Управление временем или тайм-менеджмент – это научный подход к учету, планированию, а также оперативному распределению временных ресурсов.
Общие сведения об управлении временем в масштабе коллектива
Особенно важен тайм-менеджмент в условиях коллектива. Для того, чтобы организовать эффективный труд группы людей необходимо извлекать максимальную пользу из каждого отрезка рабочего времени. Поэтому руководитель любого предприятия, а также менеджеры организаций должны знать основы управления временем и уметь применять техники контроля и перераспределения ресурсов, которыми обладает.
Ключевым моментом в деятельности группы или коллектива является планирование.
Коллектив – это группа лиц, которые объединены какой-либо общей деятельностью, - учебой, работой, решением общественных задач
Если рассматривать коллектив с более широкой точки зрения, то его можно назвать объединением людей с общими потребностями, интересами, идеями.
Для того, чтобы деятельность по управлению временем в коллективе была успешной, любой составляемый план его работы должен быть осуществимым и разумным. От этого зависит эффективность деятельности всего коллектива, а также каждого конкретного человека.
При этом просто планировать дела коллектива недостаточно. Целесообразно учесть еще целый ряд факторов, среди которых:
- личный ритм. Необходимо понимать, что тело каждого человека работает по собственным внутренним часам с естественными периодами высокой и низкой энергии. Это явление называют циркадным ритмом. В реальности нельзя выделить конкретный максимально рабочий ритм для каждого члена коллектива, но при этом можно учесть максимальное количество биологических особенностей деятельности и существенно увеличить эффективность деятельности;
- положительное влияние перерывов. С точки зрения психологии сосредотачиваться на конкретной задаче целесообразно не более 1.5 часов. Затем мозгу необходимо давать отдых в более легкой деятельности, прогулке и перекусе;
- эффективное целеполагание. Цели действуют как компас, указывая на те задачи, которые требуют концентрации в конкретный момент времени. Как только они конкретно определяются, то становится понятно, какая задача может стать наиболее эффективно выполнимой в конкретный момент времени. Каждая цель должна быть рассчитана на конкретный срок и поддаваться количественной оценке.
Грамотный начальник всегда использует принципы тайм-менеджмента, чтобы организовать деятельность своих подчиненных, поскольку в конечном счете именно он несет ответственность за их действия. Сейчас руководство стремиться по максимуму организовать время работы сотрудников, чтобы увеличить продуктивность работы и сделать деятельность организации менее энергозатратной.
Менеджмент – это совокупность современных технологий, принципов, методов, средств и форм управления, направленных на повышение эффективности работы организации. Менеджмент выступает в качестве процесса, окончанием которого является конкретный результат в виде полученной продукции, предоставленной услуги либо выполненных работ.
Действия менеджера по организации деятельности коллектива
Менеджеру необходимо предпринимать следующие действия:
- производить расстановку приоритетов по принципу срочности и важности и помогать работникам оценить собственные силы
- управлять коммуникациями. Если сотрудникам необходимо выполнить работу в сжатые сроки, то необходимо просить их вовремя проверять голосовую и электронную почту через заданные временные интервалы. Сначала необходимо ответить на срочные сообщения и все другие коммуникации необходимо приостановить до завершения важнейших проектов;
- кроме того целесообразно делегировать собственные полномочия и для выполнения задач выбирать тех людей, которые могут сделать все необходимое в сжатые сроки;
- труд сотрудников должен быть комфортно организован, поэтому по возможности необходимо планировать как физическую, так и умственную нагрузку, учитывая пик производительности сотрудников.
Еще одним пунктом в ходе организации управлением времени в коллективе является составление расписания. Самым простым приемом в данном случае можно назвать перечень дел. Он помогает разбирать задачи на конкретные действия в определенный день.
Также необходимо планировать часть собственного рабочего дня. Некоторое время должно быть открытым для кризисов, неожиданностей и возможностей. Также целесообразно осуществлять контроль за так называемыми расточителями времени, поскольку они часто тормозят деятельность коллектива, не давая ему двигаться в нужном направлении.
Деятельность каждого члена коллектива
В связи с эти каждый член коллектива должен:
- стараться действовать по плану и не подчиняться эмоциям;
- определять сроки решения задач и перепроверять собственные действия на предмет целесообразности;
- налаживать тем работы и своевременно делать перерывы;
- каждый член коллектива должен контролировать собственные планы и повторно проверять их на предмет решения текущих задач.
Существует достаточно большое количество тренингов, которые позволяют эффективно организовать время работы и отдыха в коллективе.
Тренинг – это метод активного обучения, направленный на развитие знаний, умений и навыков, а также социальных установок. Тренинги имеют различные направления, но в современном мире становятся необходимостью для любого коллектива или бизнес - организации.
Одной из наиболее популярных систем организации времени в коллективе можно назвать Getting Things Done. Эта система подсказывает, как достичь эффективности, не получив стресс. GTD создана на принципе, говорящем, что человеку не нужно запоминать текущие задачи, а напоминать о них будет внешний носитель – бумажный или электронный.
К сожалению, в нашей стране подобные системы применяются достаточно редко, что снижает эффективность деятельности любой организации.
