Суть документационного обеспечения выплат по страхованию
Документационное обеспечение является важнейшей стороной деятельности любой организации, учреждения, предприятия.
Российское законодательство регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности юридических и физических лиц.
Нормативно-методологическая база делопроизводства является совокупностью нормативно-правовых актов, законов и методологических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки и сохранности документации в текущей деятельности организации, а также работу делопроизводственной службы, её структуру и функции.
Суть документационного обеспечения выплат страхования заключается в сборе статистических данных для определения уровня вероятности наступления страхового события по какой-либо разновидности страхования, определении на их основе нетто-ставки по разновидности страхования и тарифной ставки по страхованию.
Для оформления страхового случая по различным видам страхования (в зависимости от страхового объекта) перечень документов существенно меняется. Однако существуют и общие моменты, присущие каждому такому перечню. Одним из таких моментов является разделение перечня необходимых для оформления страхового случая документов на две группы: специальные и стандартные документы.
Специальные и стандартные документы
К стандартной документации относят:
- Документы, которые подтверждают личность страхователя;
- Документы, которые подтверждают факт ущерба страховому имуществу;
- Письменное заявление страхователя в отношении произошедшего неблагоприятного события;
- Полис по страхованию.
Список специализированных документов существенным образом зависит от разновидности страхования.
Перечень документации по рискам «Страхование медико-транспортных, медицинских и других расходов»:
- Заявление лица, достигшего совершеннолетия, на возмещение расходов, в связи со страховым событием;
- Клиентская анкета;
- Копия паспорта гражданина РФ;
- Копия заграничного паспорта;
- Полис по страхованию;
- Оригиналы рецептов, которые были выписаны врачом, чек из аптечного учреждения;
- Оригинал справки – счета с полными данными пациента, содержащая диагноз, дату обращения, длительность лечения, оказанные услуги с разбором по датам, а также стоимость;
- Оригиналы документов, которые подтверждают факт оплаты за медикаменты, лечение и иные услуги.
Перечень документации для оформления выплат по ОСАГО. Кроме стандартного списка документации и документов, удостоверяющих личность водителя ТС и его права управления, владения или распоряжения данным ТС, при страховке по ОСАГО, нужно предоставлять:
- Оригинал извещения о дорожно-транспортном происшествии;
- Постановление и протокол из ГИБДД;
- Справка по форме № 748 (сведения об участниках ДТП, сведения о ТС, список повреждений);
- Справка по форме 154 (если нет справки по форме № 748).
Вышеперечисленными официальными бумагами документальным образом подтверждается факт, что ДТП в действительности произошло, и в итоге его нанесен ущерб имуществу или здоровью третьих лиц.
Документальное оформление страховой операции
Под страховыми операциями понимают совокупность всех видов деятельности страховой компании, которые имеют непосредственную связь с проведением страхования. Предоставление услуг страхования также относят к страховым операциям. Посредством страховой услуги реализуется купля-продажа защиты по страхованию.
К операциям по страхованию относят следующие:
- заключение страховых договоров,
- прием и возвращение взносов страхования,
- расчет и уплата возмещения по страхованию,
- страховое обеспечение и выкупные суммы,
- расчет величин тарифов и взносов по страхованию,
- расторжение страховых договоров в случаях, которые предусмотрены законодательством,
- организация перестрахования и сострахования крупных рисков и пр.
Любая операция по страхованию должна быть оформлена первичным документом. Основание для записи сведений в регистры бухгалтерского учета - первичная документация, подтверждающая факт совершения операции по страхованию либо сводная документация, составляемая на основании первичной.
Должностные лица, которые составили и подписали документы, являющиеся необходимыми для бухгалтерского учета и контроля, несут ответственность за их недоброкачественное, несвоевременное составление и оформление, задержку в передаче и отражении в бухгалтерском отчетности и учете, за недостоверность содержащихся в документах сведений, а также за составление документации, отражающей незаконные операции.
Вся первичная документация, отчетность и регистры должны быть составлены на русском языке. По требованию иностранного инвестора они могут быть составлены и на иностранном языке, но должны быть снабжены подстрочным переводом.
При получении документации в бухгалтерии должна проверяться полнота его содержания, обязательные реквизиты (формализованная проверка). Помимо этого, важно сделать счетную проверку сумм и проверку по существу, то есть выявить целесообразность, законность отраженной в документации хозяйственной операции, логическую связку отдельных показателей.
После приема документации сведения из нее должны быть перенесены в регистры учета, а на первичной документации ставится отметка, которая исключает возможность ее последующего использования. Вся первичная документация, на основании которой принимаются либо выдаются денежные средства, подлежит обязательному погашению штампом «Получено» либо «Оплачено», а также указанию даты этой операции.
Изъятие первичной документации, регистров учета, форм отчета у страховых компаний может проводиться органами дознания, суда, прокуратуры, предварительного следствия на основе постановления данных органов, согласно действующему законодательству.
