Бизнес-процессы в организации: метод пяти вопросов

Бизнес-процессы

Проектирование бизнес-процессов проводится с помощью моделирования и визуализации. В целом выделяют три основных вида бизнес-процессов:

1. Управляющие.
2. Операционные.
3. Поддерживающие.

Управляющие бизнес-процессы представляют собой действия, влияющие на функционирование системы организации. Сюда относят корпоративное управление и стратегическое планирование. Операционные бизнес-процессы характерны для основного производства. Именно здесь создается доход компании. Среди операционных процессов наиболее важными являются маркетинг, производственная деятельность. Сюда же можно отнести продажи и снабжение. Поддерживающие бизнес-процессы направлены на поддержку основного бизнеса. Они могут отдаваться на аутсорсинг. Это техническая поддержка, подбор персонала, бухгалтерский учет.

Анализ и планирование бизнес-процессов позволяют устранить барьеры, различные временные задержки, которые могут возникнуть между ними. Это позволяет оптимизировать расходы, найти новые возможности для повышения конкурентоспособности.

Для удобства бизнес-процессы разбивают на составные элементы. Каждый процесс имеет свои атрибуты. Далее следует составление карты процесса, где детализируются его подпроцессы. Их разносят по уровню активности.

Задача планирования заключается в том, чтобы построить бизнес-процессы таким образом, чтобы ценность и польза для потребителей создавались максимально эффективным способом. При правильном построении процессов повышается рентабельность и польза изготовляемого продукта. Конкурентоспособность тоже растет за счет уменьшения себестоимости и возможности нарастить добавочную стоимость.

Таким образом, бизнес-процесс - это совокупность согласованных действий, направленных на получение требуемого результата.

Методы организации бизнес-процессов

Организация или управление бизнес-процессами опирается на три основных методологии. Исследование эффективности позволяет проводить мероприятия по совершенствованию и улучшению имеющихся процессов. Руководство самостоятельно выбирает направленность и темпы внесения изменений. Если компания сосредотачивается на коррекции определенных процессов, то она выбирает последовательное непрерывное повторение одних и тех же действий, которые постепенно приведут к улучшению более крупных цепочек.

Следующий подход предполагает полную трансформацию бизнес-процессов. Его еще называют реинжинирингом. Радикальное изменение используется тогда, когда необходимо внести существенные изменения, например:

1. Сокращение затрат.
2. Улучшение качества.
3. Повышение уровня обслуживания.

Реинжиниринг особенно эффективен при антикризисном управлении, то есть в случаях, когда необходимо изменить структуру бизнес-процессов в целом.

Корпоративное управление оценивается с точки зрения зрелости бизнес-процессов. То есть предполагается установление связи результатов с теми достижениями, которые оказались значимыми в рамках стратегии компании. Такой анализ должен учитывать особенности отрасли и стадию развития компании.

Исследование бизнес-процессов предвосхищает их планирование и реализацию. Большая часть аналитических функций реализуется через программное обеспечение, что позволяет рассчитывать большое количество данных, пользоваться базой данных для оптимизации существующих процессов.

Метод пяти вопросов

Оптимизация бизнес-процессов может осуществляться разными способами. Метод пяти вопросов предполагает, что участники рабочей группы будут рассматривать бизнес-процесс с точки зрения пяти групп вопросов по следующим направлениям:

1. Цель.
2. Люди.
3. Место.
4. Время.
5. Технология.

Группа вопросов «Цель» позволяет соотнести работу бизнес-процесса и стратегию компании. Она позволяет выявить те процессы, которые не соответствуют основным направлениям и задачами предприятия. На практике это выглядит следующим образом. Выполняется работа, которая не приносит результата компании и не несет никакой смысловой нагрузки для его получения. Часто причиной этому является инертность больших организаций. Среда меняется быстрее, чем внутренняя структура предприятия, отсюда появляются процессы, которые уже не актуальны. Группа вопросов «Цель» позволяет выявить эти процессы.

Группа вопросов «Люди» позволяет проанализировать состав кадров, выполняющих определенные бизнес-процессы. Здесь исследуется кто выполняет процесс, почему именно он, почему не кто-то другой. Далее формулируются ответы, которые позволяют обнаружить новые идеи по распределению ответственности.

Группа вопросов «Место» исследует место процесса. То есть определяется эффективность размещения процесса и ищутся возможные более эффективные альтернативы.

Группа вопросов «Время» анализирует время, которое затрачивается на выполнение работы. Рабочая группа подбирает несколько альтернативных вариантов, каждый из них исследуется и выбирается оптимальный. Например, при исследовании работы склада было выявлено, что работники, занимающиеся сортировкой товара, воспринимают свое время работы как «целый день», когда с точки зрения бизнес-процессов есть определенные временные рамки. Появилось предложение расширить штат и продолжать работать по ночам.

Руководитель не видел этой возможности ранее, так как следовал незыблемому правилу, что склад работает только в дневное время.

Группа вопросов «Технология» позволяет проанализировать способы выполнения операций, составляющих бизнес-процесс. Исследование помогает найти более дешевые, качественные способы выполнения заданий.