Пресс-служба: что это?
Создание и реализация в обществе благоприятного имиджа организации – коммерческой, политической или общественной – очень важно для ее систематического поддержания и дальнейшего развития. Эффективным и профессиональным имиджмейкером может выступать определенная команда в виде пресс-службы или PR-отдела, которая включена в структуру организации. Крупные компании, нуждающиеся в своевременном грамотном пиаре, на сегодняшний день не смогут обойтись без услуг пресс-службы, которые помогут определить главные маркетинговые цели в жизни компании.
Пресс-служба — особое подразделение государственного учреждения, суда, органа местной власти, корпорации, крупной или средней фирмы, представители которой осуществляют последовательное взаимодействие указанной структуры с прессой и другими видами СМИ.
Рисунок 1. Пресс-служба. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Пресс-служба представляет собой группу людей, занятых сбором важных данных, обработкой и распределением необходимой информации. В целом, пресс-служба обеспечивает оперативность сведений о деятельности представляемой ею фирмы и создает подходящие условия для работы журналистов.
В зависимости от объема установленных организацией работ связи со СМИ могут выполняться такими специалистами:
- пресс-секретарем;
- пресс-бюро;
- филиалом по работе с прессой;
- пресс-центром;
- руководителем службой;
- внештатным сотрудником или внешним консультативным отделом.
Основная цель пресс-службы как структурного конкретного подразделения состоит в передаче "важной" информации в "правильное время" на самых разных уровнях ее восприятия. На местах актуальных событий указанная структура создают некие суб пресс-центры, руководителями которых являются пресс-атташе. Такие специалисты в обязательном порядке есть и в организациях, имеющих прямой выход на международные представительства.
Эксперты выделяют следующие ключевые задачи пресс-службы:
- анализ полученной информации политического характера;
- мониторинг динамики общественной позиции в процессе осуществления экономически важных программ;
- анализ работы региональных методов массовой информации по правильной интерпретации деятельности федеральных структур госуправления;
- прогнозирование социальной ситуации.
Стоит отметить, что средства массовой информации, публикуя предоставленные пресс-службой материалы, рассчитывают получить взамен более значимую информацию о самой структуре или о сфере ее интеллектуальной деятельности. Иногда бывает, что желтая пресса проявляет огромный интерес к возникшим вопросам, освещать которые нежелательно.
В таких ситуациях, необходимо помочь интересующейся стороне и согласиться не упорствовать в конфликтных вопросах, а открыто объяснить реальные причины, по которым эти данные должны остаться скрыты от общественного мнения. Скрытность же, в свою очередь, утвердит журналистов в их мнении, что здесь действительно попахивает настоящей сенсацией и сделает их убеждения еще более настойчивыми в своих бесконечных поисках.
Предоставляя обществу информацию, корреспондентам желательно разъяснить, могут ли они стопроцентно цитировать полученные сведения как официальное заявление, сделанное официальным лицом, или же им необходимо ссылаться на абстрактного «сотрудника» фирмы. С другой стороны, журналисту можно доходчиво и спокойно объяснить, что он имеет право использовать эту информацию в своих целях, однако не ссылаться в своем материале на прямой источник, или же указать, что данные носят сугубо конфиденциальный характер и в печати появляться не должна.
Чтобы успешно реализовать свои функции, представители пресс-службы должны быть абсолютно готовы консультировать людей по вопросам, напрямую связанных со спецификой своей организации.
Идеально, когда руководитель такой структуры дает правильные рекомендации высшему руководству. Пресс-секретарь обязан предоставлять свое видение ситуации в устной или письменной форме по источникам, которые существуют внутри фирмы. Такое информирование и подача сведений не означает простую подготовку рутинных пресс-релизов.
Коммуникационная слаженная работа охватывает всю структур информирование внешних групп общественности о предприятии или организации, рассматривая ее деятельность с помощью разнообразных средств коммуникации.
Указанный процесс включает в себя формирование грамотного имиджа предприятия с использованием общеизвестных средств массовой информации, распространение сведений о ключевых мотивах действий фирмы с помощью устных выступлений, брошюр или рекламы.
Исследование и мониторинг проблем — менее известный вид интеллектуальной деятельности, который приобретает огромную популярность и становится крайне важным направлением, получая активное распространение в обществе.
