Рисунок 1. Основные методы унификации документации. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Деятельность по приведению документов в оптимальный и единообразный вид, который в полной мере соответствует их содержанию и составу, принято называть унификацией документов.
Унификация является наиболее распространенным методом стандартизации документов и применяется повсеместно.
В рамках данного процесса происходит установление максимального единообразного вида и набора реквизитов, а также формата бумаги, включая расположение реквизитов на бумажном носителе.
Унифицированная система документации
Метод унификации применяют не только к конкретным документам. Он рассчитан на решение задач с многочисленным объемом информации. Вся документация подлежит унифицированию в соответствии с установленными нормами, правилами и требованиями государственных органов власти.
Вся совокупность реквизитов, которые установлены в соответствии с требованиями и задачами унификации, представляет собой унифицированную форму документа.
В целом унифицированная система документов выглядит в виде системы документации, которая создана по единым правилам и требованиям. Она содержит информацию, необходимую для эффективного построения управления в конкретной сфере деятельности.
В унифицированную систему документации входят следующие конструктивные элементы:
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система документов пенсионного фонда;
- унифицированная система документов, регулирующих трудовые отношения;
- унифицированная система документации, которая используется в отчетной бухгалтерской деятельности в бюджетных государственных учреждениях и предприятиях;
- унифицированная система документации внешней торговли.
Метод унификации документации применяется в следующих целях:
- сокращения количества документов, которые применяются в организации;
- повышения качества;
- достижения типизации форм документов;
- снижения трудоемкости по обработке документов;
- достижения информационной совместимости разных систем документации на основе общих признаков и функций;
- повышения эффективности использования вычислительной техники.
Сам рабочий процесс по проведению унификации документов включает в себя ряд основных этапов и условий. Она предполагает проведение разработки так называемой унифицированной системы документоведения. Эти мероприятия проводят исполнительные органы государственной власти, в том числе ведомства и министерства, которые могут внедрять подобные системы документации и нести за них ответственность. Затем происходит внедрение межотраслевых унифицированных систем документоведения в пределах отраслевых УСД.
В рамках унификации происходит ведение унифицированных систем документоведения и Отраслевого классификатора технико-экономической документации. Это происходит с целью поддержания достоверности информации, а также ее развития. Разрабатываются комплексы отраслевых унифицированных форм документов. Они отражают специфические признаки определенной отрасли и их государственную регистрацию. Помимо этого, проходят мероприятия по разработке отраслевых классификаторов технико-экономической информации.
При стандартизации документов установлены три основные категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ) и республиканские стандарты (РСТ).
Основные методы унификации документов
Существует два основных метода унификации документов: метод содержательной унификации и метод формальной унификации.
К методам содержательной унификации относят создание типовых форм, установление ограничительных номенклатур действующих форм, унификацию и стандартизацию документов, а также построение единой модели документов для решения однородных задач.
В состав содержательной унификации входит анализ содержания определенных форм и групп документов. Он осуществляется на основе классификации документов
Основные принципы унификации документов формируются по различным признакам.
При унификации документов руководствуются основными принципами: унификация должна происходить от общего к частному. При проведении стандартизации документов стремятся достигнуть единообразия форм документов, а также правил их построения, оформления и составления. Для этого применяются приемы максимальной типизации элементов документа, проводится трафаретизация документов. Специалисты по стандартизации вырабатывают общие правила расположения данных, вносимых в документ, а также составляют образцы условных сокращений, вносимых в документы.
Комплексность унификации должна предусматривать все требования к документу на стадиях создания, заполнения и обработки. При этом учитываются физиологические и психологические особенности и возможности человека, а также технические параметры устройств.
Принцип информативности предполагает, что в документы будут вноситься только те реквизиты, которые решают определенные задачи. При унификации строго подходят к количественному составу документации. Происходит сокращение числа различных видов документов, при этом совершенствуется метод управления. Ко всем документам необходимо применять единые и стабильные требования. Они разрабатываются и устанавливаются государственными и отраслевыми стандартами.
Принцип экономичности заключается за счет обоснованного включения документов в определенную систему документации и при частом применении бланков и использования оптимального числа реквизитов.
Способы унификации текстов
На практике активно применяются три основных способа унификации текстов:
- Анкета. Это способ представления унифицированного текста, где постоянная необходимая информация уже удобно располагается в нужном углу документа. Недостающие переменные данные вносятся в остальные строки документа. Таким образом, значительно упрощается процесс подготовки документа, облегчаются машинописные работы. Информация копируется неопределенное количество раз. Часто такой способ унификации можно встретить в организациях любой формы собственности. Анкетным способом смоделированы приказы о приеме на работу или увольнении, объяснительные записки и другие организационно- распорядительные документы.
- Трафарет. Этот способ фиксации постоянной информации, которая публикуется в виде любого связанного текста с пробелами, где пишется переменная информация. Форму трафарета используют при создании приказов или заявлений.
- Таблица. Этот способ предполагает использование разорванного текста, который расположен по определенному принципу. Таблицы могут обладать большой информационной емкостью при введении данных. С их помощью фиксируется необходимая информация, классифицируются данные, кодируются и суммируются данные. Таблицы используют в виде штатных расписаний, кадровых приказов и различных графиков.
Эффект от стандартизации и унификации управленческих документов бывает прямым и косвенным. При прямом эффекте происходит значительное снижение затрат труда при работе с документами, меньше расходуются материалы, идущие на изготовление документов, происходит снижение затрат на функционирование оргтехники, ее амортизацию и ремонт. При косвенном эффекте наблюдается повышение качества управления, ускорение процесса оборота финансовых средств.
