Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Функции коммуникаций

Коммуникации, осуществляемые в компаниях, выполняют несколько функций:

• информационная функция, состоящая в передаче истинных или ложных данных,
• побудительная (интерактивная) функция, которая заключается в организации взаимодействия между индивидами. Благодаря коммуникациям достигается согласованность в действиях, распределяются функции, формируется настроение, убеждения, корректируется поведение собеседника, для чего используются приказы, просьбы, внушение и убеждение,
• персептивная функция, которая выражается через восприятие партнерами друг друга в процессе общения, и установление взаимопонимания на этой основе,
• экспрессивная функция, которая заключается в возбуждении или изменении характера переживаемых участниками коммуникации эмоций.

Все функции являются взаимосвязанными, однако преобладают в разных коммуникациях различные функции. Для того, чтобы расставить приоритеты, важно четко понимать, каких видов бывают коммуникации, по каким основаниям они классифицируются.

Виды коммуникаций в организации

Коммуникации, осуществляемые в организациях, представляют собой сложную многоуровневую систему, охватывающую как собственно организацию с ее элементами, так и внешнюю среду – окружение организации.

Коммуникации можно разделить на две большие группы:

• внешние коммуникации,
• внутренние коммуникации.

Организации функционируют не изолированно, они обмениваются с внешней средой потоками информации и ресурсов. Коммуникации компании определяются наиболее значимыми факторами окружающей среды – это, в частности, могут быть:

• конкуренты,
• поставщики,
• потребители,
• общественное мнение,
• органы государственного контроля и надзора и т.д.

Организации обладают широким спектром средств и инструментов обмена информацией с ключевыми элементами внешнего окружения. В качестве примеров можно указать рекламу и средства рыночного продвижения товаров, а также проведение социологических опросов.

Обмен информацией в рамках организации может происходить между иерархическими уровнями управления, а также между подразделениями. Исходя из этого внутренние коммуникации делятся на:

• вертикальные коммуникации, через которые происходит передача информации в нисходящем или восходящем направлении. Нисходящее направление подразумевает, что информация исходит от высших уровней руководства – например, сотрудникам передают сведения о новых тактических или стратегических целях, трансформации в приоритетах, поставленных на период задачах, корректировках правил, стандартов деятельности, инструкций и т.д. Восходящие потоки идут в обратную сторону – от низших иерархических ступеней к высшим. Благодаря таким коммуникациям до руководства доносится информация о реальной ситуации в компании, о результатах воплощения принятых решений, о проблемах и трудностях, а также о предложениях по их преодолению,
• горизонтальные коммуникации. Поскольку организации формируются несколькими (иногда большим количеством) подразделениями, которые нуждаются в согласованных действиях при выполнении стоящих перед ними задач. Соответственно, им приходится обмениваться информацией. За счет этого вертикальные коммуникации дополняются горизонтальными. Если вертикальные коммуникации базируются на отношении подчинения и руководства, то горизонтальные соединяют между собой равноправные организационные элементы, создавая между ними отношения координации и кооперации.

Самой распространенной формой информационных обменов внутри компании является коммуникация между руководителем и подчиненным. Формально это вертикальная коммуникация, но в силу ее значимости и особенностей влияния личностных особенностей некоторые исследователи выделяют коммуникацию руководитель-подчиненный в отдельную разновидность.

Наряду с формальными, служебными коммуникациями в любой организации происходят неформальные коммуникации. В неформальных коммуникациях скорость передачи информации намного выше, а достоверность ниже, чем в формальных. Если в неформальных коммуникациях циркулирует большое количество слухов и домыслов, это должно служить сигналом руководителю о проблемах в системе формальных коммуникаций.

Коммуникации как фактор эффективности функционирования компании

Коммуникации представляют собой связующий процесс, без которого невозможно осуществить ни одно важное управленческое действие. Коммуникации обеспечивают обмен информацией между организацией и ее внешним окружением, между уровнями компании, ее подразделениями.

Любой сбой в системе коммуникаций снижает эффективность работы компании. У руководителей есть возможность повысить коммуникационную эффективность путем превентивного прояснения идей.

Коммуникации сталкиваются с рядом барьеров, одними из самых распространенных среди которых является фильтрация, неудовлетворительная коммуникационная структура и перегрузка сети обмена информацией. Для улучшения коммуникационной системы служит создание обратных связей, регулирование информационных потоков – в частности, формирование восходящих и боковых информационных обменов. Полезным будет внедрение современных информационно-коммуникационных технологий – это позволяет увеличить скорость обмена информацией, сделать ее более доступной, снизить вероятность искажений на пути от источника к получателю. Также благодаря новейшим разработкам можно улучшить контроль за прохождением сведений и обеспечить режим информационной безопасности.