Унификация делопроизводства: сущность и особенности
Унификация деловой и организационно-распорядительной документации определяется государственными стандартами, которые устанавливают общие принципы их оформления для различных уровней функционирования в системе делопроизводства.
Центральным понятием системы унифицированных требований к документу является его форма.
Форма документа предстает как система компонентов его формально-содержательной структуры, которые определяются с позиций их количественного объема, состава, последовательности расположения. Обычно с понятием формы связывается представление о реквизитах документах: логотипе организации, дате создания документа, его номере, наименовании, грифах согласования и визирования и проч. К компонентам содержания относятся те части документа, которые составляют его основную часть. Они определяются типом документа и его предназначением.
Стремление к унификации формально-содержательной стороны документооборота проявляется в стремлении выработать стандартные формы документов, соответствующие типовым образцам, принятым для деловых бумаг данной разновидности. Подобный типовой образец составления документа называют типовым формуляром, в котором отражаются обязательные его компоненты, а также логическая схема деловой бумаги. Так, для приказа обязательными компонентами является перечень распоряжений, обязательных для исполнения, который сопровождается назначением лиц, ответственных за исполнение данных распоряжений, а также указанием сроков реализации этих действий. Основная часть приказа включает констатирующую часть, содержащую информацию о целях и задачах распоряжений, а также распорядительную часть, в которой содержится перечень распоряжений.
Строгие требования предъявляются и к оформлению реквизитов документов. Во-первых, они располагаются в строго определенных местах на бланке в зависимости от вида. Например, подпись не может предшествовать заголовку, а основной текст документа – сведениям о месте его создания и так далее. Во-вторых, обязательные для заполнения реквизиты не могут быть пустыми. Так, в большой части документов существует реквизит «Подпись» с расшифровкой, наличествует информация об исполнителе документа и его контактные данные. Обычно каждый документ в организации, ведущей делопроизводство, не составляется с нуля, а соответствует разработанной и утвержденной номенклатуре. Большинство требований, предъявляемых к форме и содержанию деловых бумаг, базируются на стандартных требованиях, общих для множества организаций, что значительно облегчает процесс документооборота.
Унифицированные формы документов не только делают процесс делопроизводства более простым и быстрым, но и исключают ситуации, связанные с возникновением двусмысленности, двоякого токования в текстах служебных документов, способствуют точности и объективности изложения.
Приемы унификации языка служебных документов
Унификация языка служебных документов – это процесс, связанный с выработкой стандартных речевых формул, используемых в делопроизводстве. Процесс стандартизации языка деловых бумаг связан с двумя аспектами:
- Унификации синтаксиса речи, основанная на выработке шаблонов для однотипных документов (заявление, договор, доверенность, анкета и проч.).
- Стандартизации лексической системы.
Первое направление связано с тем, что типовые деловые бумаги представляют собой не линейную запись речи, а некий шаблон, клише, в котором адресат документа изменяет только переменные компоненты (личную информацию, подпись, дату). Остальные компоненты остаются неизменными. Большинство организационно-управленческих бумаг создано по трафарету.
Унификация лексики предполагает использование типовых речевых оборотов (прошу принять на должность, прошу уволить с занимаемой должности, заключили договор о нижеследующем и проч.), характерных для того или иного жанра документа. Такие речевые обороты придают текстам деловой документации однозначность и способствуют единообразию документационного обеспечения управленческой деятельности.
В современном мире важнейшим средством унификации документации является компьютеризация, когда осуществляется электронный документооборот, значительно удешевляющий и упрощающий процесс ведения делопроизводства. Постепенно электронный документооборот вытесняет традиционный бумажный как более удобный, надежный и долговечный. Ведение электронной документации еще более стандартизирует как процесс делопроизводства, так и структуру документов. Текст деловой бумаги генерируется автоматически исходя из указанных параметров и выбранной формы.
