Сущность переговоров
Переговорный процесс – это особая форма коммуникации между людьми с целью что-то сообщить им и побудить к действию.
Говоря другими словами, переговоры являются древним средством общения людей. В тех ситуациях, где отсутствует совпадение интересов, расходятся мнения и взгляды, переговоры позволяют находить компромисс.
Переговорный процесс с исторических времен шел в трех направлениях – дипломатия, торговля, спорные ситуации. К переговорам приступают тогда, когда необходимо принять совместное решение.
Человек на протяжении всей своей жизни принимает участие в переговорах, обменивается обещаниями, обязательствами. Всегда, когда необходимо двум сторонам прийти к согласию в решении того или иного вопроса, ведутся переговоры, которые могут проходить в виде деловой беседы для налаживания кооперационных связей.
Цели переговоров могут быть разные – необходимость заключения договора о поставках, проведение научно-исследовательских работ, договоры о проектных работах, соглашения о сотрудничестве, о координации деятельности и др.
Участники переговоров хотят прийти к взаимной договоренности по интересующим их вопросам и достойно выдержать возникающую конфронтацию из-за противоречивых интересов, сохраняя при этом отношения.
Результативность переговорного процесса зависит от умения решать проблему, умения наладить межличностное взаимодействие и умение управлять эмоциями. Переговорщики могут иметь разный опыт ведения переговоров, разный темперамент, разное образование, а от этого разнообразия зависит и ход переговоров – они могут протекать легко и непринужденно или напряженно и трудно.
Любой переговорный процесс является своеобразным видом совместной деятельности, особенность которого состоит в том, что цели, интересы, позиции сторон не совпадают.
Участники переговоров вынуждены считаться с мнением и действиями друг друга. Это говорит о том, что являясь социально-психологическим процессом, переговоры имеют психологические механизмы и технологию проведения.
Психологические механизмы – это совокупность психических процессов, обеспечивающих движение к результату. Они отвечают на вопрос «почему»? Психические действия представляют собой устойчивую схему.
Технология проведения переговоров отвечает на вопрос «как»? Интересы обеих сторон должны быть взаимны, поэтому переговоры с позиции силы неприемлемы, потому что разрушают добрую волю и доверие.
В переговорном процессе выделяется 3 этапа:
- первый этап связан с подготовкой переговоров;
- второй этап – это ведение переговоров;
- третий этап связан с достижением согласия.
Подготовка переговоров
Переговоры по своей сути схожи, но проходят в разных условиях и их первым этапом является подготовительный.
На этом этапе идет закладка всего фундамента процесса, каждый элемент которого может оказать влияние на достижение поставленных задач.
Подготовительный этап состоит из целого ряда пунктов:
- определяются средства ведения переговоров;
- налаживается контакт между его участниками;
- собираются и анализируются необходимые для переговоров данные;
- составляется план переговорного процесса;
- создается атмосфера взаимного доверия.
Определение средств ведения переговоров подразумевает выявление всевозможных подходов или процедур, которые будут использоваться для реализации переговоров.
Определяются также элементы, способные оказать помощь в разрешении актуальной проблемы. К этим элементам относятся, например, суд, прокуратура, посредники, арбитраж, консультанты, статисты и др.
Определяются средства ведения переговоров всеми участниками предстоящего процесса.
Подготовительный этап переговоров предполагает:
- установление контакта между его участниками через электронную почту, телефон, факс;
- желание сторон принять участие в переговорах и координирование их действий;
- установление отношений взаимодоверия и взаимоуважения;
- достижение договоренности об обязательности переговоров;
- достижение договоренности о присутствии на переговорах всех заинтересованных лиц.
Подготовительный этап также требует сбора всех возможных данных о тех, с кем будут вестись переговоры. Сбор данных является важным моментом для участников и обеспечивает его результат и эффективность, которая в значительной степени зависит от понимания сторонами друг друга.
Сбор и анализ данных предполагает проверку актуальности собранной информации, соответствие её переговорной проблеме, максимальное сокращение отрицательного её воздействия, а также определение главных интересов сторон переговоров.
После сбора собранной информации составляется план переговоров. Безусловно, невозможно запланировать абсолютно всё, но приблизительный стратегический план необходимо наметить.
Собранная об оппоненте информация, тактические нюансы в случае необходимости, дадут возможность скорректировать стратегию и возможные вопросы, определить место проведения переговоров, точное количество участников, время начала и окончания переговоров.
Выполнение подобной работы формирует приблизительную картину предстоящего переговорного процесса.
Для эффективных переговоров характерна дружественная атмосфера, её участники готовы идти друг другу навстречу, готовы прислушаться к мнению противоположной стороны, готовы учитывать чужие желания и потребности.
Чтобы переговоры проходили эффективно, требуется и психологическая подготовка, создание комфортных условий для их проведения, привлечение специалистов для установления их законности и соблюдения всех установленных правил.
Ведение переговоров
Непосредственное взаимодействие всех участников переговоров происходит на втором этапе, получившем название ведение переговоров.
Все элементы этого этапа тоже играют большую роль. Здесь существует оптимальная схема и её промежуточные этапы менять местами не желательно.
Во втором этапе выделяется начало процесса, определение спорных вопросов и объявление повестки дня, основополагающих интересов участников, разработанные варианты предложений.
Ответственное лицо представляет всех присутствующих и подает сигнал к началу работы. Участники могут озвучить свои позиции, внести коррективы и дополнения в ход переговоров.
Дальнейший переговорный процесс будет проходить уже с учетом этой информации.
Для определения спорных вопросов, участники должны определиться между собой в том плане, что решают одну и ту же проблему и понимают интересы друг друга.
Обсуждаются дополнительные вопросы, не имеющие однозначного мнения.
На промежуточном этапе участники сообща углубляются в рассмотрение спорных вопросов, с уточнением деталей, уточняют интересы и потребности друг друга через дополнительные вопросы.
Это делается для того, чтобы до минимума сократить недопонимание, упростить поиск решения проблемы.
На основе полученной информации переговорщики могут найти новые точки соприкосновения и креативные варианты дальнейших действий.
Варианты условий договоренности, определяются на основе ранее полученных данных, но ни один из них не берется за основу. Если возникает необходимость, то составляется резюме потребностей каждой стороны и критерии, которые берутся во внимание для достижения соглашения.
Все участники без исключения должны руководствоваться едиными сформулированными принципами, которые при необходимости рассматриваются ещё раз. Так создается основной массив вариантов решения проблемы. В дальнейшем будет выбран тот вариант, который удовлетворит всех участников переговорного процесса.
Достижение согласия
Варианты решения проблемы и достижения соглашения, полученные на предыдущем этапе, резюмируются.
После этого они сопоставляются с интересами обеих сторон и исследуются с точки зрения эффективности.
Причем, каждому варианту ставятся вопросы, насколько этот и другие варианты удовлетворяют интересы обеих сторон. Для каждого варианта составляется краткое резюме.
Понятно, что самым эффективным будет тот вариант, который больше всего удовлетворяет интересы обеих сторон и выбирается он из общего массива вариантов.
При наличии в нем недостатков, он дорабатывается и создается новый вариант, исключающий недостатки. При полной его готовности идет процедура оформления основного соглашения – определяется его форма, порядок заключения, список лиц или организаций, привлеченных к этому этапу.
Результатом проделанной работы должно стать достижение обеими сторонами формального согласия.
На словах или документально заключается соглашение, распределяются права и обязанности, устанавливаются сроки исполнения взятых обязательств. Определяется порядок наказаний за неисполнение взятых обязательств или нарушение условий соглашения.
