ответственные лица согласовано с руководителем проекта назначают конкретных сотрудников организации для участия в составлении отчета. Обычно сотрудников подбирают к определенным разделам отчета, которые в наибольшей степени отвечают их уровню подготовки, квалификации и области деятельности.

Руководство организации еще назначает пять-шесть членов экспертной группы, в качестве которых могут выступать руководители и специалисты, обладающие специальной подготовкой в области качества. Причем допускается одновременное участие отдельных сотрудников и в группе подготовки отчета, и в экспертной группе. Дополнительно могут подбираться внешние консультанты, которые могут оказать методическую и экспертно-оценочную помощь.

Затем руководитель проекта, если он осознает прямую необходимость в этом, может организовать обучение членов группы по составлению отчета и экспертной группы. Еще возможна разработка методических документов по проведению самооценки.

На этапе планирования важно выбрать начальный (исходный) объект (сегмент) самооценки деятельности организации. Определяется порядок охвата данного процесса (т.е. перечень необходимых исследовательских действий, их последовательность и временные параметры их выполнения), а также его распространение на другие объекты.

Далее начинается непосредственно самооценка деятельности организации: сбор данных и составление отчета. Требуемые данные могут содержаться в различной документации: отчетной, договорной, нормативной и др.

Богатым источником информации является персонал организации. В связи с этим зачастую самооценка деятельности организации включает в себя интервьюированию и (или) анкетирование сотрудников. Однако опрашивают не весь персонал организации, а только репрезентативную выборку респондентов.

Полученная информация подлежит обработке. Она, как правило, заключается в получении количественной оценки (с помощью методов математической статистики) и качественной оценки (с помощью мнений экспертов). Они должны свидетельствовать о соответствии или несоответствии проверяемым критериям, о чем необходимо подробно изложить в составляемом отчете. Если выявлены несоответствия, то нужно выяснить причины их возникновения, предположить потенциальные последствия, разработать и обосновать корректирующие действия, направленные на устранение указанных несоответствий.

Сформированный отчет и экспертное заключение передаются высшему руководству организации. Оно должно рассмотреть предложенный план проведения корректирующих мероприятий и утвердить его. Далее начинают реализовывать указанный план. Результаты его выполнения уже окажутся объектами следующей самооценки деятельности организации.