Деловая переписка и ее виды
Современное деловое общение представляет собой значительную часть профессиональной коммуникации, которая включает как устную, так и письменную форму общения. Потребности в деловой переписке обусловлены широким кругом задач, которые решает бизнес, производственные предприятия, а также государственные организации и учреждения, в их числе:
- Налаживание контактов с деловыми партнерами.
- Информирование клиентов о событиях и решениях организации, важных для потребительской аудитории.
- Создание положительного имиджа компании в СМИ.
- Взаимодействие с органами и ведомствами по различным административно-хозяйственным вопросам.
- Общение с кандидатами при поиске персонала.
Все эти вопросы решаются в рамках обмена информацией посредством деловой переписки, которая осуществляется в двух форматах:
- Традиционная переписка с использованием сервисов почтовой связи.
- Онлайн-переписка с помощью сервисов электронной почты.
Повсеместное распространение сервисов Интернета делает онлайн-коммуникацию в деловом общении удобной и быстрой альтернативой традиционной деловой переписке в бумажном формате. Особенно она удобна в тех случаях, когда возникает необходимость ведения обширной переписки на разные темы с возможностью получения оперативных ответов.
Поскольку деловая переписка в онлайн формате продолжает развиваться, осваивая новые сферы и жанровые формы, растет число типов писем, которые используются в деловом общении. Одним из таких новых видов документов является письмо-приглашение, которое активно используется в современной онлайн-переписке.
Письмо-приглашение в структуре деловой переписки на русском языке
Письмо-приглашение представляет собой жанр деловой переписки, суть которого заключается в информировании адресата о каком-либо событии для обеспечения его участия в нем.
По коммуникативной цели и содержанию письма-приглашения подразделяются на несколько видов:
- Письмо-приглашение на собеседование (кадровое интервью), которое является наиболее распространенной разновидностью среди всех писем-приглашений.
- Письмо-приглашение на официальное мероприятие, проводимое компанией (организацией). К таким мероприятиям относятся презентации товаров и услуг, деловые конференции, пресс-конференции, выставки и проч.
- Письмо-приглашение на деловую встречу, адресованное партнерам организации.
- Письмо-приглашение на праздничное мероприятие (юбилей компании, открытие нового филиала или офиса и проч.).
Несмотря на очевидные различия типов писем-приглашений, их общие структурно-композиционные особенности остаются неизменными:
- Письмо-приглашение, как правило, отправляется на официальном бланке организации (в фирменном стиле электронной почте) и сопровождается информацией об отправителе (исполнителе) и контактах для обратной связи.
- В заголовке письма указывается его тема с конкретизацией типа приглашения («Приглашение на собеседование», «Приглашение на презентацию товара», «Приглашение на торжественное мероприятие»).
- В теле письма указывается адресат (он может быть персонализирован, а может выступать как обобщенный адресат, если письмо предназначено целым компаниям, структурным подразделениям и проч.). Однако для писем-приглашений действует негласное «правило», регламентированное нормами деловой коммуникации, указывать конкретного адресата, которому направляется приглашение.
- Также в теле письма содержатся сведения, конкретизирующие приглашение: характеристика события, участником которого предлагают стать адресату; информация о дате, времени и месте проведения события; контактные данные лица, ответственного за приглашение; иные сведения, необходимые для информирования адресата. Например, для письма-приглашения на собеседования это может быть указание на необходимость иметь при себе документы об образовании, портфолио и проч.
- В заключении письма, как правило, ставится подпись ответственного лица или исполнителя, а также помещаются контактные данные, которые могут быть использованы адресатом для связи с отправителем в случае, если он нуждается в уточнении, детализации сообщенной ему информации.
Письма-приглашения, как и иные виды деловой документации, оформляются в официально-деловом стиле:
- Используется обращение к собеседнику на «Вы» и по имени и отчеству.
- В содержании письма доминирует фактическая информация безоценочного характера.
- Язык письма формальный, предполагающий использование специальных канцелярских оборотов, официально-деловой лексики и фразеологии: Благодарим Вас за интерес, проявленный к позиции… Изучив ваше резюме, мы бы хотели пригласить Вас на собеседование… Собеседование состоится …
- В письме-приглашении отсутствуют маркеры субъективности, а также жаргонная или разговорная лексика, элементы сленга, противоречащие нормам письменной официальной коммуникации.
Знание основных требований к жанру письма-приглашения, а также их соблюдение при составлении документа позволяет не только эффективно взаимодействовать с адресатом, но и сохранять имидж компании.