Предназначение пресс-службы
Основное предназначение пресс-службы заключается в обеспечении максимального объема публикаций, содержащих благоприятную информацию PR-характера о деятельности организации, для того чтобы в кратчайшие сроки добиться общественного понимания предоставить необходимые знания.
Крупные компании имеют собственных представителей пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они представляют собой подразделения отдела PR, а ответственность за связь с прессой несет руководитель этого отдела. В небольших фирмах данная функция совмещается с другими функциям самого исполнителя.
На сегодняшний день штат пресс-службы может включать в свой основной состав различное количество людей - от одного - двух до 30 и более. Работа с журналистами носит в значительной мере оперативный и систематический характер, поэтому всегда существует ответственный за регулярную связь с прессой, который должен быть доступен для интервью.
Следует отметить, что работа пресс-службы сегодня становится все более рациональной и формализованной.
Еще несколько лет назад было принято считать, что развитие коммуникативных связей с общественностью несет в себе больше искусства и творчества, чем технологии. На сегодняшний день мы наблюдаем совершенно другую картину, где практически вся информация предоставляется пресс-службой.
Функции пресс-службы
К сожалению, реальные отношения с общественностью и взаимоотношения с прессой зачастую обозначаются аббревиатурой PR, иногда это вносит в сознание людей серьезную путаницу. В США такой ситуации просто не может возникнуть, так как там принято использовать термин отношения с видами массовой информации (mass media reiations). Но на территории России путаница распространяется не только наименования, но и на саму специфику деятельности.
Очень часто функции эксперта и пресс-секретаря являются идентичными, поэтому необходимо выделить ключевые функции пресс-службы:
- составление планов работы;
- подготовка сообщений для брифингов;
- быстрое распространение в СМИ подтвержденных официальных сообщений;
- ведение официального сайта компании;
- контроль за упоминаниями о компании в Интернет-источниках и СМИ;
- техническая поддержка рабочих и долгосрочных контактов с главными редакторами СМИ;
- проведение пресс-конференций и информационных встреч с корреспондентами;
- проведение официальных визитов и рабочих поездок по стране;
- передача средствам массовой информации материалов, связанных с деятельностью компании.
Основное и центральное задание сотрудников пресс-службы коммерческой структуры заключается в создании благоприятного имиджа фирмы, который выступает в роли надежного партнера и помогает производить качественный товар и услуги. Такие действия предоставят возможность руководству компании точно определить желания клиентов и их отношение к деятельность этой фирмы.
В прямые обязанности пресс-службы входит оперативное информирование общественности о сути принятых политических решений и формирование позитивного имиджа чиновников и власти. Эта структура должна проводить мониторинг реакции общественности на работу должностных лиц и органов местной власти создавая новые технологические шаги для устранения негативных последствий и тенденций.
Характер взаимоотношений пресс-службы и СМИ
Рисунок 2. Построения отношений со СМИ. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
По мнению специалистов, для того чтобы действительно наладить хорошее и длительное сотрудничество с журналистами, необходимо четко понимать, как они работают и каков их реальный образ мыслей. Сотруднику пресс-службы не обязательно иметь личный опыт в этой сфере, однако ему следует посетить несколько газетных редакций и ознакомиться с условиями деятельности там.
Необходимо читать как можно больше различных газет и журналов ежедневно, крайне полезно также пробовать писать новостные статьи и делать очерки для приобретения определенного опыта. Желательно поддерживать деловые отношения и регулярные контакты с корреспондентами, а не обращаться к ним только при возникновении какой-нибудь сенсации.
Поддержание дружественных отношений с представителями СМИ на постоянной основе принесет хорошие дивиденды уже в ближайшем будущем.
На самом деле, журналисты крайне редко злоупотребляют доверием пресс-службы, да и то только в тех ситуациях, когда им не разъяснил, что желательно держать сведения в секрете. Там, где между прессой и ответственным за связь с ней есть взаимное доверие, проблемы практически не возникают, а если они все-таки появляются, всегда можно достичь компромисса и найти правильное взаимоприемлемое решение.
Таким образом, характер взаимоотношений, которые установились между пресс-службой и СМИ имеет огромное значение как для успешного и правдивого освещения деятельности компании, так и для полноценного осуществления PR-деятельности в целом.
