Анализ СМК - это систематическая и формализованная деятельность руководства организации по определению пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества.
Общее положение об анализе СМК со стороны руководства
Международный стандарт ISO 9001 требует от организации регулярного проведения анализа системы менеджмента качества. Он представляет собой систематическую и четко формализованную деятельность, которая проводится высшим руководством организации и заключается в определении пригодности и адекватности системы менеджмента качества, ее результативного и эффективного функционирования.
Ответственность за проведение анализа СМК обычно несет высшее руководство. В то же время он проводиться на всех уровнях управления организации - стратегическом, тактическом и оперативном. Следовательно, за проведение анализа СМК отвечает руководитель каждого уровня, но только по своей зоне ответственности.
Рекомендуется реализация «каскадного» принципа организации анализа СМК. Это означает, что аналитические работы необходимо проводить на уровне реализуемых проектов, структурных подразделений, и организации в целом с собственными показателями периодичности, объема и формы.
Значение анализа СМК со стороны высшего руководства состоит в том, что его проведение в соответствии с четким документированным порядком позволит наладить «вертикаль» системы отчетности для принятия адекватных управленческих решений на основе фактов (объективных свидетельств).
Анализ СМК как документированная процедура
Анализ СМК со стороны руководства организации не входит в перечень обязательных документированных процедур. Однако специалисты рекомендуют составить и принять специальный документ, в котором был бы зафиксирован четкий порядок проведения анализа СМК на всех уровнях.
Документированная процедура «Анализ СМК со стороны руководства» должна регламентировать следующие вопросы:
- частота и периодичность проведения анализа СМК (раз в месяц / в квартал / в год и т. д.);
- повестка дня и состав исходных данных для проведения анализа СМК;
- список участников анализа СМК (руководители соответствующего уровня управления и др.);
- порядок и длительность проведения анализа СМК (зависит от уровня управления);
- способ документального представления результатов анализа СМК;
- состав выходных данных для анализа СМК;
- лица, которые будут нести ответственность за организацию анализа СМК (как правило, руководители соответствующего уровня управления);
- критерии внепланового проведения анализа СМК.
Содержание анализа СМК со стороны руководства
Анализ системы менеджмента качества со стороны высшего руководства организации, как правило, содержательно представлен рассмотрением следующих аспектов:
- статус мер, которые были приняты по итогам предыдущих анализов СМК со стороны высшего руководства;
- изменения внешних и внутренних факторов, которые оказывают воздействие на систему менеджмента качества организации;
- достаточность ресурсов организации;
- результативность действий, которые были предприняты в отношении рисков и возможностей;
- возможности для улучшения СМК;
- информация о результатах деятельности и результативности системы менеджмента качества.
Кроме того, проведение высшим руководством анализа системы менеджмента качества организации в обязательном порядке предполагает изучение удовлетворенности потребителей и отзывов, полученных от соответствующих заинтересованных сторон. Необходимо зафиксировать текущие степени достижения целей в области качества и значения показателей процессов и продукции.
Особое внимание при анализе СМК руководители организации должны обратить на существующие (выявленные) и потенциальные несоответствия. Для этого нужно подробно изучить результаты мониторинга, измерений, аудитов, а также деятельность внешних поставщиков. Следовательно, по итогам анализа СМК должны быть приняты решения о совершении корректирующих и предупреждающих действий, соответственно.
Сам процесс анализа результативности СМК традиционно состоит из следующих этапов работ:
- Планирование мероприятий по проведению анализа.
- Формирование входных данных.
- Анализ результативности СМК.
- Формирование выходных данных.
Входные и выходные данные для анализа СМК
В качестве источников данных для анализа СМК со стороны руководства в большинстве случаев используются результаты аудитов (проверок), обратную связь от потребителей, рекомендации по улучшению, функционирование процессов и соответствие продукции, статус действий по корректировке или предупреждению несоответствий, изменения, которые могли повлиять на СМК, последующие действия, которые вытекают из предыдущего анализа СМК.
Выходными данными анализа СМК со стороны руководства будут решения и действия, предпринимаемые с целью повышения результативности СМК и процессов организации, улучшения продукции (в соответствии с потребительскими запросами), потребности в ресурсах.
Возможно использование различных форм выражения решений, которые могут быть приняты по итогам анализа СМК со стороны руководства. Так, для стратегического уровня управления, можно оформлять решения в виде протокола, а на оперативном уровне управления руководители зачастую ведут записи в личном дневнике руководителя.
Таким образом, одним из важных элементов менеджмента качества в современной организации является анализ его системы, который инициируется и проводится представителями высшего руководства. Его проведение является необходимым для того, чтобы своевременно выявлялись несоответствия в организации, предпринимались соответствующие действий и, тем самым, удовлетворялись требования руководителей и других заинтересованных сторон.
