Признаки формальной организации
Формальная организация — это организация со строго предписанными и документально зафиксированными целями и правилами деятельности ролевыми функциями её членаов.
Стоит отметить, что в основе любой формальной организации лежит разделение труда, которое тесно связано со специализацией профессиональной деятельности чиновников. Именно группа чиновников и формирует тот административный аппарат, который является главным условием функционирования формальной организации. Ведь без этого аппарата формальная организация просто не сможет существовать.
Любая формальная организация характеризуется рядом особенностей, две из которых — это рациональность и безличность. Именно эти две особенности представляются наиболее значимыми. Рациональность, например, означает, в первую очередь, целесообразность, полное понимание собственной деятельности, которая направлена на осуществление той программы, которая есть у конкретной формальной организации. Смысл второй особенности, которая не менее важна, заключается в том, что любая формальная организация рассчитана не на каких-то определенных людей, а на абстрактных личностей. Такими абстрактными личностями считаются именно чиновники.
Формальная организация обычно характеризуется следующими признаками:
- наличие какой-то конкретной цели или нескольких целей деятельности организации;
- наличие документально прописанной иерархической системы должностей, которые занимают сотрудники организации;
- четкое распределение власти в организации;
- наличие правил и норм поведения, которые формируют и корректируют отношения между членами организации;
- нормативное регулирование всех имеющихся отношений между людьми внутри организации.
Формальные группы в организации
Любая организация, независимо от ее размера, всегда состоит из нескольких групп, которые формируются по горизонтали (отделы) и по вертикали (уровни управления).
Абсолютно в каждом из всех имеющихся отделов какой-то крупной организации может быть довольно много уровней управления. К примеру, можно рассмотреть процесс производства на заводе. Данный процесс можно разделить на несколько составных частей: покраска, обработка, сборка деталей и т. д. А эти элементы производства можно разделить еще и на другие компоненты, которые имеют более узкую направленность. К примеру, рабочую группу, которая занимается только механической обработкой, вполне возможно разделить на несколько различных групп по 10 человек, включая мастера. Итак, любая крупная организация может включать в себя даже несколько сотен или тысяч маленьких групп.
Вообще, в каждой организации можно выделить три главных типа формальных групп:
- командная группа;
- рабочая группа;
- различные комитеты.
Командная, то есть группа какого-либо руководителя всегда состоит из самого руководителя и нескольких его подчиненных. Стоит отметить, что эти подчиненные тоже могут являться руководителями.
Рабочая (целевая) группа включает в себя тех людей, которые работают сообща для того, чтобы решить какую-то одну общую задачу. Эти люди не имеют одного общего лидера. Интересно, что такие группы отличаются своей автономией, которая проявляется в процессе планирования и осуществления деятельности.
Абсолютно все группы, включая и комитеты, обязательно должны работать эффективно. Кроме того, они должны представлять собой единую слаженную команду. Организация не будет функционировать эффективно, если все структурные подразделения этой организации не будут поддерживать друг друга.
К тому же, и сама группа в целом воздействует на характер и поведение каждой личности в организации. Значит, чем лучше менеджер понимает, что представляет собой сама группа, понимает все ее факторы, которые влияют на эффективность, и чем лучше он понимает тактику эффективного управления той или иной группой, тем намного больше вероятность того, что он точно сможет увеличить процент производительности конкретного подразделения и самой организации в целом.
Считается, что на эффективность группы влияют не только сами задачи, но и те параметры, которые тесно связаны с характеристиками этой задачи.
Различные исследования, которые были проведены на эту тему, позволяют отметить воздействие следующих факторов:
- Размер. Интересно, что множество исследований указывает на то, что группы в 5-11 человек принимают более правильные и быстрые решения. А те люди, которые входят в такие группы иной численности, решают задачи намного медленнее и не так эффективно.
- Состав. На самом деле, именно состав группы оказывает огромное воздействие на успешность деятельности этой группы. Каждый человек имеет свое мнение, которые может отличаться от мнения другого человека. Не всегда люди будут иметь одинаковые взгляды на те или иные ситуации. Исследования показывают, что группы, в которых люди имеют абсолютно разные точки зрения, работают не очень эффективно. А те группы, в которых люди имеют схожие точки зрения, показывают наиболее хороший результат. Но не всегда это именно так. Бывают и такие группы, в которых люди имеют различные точки зрения, но именно этим они и дополняют друг друга, привнося новые здравые идеи, тем самым положительно воздействуя на эффективность работы своей группы.
- Групповые нормы. Все те нормы, которые были приняты той или иной группой, всегда оказывают огромное воздействие на поведение личности. К тому же, такие нормы еще и влияют на то направление, в котором будет двигаться какая-то конкретная группа в процессе решения своих задач. Стоит отметить, что нормы для группы очень важны тем, что они показывают участникам группы такое поведение и такой процесс работы, который от них хотят увидеть в будущем. Именно с помощью соблюдения всех правил и норм группы можно показать то, насколько эта группа важна для человека. Ведь именно с помощью принятия норм люди показывают то, что они уважают, признают и защищают свою группу. К тому же, соблюдение норм еще и отражает принадлежность человека к данной группе.
