Аудит - это систематическая, независимая, объективная, документированная проверка, которая проводится с целью подтверждения соответствия проверяемого объекта установленным критериям на основе полученных свидетельств.
Описание программы аудита
Обязательным признаком аудита качества является его документированный характер. Это означает, что проведение аудита непосредственно связано с подготовкой, составлением, анализом специальных документов.
Основным документом планирования деятельности по проведению аудитов является программа аудита. Она представляет собой и годовой график аудитов, и совокупность всех видов деятельности, которые необходимы для планирования и организации аудитов, в том числе для их ресурсного обеспечения, призванного привести аудиты к результативному и эффективному выполнению в конкретные сроки.
В обязательном порядке составными частями программы аудита являются ее цель, объем, ответственность (в целом и отдельно по аудитам, ресурсам, процедурам). Перед программой аудита могут быть поставлены такие цели как «определение соответствия системы менеджмента качества организации установленным требованиям» или «определение области возможного улучшения деятельности организации».
Под объемом программы аудита понимается совокупность конкретных процессов и структурных подразделений организации, которые будут подвергнуты проверке в определенные сроки. Объем программы аудита определяется размером, типом и сложностью процессов организации.
Руководитель организации назначает должностные лица, которые должны осуществлять менеджмент программы аудита. Это означает возложение на них обязанностей по решению следующих задач:
- определение целей и объема программы аудита;
- закрепление распределения ответственности при проведении аудита;
- утверждение необходимого ресурсного обеспечения;
- ведение записей по выполнению положений программы аудита;
- мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.
Описание документированной процедуры по аудиту
Обязательным условием эффективной работы структурного подразделения организации, уполномоченного на проведение аудитов, является наличие в ней надлежащих организационных, нормативных и методических документов. Так, организация должна разработать и утвердить специализированную документированную процедуру по программе аудита.
Данная процедура должна, в первую очередь, определить порядок планирования аудитов и формирования аудиторских групп. Также регламентируется деятельность организации по оценке и обеспечению надлежащей компетентности аудиторов.
Документированной процедурой должен быть утвержден порядок непосредственного проведения аудитов, которое, в частности, включает в себя порядок устранения выявленных несоответствий и порядок оценки результативности предпринятых корректирующих действий. В документированной форме еще должен быть закреплен мониторинг исполнения и анализ результативности программы аудита.
Использование методических документов при подготовке и проведении аудитов дает организациям возможность получить следующие преимущества:
- обеспечение методического единства в подходах, трактовках и оценках аудиторов;
- упрощение работы аудиторов при проведении опросов, протоколирования результатов наблюдений, оформления отчетов и др.;
- сокращение потери рабочего времени в процессе выполнения аудиторских процедур.
Описание отчетной документации по аудиту
Каждой организации рекомендуется вести отчетные документы (записи) о планировании, проведении и результатах аудита. Речь идет про такие записи как:
- планы аудитов;
- отчеты по результатам аудитов;
- отчеты (акты) о несоответствиях;
- отчеты о корректирующих действиях;
- записи об опыте работы аудиторов, о прохождении ими обучения, о результатах оценки их деятельности и компетентности.
Наибольшее значение имеет отчет (или акт) по результатам аудита, который составляется руководителем аудиторской группы с помощью остальных членов группы. Отчёт должен быть написан сразу после проведения аудита на объекте.
Отчет по результатам аудита должен состоять из информации, основанной на фактах, доступно изложенной, понятной, включающей ссылки на конкретные документы, а также лишенной субъективных измышлений аудиторов.
Традиционное содержание аудита должно быть представлено целями, объемом и критериями аудита, указаниями на дату и место проведения аудита, именами участников аудита, выявленными несоответствиями, кратким описанием хода выполнения аудита, заключением по результатам аудита, рекомендациями по улучшениям, предложениями по срокам проведения следующих аудитов.
Целесообразно, чтобы в отчете по результатам аудита был отражен положительный опыт, который был выявлен в отношении к функционированию системы менеджмента качества в проверенной организации. Это важно для его обобщения и распространения среди оставшихся структурных подразделений и должностных лиц.
Отчет по результатам аудита должен утверждаться и рассылаться в соответствии с принятой процедурой по аудиту. Ею должны быть регламентированы сроки представления, порядок анализа, согласования и утверждения отчёта, адресаты для рассылки отчета и др. Рассылка отчета по результатам аудита является одним из условий, выполнение которых означает завершение проведения аудита в организации.
Таким образом, аудит системы менеджмента качества организации должен проводиться при соблюдении принципа документированности. Это означает необходимость составления и утверждения плановых и отчетных документов по аудиту, основными из которых считаются программа аудита, документированная процедура и отчет (акт) о результатах аудита.
