Методы управления формализованными знаниями
Управление формализованными знаниями в современных организациях осуществляется с использованием информационных технологий. Формализация знаний на бумажных носителях практически полностью ушла в прошлое, так как она менее удобна и надежна, чем электронный вид. Информационные технологии позволяют обеспечить сохранность знаний в организации и эффективность операций с ними.
Развитие систем обработки данных и искусственного интеллекта, а также распространение технологий big data играет ключевую роль в управлении знаниями в организации в современной среде, переполненной информацией. К основным методам и инструментам информационных технологий, используемым для управления знаниями, относят:
- Базы знаний – базы данных, содержащие опыт и знания сотрудников компании, описание различных проблем и путей их решения, а также потенциально возможных профессиональных ситуаций и правил поведения. Такие базы знаний могут содержать лучшие практики, совершенные ошибки и т.п.;
- Системы управления документооборотом – системы, предназначенные для хранения документов в электронном виде, с помощью которых обеспечивается их индексирование, поиск и доступ к ним сотрудников организации;
- Системы поиска информации – инструменты поиска по запросам сотрудников, объединяющие поиск по всем имеющимся в компании базам данных и знаний;
- Средства оперативного представления данных (OLAP – online analytical processing, data mining и text mining) – аналитические инструменты, которые предоставляют возможности поиска и оценки закономерностей в массивах данных, то есть создания новых знаний, с использованием статистических и математических методов моделирования;
- Средства поддержки принятия решений (decision support systems) – системы на базе искусственного интеллекта, экспертные системы и т.п.
Все перечисленные методы управления формализованными знаниями могут использоваться в организации как по отдельности, так и в составе общей системы управления знаниями. Главное условие эффективности данных методов – их интеграция с бизнес-процессами компании и существующей корпоративной информационной системой.
Методы управления неформализованными знаниями
Управление неформализованными знаниями в организации представляет собой сложный социальный процесс, который базируется на методах построения социальных сетей и инструментов коммуникации между сотрудниками. При этом методы управления неформализованными знаниями могут быть как на личном взаимодействии, так и на взаимодействии с использованием информационных технологий.
Примером методов управления знаниями, основанных на личном взаимодействии, может быть организация встреч и собраний сотрудников, создание условий для неформального общения, проведение корпоративных мероприятий и т.п.
Примером методов управления знаниями, основанных на взаимодействии с использованием информационных технологий, может быть применение различных видов коммуникации между сотрудниками – телефонная связь, электронная почта, форумы и веб-конференции, блоги и социальные сети и т.п.
Кроме того, организация может применять методы построения социальных сетей, являющиеся частью системы управления неформализованными знаниями. К ним относятся:
- Корпоративные «желтые страницы»;
- Поисковые системы экспертизы;
- Системы лучших практик;
- Профессиональные сообщества;
- Системы наставничества и менторства.
Эти методы управления знаниями способствуют укреплению взаимосвязей между сотрудниками организации, передаче знаний и обмену ими.
Узкоспециализированные и универсальные методы управления знаниями
Узкоспециализированные методы управления знаниями могут относиться либо к определенной категории знаний, либо к процессу формализации неформализованных знаний сотрудников. Применение таких методов целесообразно в случае, когда организация является владельцем каких-либо специфических знаний или нацелена на предотвращение потери знаний, вызванной уходом сотрудников, которые ими владеют. Сущность этих методов заключается в создании программ и систем, используемых для перевода знаний отдельных сотрудников в знания организации.
Каждая организация самостоятельно принимает решение о том, каким образом управлять собственными специфическими знаниями, в зависимости от ее возможностей и потребностей. Наиболее эффективным принято считать использование комбинации подходящих методов управления формализованными и неформализованными знаниями, а также внедрение специализированных инструментов, обусловленное потребностями организации в знаниях.
